采购合同管理制度

采购合同管理制度第1章 总则第1条 为规范工厂对采购合同的管理事宜，做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作，使其符合采购管理的要求及工厂的利益，特制定本制度。第2条 本制度适用于对采购合同管理的相关事宜。第2章 采购合同的编写第3条 工厂采购部是采购合同的对口管理部门，负责工厂采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。第4条 采购合同的编写程序。1. 调查供应商。在编写合同前，采购部应组织专人对初选供应商名单中的供应商展开调查，调查的主要内容包括供应商的经营范围、银行资金、履约能力、技术水平、管理水平、产品质量、法人资格、信用等级等方面，以确定可进行谈判的供应商。2. 进行谈判。采购部应与合格的供应商展开谈判，谈判内容包括采购物料的价格、数量、质量以及供货方式、货款支付等，并根据谈判所形成的方案选择对工厂最有利的供应商。3. 拟定草案并评审。采购部应根据谈判所形成的方案拟定采购合同草案，并交各部门进行评审，同时报送法律顾问及总经理进行审批。4. 拟定正式的采购合同。采购部应根据各相关部门、法律顾问及总经理的意见对采购合同草案进行修订，并据此形成正式的采购合同。第5条 正式的采购合同主要包括以下九个方面的内容。1. 合同签订双方的姓名、住所和联系方式。2. 标的的全称、价格及报酬。3. 标的的数量和规格型号。4. 标的的品质和技术要求。5. 标的的履约方式、期限和地点。6. 标的的验收标准和方式。7. 付款方式和期限。8. 售后服务和其他优惠条件。9. 违约责任和解决争议的方法。第6条 采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体，文字的表述必须严谨。第3章 采购合同的签订第7条 工厂采购合同原则上由总经理负责签订，但金额在5000元以下时经过总经理的授权可委托采购部经理出面代表工厂进行合同的签订。第8条 与工厂签订采购合同的供应商必须具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，如果委托他人代签，采购部应审验其委托证明。第9条 工厂与供应商签订的合同必须采用书面的形式，不能采取其他任何形式，否则视为无效合同。第10条 对于金额在10万元以下的采购合同，可以采用传真的方式进行签订，即工厂将合同拟订好后传真给供应商，供应商进行盖章签字后回传，工厂盖章签字后发给供应商回执，视为合同成立。第11条 签订后的合同由财务部保管采购合同的原件并复印三份，分别交行政部、采购部及法律顾问处进行保管。第4章 采购合同的执行与控制第12条 合同签订后即具有了法律约束力，采购部应及时向供应商发送订货单，使供应商及时准备工厂所需的物料。第13条 采购部应配合质量管理部进行采购物料的进厂验收工作，当所采购的物料不符合合同所约定的质量要求时，采购部应积极联系供应商进行处理。第14条 采购的所有物料都必须附带由供应商提供的验收报告，且在验收报告中有供应商的签章。第15条 采购部应建立合同履约的管理台账，对双方的履约进程进行逐次、详细的书面登记，并保存好能够证明合同履约的原始凭证。第16条 对于供应商需要按照样品或图纸加工的物料，如果存在加工周期长、加工变数大、监控过程比较复杂的现象，应要求供应商提供进度安排，采购部根据进度安排与供应商进行联络，进行积极的协商，确保物料能够及时运送到工厂。若供应商提供的物料将延缓工厂的生产，采购部应减少在供应商处的采购数量并与其他供应商联系，增加采购数量。第17条 在合同的执行过程中采购部要处理好与供应商的关系，将供应商视为工厂的战略发展伙伴，便于在生产旺季加大物料采购时能够得到及时供应，在生产淡季时能够缩减或取消物料采购的数量。第18条 采购部应本着经济性的原则做好物料的采购进度控制，既保证仓库中所采购的物料库存最低，同时保证库存物料满足生产的需求。第5章 采购合同的修改与终止第19条 在合同执行过程中，因供应商的原因造成无法按需求量供应的采购物料，采购部经调查核实后，可与供应商签订新的采购物料的数量规定，作为采购合同的附件予以执行。第20条 在合同执行过程中，若外部市场环境发生变化，因原材料价格或工资上涨而导致供应商无法按合同规定的价格交货，采购部可与供应商进行协商，签订新的供货价格的条款，作为采购合同的附件执行。第21条 在合同执行过程中，若因不可抗力导致供应商无法按时交货，采购部经过核实后可与供应商进行协商、签订双方的延期交货规定，作为采购合同的附件予以执行。第22条 有下列情形之一者，视为合同终止。1. 因不可抗力导致合同无法继续执行，双方同意取消合同。2. 因市场环境或需求的变化一方提出取消合同，由双方协商解决赔偿事宜。3. 出现违背合同中条约的状况。4. 合同约定期满。5. 发生符合合同条款中合约解除的事项。第6章 合同纠纷的处理与合同管理第23条 当工厂与供应商所签订的合同出现纠纷时， 一般情况采取以下四种解决方法。1. 与供应商协商解决。2. 请第三方协调解决。3. 由仲裁机构进行仲裁。4. 通过法律途径解决。第24条 采购合同的签订人员与资料管理人员要遵守合同的管理纪律，有下列情形之一的，工厂将根据情节的轻重进行相应的处理。1. 泄露合同内容。2. 私自更改合同内容。3. 丢失合同。4. 在合同签订及资料保管时发生损害工厂利益的行为。第25条 参与采购合同履行与监督的人员违反工厂的相关规定，给工厂造成经济损