档案整理及分类标准

For personal use only in study and research; not for commercial use我们公司档案分为文书档案、基建工程档案、人事档案三种类型：1 公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；2 公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；3 财务、会计及其管理方面的文件材料；4 劳动工资、人事、技术职称审批、奖惩、法律事务管理方面的文件材料；5 经营管理方面的文件材料；6 仪器、设备方面的文件材料；7 基本建设、工程设计、施工方面的文件材料；8声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料。9 本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复。10电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。11其它具有利用和保存价值的文件材料。（一）整理单位：件：即归档文件的整理单位。一般以每份文为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文各为一件。对“件”和“为一件”的确定，原则上，整理单位应为“自然件”，即单份文件，一般以每人文件为一件。但根据实际情况，还有以下一些原则：1、会议文件的确定：按内容（问题）分别确定为件。2、会议记录：以会议种类各为一件，如党组会议记录、行政会议记录等等。3、调查处理事项：一文一件4、信息简报：每期为一件5、请示与批复各为一件（四川省规定）6、文件正本与不同稿本：正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。7、正文与附件:一般来说,正文与附件为一件;如果附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件。8、正文与与文件处理单：应与文件作为一件。9、原件与复制件：复制件与原件作为一件。10、转发文与被转发文：应作为一件。11、报表、名册、图册等：按其本来的装订方式。一册（本）作为一件。12、来文与复文：分别为一件。（二）文件修整（略）1、修裱破损文件2、复制字迹模糊或易退变的文件3、超大纸张折叠4、去除易锈蚀的金属物（三）文件装订装订顺序：1、正本在前，定稿在后2、正文在前，附件在后3、原件在前，复制件在后4、转发文在前，被转发文在后5、复文在前，来文在后6、汉文本在前，少数民族文字在后7、中文本在前，外文在后。装前应将“件”内的各按一定方式对齐，便于将士翻阅利用采用左侧装订的，应将左、下侧对齐，三孔一线。六、归档文件的分类（详）（一）分类方法三种：年度分类法、机构（问题）分类法、保管期限分类法（二）分类方案我市市级机关统一采用：保管期限年度分类法即先将归档文件按保管期限分类，再在保管期限下面按年度分类。分类方案：永久：2006年，2007，2008年30年：2006年，2007，2008年10年：2006年，2007，2008年七、归档文件的排列（详）（一）事由原则：同一事由的相关文件应当排列在一起。事由，可以是指一件具体的事，或一个具体的问题或一段较紧密的工作过程等等。（二）排列方法：在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。1、同一事由内的归档文件排列：按文件形成时间的先后顺序，日期在前的归档文件排列在前，日期在后的排列在后；或者按文件重要程度排列，相对重要的文件放在前面，其他的文件放在后面。2、不同事由间的归档文件排列：（1）按不同事由形成时间的先后顺序排列（2）按事由的重要程度排列：综合在前，一般在后；法规性的在前，业务性的在后；处理问题的在前，依据性的在后；正件在前，附件在后；机构性的在前，人员任免的在后；涉及领导的在前，一般人员的在后；级别高的在前，级别低的在后。注：来文与复文各排各时，需在归档文件目录中加注“*”，并在备考表中注明。请示与批复也是如此处理。八、归档文件的编号件号：即文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。按照要求采用的分类方法即编为如：永2007001。件号可按一个年度内同一保管期限下一个顺序号或拉通排满千位倒号。归档章：填写内容（全宗号）（年度）（室编件号）*（机构或问题）（保管期限）（馆编件号）办公室永久（示例）归档章归档文件首页上端居中的空白位置。加*号的为选填内容。其中“全宗号”是指由档案馆给的各单位的进馆号。九、归档文件的编目编目是指编制归档文件目录。归档文件目录的项目（一式二份，一份盒内，一份装订成册）目录格式（见资料）件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注解释各项目及填写要求目录封面：见书136页十、归档文件的装盒装盒要求：怎样分类就怎样装不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。档案盒格式（以实际样板说明，按照国家的规定统一由档案局监制）备考表式样见资料（注意：备考表右下的日期，填写该盒内形成时间最后的归档文件的日期。）盒号：分类编号，满千位倒号。仅供个人用于学习、研究；不得用于商业用途。For personal use only in study and research; not for commercial use.Nur fr den persnlichen fr Studien, Forschung, zu kommerziellen Zwecken verwendet werden.Pour l tude et la recherche uniquement des fins personnelles; pas des fins commerciales. , , . 以下无正文 For personal use only in study and research; not for commercial use仅供个人用于学习、研究；不得用于商业用途。For personal use only in study and research; not for commercial use.Nur fr den persnlichen fr Studien, Forschung, z