《Access_2002数据库应用实训教程》第4章：数据表的应用.ppt

,第4章数据表的应用,第4章数据表的应用,实训概要：创建数据库表的工作是建立系统的基础性工作，仅仅定义数据表中的字段还不能开始使用数据库，数据库中每个数据表都代表了一个实体，而实体间是存在着这样或那样的联系，Access2002数据库必须反映出这种实体间的相互关系，本章实训是将上章实训中已经创建的数据表建立关联、创建子数据表、编辑数据表数据、格式化数据表视图等，增进我们的学习力度。,案例说明上章实训中我们已创建了“迷你超市业务信息管理系统”所需的数据表“商品库存情况”、“商品上柜数据记录”、“商品销售情况”，当售货员“销售货物”时，要从“柜存”中提取货物，“柜存货物”数量不足时需要从“库存”中提取，从此看出以上三个表之间是相互关联的。在“商品库存情况”、“商品上柜数据记录”、“商品销售情况”三个表中都存在着字段“商品编号”，我们可以通过“商品编号”为这些数据表创建关系。创建关系就是为了让这些具有相同字段及数据类型却相互独立的数据表形成关联，这就是关系数据库的特点，将相关的“数据”集合在一起。创建了关联的数据表就有父表和子表之分，插入子数据表，更方便数据的查阅，当读者使用父表时，可以方便地使用子表。,4.1.1定义表间关系,4.1数据表的关联,上述实训中我们为“迷你超市业务信息管理系统”所创建的数据表，相互间实际上是独立的，要使这些表之间具有某种联系，必须定义关系，主要关系有“一对一”、“一对多”、“多对多”。创建关系的操作方法：打开数据库“迷你超市业务信息管理系统”；关闭所有打开的表，因为不能在已打开的表之间创建或修改关系；单击工具栏上的“关系”按钮“”或单击“工具”菜单下的“关系”命令；,如果数据库没有定义任何关系，将会自动打开“显示表”对话框如图4.1所示，如果需要添加一个关系表，而“显示表”对话框没有显示，单击工具栏上的“显示表”按钮“”，如果关系表已显示，请跳到步骤6；,图4.1“显示表”对话框,首先单击要添加的表，然后单击“添加”按钮，或直接双击要添加的表名称，我们添加“商品库存情况”、“商品上柜数据记录”、“商品销售情况”三个表，单击“关闭”按钮，关闭“显示表”对话框；如图4.2所示；,图4.2“关系”窗口,在“关系”窗口，将“商品库存情况”中字段“商品编号”，按住鼠标左键并拖动鼠标到“商品上柜数据记录”中的“商品编号”位置，松开鼠标左键，弹出“编辑关系”对话框。如图4.3所示；,图4.3“编辑关系”对话框,在“编辑关系”窗口，选择“实施参照完整性”，再按“创建”按钮，两表间就有一个关系；重复上面的步骤为“商品上柜数据记录”和“商品销售情况”创建关系，如图4.4所示；关闭“关系”对话框，并保存关系，保存数据库。,图4.4“迷你超市业务信息管理系统”中的关系,对于已经建立好的关系，如果某些方面不符合需要，可以对其加以修改。操作一编辑已有关系操作方法：关闭所有打开的表；如果没有切换到“数据库”窗口，可以按F11键从其它窗口切换到“数据库”窗口；单击上具栏上的“关系”按钮；如果没有显示要编辑的表的关系，单击工具栏上的“显示表”按钮，并双击每一个所要添加的表；,4.1.2编辑和删除关系,双击要编辑关系的关系连线，打开如图4.5所示的对话框；,图4.5编辑已有的关系,弹出“编辑关系”对话框，设置关系选项，如图4.7所示,图4.7“编辑关系”对话框,单击“确定”返回“编辑关系”对话框，关闭“关系”对话框，保存关系，保存数据库。操作二删除关系操作方法：对于已经定义好的关系不仅可以进行编辑和修改，而且当关系已没有存在的必要时，也可以将关系删除，在Access2002中编辑和删除关系很容易。在“关系”窗口，右击指示修改或删除的关系的联系线的中部，从出现的快捷菜单中选择“删除”即可。如图4.8所示。,图4.7“编辑关系”对话框,参照完成性就是保证具有关联的关系的“关系”之间引用的完整性，或者说，保证有表间关联关系的表的引用完整性。设置参照完整性的操作方法：打开数据库，关闭所有打开的表；如果没有切换到“数据库”窗口，可以按F11键从其它窗口切换到“数据库”窗口；单击上具栏上的“关系”按钮；如没有设置表中“关系”，弹出“编辑关系”对话框，如果已经设置关系，双击关系连接线即可打开“编辑关系”对话框；在“编辑关系”窗口单击选中“实施参照完整性”，此时“级联更新相关字段”和“级联删除相关字段”两个复选框就可以用了。如图4.9所示,4.1.3设置参照完整性,在“编辑关系”窗口单击选中“实施参照完整性”，此时“级联更新相关字段”和“级联删除相关字段”两个复选框就可以用了。如图4.9所示,图4.9设置“参照完整性,单击“确定”按钮，返回“关系”窗口，如图4.10所示；,图4.10设置“参照完整性”后的关系,关闭“关系”窗口，保存关系，保存数据库。设置了实施参照完整性就可以使我们在表中修改了一个记录的时候，不会影响到查询的操作。特别是在有很多表，而且各个表之间都有关系联接时，“实施参照完整性”会带来更多的方便。,Access中表与表之间的关系通过联接来体现，连接将最终作用于查询、基于多表的窗体和报表，直接影响所生成的记录数据。根据查询结果产生条件将联接划分为三种类型：即内部连接、左边外部连接和右边外部连接。设置连接类型的操作方法：打开数据库“迷你超市业务信息管理系统”；切换到“数据库”窗口；打开“关系”窗口；双击两个表之间连接线的中间部分，以打开“编辑关系”对话框；,4.1.4设置联接类型,单击“联接类型”按钮，打开如图4.11所示的“联接属性”对话框；,图4.11“联接属性”对话框,单击所需要的连接类型，再单击“确定”按钮，返回“编辑关系”对话框，完成了连接类型的设置。,子数据表是一个嵌套在其他数据表中的表，可以帮助读者浏览表、查询、窗体和窗体数据表中的相关数据，插入子数据表的操作方法：打开数据库“迷你超市业务信息管理系统”；在“数据表”视图中打开父表“商品库存情况”；选择“插入”菜单中的“子数据表”命令，系统会弹出“插入子数据表”对话框，如图4.12所示；,4.2子数据表的创建,图4.12插入子数据表,单击“表”选项下的“商品上柜数据记录”，单击“确定”按钮，即在“商品库存情况”表中插入了一个子数据表“商品柜存数据记录”；单击“商品编号”前面的折叠按钮“”，子数据表中相关的记录就会打开，如图4.13所示；,图4.13子数据表(一),将光标停留在子数据表中，再次插入一个子数据表“商品销售情况”，方法同上，结果如图4.14所示；,图4.14子数据表(二),关闭数据表，系统弹出对话框，选中更改对象，如图4.15所示，单击“是”，保存所做的设置，如果单击“全否”，将不保存所有的设置。,图4.15保存对话框,在数据库中使用数据时，基本的操作有浏览、更新、删除等，这些操作在上述实训中在表“设计”视图中也可以直接进行，在数据浏览视图中还能查找和替换记录，对数据进行排序和筛选等。,4.3编辑数据表的数据,4.3.1编辑数据表中的数据,操作一数据的粘贴操作打开数据库“迷你超市业务信息管理系统”；打开数据表“公司职员基本情况”；,选择地址列，单击右键，在出现的快捷菜单中选择“复制”命令，如图4.16所示；,图4.16选择表中“地址”字段列,再选择要粘贴的列，如“备注”列，单击右键，在出现的快捷菜单中选择“粘贴”命令，系统弹出提示信息框，单击“是”即可，如图4.17所示；,图4.17粘贴后的数据表浏览视图,操作二删除列操作：在上述实践中，选择备注列，单击右键，在出现的快捷菜单中选择“删除列”命令，系统弹出提示对话框，如图4.18所示；,图4.18“删除列”对话框,单击“是”按钮，结果在公司职员基本情况表中少了一列“备注”，如图4.19所示；,图4.19删除列后的浏览视图,操作三删除记录操作：打开数据表，选择要删除的行，按DEL键即可。,当表中记录很多时，用户通过浏览方式查看表中的数据信息，会有一定的困难，若要使用Access系统的数据查找操作来完成，就方便得多。操作一查找操作方法：打开数据库“迷你超市业务信息管理系统”；打开数据表“公司职员基本情况”；按ctrl+f键弹出对话框，如图4.20所示，填入相应的内容、范围、匹配、搜索及条件开始查找；,4.3.2查找和替换记录,图4.20“查找”对话框,操作二替换操作方法：打开数据库“迷你超市业务信息管理系统”；打开数据表“公司职员基本情况”；按ctrl+h键弹出对话框，如图4.21所示，选择“替换”选项卡，输入要查找的数据，输入要替换的数据，确定查找的范围，确定匹配条件，按“查找下一个”按钮，光标将定位到第一个与“查找内容”相“匹配”的数据项的位置，再按“替换”按钮即可。,图4.21“替换”对话框,在“表”浏览窗口，表中的数据显示顺序，通常是根据数据输入先后顺利排列的，更多的时候，用户使用数据是希望按照某种需求排列表中，Access系统提供了重新排列数据顺序的工具，可以通过对表中记录进行排序操作，实现对表中记录的重新排列。筛选也是查找表中数据的一种操作，但与查找有所不同，它所查找到的信息是一个或一组满足规定条件的记录而不是具体操作的数据项。操作一排序的操作方法：打开数据库“迷你超市业务信息管理系统”；打开“公司职员基本情况”表；,4.3.3排序和筛选记录,将光标停留在“员工编号”列的任何位置，单击工具上的降序按钮“”即可。如图4.22、图4.23所示；,图4.22排序前,图4.23排序后,操作二数据筛选简单地说，筛选就是一个简单的查询，但筛选在功能上弱于查询，在MicrosoftAccess2002中可以使用四种方法筛选记录：“按选定内容筛选”、“按窗体筛选”、“内容排除筛选”、“高级筛选/排序”。“按选定内容筛选”操作方法：打开数据库“迷你超市业务信息管理系统”；在“表”浏览视图窗口中打开“商品销售情况”表，表中单击“商品名称”字段等于“法国弓箭饮水杯”的任一记录的“商品名称”字段，单击工具栏上“按选定内容筛选”按钮“”，结果如图4.24所示；,图4.24按“法国弓箭饮水杯”内容筛选结果,如果要取消对数据表的筛选操作，可以按工具栏上的“取消过滤器”按钮“”或在“记录”菜单中选择“取消筛选/排序”菜单项。,2“按窗体筛选”操作方法：打开数据库“迷你超市业务信息管理系统”；在“表”浏览视图窗口中打开“商品销售情况”表，单击工具栏上“按窗体筛选按钮“”，单击字段“商品名称”列下拉箭头，选择“法国弓箭饮水杯”，如图4.25所示,图4.25“按窗体筛选”示意图,单击工具栏上的“应用筛选”按钮“”，可得筛选结果如图4.26所示。,图4.26筛选结果,操作三“按内容筛选”操作方法：打开上述实训中的“商品销售情况表”，鼠标右键单击“商品名称”字段的任一条，出现如图4.27所示菜单；,图4.27“筛选目标”对话框,在“筛选目标”对话框中输入“法国弓箭饮水杯”，按Enter键即可得到筛选结果，如图4.28所示；,图4.28筛选结果,操作四“高级筛选/排序”前面集中筛选都是针对单个数据表的，使用“高级筛选/排序”穿口可以针对多个数据库中多个表或查询。操作方法：打开“商品销售情况表”；单击菜单“记录”，选择“筛选”下的子菜单“高级筛选/排序”命令，弹出如图4.29所示对话框；,图4.29“高级筛选/排序”对话框,操作四“高级筛选/排序”前面集中筛选都是针对单个数据表的，使用“高级筛选/排序”穿口可以针对多个数据库中多个表或查询。操作方法：打开“商品销售情况表”；单击菜单“记录”，选择“筛选”下的子菜单“高级筛选/排序”命令，弹出如图4.29所示对话框；,图4.29“高级筛选/排序”对话框,在“排序”选项卡中选择“升序”，在“准则”中输入筛选准则“法国弓箭饮水杯”；单击工具栏上的“应用筛选”按钮“”，结果如图4.30。,图4.30筛选结果,4.3.4OLE类对象的插入,OLE对象（OLE对象：一种支持OLE协议（用于对象的链接和嵌入）的对象。来自OLE服务器的OLE对象（如Windows画笔图片或MicrosoftExcel电子表格）可以链接或嵌入到字段、窗体或报表中类型。Byte型，可读写。在我们选择数据类型为OLE对象时，在视图中任我们如何输入都不能填入数据，这就说明OLE类对象是指利用access外已经做好的程序插件插入到Access字段中，使数据表富于动感。下面就如何做OLE类对象做一个字段。操作方法：打开“迷你超市业务管理系统”；创建一个新表“表1”；,按如图4.31所示填入图片和音调2个字段，其数据类型都为OLE对象；,图4.31在表中输入数据字段,在浏览视图中打开“表1”，光标停在记录编辑处，右击鼠标，在出现的快捷菜单中选择“插入对象”命令，打开如图4.32所示的插入对象窗口；,图4.32插入对象窗口,选中“由文件创建”，单击“浏览”按钮，选择磁盘中存放的图片文件或声音文件，返回插入对象窗口，单击确定即可；插入图片和声音文件的数据表浏览视图，双击图片字段或声音字段，就可欣赏到插入的图片或听到音乐了，如图4.33所示。,图4.33在打开声音文件,通过对数据表格式的设置，可以美化数据