关于商会秘书处重组的建议

关于商会秘书处重组的建议本人通过参与秘书处工作以来的耳闻目染，分析一下前届秘书处工作的得失，并对未来秘书处工作提出一些建议：一、前届秘书处工作的得失。应该说，商会挂牌成立之后至今半年，秘书处的工作前秘书处还是做了不少工作的。比如，建立会长值班制度，举行商会会员迎春团拜会，开展商会房地产交流研讨活动及会员春游活动等等，特别是组织开展的公益活动，即抗旱救灾和抗震救灾献爱心活动。但不得不承认，工作上的失误却是致命的，导致了今天重组的局面。（一）工作缺乏创造力除了团拜会的工作可圈可点之外，秘书处的工作基本是按部就班进行，都是在领导的建议之下开展工作，没有提出过有建设性的工作方案；在执行领导指令时也暴露出不少的问题，比如分工、协作方面矛盾不断，执行效果打折扣等等问题。（二）脱离了“服务”的宗旨，没有做好纽带作用这一点是最致命的。商会的核心宗旨，就是“服务”二字。服务谁？当然是服务会员。秘书处工作开展以来，最大的问题就是，会员没有感觉到商会的关爱，致使商会的不少工作得不到会员企业的大力支持，或者说力度剧减，没有达到预期要求。（三）秘书长在工作方式方法上存在问题秘书处是商会运作的核心机构，是参谋部，是执行者。因此，对秘书长的要求也相当高，更要做出表率。实事求是地说，前任秘书长在工作上是勤奋的，工作能力也是有的，最大的问题是工作的方式方法问题：1.工作太过于原则。简单例子如走访企业，本是秘书书日常工作的内容之一，但她却一定要先从商会领导的企业走访，而领导基本日理万机，安排不出时间，导致这一块工作至今没有真正落实。2.没有包容的心态。商会搞几次大活动，都是秘书处几个人在操作，力不从心，比如团拜会，到最后关头还有很多事情没有做完，导致领导接待、礼品发放等环节都出了问题。其实可以借鉴其他商会的做法，从会员企业中抽调部分人力来参与，保证活动顺利进行。3.缺乏敢于直面问题、敢于承担责任的精神。几次大活动，问题明明存在，却说好不说坏，只谈功劳不提问题，更未见事后总结提高；在员工和领导提出意见时，未见虚心接受，反而长篇幅长时间牵强附会地解释，目的就是解释自己没有错。 4.把企业管理那一套用来管理商会，行不通。上文说了，秘书处是参谋部，是执行者，而不是决策者。一定要躬下身来，体察会员情况，全心全意为会员服务，才是正途；而不是摆出一付领导的姿态，驾于会员之上，像在做指示，这样肯定得不到会员支持。二、如何组建下一届秘书处（一）组建精干的工作班子（3人）老中青结合，要求所有人员要做到公而忘私，勇于奉献，全心全意，尽职尽责。1.秘书长：35岁以下。有水平，懂政策，善交流，能吃亏，年富力强；2.办公室文员1名。30岁以下。要求能熟悉办公室工作，细心，吃苦耐劳，办事敏捷；3.财务（兼出纳）1名。年龄不限。建议还由前任的杨翰华担任。该同志做账细心细致，干净利落。在一些活动的执行上经验很丰富，能统筹，能协调，能发现问题并解决问题。（二）岗位职能及待遇1.秘书长。在理事会领导下，主持办事机构，开展日常工作； 规划商会的年度工作计划并组织实施；起草商会内部管理制度，交理事会审批，并负责执行；协助商会会长组织商会决策会议，并汇报工作，提出建议，接受并实施各项工作部署；执行商会会长及理事会决议；策划商会定期活动，拓展商会服务项目；加强商会与政府及兄弟商会间的交流合作；为商会会员提供日常服务。待遇建议：年薪制。当前以年薪5万为最佳，每月暂发2500元基本金，剩余部分到年底视工作情况，由理事会讨论部分或足额补发。2. 办公室文员。维护和更新商会网站。打字处理工作；信息的上传下达；文件归档、保管 ；工作、会议记录 ；来访客人通报及接待；本工作区域清洁。待遇建议：15001800元3.财务。及时做好会计凭证、帐册、报表等财会资料的收集、汇编、归档等会计档案管理工作。待遇建议：可按前任秘书处的标准2000元/月发放。三、工作开展由于是重组，重组后的秘书处和之前秘书处工作的衔接是一大挑战，本人认为有以下几件事，是当务之急，必须优先办理：（一）做好交接工作特别是历史档案比如文件、图片及相关材料的归类、存档。（二）制定中长期发展计划制定2010年工作计划及未来三年商会发展规划。（三）制定规章制度秘书处要完善机构，建立建全各项规章制度，使工作规范化、制度化，效能化、按章管会。上届秘书处这么长的时间未能完成这项工作，从当前看，新秘书处开展工作头一个月内，必须制定并完善如下规章制度：1.总章程；2.领导成员分工安排；3.会长会议（常务会长会议）制度；4.会长扩大会议（副会长以上）制度；5.会员大会）制度；6.会费收缴及经费使用制度；7.商会财务管理制度；8.对外交流、学习培训制度；9秘书处工作岗位职责。（四）完善信息平台按照国内知名商会的发展经验以及趋势，商会的信息平台将会成为商会可持续发展的主要方式之一。贵港商会信息平台的实体体现为商会会刊和网站。从目前看，信息平台尚未发挥最大的作用，需要尽快提升和完善功能。信息平台一定要跳出商会的范畴，放眼大贵港，信息平台才有出路（具体方案再细谈）。附：商会如何可持续发展一、建立科学机制一个商会里有众多大大小小的企业，而且企业会员的高低层次不同，规模有大小，实力有差异，会员本人的文化程度不同对事物的认识也不同。它不像一个普通人家的“家”，也不像一个企业，所以必须要有一个和谐的机制，才能保证商会的稳定和持续发展。1.重大问题要通过民主的方式来决策，充分发挥会长办公会议和理事会的作用；2.会长应尊重大家，博采众长。有事大家及时商量、探讨，加强团结与合作，加强联系与沟通，求同存异，顾全大局，切实增强商会的向心力和凝聚力。3.充分发挥在理事会领导下的秘书处的作用。二、提升服务意识服务好会员是对商会组织的基本要求。商会要靠服务立会，服务要有内容。商会要做好会员的发展规划，多发展一些实力强，乐于奉献，热心商会，乐于为老乡办事的民营企业家入会，补充新生力量，今后在会员多时可以分行业、地域成立分会、支会。更好体现会员办会。商会要不断组织会员培训、学习、交流、参加论坛和专家讲座，不断提高会员的综合素质。突出服务宗旨，真抓实干，在实践中提高服务能力与水平，服务立会，就是立足于为会员服务，积极为会员争取政策支持，维护合法权利，进行信息交流，寻求合作机会。商会应把对会员的服务归纳为 “三找”：有钱没项目找商会、有项目没钱找商会、有产品没销路找商会。除了“三找”，只要是对商会会员有关的事情，大到商会会员投资搞项目，小到会员的孩子上学，商会都应伸出热情之手。把各项服务工作真正做到家。落实到实处，使会员感觉到入会的重要和家的温暖。三、“以商养会”是必由之路商会在会员企业的发展过程中吸纳各种资源、人才，拓展人脉，信息共享，为企业获得盈利做好铺垫。商会在整合资源的过程中处于有利地位，开发项目经常会给会员企业带来意想不到的商机和盈利。而这样的项目也往往给商会带来意想不到的回报。贵港