内部控制-销售循环

销货及收款循环项次作业项目作业程序控制重点CS-101销售预测销售预测 1. 管理者预测未来景气循环变化对销售之影响。2. 管理者对以往二三年之销售情况作了解与分析，当作预测之参考。3. 了解及预测由下列构面着手： (1)供货商。 (2)购买者。 (3)产业基本面分析。 (4)替代品。 (5)潜在进入者与竞争者。4. 对未来状况作一了解后，企业应就下列各点拟定未来方向： (1)自身优势与劣势。 (2)外界机会与威胁。5. 未来方向确定后，则考虑自身资源，拟出策略，达成目标。依据资料： 预算制度。使用窗体：(1)销售预测(3-month rolling Forecast)1. 预测是否考虑国内外政治、文化、经济、产业及世界市场趋势层面。 2. 预测是否有长、中、短期预测，并依客观环境因素变动修正之。 3. 预测是否全用历史资料，有无在一新的起点上重新考虑各种变量。4. 业务员对于客户未来的订单预估与掌握是否合理详实。CS-102销售计划销售计划1. 内容包括： (1)国内外市场展望调查与分析。 (2)新产品开发计划。 (3)旧产品淘汰计划。 (4)新客户之开发与不良客户之淘汰。 (5)广告、国内、外展览及其他销售推广政策。 (6)售价政策。 (7)授信及帐款回收政策。 (8)业务人员之增减及异动。 (9)销售费用之限制。2. 销售计划定案后依此为制订各种指针与预算之基础，各部门就其确认之部门预算相辅相成，为达成公司整体目标共同努力。参考数据：销售计划表使用窗体：(1) 销售预测(3-month rolling Forecast)1. 计划是否量化，容易以数字允当表达。2.计划是否够积极、主动。3.计划是否超出能力太多或太保守。项次作业项目作业程序控制重点CS-103客户管理1.准客户数据管理1. 未曾交易之客户通称为准客户。2. 营销企划单位藉由年度各项营销企划案、展览或业务人员直接拜访客户，留下客户资料予以建文件3. 准客户之建档、维护统由营销企划单位为之。*使用窗体 Customer Information Form1. 对准客户之营销需有计划为之。2.报价1. 产品企划单位定期发行产品价格表(Price List)，作为业务部门报价之依据。2. 客户需求报价:(1) 首次交易之客户，业务单位需填客户数据表，给予客户编号后登录计算机后，始可打印报价单或PROFORMA INVOICE。(2) 已有交易之客户，可依价格表予以报价。(3) 客户要求之报价与价格表不同者,由业务权责主管与产品企划单位研商拟订核可, 始可答应客户。(4) 收款条件答应，需依授信管理办法为之，原则上无授予以信用额度之客户，一律以预先电汇为主要收款条件。(5) 业务单位应以生管单位答复可供应日期，以为交期之依据。3. 业务单位发出之报价单，应于五个工作天内完成; 否则业务需取消此报价单或重切交期。*依据资料:(1)客户编号原则(2)各项事务分层负责表(3)授信额度管理办法*使用窗体:(1) 客户数据表(Customer Information Form)(2) 报价单(3) PROFORMA INVOICE1. 客户编号依客户编号原则办理。2. 报价金额与价格表金额若有差异，应依各项事务分层负责表呈权责主管核定。3. 交期之答应，务必以可履行为原则。4. 收款条件之给予，需符合授信管理办法。项次作业项目作业程序控制重点CS-104订单处理1.接单处理1.依客户订购单(P/O), 送出报价单或PROFORMA INVOICE经客户确认签回后，以为正式订购之依据。2.经客户确认后，P/I于计算机转文件成内部订单，呈权责主管核定;有特殊要求者则需依非标准品(R料号)订单作业流程会签相关单位。3.核定后之报价单或P/I交进出口部审核后凭以将报价单或P/I转为内部订单(Sales order)，内部订单不再打印。*依据资料:(1) 营业业务作业程序(QS2-003)(2) 价格表(PRICE LIST)(3) 授信管理办法(4) 非标准品(R料号)订单流程*使用窗体:(1) 报价单(2) PROFORMA INVOICE(P/I)(3) 非标准品(R料号)订单流程表1. 特殊规格受订,需依非标准品(R料号)订单流程表规定申请,并知会相关单位。2. 进出口部对报价单之审核原则:(1) 报价单总额有否经权责主管核定(2) 收款条件有否符合授信管理办法(3) 有否逾收款待处理,若业务单位有违上述原则，应予以退件予其主管处理。2.信用调查及授信 审核1. 客户要求授予信用额度时，由业务单位请客户填具客户授信申请表(Customer information for credit Request)，并由业务单位提出授信额度申请表呈核权责主管核定。如已有异动其信用额度，由业务单位填具客户信用额度异动申请表呈核权责主管核定。2. 信用额度之调查统由财会单位进行征信，经征信后发现不属实者，财会单位可要求予以撤销原有额度。3. 授信额度申请表核可后，交由财会部AR单位登录计算机。4. 当客户有超信用额度出货之要求或事实者，业务单位需填具超信用额度申请表呈权责主管核定后，正本交送财会部AR单位登录计算机, 附本交进出口部凭以后续订单处理事项。*依据资料:(1) 授信管理办法*使用窗体(1) 客户授信申请表 ( Customer information for Credit Request )(2) 客户信用额度异动申请表(3) 超信用额度申请表1. 客户授信数据建立应设客户授信申请表，登记有关财务，业务基本资料及信用状况。2. 客户授信总额之核定，应考虑信用、客户营运状况等并适当核准。3. 授信程序应妥善办理，对异常客户应重新办理额度审核一次。4.对于未办妥手续或超过授信总额者，不得出货。项次作业项目作业程序控制重点CS-104订单处理3.订单改废1. 订单之修改需依客户通知文件，修订报价单或P/I数据，依原接单程序重新处理。2. 订单之取消，则需依客户所提供取消订单之通知文件，重新打印报价单或P/I，注明取消理由，同时附上原来之报价单或P/I及客户要求文件呈权责主管核定，送进出口部位凭以取消计算机数据。*依据资料: 营业业务作业程序使用窗体： (1) 报价单。(2) PROFORMA INVOICE1. 受订后在未生产前经权责主管核准方予受理订单之作废。2. 订货后已经制造而必须取消时，不论销售或客户因素，应查明损失处理情形，依双方原议定方式办理。3. 修改内容或原因，是否合理,应予了解。4. 客户订单变更或取消时，随即知会相关人员处理。CS-105业务员管理1.业务员管理1. 制订业务员业绩目标。2. 制订业务员奖励制度以激励业务员之工作意愿。3. 每周定期召开营销会议，检讨业务推动状况。4. 每月结算业务员业绩，将其业绩达成状况与目标差距告之，以使其自我激励。5.定期结算业绩并发与奖金。6.定期分析部门别及各业务员之实绩、损益。依据资料： (1)业务人员销售奖励办法。使用窗体： 无。1. 业务员目标之制订应合理，并与公司目标要求结合。2. 业务员市场划分是否恰当，是否有明确之目标尚待开发。3. 业务员实际业绩达成较差者，是否有改善成果。4. 有无浮报差旅费及交际费之情形。5. 业务员是否够积极、主动,针对业绩成长，提出具体可行之建议。6.业务员之各种激励制度应具有足够诱因。CS-106交货作业1.交期管理1. 以进出口部登录计算机之内部订单 (Sales Order)上载明之交货日为交期管制基准。2.当客户订单更新时，于确认后即改依更新后之客户要求交货日期为预定交期。3.如因生产状况变动，无法如原日程交货者，生管单位应主动回馈给业务人员及出口人员，若有重大交期差异，由业务单位通知客户，确认可否以变更后之交货日期出货。1. 所有已确认接受之订单应 加以控制，并透过产销协调会检讨逾期未交原因，提出处理与改善对策。2. 生管人员对于由客户要求 之交货日期，无法于预定生产完成日期完成时，亦无法依排程制造时，应随即反应业务单位处理。3.应客户要求而更改之交期，应循订单改废程序变理。项次作业项目作业程序控制重点CS-106交货作业2.出库排程1. 进出口部平时需与生管单位联系内部订单(Sales Order)能否如期交货或依产销协调决议来安排出货排程。2. 生管单位依协调结果掌控成品如期入库。3. 进出口部于安排出货时需注意客户出货金额是否超过授信额度，必要时通知业务进行催收货款或申请超信用额度出货。4. 进出口部依确认可出货之货品产生包装通知单或出货单，通知成品仓库备货及准备各项打包注意事项。5. 在预定出货日前，将准备交运货品打包好，预备装车工具，并联系运送工具及货运公司。*依据资料: (1)成品储运管制程序(QO2-009) 1. 预备交运货品应与其他成品分开置放。2. 货品打包时，包装要符合订单要求，唛头等要填写清楚。3.出库记录 1. 成品仓库依出货包装通知单或出货单出库。2. 成品出库时仓管人员依内部订单(Sales Order)号码登录帐卡。待进出口部通知提货完成，再将包装通知单或出货单一联交回进出口部帐务处理，予以计算机除帐，并打印内部 Invoice 予以分发。*依据资料:(1) 成品储运管制程序(QO2-009)*使用窗体: (1) 包装通知单或出货单 (2) Invoice1. 交货量、出库量、发票数量应与客户订单数量相符。2. 交期已到而未出货之内部订单，应定期了解未能出货之原因。3. 是否有注明急件，却迟延送货之不合理现象。4.外销装船1. 若为外销货品运至码头或机场后，由船公司或空运公司开出装船或装机证明后，货运单位将各项装船或装机文件传回交给进出口部。2. 进出口部将备妥之报关文件及装船或装机文件，交由报关行或自行报关。依据资料： (1)成品储运管制程序(QO2-009)使用窗体： (1)PROFORMA INVOICE包装通知单或出货单1. 外销押汇文件应仔细核对避免瑕疵。2. 详细之出货文件信息应通知客户预先知悉。项次作业项目作业程序控制重点CS-107开立销货发票1.开立发票1. 内销出货时立即开出发票，开立时须符合新制营业税法规定。2.外销出货依规定可免开发票。1. 发票应依编号顺序按日期先后开立。2.发票抬头、地址、统一编号、出货品名、数量、金额及税金均应确实填写。2.发票作废申请1.收回原发票作废。2.发票作废申请理由： (1)发票内容开错者。(2)发票所载数量与客户签收数量不符者。 (3)因故遭受退货者。3.原发票取回，若为当月份发票，则直接订于存根联上加盖作废章，始可开出新发票。4.于原送货单与作废发票注明新开立发票号码。5.若为已申报营业税之发票，应附客户签章之证明书及原发票向税捐机关办理营业税扣抵或退回。依据资料： (1)新制营业税法。1. 作废发票应先收回，查核错误及作废原因始可于权责主管核可后重新开立发票。CS-108应收帐款1.应收帐款认列1. 会计人员根据内部发票(Invoice)及相关单据，制作传票登入客户别应收帐款明细账。2.会计每月结账一次，但由进出口部每周打印应收帐款明细表提供业务员及业务主管核对尚未收款之明细，逾期之货款由业务注明原送会计再次核对。3.进出口部收到客户款项后需填写送款单，经业务人员确认后予以计算机冲账, 再交出纳人员签收。4.会计人员每周编制应收帐款帐龄分析表，并将分析表提供给业务主管了解及催收。5.核对应收帐款明细客户别明细表、总分类账、暨有关凭证是否相符。6.确定备抵呆账之提列是否适当足够，已确定之坏帐是否列损失。1. 应收帐款明细账与未收款之客户明细表是否相符。2.逾龄之帐款应查明原因。3.退货有无扣抵应收帐款。 项次作业项目作业程序控制重点CS-108应收帐款7.呆账冲销应收帐款，须经权责主管核准。8.因销货退回及折让所发生之应收帐款减少，单据须经主管核准。依据资料：(1) 会计制度使用窗体： (1)应收帐款明细表 (2)应收帐款帐龄分析表 (3)营业人销货退回进货退出或折让证明单 (4)送款单 (5)销货退回单 (6)销货折让申请单 (7)Credit Note CS-109客诉处理及服务1.客诉发生1. 有客诉问题发生时先由第一线服务人员了解事情发生状况与要求。2. 属质量相关问题之客诉，则转由客户服务部门依客诉服务处理程序办理。 *依据资料: (1)客户服务处理程序(QS2-002)1. 对客户质疑事项，是否均有合适之说明。2. 客户所提意见是否分类统计并分析检讨，作日后改进之参考。3. 业务单位应主动了解事情发生状况。2.责任判定1. 已转至客户服务部门处理之客诉问题，先由客服部门应用工程师确认问题是否属实，若客户问题存在，则提出CFQR通知单交由品保单位详加研究调查后判定责任归属。2. 属重大异常之客诉问题，应立即召开会议检讨解决方案及预防措施。*依据资料: (1)客户服务处理程序(QS2-002)*使用窗体: (1)CFQR通知单1. 客诉问题发生后，责任是否明确归属。2. 客诉责任确定后，是否有短期解决对策及长期预防措施 。项次作业项目作业程序控制重点CS-109客诉处理及服务3.退货1. 客户有退货要求时，业务人员须了解退货原因，并呈报权责主管裁示是否接受。2. 若决定接受退货，退货品退回由业务单位开立销货退回单,呈权责主管签核同意后,交品保单位清点退货品，并于退货品上挂红色退货品管制卡。3. 销货退回单经品保判定可接受，其货品可入成品库者由品保单位以转拨单拨至成品库再由成品库依入库作业程序办理入库。无法通过功能测试，也无法或不值得再整修者，由品保单位转拨至报废库。4.经品保判定之销货退回单，一联交由进出口部进行应收帐款冲账。1. 应查核有无特定客户别之退货金额及退货次数较多者。2. 退货原因经判断责任归属，应按规定扣绩效奖金。3. 退货是否按退货原因或品管判定入库。4. 退货之原发票是否实时收回。每笔退货是否均交由会计及物料单位登帐。5. 退货原因，理赔是否合理，有无经权责主管签准原案。6.对退换之产品，是否依规定调整存货内容。4.理赔1. 若需理赔，由业务单位以签拟单述明原由呈权责主管核示办理。1. 对于理赔案件，有否详加检讨是否合理并采取适当之改进措施。2. 销售事故需奖惩者是否确实执行。3.需扣款或索赔时是否执行。4.异常时查明原由并提出报告作成记录1. 将客诉案件依产品别汇整,每月提出统计报告。2. 将各项记录处理分析，作为产品设计或生产等参考。 依据资料:退货品管制程序(QQ2-011)使用窗体： (1)销货退回单1.对销售事故有否定期检讨并提出有效之预防措施CS-110签证押汇1.签证押汇作业1. 备妥信用状，销货确认书、银行汇票、出口押汇申请书、输出许可证、装箱单、提单、产地证明或切结书等办理押汇作业。2. 依订单交期安排预定装船日期或空运班机。3.控制签证、押汇报关费用申请核准及报销等事务，并作进度跟催。4.押汇金额先冲销外销货款，如无货款则直接转存本公司账户。5.业务人员与客户洽议外销佣金，当签订合约，合约金额以不超过法定最高限额为限交银行以信汇或电汇方式进出。1. 出货交期若与信用状不符，应请客户接受修改交期，或取得其他保障，始可出货。2.与国外客户确认之交期应如期出货。项次作业项目作业程序控制重点CS-111收款作业1.预收货款1. 依订单或合约规定办理，预收订金成数变更时须经权责主管核准。2. 预收订金或全部货款之收款程序，依交易条件处理。3. 预收货款发生，由订单处理单位依收款时点填送款单并登录计算机。4. 预收全额货款，于出货时即开立内销发票或外销Invoice并冲销预收货款。依据资料： (1)会计制度 使用窗体： (1)合约或客户订单。 (2)统一发票存根 (3)送款单(4)出货发票(Invoice) 1. 预收金额正确与否，是否及时记录及清理，列帐科目是否适当。2. 久悬未结者,应追查原因，作 适当处理。3. 预收货款立帐时点与冲销应收帐款之时点是否有异。 2.收款冲账1. 接获货款由订单处理单位填送款单，连同货款或收据文件交出纳签收。2. 送款后即进行冲销应收帐款。3. 会计应冲销记录核对，并编制传票。*使用窗体:(1) 送款单1. 送款时点是否实时，有否延后送款。2. 冲账记录是否正确。CS-112销货折让1.销货折让及退回作业1. 销货折让需填销货折让申请单注明折让原因并呈权责主管核定。2.销货退回需填销货退回单，呈权责主管核定，并交品保单位判定责任归属。3.进出口部凭核定之销货折让申请单填送款单以冲销应收帐款4. 进出口部依销货退回单办理销退冲账(以负数销货处理)*使用窗体:(1) 销货折让申