铁路建设项目档案(竣工文件资料)的管理与验收

铁路建设项目档案（竣工文件资料）的管理与验收,广铁集团公司档案馆 陈 志02061325360-mail： 13826262903163.com 或：1687636150,讲课提纲,一、档案的基本概念二、铁路建设项目档案的地位和作用三、为什么要开展项目档案工作，意义何在？四、铁路建设项目档案的管理工作要求五、国家、原铁道部对重大建设项目档案验收的规定和要求（如何理解和掌握铁路建设项目档案规范性文件）六、关于新形势下合资公司自建档案室的意见七、关于电子、纸质档案“双轨制”及档案信息化问题 谈谈电子、纸质档案的优缺点及广铁集团接收竣工文件电子档案的标准要求,需要掌握的几个文件： 1、2006年国家档案局和发改委下发关于印发重大建设项目档案验收办法的通知(档发20062号，也是国验的标准)，包括两个附件：国家重大建设项目文件要求与档案整理规范（DA/T28-2002）、科学技术档案案卷构成的一般要求（DA/T11822-2008）； 2、2002年铁道部办公厅下发“关于印发铁路建设项目竣工文件编制移交办法的通知”（办档20028号）； 3、2011年铁道部下发的铁路建设项目档案验收办法（铁档史2011110号）； 4.2007年铁道部建设司关于发布铁路建设工程监理规范的通知（铁建设2007136号）、铁路建设工程监理规范（TB10402-2007）； 5、2012年铁道部建设司下发关于发布的通知（铁建设2012107号）； 6、2008年铁道部建设司下发关于重新印发的通知（铁建设200823号）； 7.铁路建设项目档案资料管理规程（TB10443-2010）； 8.电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）。,第一章、档案的基本概念：1.档案、文件的概念 (Archives and Documents) 党的十八大和最近刚刚闭幕的“两会”中党和国家领导人再次提出要“依法治国”的要求。 中华人民共和国档案法于(1987年9月5日 ) 第六届全国人民代表大会常务委员会二十二次会议通过。根据(1996年7月5日 ) 第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议关于修改中华人民共和国档案法的决定修正。 中华人民共和国档案法第二条规定：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构，社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。” 档案定义指明，“档案是人类从事社会实践活动直接形成的历史记录”。而不是事后回忆或杜撰的材料。,2.档案的起源：档案的产生必须具备两个基本条件：一是产生文字 ；二是出现记录文字的载体。我们知道：劳动产生语言，语言先于文字出现，有了语言为文字产生创造条件；有了文字，档案的产生就具备了条件。人类的出现距今约有170多万年，但有记录的历史也就几千年，为什么？因为没有文字的记载。中国最早的甲骨文字，即甲骨档案，大约有3500年，有文字记载的历史约有3500年。我国文字产生经历三个过程：结绳记事。就是在绳子上打各种各样或大或小的结子，以帮助记忆。.刻契记事。就是在树叶、木、竹、泥板、石头、器具等刻上各种记号。.图画和雕塑记事。图画和雕塑在远古时期主要作为人们记事的工具，后来一部分发展成为现代的绘画和雕塑艺术；另一部分发展为现代的文字。 上述三种记事方法已将人类记忆这种不可感的物质搬到大脑之外独立存在了，并有了备忘、信诺和凭证的作用。尽管准确性不足，但已经有了原始记录的信息，因此有人称之为档案的原始形态和档案的萌芽，或者说是档案的前身，但并不是真正意义上的档案。,3.档案的本质属性 “档案是历史记录”，它“让昨天告诉今天，让今天告诉明天，让明天告诉未来”。档案最重要的是它的本质属性，即：档案具有原始记录性。原始记录性，实际上就是档案的根本特征，是档案的本质属性，因此档案提供的信息，才具有原始性、真实性。原始性（强调的是档案的唯一性，不可再生性）真实性（强调档案形成过程的真实，真实反映历史） 4.档案的作用：一是具有参考价值；二是具有凭证作用。 (案例：法院认可的原件羊城土地官司、重大安全事故调查等)5.档案与文件的关系（Archives and Documents）档案与文件的联系档案的前身是文件材料，文件的归宿是档案。这是我们理解档案与文件关系的基本观点。（1）档案与文件是同一事物在不同阶段上的称呼。 （2）档案与文件的制成材料相同、内容相同。 .档案与文件的区别（不同点）：（1）文件是现行的，档案是历史的。（2）作用不同。文件是机关办事的工具，档案则是备查供后人研究的历史材料。（3）档案是筛选后归档的文件 。只有部分文件才能转化档案（是否有参考价值作为标准），档案是文件的精华。（4）未经系统整理的文件不是档案。,.档案是由文件材料转化而来的。文件是档案的前身，但并非一切文件材料都需要和可能转化为档案。文件转化为档案是有条件的。文件转化为档案一般需具备三个条件： （1）文件材料已经使用完毕或办理完毕。 （2）文件材料必须具有保存价值。 （3）按照规定集中保存起来的文件，才能最后成为档案。 6.“档案的世界”现代社会离不开档案，档案已经深入到人类社会和生活中各个领域。档案的种类有：文书档案（是记录机关、团体、企事业单位从事各种管理工作的档案）、科技档案、人事档案、电子档案、声像档案、实物档案、照片档案、财务档案、房地产权档案、土地资源档案、学历档案、社保档案、公检法司法、犯罪档案、诚信档案等等。（举例）7.科技文件（Scientific and Technological Records），是记录和反映科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称。8.科技档案与科技文件的区别：科技文件与科技档案是属种关系，科技文件是属概念，科技档案是种概念，只有经过筛选、具有保存价值的应当归档保存的科技文件，才能转化为科技档案。9.常见科技档案的基本种类有四种：建设项目档案、科学研究档案、设备仪器档案、产品项目档案。专业科技档案包括地质档案、测绘档案、气象档案、天文档案、水文档案、地震档案、环境保护档案、医疗卫生档案等等。以下是照片档案：,10. 项目档案的几个概念： 1. 竣工文件 completion documents 建设项目竣工验收后，需要向接管单位及档案管理部门移交归档的建设项目资料。主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。 2.建设项目资料 construction project records 建设项目在立项、审批、招投标、勘察设计、施工、监理及竣工验收过程中形成的不同载体形式的文字、图表、声像等资料。 3.项目档案 archives of project 是指经过鉴定、整理并归档的项目文件。 严格说来，竣工文件和项目档案是有区别的。竣工文件系指在建设过程中形成的，如实反映施工过程和建设项目实体状况的，具有保存利用价值的各种文件材料、图纸、录音、录像等。而建设项目档案是项目建设活动形成的文件材料中经过鉴定、整理筛选后归档（具有保存价值的部分）的项目文件。（在实际工作中，为方便起见，我们将两者等同起来）,第二章、铁路建设项目档案的地位和作用 1. 竣工文件（项目档案）是由项目参建各方共同形成的，是项目建设的真实记录，是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及设备养护、维修的依据，是建设项目改建、扩建和实施质量保修的重要凭证。 2.铁路建设项目档案是建设项目的重要组成部分、管理内容和管理环节。3.建设项目档案管理的完整性和规范性，是衡量项目建设单位管理水平的重要标志。4.项目档案资料是以建设项目管理为中心内容的专业性工作。它是以国家和省颁布的档案管理法律法规为工作依据，是一项专业性很强的、要求较高的规范性工作。5.项目档案资料管理是项目建设科学管理的基础性、技术保障性工作。6.项目档案是铁路建设项目的真实记录，它是一种特有的、不可再生的信息资源，也是铁路企业经营管理的重要基础；它对建设项目进行稽查、审计、验收、管理、鉴定工程安全和质量以及项目建成后续改建、扩建的重要依据和凭证，没有项目档案或项目档案资料接收不全，运营和维护单位将无法对新建项目进行管理和质量保修，直接影响到运输安全生产和新建项目的正常使用。国家档案局的领导指出：“如果没有铁路建设项目档案，就无法书写铁路建设的发展历史”（青藏铁路、坦赞铁路、武汉长江大桥、京广、京沪、厦深高铁等）。,第三章、为什么要开展项目档案工作？ 1.做好项目档案工作，是项目建设和管理的职责所在和内在要求。国家重大建设项目档案验收办法（档发20062号）文件明确指出：“项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收；项目建设单位（法人）应将项目档案工作纳入项目建设管理程序，与项目建设实行同步管理，建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制”。2.做好项目档案工作，是贯彻国家法律法规规定的的强制（外在）要求。中华人民共和国档案法、建筑法、合同法、招投标法建设工程管理条例、铁路建设项目竣工验收交接办法（铁建设200823号）、铁路建设项目资料管理规程（铁建设20104 号）、铁路建设项目档案验收办法（铁档史2011110号）、高速铁路竣工验收办法（铁建设2012107号）、铁路建设项目竣工文件编制移交办法（办档20028号）等法律法规文件，都对项目档案工作提出了具体强制性的要求。3.建设项目档案工作的性质，决定必须做好项目档案工作。首先，建设项目档案工作是整个工程建设工作的重要组成部分；其次，建设项目档案工作室实现工程建设科学管理的技术基础性工作；第三，它是实现工程建设科学组织和管理的不可缺少的技术保障工作。如果没有档案资料的做技术保障的工程将是一个什么样的工程。可能是“豆腐渣”工程、也可能是“烂尾”工程。（古今中外所有重大建筑项目，都把保存建设项目档案资料作为重要工作。中国的“四大名楼”：黄鹤楼、岳阳楼、滕王阁、赵州桥、长沙“天心阁”，广州的中山纪念堂的建筑设计资料堪称国宝、古埃及斜塔等著名世界遗产等建筑）。,第四章、铁路建设项目档案（竣工文件）的管理工作要求一、原铁道部铁路建设项目竣工文件编制移交办法（办档20028号）文件有关规定：、对铁路重大建设项目档案的工作要求：1.竣工文件编制工作由建设单位负责组织，施工单位负责编制，接管单位档案部门负责协助指导。建设项目在招、投标和签订施工及监理合同、协议时，应列专门条款明确规定竣工文件的编制要求、内容、份数、交接时间以及整理归档责任。2.建设单位应建立健全档案、资料和竣工文件编制与管理的相关规章制度，设立专门机构，指定专人负责，监督、检查、指导竣工文件的编制，并要配备确保档案资料安全的库房和设备。3.各施工单位要认真履行投标承诺与合同中关于竣工文件编制的有关条款、规定，加强对竣工文件编制和交接管理，将这项工作纳入施工技术管理、优质工程评比、单位总工程师和有关技术人员的职责范围。施工单位的各级技术管理部门都应有专人负责竣工文件编制的组织、检查、指导工作，同级档案部门应协助做好这项工作。,4.铁路建设项目接管单位的档案部门在工程开始组织施工即应介入竣工文件编制工作。在工程施工过程中应组织人员深入施工现场，对本管内建设项目竣工文件的形成、积累工作进行监督、检查、指导；在工程竣工前，要重点督促，帮助施工单位编好竣工文件。5.监理单位应依据监理委托合同（协议）在施工中负责监督、检查施工单位及时整理竣工文件和竣工验收资料，并按规定检查竣工文件的质量和完整性，负责向建设单位提交其监理业务范围的专项报告。6.建设监理单位应将竣工文件是否齐全、完整作为对施工单位末次计价的条件之一。竣工文件不齐全、不完整，建设项目不能验收交接。,、竣工文件的形成和积累1.铁路建设项目竣工文件的收集、整理、归档及移交，应做到布置施工任务与布置竣工文件编制、工程施工进展与竣工文件形成积累、工程验收交接与竣工文件交接同步进行。2.建设项目开工后，建设单位应按接管单位档案部门提出的要求，组织各参建单位，做好文件材料形成、积累工作施工单位各单项负责人要按照各专业竣工文件编制内容，随时做好图纸修改、资料收集和积累工作，注意收集施工中采用新工艺、新材料、特殊地质、重点难点的科技攻关项目、地下建筑、地下管线、工程质量事故处理方案以及工程隐蔽部位的资料，并应根据变更设计的要求，及时修改施工图，填写工程日志，做到准确、符合实际。3.各单项工程的技术负责人，要将施工过程中形成的各种检查证、试验报告、原材料出厂合格证等原始记录，按工程项目和内容分别放在平时立卷盒内，防止文件材料的散失和损坏。,、竣工文件的组成与内容1.凡属铁路干线、支线、特大桥（500米以上）、大桥（1005000）、长隧道（3公里及其以上）、枢纽、编组站、口岸站、特等客站房、通信、信号、电力、电气化、给水和大型工厂工程竣工文件均应进铁道部档案馆。其内容包括：验收证书、建交表和工程技术总结及竣工图等。2.凡在大中城市范围内施工的铁路建设项目，应向当地城市建设档案馆报送有关城市建设档案，内容包括：1、城市规划区范围内区段站以上的车站（包括客、货运站和编组站）及工厂厂址总平面布置图，地下管线径路图和竣工验收证书。2、城市规划区范围内铁路线路、桥梁、隧道、总平面布置图、桥梁平面、立面竣工图，线路、隧道的纵断面图和标准横断面及有关说明。3、报送城市档案馆均提供复制件，其文整应符合城市档案馆提出的要求。4.新建铁路建设项目的竣工文件，可按综合、线路、路基、涵洞、隧道、站场、机务、车辆、给水排水、通信、信号、电力、电气化、房建、环境保护与水土保持、铁路用地等专业编制（每个专业包含的内容见附件1）。改建、扩建工程项目的竣工文件内容应按设计施工的范围编制。5. 铁路征购土地、拆迁补偿等原始凭证的原件，由施工或购地单位财务部门单独组卷，归入地亩档案，交接管单位永久保存。施工（购地）单位财务部门保存复印件。6.工程建设项目中凡有引进技术、引进设备的单位，要做好引进技术、引进设备图纸文件的收集、整理、译注工作。归档时，外文材料与译注材料一起归档，归档的竣工图应是译注后的图纸。,、竣工文件的整理质量要求（省略，具体要求见文件附件3）。1.竣工文件在组成保管单位时，应分别对施工资料、工程日志进行整理装订，对图纸进行折叠或装订，案卷要编张号，填写案卷封面、卷内目录、备考表（具体要求见附件4）。其案卷质量应达到铁道部办公厅公布的科技档案案卷质量标准（办档19866号）规定的要求。2.竣工文件的质量要求是：、齐全完整。应归档的施工资料、图纸全部收齐，进铁道部和城建档案馆的全部进馆，各项签字盖章齐全，具备法律效力。、内容准确。所移交的竣工文件内容，真实记述和准确反映建设过程和竣工时的客观实际，如建交表、试验报告、隐蔽工程检查证、各种原始记录、原材料出厂合格证、复试报告和各项技术数据翔实可靠；竣工图纸已按变更设计和施工洽商记录进行了修改，做到图物相符，施工里程已更换为竣工后的统一里程。、系统配套。一个建设项目内各专业内容，一个单位工程内施工资料、图纸的各项内容稍大配套完整。、整洁美观。竣工文件材料装订整齐、美观，软封面及卷内目录填写清楚，字体工整，文面整洁。不得用圆珠笔、铅笔、双面蓝色复写纸书写和复印文件。图纸图幅标准、线条清晰、字体工整、反差良好、折叠规范统一。,、竣工文件的交接手续和份数1.凡竣工验收的建设项目，在办理验收交接前，施工单位应编好已完工程全部竣工文件（包括征地资料）达到档案验收标准，经初验工作组审查确认齐全、完整、准确后，交接管单位并按规定送上级档案部门归档。个别项目因故不能及时交接，由施工单位与接收单位共同协商交接时间，但最迟不得超过工程竣工验收后三个月。2.新增二线及旧线改造建设项目（包括分期分段、分区间、分站交付的工程）施工单位应在初验前七日向运营单位提供开办运营或生产所需的竣工资料及图纸，待整个建设项目分开办理全部竣工文件的交接手续。3.一个建设项目的尾工工程，允许施工单位与原工程项目分开办理竣工文件的交接，即先交已完建设项目的文件，然后再交尾工项目的竣工文件，交接时间由双方商定。、竣工文件的汇总和移交1、建设项目实行总承包的，各分包单位负责收收集、整理分包范围内的竣工文件，交总包单位汇总、整理。竣工时由总承包单位向建设单位提交完整、准确的竣工文件。2、建设项目由建设单位分别向几个单位发包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的竣工文件，交建设单位汇总、整理，或由建设单位委托一个承包商汇总、整理。项目监理文件由监理部门收集、积累，向建设单位移交。3、各施工单位在建设单位的监督、指导下，分别向接管单位（铁路局、合资铁路公司、地方铁路公司）档案部门移交竣工文件，进铁道部档案馆的竣工文件由接管单位档案部门代收。,4、铁路大、中型建设项目的竣工文件应交总后军交部、军区、武警总部（队）、地方政府土地管理部门等单位的内容及份数，建设单位在建设项建设项目开工后应及时与上述单位联系5、一个建设项目竣工文件的综合部分，由建设单位（工程指挥部）汇总后直接交接管单位的档案部门。6、建设单位（工程指挥部）应准备一套完整的施工设计文件（含变更计划部分）交工程项目接管单位的档案部门保存。7、各建设单位派出的工程指挥部，在建设项目竣工后，应将指挥部在施工期间形成的有参考价值的文书、科技、声像等文件材料整理立卷交建设单位档案部门保管。会计档案的归属应按办档199822呈文件规定办理。8.竣工文件编制两份以上，应区分正副本。正本应是竣工文件主要材料的原始件。各种文件材料只有一份的（不含各种原始记录），应列入正本。正本应交各铁路局、合资铁路公司、地方铁路公司、部部直属单位的档案部门。第一副本交基层设备维修使用部门。工程日志、混凝土及砂浆试压报告、填土夯实度试验报告、电气设备测试报告、原材料出厂合格证和复试报告、设备和成品、半成品的出厂合格证、说明书及图纸等，只需制作一份，纳入第一副本。铁路分局、城建档案馆均为第二、第三副本，征购土地档案正本交分局或路局档案部门保管（竣工文件分送单位和数量见附表2）。9.建设项目竣工验收交接应有档案部门参加。在初验时，由建设单位组织监理、施工单位、接管单位的档案部门和业务部门共同组成档案检查专业组对竣工文件的内容是否齐全、完整文整质量是否达到部部颁要求等进行检查验收和确认（国家重点工程应由铁道部档案部门组织预验和档案专项验收确认），凡达不到要求的，应退回施工单位进行修改，达到规定标准。,二、铁道部铁路建设项目资料管理规程（铁建设20104号）（TB10443-2010）文件规定如下：1.建设项目资料的形成、收集和整理工作应与工程进度同步进行，并做到系统、完整、真实、准确，保证其具有有效的查考利用价值和完备的质量责任追溯功能。2. 建设、勘察设计、施工、监理等单位应制定建设项目资料管理工作标准和岗位责任制，并定期进行检查、控制和考核。3.建设项目资料应积极采用信息化手段进行管理，不断提高资料管理工作的质量和水平。电子文件的管理应符合相关标准的规定。4.建设项目资料应字迹清楚，图表整洁，图样规范，签认手续完备。5.竣工文件形成后应按规定进行移交、归档，且应按不低于长期保管的期限进行管理。明确项目档案参建方各自管理职责1.建设各方应保证各自资料的真实性，严禁涂改、伪造、随意抽取或损毁。,3建设单位职责3.2.1 建设单位应负责对其形成、收集的资料进行整理和保管。3.2.2 建设单位应负责组织、协调和指导勘察设计、施工、监理等单位编制各方的资料，并定期进行检查。3.2.3 建设单位应在签订合同、协议时，设立专门条款，明确资料的编制责任、提供套数、质量要求和时限等。3.2.4 建设单位应向勘察设计、施工、监理、检测机构等单位提供必要的文件资料。3.3 勘察设计单位职责3.3.1 勘察设计单位应负责对其形成、收集的资料进行整理和保管。3.3.2 勘察设计单位应按规定向有关单位提供勘察设计资料。3.3.3 勘察设计单位应按规定对有关资料进行签署。3.4 施工单位职责3.4.1 施工单位应负责对其形成、收集的资料进行整理和保管。3.4.2 施工单位应对其编制资料的真实性、准确性和完整性负责。3.4.3 施工总承包单位负责汇总、审核分包单位编制的资料，对资料管理负总责。分包单位应对其分包工程范围内的资料管理负责。3.5 监理单位职责3.5.1 监理单位应负责对其形成、收集的资料进行整理和保管。3.5.2 监理单位应对其编制资料的真实性、准确性和完整性负责。3.5.3 监理单位应按规定对施工单位、检测机构等提供的资料进行检查、核实，确认后予以签署。,三、国家对重大建设项目及档案控制要求：1.工程质量实行责任终身制。施工单位从项目经理部到各工程施工队以至施工班组实行质量终身制，层层分解质量目标。从严格技术把关入手，抓好施工生产全过程的质量管理，做到“六不施工、三不交接”。施工单位项目部内部职能机构应建立并明确相关文件材料的职责。（古代防止“豆腐渣”工程）2.监理单位的职责与文件归档控制要求。监理单位对项目监理文件形成与归档的质量负责，这是自身监理工作的内在职责所在。由于监理单位的工作重点是对施工过程的监理，因此审核并把关施工文件的质量才真正体现出监理工作的水平与能力。3.完善归档管理制度应采取行政手段、经济手段等多种有力的制约措施。做好项目档案的验收工作是控制项目档案质量的关键。国家重大建设项目档案验收办法确立了建设项目档案验收“一票否决制”。验收组织权及其委托权归各级档案行政管理部门。重大建设项目档案验收办法规定了项目档案验收内容及要求。,第五章、国家、铁道部、集团公司对建设项目档案验收工作规定和要求1.国家和铁道部的规定国家重大建设项目档案验收内容及要求一、项目档案的基础管理工作1、项目建设单位（法人）认真执行国家档案工作法律法规，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立了切合实际的项目档案工作的管理体制和工作程序。2、项目建设单位（法人）对项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。3、项目档案工作实行领导负责制，确定了负责项目档案工作的领导和部门，实行了各部门和有关人员档案工作责任制，并采取了有效的考核措施。4、项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，要求明确，控制措施有力。5、配备适应工作需要的档案管理人员，档案管理人员经过档案管理专业培训。6、采用先进信息技术，实现项目档案管理的信息化。7、保证档案工作所需经费，配备了计算机、复印机及声像器材等必备的办公设备，且性能优良，满足工作需要。,二、项目档案的完整、准确、系统情况1、按照DA/T282002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范，结合项目产生文件材料的实际情况，检查项目档案的完整性、准确性、系统性。2、项目文件材料的收集、整理、归档和项目档案的整理与移交符合DA/T282002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范及GB/T118222000科学技术档案案卷构成的一般要求。三、项目档案的安全1、档案库房采取防火、防盗、防有害生物和温湿度控制措施，档案库房于阅览、办公用房分开。2、档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具符合标准要求。3、归档文件材料的制成材料符合耐久性要求。4、采取有效措施保证档案实体和信息安全。2.广东省项目档案验收规定,三、铁路建设项目档案管理验收工作主要依据1.铁路建设项目竣工验收交接办法（铁建设200823号）和高速铁路竣工验收办法（铁建设2012107号）文件；2.铁路建设项目资料管理规程（TB10443-2010）、铁路建设项目竣工文件编制移交办法（办档20028号）及铁路建设项目档案验收办法（铁档史2011110号）等文件和建设单位制订的项目档案管理办法（如建设项目竣工文件编制管理办法等文件）。二、竣工资料编制、收集、整理内容和基本要求1建设单位：一是依据部标铁路建设项目资料管理规程A、B类竣工资料顺序和内容范围规定，及办档20028号文附件1“一、综合”内容，结合相关专业文件要求、项目实际情况，及时做好竣工资料的形成、编制、积累和整理工作。二是督促相关部门及时收集甲供物资设备的合格证、检测试验报告（含强制检定报告和第三方检测报告）、技术说明等技术资料，交相应单位工程施工单位组卷，确保单位工程竣工资料的齐全完整、系统配套。三是督促监理、施工单位编制足够份数的竣工资料原件。四是做好建设、设计、监理和施工单位之间，有关竣工资料编制方面的协调工作，计划好项目竣工资料编制收集整理进度。五是建立健全档案室管理制度，完善档案管理，为将来的档案验收做准备。,2监理单位：一是依据部标铁路建设项目资料管理规程D类竣工资料顺序和内容范围规定，对项目监理资料进行收集、整理和组卷。二是按规范规定或约定，及时完成各种资料的签字盖章，保证足够数量的资料原件。三是指导、督促和施工单位竣工资料编制，审核其质量。3施工单位：一是依据部标铁路建设项目资料管理规程C类竣工资料内容范围规定，结合办档20028号文和厦深铁路竣工文件编制管理办法要求，及时完成竣工资料形成、收集和整理工作，做到施工实体工作与竣工资料形成同步进行、与资料收集整理协调进行。二是注意已形成已收集资料的保管工作，防止竣工资料丢失、污损情况。三是各工程局应做好本标段各分公司竣工资料编制、收集和整理协调、指导、督促和汇总工作。三三、铁路建设项目档案验收办法（铁档史2011110号）文件,四、广铁集团公司建设项目档案初步验收工作程序一、项目档案初步验收会议的主要议程包括：（一）项目建设单位汇报项目建设概况、项目档案工作情况；（二）监理单位汇报项目档案质量的审核情况；（三）项目档案初步验收小组检查项目档案及档案管理情况；（四）项目档案初步验收小组对项目档案质量进行综合评价；（五）项目档案初步验收小组形成并宣布项目档案验收意见。二、建设项目档案初步验收（一）建设项目档案初步验收，在工程竣工初验前一个月进行。验收条件是，竣工文件编制已按规定内容和标准基本完成。（二）建设项目档案初步验收前，由项目指挥部报送验收申请；集团档案馆、建设指挥部、监理单位及主要接管维护单位成立5人及以上为单数的建设项目档案专业初验小组。（三）根据铁路建设项目竣工文件编制移交办法（办档20028号）和本项目档案编制移交办法，初验小组分别对综合和专业竣工资料内容进行检查和验收。,（四）建设项目档案初步验收要求1、项目初步验收后，建设指挥部应当及时填报项目档案初步验收情况表，根据档案专业初验小组意见，编制建设工程项目档案整改推进计划并草拟会议纪要，征求集团档案馆意见后形成正式文件下发实施，文件抄送集团档案馆。建设工程项目档案整改应限期完成。2、项目竣工初验后，建设指挥部应及时组织施工、监理单位向接管维护单位移交一套完整档案。3、项目竣工初验后，接管维护单位每月向集团档案馆上报一次项目档案接收情况，直至收集齐全。4、项目竣工初验后，建设指挥部每月向集团档案馆上报一次建设、施工单位项目档案向接管维护单位移交情况。5、初验后半年内，建设指挥部组织建设、施工、监理单位与集团档案馆协商确定移交时间，向集团档案馆移交一套完整的项目纸质档案正本和两套电子档案。6、建设指挥部应确认单位工程竣工文件编制完成情况。施工单位在竣工文件移交档案馆时，必须凭指挥部签字盖章的确认单和接管单位竣工文件移交清册及目录才给予移交，否则档案馆不予接收竣工资料。7、项目竣工初验后，建设指挥部应向所涉地方城建档案馆移交有关项目档案副本。,（五）建设项目档案初步验收主要内容1.建设工程指挥部应提交资料：（1）建设项目档案收集整理情况汇报（附件16）；（2）建设工程概况、建设工程项目档案总目录；（3）项目档案编制的卷内目录（附件4）；（4）专业工程验收申请表（铁验表-1，由施工单位提供，附件12）； （5）专业工程验收记录表（铁验表-2，附件13）；（6）初步验收申请表（铁验表-6，附件14）；（7）国家重点建设项目档案登记表（项目档案初步验收情况表，附件7）；（8）整个建设项目工程数量表；（9）整个建设项目工程质量检验报告（由监理部门提供）；（10）整个建设项目工程设计文件及图（目录）；（11）全线线路平面图；（12）全线线路纵断面图；（13）全线线路平、纵断面缩图；（14）施工中形成的有关文件、电报、协议、合同、会议记录以及照片（底片）、录音带、录像带等；（15）各单位工程验收报告（清册一份）；（16）综合档案总目录；（17）与以上资料一致的电子文件。,2.监理单位应提交资料：（1）项目档案质量控制、审核及监理资料编制情况汇报（附件16）；（2）监理组织机构资料；（3）监理规划；（4）监理实施细则；（5）监理日志；（6）监理月报；（7）监理工作总结；（8）工程质量评估报告；（9）监理工程师通知单；（10）监理工程师通知回复单；（11）工程停（开）工令；（12）旁站监理记录；（13）见证、平行检测资料；（14）工程延期报告及审批资料；（15）索赔申请报告及审批资料；（16）与以上资料一致的电子文件。3.施工单位应提交资料：（1）各单位提供本标段的各专业施工竣工文件；（2）各单位提供本标段的各专业竣工图纸；（3）各单位提供本标段交铁道部所需的竣工底图；（4）单位工程总目录；（5）单位工程竣工文件编制的卷内目录，包括底图目录（附件4）；（6）竣工文件编制的科技档案案卷目录（附件5）；（7）竣工验收交接记录表（铁验表-5，附件15）；（8）与以上资料一致的电子文件。,六、铁路建设项目竣工资料电子文件编制基本要求建设项目电子文件的编制、整理，除应符合相关规范和文件要求外，还应按下列基本要求进行。电子文件以标段总承包工程局为单位按专业、单位工程从小里程到大里程排序及相关文件要求编制，由工程局汇总后统一向集团公司档案部门移交。以下为电子文件编制，以物理归档方式归档的基本要求。一、文件格式1. 文本文件：DOC2. 表格文件：XLS 3. 图像文件：JPEG、TIFF，对资料扫描件的要求：4文字竣工资料文件：pdf。要求手签字、盖章等有色彩的文件均要求彩色扫描，扫描分辨率设置应使扫描件最小字体清晰可见；显示内容应当真实完整、清晰、无偏斜、没有乱码、无底纹、无软件商的标记文字等内容；电子文件一般以单份纸质文件为单位进行扫描，与相应的纸质竣工资料保持“三个一致”；同时，一个PDF电子文件容量应控制在10兆（M）以内。5. 图纸文件：DWG。对竣工图要求：图纸电子文件应当真实完整、图幅符合标准、清晰、无偏斜、没有乱码、多余线条图标图框、软件商的标记文字等，图标无遗漏签名等。除交一套dwg格式文件外，同时还要交一套与其一致的PDF格式的文件；图纸电子文件也要做到“三个一致”；文件大小应控制在5兆（M）以内）6. 影像文件：MPEG、AVl 7. 音频文件：WAV、MP38. 软件产生的非通用特殊格式电子文件应转换成以上通用格式电子文件，如不能转换，应将专用软件或相关程序（如补丁程序、格式转换程序等）收集并存入移动硬盘和刻入光盘。9. 电子文件集中下载到质量可靠的、可脱机保存的记录载体上。记录载体：A类只读光盘DVDR和正牌优质移动硬盘.,二、文件编制1在纸质竣工文件达到相关