企业采购部管理制度附带表格

采购部管理制度一、目的： 为加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应，降低采购成本，特制定本制度。二、适用范围 本制度适用于公司对外采购与生产经营有关的经营性固定资产、材料及非经 营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购（以下统称为采购物品）。三、职责权限1、总经理负责采购管理制度的审批；2、采购部负责采购管理制度的制定。3、经营性固定资产、材料、配件等物品（物资）的采购由采购部负责；非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购由人力资源行政部负责。四、采购要求1、在部门经理，主管的领导下，按照工作的分工对公司的生产物料进行采购。2、必须严格按照公司采购计划进行，不可以私自更改申购物料及申购数量。如需任何调整必须通知计划部确认。否则，所产生的费用由采购员负责。3、接到清淅的申购计划单后，必须在两天内找到相应的3家或以上供应商（特殊物料除外）进行询价，从中了解市场行情，并据此进行议价。并且必须强调我司的质量要求，落实交货期，结合以往采购的历史记录，确定最终供应商，制定采购合同，经相关领导审批签订合同。一般以传真方式签订的采购合同，必须要求供应商签名确认并加盖公章回传。否则产生的所有后果追究采购员责任。4、对于已审批完毕的采购合同，必须彻底跟踪，保证准确的交货期，以免影响公司生产。如遇物料出现不能按期交货或已交货但质量未能符合要求的，必须第一时间向上级汇报，协商最快交货期，或商议其它解决方案。并通过电话、邮件、微信、等联系方式通知相关人员最新的材料到货时间。5、经常进行市场调查，掌握最新市场价格行情。采购过程中要多方面寻找供货渠道，做到货比三家，材料、质量、价格综合对比，务必做到好中求廉，节约成本，尽自已最大的努力，保质保量地按时完成自已的采购任务。6、经常与使用部门进行沟通，了解所采购物料的质量情况及使用情况，随时解决所出现的问题。7、如果物料质量较差或以次充好的，由采购员负责换货，如果2次出现同类情况的，必须向上级汇报。8、所选择的供应商至少为一级代理商，最好为原生产厂家。9、采购人员应尽量取得增值税专用发票，若无应及时与财务协调沟通需要提供什么类型的发票。10、务必保管好发票，入库单，申购单，送货单，如有丢失即处以50元罚款。11、各部门主管应负责将采购回来的材料逐一登记入账，建立领用发放台账。12、财务部应及时根据财务情况凭发票结账或挂账13、如遇不能解决或决定不了的事项，必须及时报告上级处理，否则所造成的一切损失由采购员负责。14、如开发新供应商，物料送样检测必须找相应的人员签收，并做好跟踪记录。如遇供应商因生产急用需在下班时间送货，应及时知会相关人员值班收货。否则，追究相关采购员责任。15、采购员必须妥善保管相关采购文件，人员离开时必须妥善安放好文件，避免采购资料泄露及遗失（如供应商资料、报价单、技术图纸、发票资料等），否则追究采购员责任。16、必须诚实采购，不能弄虚作假，如发现虚报，假报票据结算等，视情况加重处罚，严重者立即开除，并保留送司法机关刑事处理责任。采购员根据库管提供的相关资料进行对帐，到财务部办理付款至少包括：备料单编号、产品名称、图号、版本、要求订购数量、要求交货期，上级领导根据产品的要求审批请购单采购人员依需求缓急，参考采购历史记录或供应商所提供的资料，至少精选两家以上供应商进行比价和议价供应商审核后才可下达采购订单（认可供应商名单）合同至少包括采购单号、货品名称、规格、数量、交货期以及材质证明书，供应商签回采购单。进行来料检验要求与记录；制程中发现不良或客户投诉材料不良。合格品标识入库；不合格品隔离，并经品质部领导决定再处理（退货或特采）对账/整理付款资料标识入库供应商提交送货清单并送至指定地点及时跟进订单按期交货样板报告及报价单确认后交采购部传供应商传图纸要求供应商送板及报价退货或特采不合格合格进料检验供应商交货订单跟进签订合同发出订购单供应商选择确认样板及报价样品提供及报价询价比价议价领导审批请购单采购工作流程 操作流程责任部门流程说明相关表单需求部门 总经办采购部 采购部 采购部 采购部采购部采购部采购部品质部/需求部门 生产部（仓库）采购部/财务部请购单请购单请购单询价记录表报价单采购合同订购单 送货单验收单 入库单送货单/发票/支付凭证审批：制作人：第 6 页XXXXX询价记录表 编号：序号物料名称规格/质量标准付款及开票方式单位数量单价合计报价单位报价人联系方式拟定供应商采购员： 采购部门负责人： 财务： 总经理：XXXXX请购单申请单位： 申请日期： 年 月 日 编号：序号物品名称厂家/品牌缓急程度规格型号单位需求数量用途需用日期库存请购数量备注经办人： 部门负责人： （人事行政部