财务规章制度及流程

更改级别文件编号：财务规章制度及流程 编 制：财务部 审 核：01 批 准：02 受 控 状 态：受 控 生 效 日 期：2017.01.01目录：一、峰值物料及商务系统物资采购、货款支付流程 二、峰值物料及商务系统物资存货管控 三、费用报销 四、固定资产及低值易耗品等管理 五、应收账款确认及收款六、开票资料的抬头七、账务报销相关要求八、附则采 购 员 ：经常性使用且性质相同物料，询价三家公司，确认性价比相对较高供应商，与其签订合同 ； 控制在领导预算之内的货款支付：填写报销单即可，附件为：发放清单、发票、收据、采购入库单，有发票与无发票的分开填写报销单，无法提供发票的付款必须用其他的发票作为补偿； 预算范围之外的货款支付：填写相应的申请，注明原因，部门经理审核；分公司负责人：审核报销单的真实性及合理性；对物料采购及发放明细的真实性负责；审核有无合同，无合同的是否有价格批准；主管会计: 审核附件是否完整；审核物料采购及发放明细的真实性；审核有无合同，无合同的是否有价格批准；审核是否在本月预算内财务总监：审核付款申请的真实性及合理性；以上相关人员是否签字齐全；总经理： 审核付款申请的合理性；出 纳 ： 在授权范围内各级人员的签字是否齐全； 付款申请人员是否符合规定；根据付款方式按时办理付款手续； 一、峰值物料及商务系统物资采购货款支付流程采 购 员分公司负责人主管会计 出 纳财务总监 总经理 重要提示：1、未签订合同的零散临时采购单笔1000元以下采用实报实销方式；单笔1000元以上可借支，借支记个人往来，单据齐全后以报销的形式冲账；2、所有的供应商合同以账期结算方式进行：本月采，次月结算或者后两月结算；3、超预算采购财务不予审批；4、报销单的金额与后面附件金额保持一致；5、峰值物料特殊情况可暂不以合同方式签订。峰值物料的资金由分公司负责人先借支，申请时必须提供活动方案，包括但不仅限于费用预算、预期目标、参与店面名单等，活动结束后做复盘，将实际情况（费用、目标等）与预算对比表、费用报销单及相关的附件一并走钉钉审批，多退少补。 二、峰值物料及商务系统物资存货管控峰值物料采 购 员 ：采购物料时必须提供明细或订单，注明货品名称、单位、数量、金额、发票或收据、付款证明。 仓管（中台）： 审核采购订单与实物数量一致，同时确认实物完整性；对物料积压及短缺造成的损失负责；进行出入库登记，审核业务员发放明细及签收单的一致性，并抽查；月末把物料领用明细表及签收单上交总部财务审核活动结束及月末盘点分公司财务（或人事兼） 活动结束及月末盘点总部财务: 审核单据章印是否完整；审核出入库是否登记；审核各项资料是否齐全、无误；审核发放是否合理、是否与预算相符；审核剩余量是否合理，余额较大时了解原因； 采 购 员仓管（中台兼）财务（或人事兼）一、 重要提示：1、峰值活动前分公司负责人将峰值物料采购明细告知中台备档；2、中台根据采购的峰值物料登记入库；3、领用时，由每个业务员根据发放明细到中台处登记后领取；4、业务员实际发放物料时，要求店面人员填写签收单并留下电话号码；5、物料发放完毕后，业务员提交发放店面明细及签收单给中台归档，中台根据领用记录整理完整的物料领用明细表，并计算出剩余物料明细进行盘点，财务（或人事兼）复盘，盘点表上经手人员需签字；6、月末上交总部费用单据时，将当月峰值活动物料领用明细表及签收单一并上交总部复核，本次峰值物料未使用完毕的部分留待下次峰值再次使用，要求所有物料领用必须有登记，物料发放必须要有签收。 二、峰值物料及商务系统物资存货管控商务系统物资采 购 员 ：销售清单应一式两联，一联报账；一联仓管入库；仅有一联时，原件报账，复印联仓管入库。清单上必须有供应商业务章或者公章 仓管凭销售清单办入库后，签字复核货品名称、单位、数量、金额；仓 管： 审核销售清单与实物数量一致，同时确认实物完整性；对商品积压及供应短缺造成的损失负责；进行出入库单据流操作，月末把所有出入库单交财务审核当库存不足时，钉邮方式告知采购，由采购购置月末盘点分管会计: 审核单据章印是否完整；审核出入库手续是否完善；审核有无合同，无合同的是否有价格批准；审核是否在本月预算内审核库存量是否超限月末盘点 采 购 员仓管分管会计二、 重要提示：1、采购入库单一式三联，一联采购、一联财务、一联仓管；2、每月最后一天仓管初盘，财务复盘，且出具相应盘点报告。异地盘点由中台完成。盘点表上所有经手人员需签字；3、库存限量仅局限于商务系统物资，峰值物料暂没有；4、退货：仓管打相应的退货单，由采购及部门主管签字，注明原因即可；5、破损：查明原因，若供应商问题，由采购联系退换货；若仓库保管不善，由仓管承担进价的50%；若业务员经手配送原因，以快递形式由快递公司全额承担，事前需告知快递员此条款；由我司自行配送的，由当事人及部门经理共同承担进价的一半。 三、费用报销报 销 人：按照标准附注第8条填写差旅费报销单及附贴 相关票据；保证各项费用真实合理；中 台： 审核报销人的单据填写及相关附件是否符合制度要求；人 事 行 政： 审核出差人员是否提前备案； 审核出差人员的往返时间；部门负责人： 对费用真实性、合理性负责；对业务员出差的真实性负责；分 管 会 计： 报销时所附票据金额与报销金额相符出差时出发及返回时间与票据上显示时间一致； 所列票据真实有效，票据是否符合要求； 所报出差费是否超出报销标准和预算范围，超出须作说明；财 务 总 监： 审核费用报销发票的真实性、合法性；以上人员签字齐全；总 经 理： 对批准费用报销的合理性负责；以上人员签字是否齐全；出 纳： 在授权范围内各级人员的签字是否齐全；报销金额大小写一致； 报销单与附件相符； 领款人与报销人是否相符，不符的，领款人需签字； 扣除前期借款； 票据符合要求；1、差旅费的报销流程报销人中台分公司或部门负责人出 纳分管会计总经理 财务总监重要提示：1、所有人员的出差都必须经过人事行政备案审核；2、差旅费允许借支，借支金额不得超出基本工资的50%，无底薪人员暂不允许借支。3、归属于各分公司的差旅费由报销人将单据及发票提交中台审核后，所有费用统一由中台发起钉钉审批， 2、差旅费报销标准项目一线城市（北上广）各省会城市及沿海重点旅游城市其他地区备注住宿餐费及交通费住宿餐费及交通费住宿餐费及交通费（住宿）全体同事300100180100120100商务或快捷酒店及以下注：1、如当晚在出差途中未产生住宿费和餐费，报销时应扣除住宿和餐费补贴。2、报销时须注明实际用餐情况，凡对方公司或本公司招待就餐时，不享受餐费报销。3、对于多人一同出差，提倡同性合住，原则上要求经理及以下人员同性合住，同住者只能按照一个人标准计算住宿费用。4、因工作需要超出差旅费补助标准的，需总经理批准（通用审批）后方可实报实销。5、住宿费凭实际发生票据作为报账的原始依据在限额内进行报销；餐费和交通费在限额内按实际发生额进行报销，餐费可不提供票据，但交通费必须凭实际发生票据作为报账的原始依据（优选公共交通，出行不方便或时间紧急可乘坐出租车）。6、出差人员费用在费用标准内据实报销，总监以下人员不得乘坐飞机；乘座火车及汽车时，车程在6小时以内只能报销火车二等座及普通汽车车费，车程在6小时以上至多只能报销硬卧车火车车费。若乘坐飞机的费用比二等座及其他方式便宜，可报销。其他原因需要乘坐飞机，需提前请示总经理（通用审批）批准。7、员工出差，如因个人原因未在规定时间返回或者延误，所产生的费用由员工自行承担。同时造成工作延误，按照考勤制度进行处理。8、差旅费报销包含票据有 自填的报销单交通发票餐宿发票及汽车耗油票特殊情况说明书面申请审批表（包括出差申请表）。具体要求如下：报销单必须用差旅报销专用报销单（不能用费用报销单填），并且严格根据报销单中各项费用列次填写，不得将交通费写在补贴费用栏，餐费需注明餐次，金额不得涂写或模糊；除餐补以外的差旅相关费用都必须获得正规发票，贴票规则是:一交通票报销时须按出差的时间顺序粘贴（出差时间长可分天分期各贴一张），住宿及油票与交通票分开贴，报销汽油费按实际使用公里数的油耗进行报销，要求附上出差前和出差结束时汽车油表公里数的照片；特殊情况书面申请：以A4纸书写打印均可，亦需叠成与报销单一样大小附后。9、 如在报销差旅费中票据遗失，不予报销； 10、员工在参加公司安排的短期学习、培训等，如已安排食宿的，只报销来回路费，不发放餐费和交通费补贴。 11、各城市之间人员临时性支援或外派（一般情况下10天内），只报销来回路费，未提供住宿的，可报销住宿费； 12、出差期间除以上报销标准之外不再发放任何补贴，取消原在工资表中发放出差补贴； 13、出差以跨地级市为标准、出差前需要填写出差申请单、交人事部备档； 14、财务人员有权对不按上述规定程序办理的拒绝报销。3、招待费报销流程分公司或部门负责人报 销 人： 按照规定填写费用报销单，应注明事由、参加人员名单、金 额、金额与所附票据相符（发票额不能少于报销额）；保证费用真实合理； 中 台： 审核报销人的单据填写及相关附件是否符合制度要求；分公司及部门负责人 ： 对费用的真实性、合理性和有效性负责；招待费的报销是否超出预算； 分 管 会 计： 报销时所附票据金额与报销金额相符； 所列票据真实有效，票据是否符合要求； 招待费的报销是否超出报销标准和预算范围，超出须作说明；财 务 总 监：审核费用报销发票的真实性、合法性；以上人员签字齐全；总 经 理： 对批准费用报销的合理性负责；以上人员签字是否齐全；出 纳： 在授权范围内各级人员的签字是否齐全； 报销金额大小写一致； 报销单与附件相符； 领款人与报销人是否相符，不符的，领款人需签字； 扣除前期借款； 票据符合要求； 分管会计中台报销人总经理 财务总监出 纳 重要提示：1、人均100元以上的费用支出时（不包括峰值日）需提前向总经理申请（通用审批），总经理审批同意后方可支出该费用，否则不予报销。2、客情维护费的报销流程与招待费流程及要求一致3、归属于各分公司的招待费由报销人将单据提交中台审核后，所有费用统一由中台发起钉钉审批。 4、招待费报销标准单位：元/人/次 客户类别员工级别一般相关人员（副经理级别以下）主要业务负责人（经理/副经理级别）单位领导（董事长/副总级别）主管及经理100100200总监及其他高管150150300总经理实报实销注：1、招待费用的内容：包括用于招待客户、供应商、外联单位等非公司内部员工的的餐饮费、娱乐费、赠送礼品费以及其他相关的费用。 2、费用限额标准（以对方来人总数计算限额） ：3、若我方多人陪同的，报销标准按其中级别最高人员的标准执行。4、我方陪同人员的人数应不超过被招待人员人数的50%。照此计算不足一人的，按一人计算；一人以上的，小数点后面四舍五入。5、原则上不得超过规定的标准报销，因特殊原因确实要超过标准的，必须书面说明理由，经逐级至公司总经理批准后才能报销（可以钉钉流程完成）。6、报销招待费时，应严格在公司费用管理制度标准内开支，并注明招待时间及招待客户公司名，职务、姓名，以及我方人员陪同人员的姓名，且须其中一名我方陪同人员签字证明并附上收银机打印的菜单明细及发票；7、送礼品须注明送礼的时间、客户公司名，职位，姓名，事由，必须提供正规的发票。（客情维护费以此要求报销）。5、运输费、快递费用报销流程报 销 人： 单笔运费在取得合格快递单、发票后填写报销单，同时将上述单据附在报销单上； 保证费用真实合理；确认货物已完好无误收到；中 台： 审核报销人的单据填写及相关附件是否符合制度要求；分公司负责人 ： 对费用报销的真实性和有效性负责； 费用的报销未超出预算；分 管 会 计： 报销时所附票据金额与报销金额相符； 所列票据真实有效，票据是否符合要求；报销是否超出报销标准和预算范围，超出须作说明；审查实物接收情况；财 务 总 监： 审核费用报销发票的真实性、合法性；以上人员签字齐全；总 经 理： 对批准费用报销的合理性负责；以上人员签字齐全；出 纳： 在授权范围内各级人员的签字是否齐全； 报销金额大小写一致； 报销单与附件相符； 领款人与报销人是否相符，不符的，领款人需签字； 扣除前期借款； 票据符合要求； 索要收据分管会计中台分公司负责人出 纳财务总监总经理重要提示：1、 所有运单，必须有邮寄人、接收人（合同快递）、快递人签字，且金额、快递物件内容清晰2、 长期性质的物流快递合作需签订相应的合同，以月结打款方式结算，严禁私自打款后报销。3、 运输费、快递费报销必须提供发票4、 归属于各分公司的招待费由报销人将单据提交中台审核后，所有费用统一由中台发起钉钉审批，6、房租费、水电费、办公用品、饮用水报销分公司负责人人事行政部：每月月补作相应申请，写明相应明细；报销金额不得超出预算范围；报销时需销售清单、发票中 台： 审核报销人的单据填写及相关附件是否符合制度要求； 日常办公费用、报销金额在1000元以内的，可直接在备用金 中支付，报销单累计到1000元时再走钉钉审批。分公司负责人 ：对费用的真实性、合理性和有效性负责；财 务 主 管：报销时所附票据金额与报销金额相符； 所列票据真实有效；票据是否符合要求；财 务 总 监：审核费用报销发票的真实性、合法性；以上人员签字齐全；总 经 理：对批准费用报销的合理性负责；出 纳： 在授权范围内各级人员的签字是否齐全； 报销金额大小写一致； 报销单与附件相符； 领款人与报销人是否相符，不符的，领款人需签字； 扣除前期借款； 票据符合要求；分管会计中台总部人事行政部财务总监出 纳总经理 重要提示：1、日常办公文具，易耗材料物品由分公司负责人指定专人在计划额度内按需求购买，建立办公用品领用登记薄，管理实行“统一购置，领用登记”；2、所有附件中发票是必需要求。如仅有销售清单及收据，不予报销。3、租用新办公室或变更办公室时需要提前报备，报销房租费时需要提供房租合同、房产证复印件及房东身份证复印件。合同原件和房租押金收条上交总部统一备档。4、此类费用统一由各分公司人事行政部提交相应单据给中台后，由中台统一发起钉钉审批。总部的此类费用由总部人事行政部发起。 7、其他费用的报销流程A、借 款: 备用金保管人（借款单） 分公司负责人审核 分管会计（账面挂保管人个人往来） 财务总监总经理出纳。注： 备用金保管人需保证每月报销附件的完整性、有效性及真实性（各地分公司固定1000元） 工资预支申请人（借款单）分公司或部门负责人人事行政分管会计财务总监总经理出纳。注： 无特别情况不允许预支工资，每人当年只允许申请一次预支，预支工资不得超过基本工资的50%，并在当月应发工资中直接扣除。未转正、 无基本工资的员工不得预支； 峰值、物料采购借款分公司负责人（借款单）分管会计财务总监总经理出纳。注： 附件附本次借款预计采购明细（名称、数量、单价、金额）及本次峰值活动方案；其他事件借支申请人（通用审批）（附上借款单）分管会计财务总监总经理出纳。注： 财务收到总经理同意借支的邮件后方可按正常流程走审批；B、奖 励： 分公司或部门负责人（报销单）人事行政分管会计财务总监总经理出纳注： 每月由人事行政提供相应的奖励方案及通告，财务审批凭方案、预算及领款人提供相应的除餐饮发票以外的发票报销为附件C、兼 职：报销人（报销单）分公司负责人分管会计财务总监总经理出纳 注：上海兼职费用不超180元，其他一线城市兼职每天每人不得超过150元；除此以外的城市兼职每天每人不得超过100元，以打款截图及发票为 附件报销，要求提供所有兼职人员的身份证复印件及联系电话。 D、交通费：中台分公司或部门负责人分管会计财务总监总经理出纳 注：业务人员交通费每人每月已在工资补贴中发放，不再另行报销；公司原则上不报销市内交通费用；各分公司可报销用于运送大件物料的出租车 费；后勤人员在市内外出办事的，只能乘坐公交，出租车费一律不予报销（紧急情况除外）。 E、团建费：中台分公司或部门负责人分管会计财务总监总经理出纳 注：各分公司团建费每人标准为50元/月，要求用于丰富员工的业余生活、加强团队凝聚力，活动形式不限、但不得以现金形式发放。报销团建费 时，应严格在公司费用管理制度标准内开支，并注明参加人员的姓名，且须其中一名参与人员签字证明，如为餐费要求附上收银机打印的菜单 明细及发票； F、其他以上未提及的费用一律视为特殊费用，需要走邮件提前申请流程：分公司或部门负责人分管总经理（业务条线）财务总监总经理重点提示：1、以上日常费用支出都建立在本月月头有预算审批的基础上，且报销金额预算金额；超出预算应填写相应的申请，注明原因，由财务总监及总经理审批；无预算应填写预算申请并以邮件的形式向财务总监及总经理申请、各部门和分公司负责各自的预算，一般情况下不允许跨部门报销。 2、未授权无标准费用按照财务正常要求审核是否有发票、清单、合同、收据3、不符合以上报销要求的报销财务有权退回，不予以处理4、武汉本地办公同事，必须先把纸质档流程走至分管会计，分管会计审核附件无误后再走钉钉流程。钉钉流程与本制度规定流程一致；异地办公同事，可先上传纸质档文件，审核无误后，月底最后两天邮寄文件，与钉钉上传附件保持一致5、所有未取得合格报销单据的支出申请，统一写借款单，走钉钉“备用金”流程，记借款人个人往来。取得合格单据后冲账即可。有相应报销单据的报销与之前所走流程保持一致。6、每周三、四，财务定期审核。每周六前出纳安排打款。特殊性、急性款等情况例外。四、固定资产及低值易耗品等管理1、定 义： 固定资产2000元/台办公用品或者设备（如：电脑、空调等）； 低值易耗品2000元/台可以重复利用的物品（如：电水壶、插板、饮水机等）； 其他200元/台用品直接入当月费用（如：纸杯、笔等）；2、流 程： 固定资产申请人分公司或部门负责人人事行政财务总监总经理采购人事行政财务财务总监总经理 低值易耗品及其他采用办公用品报销流程3、 入 库： 由采购人员复印相应的清单，并注明领用人、用途，固定资产需由行政编号后贴上相应的标签，固定资产在报废后填写相应的报废单，行政总监及分管会计、总监审核签字后处置（报废的流程暂以钉邮替代）。4、盘 点： 每个季度最后一天盘点一次，每年最后一天大盘一次。盘点前由财务组织行政进行初盘，行政盘点后在清单上签字，由财务进行复盘，并出具相应的盘点报告，对闲置需处理的资产提供相应的意见及解决方案，最后总经理决策；5、 入账核算： 固定资产采用年限平均法，净值为原价的3%，折旧年限按税法规定的最低年限，开始使用的下月开始算折旧费； 低值易耗品采用一次摊销法，领用的当月一次性摊销入费用。五、应收账款确认及收款中 台/业 务 员：每月1号发送上月业务数据，保证数据的准确性、及时性；每月20号左右，进口碑平台，对客户发送上月结款数进行核对，出现超过5%的差异时及时上报分公司负责人；申请开票，及时寄出发票；到款后，由业务员（商铺系统）填写相应收据。分公司负责人 ：对中台上报业务数据进行核实、负责； 对于中台上报的差异情况找出原因并做相应的处理； 分 管 会 计：核实中台业务数据，找出问题，以口碑系统中数据暂估入账； 每月20号，与中台核对客户发送对账单对开票申请进行相应的复核，确认开票金额及应缴税额无误及时查看到账情况，并冲账财 务 总 监：审核业务数据提报及账面暂估收入的正确性、合理性；审核开票金额及税费的正确性、真实性；了解并督促酬金结算差异情况处理；总 经 理：与口碑协调处理酬金结算差异；中台/业务员分公司负责人分管会计总经理 财务总监 重要提示：1、业务数据报表要以口碑系统中数据为准2、所有的发票开具以口碑系统中数据为