公司发票管理暂行规定(2017年)

公司发票管理暂行规定第一章 总则一、为加强财务监督，进一步规范公司对增值税专用发票和普通发票的使用管理，确保增值税专用发票和普通发票的使用管理的合法性、真实性、安全性，根据中华人民共和国发票管理办法、中华人民共和国税收征收管理法、增值税发票开具指南等有关规定，结合本公司实际情况，制定本规定。二、本规定所称发票包括：（一）国税局发售的增值税专用发票、增值税普通发票、增值税电子普通发票和机动车销售统一发票。1、增值税专用发票增值税专用发票由基本联次或者基本联次附加其他联次构成，分为三联版和六联版两种。我公司主要使用三联版。基本联次为三联：第一联为记账联，是销售方记账凭证；第二联为抵扣联，是购买方扣税凭证；第三联为发票联，是购买方记账凭证。2、增值税普通发票（1）增值税普通发票（折叠票）增值税普通发票（折叠票）由基本联次或者基本联次附加其他联次构成，分为两联版和五联版两种。我公司主要使用两联版。基本联次为两联：第一联为记账联，是销售方记账凭证；第二联为发票联，是购买方记账凭证。（2）增值税普通发票（卷票）增值税普通发票（卷票）分为两种规格：57mm177.8mm、76mm177.8mm，均为单联。包括印有本单位名称的增值税普通发票（卷票）。(3)增值税电子普通发票增值税电子普通发票的开票方和受票方需要纸质发票的，可以自行打印增值税电子普通发票的版式文件，其法律效力、基本用途、基本使用规定等与税务机关监制的增值税普通发票相同。(4)门票、过路（过桥）费发票、定额发票、客运发票继续使用。3、机动车销售统一发票从事机动车零售业务的单位和个人，在销售机动车（不包括销售旧机动车）收取款项时，开具机动车销售统一发票。机动车销售统一发票为电脑六联式发票：第一联为发票联，是购货单位付款凭证；第二联为抵扣联，是购货单位扣税凭证；第三联为报税联，车购税征收单位留存；第四联为注册登记联，车辆登记单位留存；第五联为记账联，销货单位记账凭证；第六联为存根联，销货单位留存。（二）由国务院有关部门自行印制和管理的票据，主要有金融、航空、邮政、铁路等行业自制的票据。（三）省级以上财政部门印制的行政事业性收费收据和非税收入收据。三、本规定适用于公司各部门、各分公司及店面。第二章 发票的领用和保管一、领用发票时，必须由发票购票员向税务机关办理发票领购。二、增值税专用发票和普通发票必须由专人专地保管，重要性视同现金。如发票保管人员工作变动，必须严格履行发票管理交接手续。三、发票开具后必须将已开具好的发票妥善保管，未开具的增值税专用发票和普通发票及时放好。 四、对于分开票机及分公司开具的增值税专用发票和普通发票记账联（包括正数、负数发票），每月末需与开票软件中打印出的发票清单一一对应并装订成册交与公司财务部分公司负责人，确保完整无损。 五、当月作废发票，必须保证联次完整方可在开票系统中作废，并在作废发票正面盖“作废”印章，二者必须一起完成，避免出现只盖章而系统中不作废或不盖章只在系统中作废的情况，月末需与开票软件中打印出的正数发票废票清单一一对应并装订成册交与公司财务部进行妥善保管。六、空白发票丢失，必须及时向单位领导汇报，税务机关备案，对因发票丢失造成损失的追究发票管理人员的经济责任、严禁将公司领购的增值税专用发票和普通发票向他人提供使用。七、月末结账后，增值税专用发票抵扣联按月装订成册，并存放档案室。八、对不符合规定的专用发票，不得抵扣进项税额。九、严禁超范围或携往外地使用发票；不丢失、损（撕）毁发票，不擅自销毁专用发票的基本联次。违反国家法律、法规，变造、虚开发票的，按公司责任追究制度追究责任，构成犯罪的移交司法机关处理。第三章 发票的开具一、每个开票系统需配备一个系统管理员及若干个开票人，由系统管理员负责管理开票系统及开票人，每个开票人需经过相关业务培训，具备开具发票的资格才可上岗，开票人设有系统登陆密码并妥善管理自己的密码，不得借用他人身份开票也不得将自己的密码告知别人，谁开票谁负责，因自己原因使他人冒用自己身份开具不合规发票引起的后果由自己承担。二、开票人必须在发生增值税纳税义务时开具发票。未发生经营业务一律不准虚开发票，严禁给未发生实际购销的他人代开增值税专用发票和普通发票。三、开具增值税专用发票和普通发票经济业务范围：属于公司（分公司）营业执照登记经营范围内的销售货物或者服务。不得开具经营范围之外的项目。四、开具增值税专用发票时需向我方提供购买方名称(不得为自然人)、统一社会信用代码、地址电话、开户行及账号信息，不需要提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、开户许可证、增值税一般纳税人资格登记表等相关证件或其他证明材料。对于小规模纳税人和个人，只能开具增值税普通发票，小规模纳税人需提供名称及统一社会信用代码，个人不需提供任何证明材料。五、在开具发票时，必须做到按照号码顺序填开，填写项目齐全，内容真实，字迹清楚，全部联次一次打印，内容完全一致，并在发票联和抵扣联加盖发票专用章。六、开票人应在互联网连接状态下在线使用开票系统开具增值税发票，系统可自动上传已开具的发票明细数据。如有特殊情况未能自动上传发票信息，需查询未上传发票并手动上传。七、增值税发票按以下要求开具：1、 字迹清楚。 2、 项目填写齐全。3、 票物相符，票面数量金额与实际销售数量金额相符，严禁多开或少开数量以调节单价的情况。4、 开具项目内容与实际销售货物一致，以开票系统中商品和服务税收分类与编码要求选择相应的商品和服务税收分类与编码开具增值税发票，不允许开具统称“服装”项目的发票，应按服装明细项目开具，同类别明细项目可合并为一项，多个明细项目可开具销货清单。 5、 发票联和抵扣联加盖发票专用章。 6、 按照规定的时限开具发票，不提前不滞后。八、根据经办人员提交的经济业务信息开具的发票，经业务人员复核无误后，在发票记账联背面签字领取发票相应联次，财务人员依据记账联登记入账。第四章 发票的作废和退回一、作废发票的开具开具的增值税发票发生销货退回、开票有误等情形，在当月发生，收到退回的发票联（专用发票还包括抵扣联），符合作废条件的，由原开票人在系统中将相应的数据电文按“作废”处理，在纸质增值税发票(含未打印的增值税发票)各联次上加盖“作废”印章，开具时发现有误的，可即时作废，重新开具。作废发票全联次留存并按规定上交财务部保管。同时具有下列情形的，为本条所称作废条件：(一)收到退回的发票联、抵扣联，且时间未超过销售方开票当月；(二)销售方未抄税且未记账；(三)购买方未认证，或者认证结果为“纳税人识别号认证不符”“增值税专用发票代码、号码认证不符”。二、红字专用发票的开具开具增值税专用发票后，发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让，需要开具红字增值税专用发票的，按以下方法处理：(一)购买方取得增值税专用发票已用于申报抵扣的，购买方可在系统中填开并上传开具红字增值税专用发票信息表(以下简称信息表)，在填开信息表时不填写相对应的蓝字增值税专用发票信息，应暂依信息表所列增值税税额从当期进项税额中转出，待取得销售方开具的红字增值税专用发票后，与信息表一并作为记账凭证。购买方取得增值税专用发票未用于申报抵扣、但发票联或抵扣联无法退回的，购买方填开信息表时应填写相对应的蓝字增值税专用发票信息。销售方开具增值税专用发票尚未交付购买方，以及购买方未用于申报抵扣并将发票联及抵扣联退回的，销售方可在系统中填开并上传信息表。销售方填开信息表时应填写相对应的蓝字增值税专用发票信息。(二)主管税务机关通过网络接收纳税人上传的信息表，系统自动校验通过后，生成带有“红字发票信息表编号”的信息表，并将信息同步至纳税人系统中。(三)销售方凭税务机关系统校验通过的信息表开具红字增值税专用发票，在系统中以销项负数开具。红字增值税专用发票应与信息表一一对应。三、红字普通发票的开具开具增值税普通发票后，如发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让，需要开具红字发票的，应收回原发票发票联或取得对方有效证明，由开票人在系统中复制原发票开具相应红字发票，收回的原发票与开具的红字发票发票联一同留存，记账联用于财务人员记账。第五章 发票的丢失丢失增值税专用发票的，按以下方法处理：一、一般纳税人丢失已开具增值税专用发票的抵扣联，如果丢失前已认证相符的，可使用增值税专用发票发票联复印件留存备查，如果丢失前未认证的，可使用增值税专用发票发票联认证，增值税专用发票发票联复印件留存备查。二、一般纳税人丢失已开具增值税专用发票的发票联，可将增值税专用发票抵扣联作为记账凭证，增值税专用发票抵扣联复印件留存备查。三、一般纳税人丢失已开具增值税专用发票的发票联和抵扣联，如果丢失前已认证相符的，购买方可凭销售方提供的相应增值税专用发票记账联复印件及销售方主管税务机关出具的丢失增值税专用发票已报税证明单或丢失货物运输业增值税专用发票已报税证明单(以下统称证明单)，作为增值税进项税额的抵扣凭证；如果丢失前未认证的，购买方凭销售方提供的相应增值税专用发票记账联复印件进行认证，认证相符的可凭增值税专用发票记账联复印件及销售方主管税务机关出具的证明单，作为增值税进项税额的抵扣凭证。增值税专用发票记账联复印件和证明单留存备查。第六章 月初抄税报税处理按照税务局的规定，月初的15号前要申报并缴纳上月的增值税（遇节假日会有所延长）。因各地区税控盘发行单位的不同，抄报税流程有些许差异，有的税控系统是每月初自动抄税反写，此处以总公司税控系统操作为例。一、名词解释1、抄报：把税控设备里开票信息上传到税务局征管系统。2、申报：把你财务系统中的纳税情况上报到税务局，和税控设备里的开票金额进行比对。（必须比对一致）3、反写：也就是清卡，税控设备里的金额和申报金额比对一致，比对通过才能反写（也就是清卡），反写后就会将开票截至日期延迟到下一个申报期了。二、流程1、总分开票机分别抄税财务人员在税务申报系统进行电子申报并申报成功总分开票机反写（清卡）三、开票系统中的操作1、插入税控盘，并登录开票系统，进入网上抄报功能项（双击打开）。2、抄税界面，有几种发票就点几次抄报。3、抄税后，开票分机及分公司操作人员在开票系统中打印上月开票汇总及明细资料与相应的记账联转交财务部相关报税人员。4、抄税完成之后，进入国税局网上申报系统进行增值税纳税申报并缴税。5、再进入开票系统里的网上抄报，点击后面的【反写】，有几种发票就点几次（反写=反写监控数据，相当于清卡的意思）。6、为了确认是否反写成功，我们还需要查看下税控盘状态。点击网上报税-状态查询模块。第七章 发票的取得一、所有部门在购买商品、接受服务以及从事其他经营活动支付款项，必须向收款方取得发票。取得发票时，不得要求变更品名和金额。对不能提供购进物品合法票据，又无供货方随货销售清单的，应拒绝采购其物品。对虽有供货企业物品销售清单，但不能提供合法票据的，应要求供货商由税务部门代其提供发票。 二、业务人员在选择销货方时，应尽量选择一般纳税人并取得增值税专用发票，如遇小规模纳税人可要求对方去税务局代开增值税专用发票。三、经办人员取得各类发票时，应严格审核其真伪，各项内容开具是否完整合规，印章是否正确，特别是取得增值税专用发票时，对方开具的企业名称和纳税人识别号是否正确，普通发票上的我方信息是否完整，不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证。不真实、不合法的发票，财务部门一律不予办理。对于真实、合法、合理但内容不完整或有误的发票，应将其退回经办人，由其负责将发票调换后再行列支。四、经济业务发生后，业务人员取得发票时，应确定其是否具有开具发票的资格，禁止出现虚假发票。取得增值税发票的人员可登陆全国增值税发票查验平台()，对系统开具的增值税专用发票、增值税普通发票、机动车销售统一发票和增值税电子普通发票的发票信息进行查验。由于经办人员责任，取得虚假发票，由此造成的查补增值税、企业所得税、罚款、滞纳金全部由经办人员承担。对善意取得的虚假发票（与销售方存在真实的交易，销售方使用的是其所在地的专用发票，专用发票注明的销售方名称、印章、货物数量、金额及税额等全部内容与实际相符，且没有证据表明购货方知道销售方提供的专用发票是以非法手段获得的），责令经办人员重新取得真实有效的增值税发票或普通发票。五、日常经济业务应在不超过业务发生后的30日内取得发票，并按照公司管理规定按照报销流程签批，送交财务部门进行账务处理。增值税专用发票等扣税凭证抵扣期限为180天（2017年7月1日后开具的发票抵扣期限为360天），要在此前进行报销以免造成增值税进项税额不能抵扣。对因经办人员责任，发票滞后入账，使增值税超过规定的抵扣期限，造成增值税进项税额不能抵扣，企业所得税不能税前列支的，追究有关当事人的责任，并承担相应的经济损失。对无特殊理由超过90日未取得发票或未完成签字审批手续，财务部门催办仍未能及时办理的，按照付款金额的5，从经办人员的工资、奖金中扣减。六、负责接受建筑装修业劳务的部门及人员，在进行招标并商谈合同的过程中，应认真核实提供劳务的纳税人资质。在核实资质后，签订劳务合同时，若提供建筑业劳务的纳税人机构所在地或者居住地不在劳务发生地主管税务机关管辖范围内，则必须在合同条款中规定对方要到劳务发生地主管税务机关代开发票，并督促对方在劳务开始时到劳务发生地主管税务机关办理相关手续。七、对外取得票据的相关部门应加强对供应商的发票管理，通过对供应商宣传发票购买人与开票人一致性的原则，使供应商了解有关发票取得及使用的相关规定，杜绝供应商挂靠经营等违规行为的发生。八、合同签订人、开票人、收款人、发货人必须保持一致（除非签订合法的委托付款、委托发货等三方协议），否则增值税专用发票不得抵扣。九、在签订经济合同时，我方签约人应明确对方必须提供合法合规发票的相关条款，以防日后出现开票风险使我方遭受损失。第八章 发票审查和财务处理一、审查发票的开具项目，对应税目和税率是否正确，开票时间是否已过抵扣期限。二、审查发票的填写内容。审查发票发票联的购货单位名称、时间、数量、单价、金额是否填写齐全；发票物品名称是否具体、正确、清楚，对按如 “办公用品、食品”等的类别开具发票的一律不许入账，应开具明细清单，详细列明具体物