2015物资管理工作培训资料

中交一公局厦门工程有限公司物资工作实践培训资料中交一公局厦门工程有限公司材设科二一五年七月中交一公局厦门工程有限公司材设科二一五年七月中交一公局厦门工程有限公司材设科二一五年七月 为了规范中交一公局厦门工程有限公司物资管理工作，规避物资管理风险、有效的控制物资管理成本，使物资管理工作更好地为施工生产服务，发挥整体优势，特制订本办法。 本办法适用于公司及公司下属各项目部的物资管理工作。施工所用物资的计划申请、采购、收发、保管及统计核算等工作，应按本办法执行。培训物资管理工作人员，提高业务素质，以适应物资管理的需要。不断总结经验，组织交流推广，改进物资供应和管理工作。第1章 物资管理岗位职责 各项目经理部的材设部为物资管理部门，既是本项目经理部物资管理部门，又是保证施工生产建设的物资供应部门，其工作职责是：1、做好物资的计划和供应工作。及时编报物资供应计划、物资采购计划、财务用款计划等。提出订货明细表，掌握供应计划完成进度，检査订货合同交货情况，处理延期交货索赔，保证按时供应。2、严格验收、发放物资，认真核对收料凭证，逐项核对无误，检斤点数入库，做到迅速准确不误使用；发放物资必须根据调拨单、领料单等正式凭证。3、做好物资统计工作。按照上级规定的物资统计制度、统计范围、计算口径、报送期限拟订实施细则；准确、及时、全面汇编物资统计报表，写好有分析的文字说明，报送上级机关，发挥统计参谋作用。4、做好物资的库存工作。随时了解库存储备，负责库存物资余缺的调度调剂。积极处理积压物资，减少储备资金的占用，加速流动资金的周转。5、做好物资盘点工作，每月不少于一次盘点，每季度上报盘点核算报表。6、加强对供应商的管理工作。7、做好对协作队伍的物资管理工作。8，严格执行体系文件的各项要求。人员岗位工作职责(一）项目材料部长岗位职责1、贯彻执行国家有关物资的方针、政策、法令和上级管理的各项制度，制订项目物资、设备管理实施细则，全面负责本部门的业务工作。2、根据施工生产需要，编制材料采购供应计划，组织市场调査询价并保质、保量、按时、齐备地组织物质采购供应，确保施工生产顺利进行。3、积极配合公司做好物资采购工作及物资合同评审工作。4、加强量差控制，降低供料成本。每月进行盘点，核算盈亏情况，每季度上报盘点核算表，分析节超原因，提出改进措施。5、规范仓库管理，督促做好物资验收、发放、保管工作，做到帐、卡、物相符，减少使用浪费，督促做好库房安全工作。6、按公司要求使用各类单据、表格，每月按时上报各类报表。7、组织业务培训，提供项目材设人员素质和管理水平。(二）项目统计、料帐员岗位职责1、及时在OA系统中进行账务处理工作，各类记账凭证及报表于月底统一按要求装订成册并归档。每月的28日前及时、准确、全面的编制好各种报表，上报公司材设科。完善OA系统中物资设备其他相关管理模块的数据。2、经常深入工地査看材料消耗定额执行情况，配合完成材料盘点工作，分析材料节约或超支情况和原因。3、配合经营人员进行年度竣工）工程项目的物耗分析。审核传递各项凭证，及时与财务部门结算料款，核对账款。建立健全主要物资进货台帐、消耗台帐、物资动态帐、周转材料动态帐等相应台账及手工帐本。4、收集、整理并及时上报各类供应商信息。5、参加编制材料目录计划价格，汇编采购用款计划；配合进行材料成本经济活动分析， 降低采购成本和仓库保管费用。(三）项目采购员岗位职责1、遵循物资采购纪律和市场管理有关规定，不徇私情，不谋私利。2、严格按照采购计划所列品种、规格、型号、数量、价格、供应时间办理各项采购事宜。3、熟悉物资供应渠道，了解市场信息，按规定报送采购计划，办理订货购货提货。4、负责供应商评审，并及时将供应商信息提供给料帐人员建立采购登记台帐，记录采购计划完成情况，进行采购成本的计划与实际对比，及时总结经验，随时收集产品资料。5、编报采购用款计划，管好采购资金、专款专用，不得挪用。完成采购任务后，及时向财务部门办理报销结算，定期核对往来帐目。6、协助做好清仓利库工作，努力处理和推销积压物资，减少资金占用，以求物尽其用。（四）项目收料、仓管员岗位职责1、库存物资，严格遵守收发制度，根据正式收发凭证办理入库、出库手续，不准用便条发料，不得受理私人领用或借用。检尺、点数、过秤、量方必须严格认真，不得弄虚作假。2、保管人员不得私自动用库存物资，要以身作则。3、非经仓库负责人同意，不得允许任何人进入仓库。库内严禁他人住宿。库存情况严守秘密。不得任意向无关人员说出物资存放地点及数量。4、保管人员对库存物资要经常检査、保养，保证物资完整无损。5、库存物资，应掌握先进先发，以免久存损耗或变质。6、建立完善的收料验收台账。7、司磅员要及时准确的做好物料进场过磅记录单的填写。第二章物资计划、供应管理第一条 物资计划管理(一）物资需用量计划是物资部门编制物资采购计划的依据。物资需用量计划应由各用料部门根据施工预算（或进度）和机械维修需要，按要求在规定的时间内提出，经单位领导审批后交物资部门。物资需用量计划种类和要求见下表（年、季度物资需用量计划由经营部门提供，月度计划由施工部门会同经营部门提供：编写部门计划种类报物资部门时间要求年计划年前30天季计划季前15天主要物资月计划月前10天须详细填写经营、施工物资名称、规等用料部门调整计划根据实际情况适当提前格、数量及材质要求或技专用材料、专用工具计划使用前30天术标准和使辅助材料月计划月前5天用日期机械部门燃油配件月计划月前5天进口计划3个月前(二）物资部门根据用料部门提供的物资需用量计划编制物资供应计划、采购计划和用款计划，经领导批准后进行采购。 第二条 物资采购管理公司实施双模采购的模式。即：大宗物资实行集中采购管理，不具备集中采购条件的其他物资实行限价、监督式的分散采购管理。(1） 物资采购模式 1、集中采购采购标的估算价值超过10万元的物资，必须报公司审批，进行集中采购。集中采购的方式有：招标采购、框架协议采购等。 公司推行框架协议采购模式。纳入公司框架协议采购范围的物资，应参照公司框架协议相关规定执行。2、分散限价采购对采购标的估算价值低于10万元的物资，项目应先进行询价比价，将询价结果与采购方案填写分散限体采购审批表报公司审批，待公司审批通过后方可采购，必要时公司将组织或参与采购。分散限价采购审批表见附件3。（二）采购流程1、采购前物资采购人员应对市场情况作出详尽的调査、询价，并对每个供应商在产品质量、信誉、业绩、资金及供货情况进行评价，以确定供应商投标资格。至少应收集三家以上符合条件的供货单位的资料；2、将市场调査情况上报领导审批（项目应上报公司材设科，待材设科审批后方可招标。材设科将视情况决定是否派有关人员到项目组织招标；3、制定招标文件，发送邀请函，进行招标；4、由招标评标小组进行开标，开标时招标投标小组必须保证至少有三人在场。采购标的估算值超过100万元时，投标人代表（最多两人)必须到场；采购标的估算值在100万元以下时，投标人可直接将标书按要求密封寄至招标公告说明的地址，无需到场。材料人员应做好开标记录并拍照存档；5、由招标评标小组评标，确定中标单位。招标投标小组到场人员需对开标结果记录进行签字确认，开标结果扫描件报公司；6、向中标人发送书面中标通知； 7、由招标评标小组会同材料部门与中标单位进行合同谈判，签订供货合同； 8、招标采购应采用最低价中标模式，在供应商各方面条件均满足我方招标文件要求情况下，以第一标价供应商为中标方。第二标价供应商为备选供应商，在第一供应商供货过程中出现问题时，第二标价供应商具有供货优先选择权，但尽可能以第一标的价格供应。(三）物资采购应严格按批准的计划办理。对计划中规定的规格、质量、数量不得擅自变更。如需变更，必须取得用料部门的同意并经相关领导签字确认后方可实施。(四）采购应根据工程进度要求，分轻重缓急，按期分批购入，加速资金周转，防止积压。采购进行情况应及时与用料部门进行沟通。（五）项目应加强采购验收管理，严格执行收料有关规定，确保采购物资质量、数量以及相关资料符合采购合同的要求。当验收发现问题时，应及时联系供应商解决并视情况逐级上报。（六）在物资验收完成并完善相应手续后，应依据合同办理结算手续，物资结算应符合公司有关规定，支付时应符合财务审批程序。（七）项目应按公司要求开展采购统计工作，对供应商进行评价并定期上报分散限价采购物资信息统计表。第三条 物资采购合同管理（一）材设科负责项目物资采购合同的监督、检査和指导工作，项目部负责合同起草、签订、履行工作，以确保采购物资的单价合理，保证合同条款的规范性和有效性。（二）物资采购、租赁合同或协议的谈判，我方应有两名以上人员参加。采购合同应由项目经理签字并加盖合同专用章才有效，否则视为无效合同。若需由其他人员签订合同的，应有项目经理的书面委托书。（三）合同的主要条款要以严谨认真的态度，逐字逐句推敲、落实，详细填写。应包括物资名称、型号、单位、数量、金额、厂家、供货时间、交货地点等，同时应明确注明质量要求、计量方式（容重规定：)、结算方式以及出现质量问题的索赔方式等等。（四）应杜绝先进货后补合同的现象。（五）合同签订程序1.项目物资部门应按公司制定的采购合同范本起草合同,项目会签，并上传OA进行会审。评标报告、询价比价表（附件28、分散限价审批单等应作为附件一并上传。2.OA中主办部门意见应写明采购物品名称、单价、总价、使用部位、物品归属权及相应施工合同编号等，对有特殊情况的还应进行详细说明。3，合同审核批准后应在OA上进行合同归档并着手进行纸质版合同签订。纸质合同我方应执三份，经营部、财务部和材设部各存一份。4发票相关事项按财务管理要求执行。纸质版合同归档时应将会签单及附件打印出来与合同一起进行装订，招标采购的相关资料可另用盒封存。签订补充协议的，应将补充协议及相关资料一并附在主合同之后。合同样本见附件10、 11、 12。 第四章 物资收发存管理第一条 物资验收 （一）物资验收工作的基本要求是及时、准确、认真。为了保证物资的数量正确，规格、质量合乎要求，必须严格执行验收制度。（二）物资到场时收料人员必须根据有关进货凭证、合同、产品质量证明书或合格证，过磅单，认真地对名称、型号、规格、质量、数量进行检査验收，做到准确无误。（三）材料验收应及时准确，不能拖拉。品种、数量少，技术性能不复杂的物资，应在当天验收完毕。如遇特殊困难一时不能完成者，应分批验收，逐批登记，全部运到后办理收料手续。发现问题应及时向材料部长反映。（四）物资验收完毕后现场收料员应对送货凭证进行确认并签名。存在问题的应注明实收物资名称、数量、单位等，验收无误的应写明验收无误，不可只签名字。验收完的凭证应及时交至料帐员处进行账务登记，最迟不能超过两天。（五）需要进行理化性能检验的物资，还应在验收完毕当天开具实验委托单，委托实验室进行实验。（六）到场物资未得出验收结论前，不得办理发料。（七）到场物资技术质量证明书（包括材质证明书、产品合格证等，应妥善保存。技术质量证明不齐者，应及时向供方联系索取。（八）过磅验收的物资收料员应填写物料进场过磅记录，每月20日上交项目材设部。物料过磅记录应按照过磅时间顺序连贯填写，不区分物资种类。物料进场过磅记录样本见附件27。大型工程项目必须设立地中衡，做到以我方的过磅数作为结算付款数，要严防收料亏吨亏方。第二条 物资质量监督管理（一）工程用钢材、水泥、沥青等主要物资的采购，必须取得供方的质量证明书或试验报告。工程重要部位的用料如钢绞线、橡胶支座、锚具等，有关部门提出先做试验的， 应先取样做试验，试验合格后，凭试验报告采购，并索取质量证明。（二）地材必须先取样试验。经试验合格后，凭试验报告采购。对于批量进料的地材， 每批都应安排检验，连续进料的地材要定期抽检。（三）钢材、水泥、沥青、钢绞线、橡胶支座、锚具、地材等工程主要物资的质量证明书或试验报告原件应与工程竣工资料一起存档备査，作为对工程质量终身负责的证据。第十三条物资发放（四）发放物资应根据施工生产部门的物资需用量计划和规定的发料凭证进行发料， 不准以任何其他形式代替。（五）无计划或超计划领料须经领导批准，否则仓库有权拒绝发料。特殊情况经项目主管领导同意后可先发料，但必须在三日内补办发料手续。（六）材料发放应本着先进先发的原则，先旧后新、先零后整、交废领新，对于有期限的材料应在规定期限内发放，避免久存受损。（七）材料发放应与提货人点交清楚，发货凭证上应写明所发物资名称、规格、数量、单位等相关内容，并由双方共同签字确认。对于项目所供物资在协作单位之间进行转移的， 应先对移交单位办理退料手续，将物资退至项目，再对需要单位办理物资发放手续，发放物资。（八）材料发放后应按发货凭证内容及时上账并复査，以免发生差错，做到帐物相符。（九）协作单位进场施工时，应以授权委托书的形式确定本单位材料方面的负责人。项目与协作单位发生材料往来时，必须以该单位被授权人的签认为准。授权委托书模版见附件13。第三条 退料（一）材料人员应经常性对现场进行巡査，若发现项目供给的物资现场已不再使用， 应及时督促其退回项目，进行重新统筹安排。因各种原因导致退回的物资，应及时与供应商协商退料，以避免损失。（二）协作单位退场产生的退料，应及时与协作单位材料人员清点并进行移交。利用不上的经项目领导批准后，可由当地物资回收机构进行回收。回收时必须有材料、经营、现场三方人员在场，回收所得应直接交项目财务，材料人员不得经手。（三）对回收变卖物资项目材料人员应做好记录，记录包括时间、处理材料种类、单位、数量、金额、材料原归属协作单位等内容，并由项目领导与在场人员进行签字确认， 留档备査。 (四）所退物资移交完毕后，应及时办理红字领料单（调拨单）进行冲账。 第四条 物资仓库管理 (一）仓库管理要求1.库存物资必须有物有帐，帐物相符，永续盘点，日清月结，做到帐、卡、物、资金四对口。2，库存物资应进行科学管理，分门别类，按规格大小、顺序排列；五五摆放、四号定位；库容整洁、摆放整齐；标志明显便于清点；新旧分开，规格材质不混；同一名称、规格与质量相同的物资，在同一库房内不得存放两处，配件应按机型分类，成套件不得拆开存放，精密贵重物资放入柜内加锁，露天存放物资，应上盖下垫，堆码整齐。3，为了保证物资安全，危险品、易燃品、有毒品、爆炸品必须单独设库保存，不得与其他物资混存在一个库内。危险品、易燃品、有毒品、爆炸品存放必须按照国家安全、环保方面相关法律法规规定进行实施。(二）仓库安全和环境保护及职业健康管理 仓库建设要保证物资合理储备；设置布局合理安全；计量消防器具齐备；设库场要符合健康安全的要求。1.库房要选择地势较高、排水通畅且取水方便的地方，要保持走道畅通，消防设备齐全可靠。做好防火（盗：)、防冻（腐、爆)、防雨（潮：)、防热等工作。2，库房内严禁吸烟，不许携带引火物品及其他危险品入库，以免引起火灾。3，库内外排水设施应经常检査疏通。4，库内电线，须经常检査维修。除在库房内工作的时间外，应将电闸拉开断绝电源。5，遇狂风暴雨时应加强检査并采取措施，防止物资损失。6，油库及周围严禁烟火，严禁明火照明。进入油库不准携带引火物，不准穿露铁钉的鞋攀登油桶（罐、油库周围禁止堆放木料、树叶、干草、生石灰等易燃物。7.不准在油库周围修理汽车，电（气）焊割、烧火做饭、生炉取暖、燃放鞭炮。加油机械车辆排气管未带防火罩不准进入库内；加油时必须熄火。8，油库油罐和运油罐车都必须有良好的接地装置，露天存放油料，严防太阳暴晒。装卸作业轻拿轻放，严防野蛮装卸引起漏损或起火。9、 物资收发存相应单据应以OA系统导出的为模版进行使用。 第五章现场物资管理第一条 现场物资管理是保证施工生产和节约使用物资、降低成本用费用的重要环节。项目经理部物资部门根据用料部门编制的物资需用量计划，及时组织供应，严格组织发放。对无计划或超计划领用物资，未经批准仓库有权拒绝发料。第二条 工地材料管理工作由项目物资部门负责，项目材设人员应经常深入施工现场，了解物资供应和使用情况，协助施工生产人员做好以下工作： 1.检査和督促合理使用物资，力求节约，防止大材小用，优材劣用，长材短用。 2.协助做好领出而尚未使用的物资保管工作，防止损坏、丢失。 3.督促竣工项目剩余物资及时退库，避免偷盗事件发生，保证工完场清。 4.掌握现场物资库存情况，结合施工进度，为现场物资库存定额制定提供可靠依据。第六章周转材料管理第一条 周转材料为材料型工具，在施工中周转次数频繁，用量大，其价值不是一次摊入产品成本，而是根据周转使用次数逐渐摊入产品成本。其主要品种范围如下：（一）组合钢模板及其它钢模板；（二）齿碗扣型脚手架及其它钢管脚手架、门式支架和万能杆件；（三）钢轨（包括轻、重轨：)；（四）枕木；（五）钢板桩、大型工字钢、槽钢和8型钢等；（六）导管、非随机护筒、贝雷梁、导梁和门架；（七）凡占用流动资金的其它周转材料。第二条 周转材料要严格按规定的周转次数充分利用，在施工中不准随意以大改小、以长改短、改变其形状，不得乱拆、乱丢、乱摔和挪为他用。第三条 凡回收、存放待用的周转材料，需要维修保养的要先维修保养，然后摆放堆码整齐；露天存放时要下垫上盖，防潮、防锈、防腐，小件及配件应入库存放。第四条 公司材设科对周转材料进行统一统筹规划，项目需要购置或处理周转材料（包括项目间调拨转让），应先报公司进行审批，待审批通过后按批复意见执行。不得擅自进行购置或处理。第五条 周转材料摊销办法(一）周转材料的使用统计，应由各工点主管技术员按月提供每一分项工程使用的周转材名称、规格、数量、使用次数等资料，经工地物资管理人员签证后，计算当月摊销费用送财务部门计入工程施工材料费成本。(二）周转材料的周转次数及摊销期限名 称摊销期限钢模板不超过三年各类专用钢模板、组合钢模板本工程一次摊销完毕挂篮模板两桥次钢管碗扣）脚手架、门式支架、贝雷架、钢板桩、大型工字钢、槽钢、II型钢等不超过三年贝雷梁、钢导梁、万能杆件、平车、轱辘马、吊装门架三年摊完油罐、水罐、沥青罐四年导管、护筒、枕木、串筒、橡胶芯膜、抽拔棒（管）两年重轨、轻轨不超过三年注-特殊情况下可以加快摊销速度，但不得低于上述摊销标准。第七章物资盘点核算第一条 物资盘点核算作为项目物资控制的重要手段，不在于盈亏多少，而在于及时发现并解决问题，各项目应按规定严格执行。第二条 项目每月应进行一次物资盘点核算，每季度月末30日前将本季度盘点核算结果上报公司材设科，写明盈亏原因与采取措施。盘点表格见附件14、 15、 16。 第三条 盘点核算流程 (一）项目物资盘点由分管领导或项目总经牵头进行，项目材设部应积极配合，做好相关工作；(二）项目盘点时间节点应与经营部每月结算时间相一致，未完成盘点核算的协作单位，不应办理相关结算。(三）盘点时经营部、材设部、现场技术员与协作单位管理人员均应在场，四方共同对现场原材及半成品进行盘点，并签字确认；(四）现场盘点结束后，项目材设部应督促生产副经理与技术员在三天内提交出截止盘点当天的设计使用量；(五）项目材设部对数据进行汇总，与分管领导或总经分析盈亏原因，做出盘点核算报告并向项目领导汇报；(六）对亏损整改进行督促落实。第四条 物资部门应建立健全的内业资料有：物资进货台帐，见附件17；物资调拨台账，见附件18；物资结算台帐，见附件19；周转材料手工帐，见附件20；混凝土方量确认单、拌合站砼浇筑台帐、混凝土方量汇总表、拌合站开盘记录， 见附件21、 22、 23、 24，合同台帐，见附件25；第五条 账务处理要及时，料帐员在收到原始凭证后两天内应登帐完毕。第六条 物资原始凭证（送货单、签认单等）应保管齐全，签字完整，每月装订归档。第六条 项目应与供应商和协作单位明确每月对账时间，根据原始凭证进行对账。对账完毕的单据也应打包每月装订归档。台帐用颜色对已对账目和未对账目进行区分。第七条 协作单位每月对账时间应与经营部结算时间相一致，对帐无误后在公司OA系统下物资管理模块中操作生成收发料、调拨、出库等单据，进行汇总签认。第八条 与供应商对账无误后应让其及时开具发票办理结算手续。结算审批通过后应及时交财务部门入账。已进场暂无发票的物资应做预收料处理。第九条 物资统计(一）物资统计的基本要求，应达到统计及检査资料的汇集整理和分析的及时、准确、全面。通过定期报表，使领导和上级了解供应的实际情况，为加强物资管理提供依据。(二）物资统计报表，应统一由物资部门填报，各有关部门应密切配合。其他部门需要的物资统计资料应向物资部门索取。(三）建立健全原始记录和统计台帐，各种统计资料要分类整理归档，妥善保管。(四）做好调査研宄，物资统计人员要经常深入现场、仓库，调査了解物资使用情况、修旧利废和库存储备情况，做好资料收集整理，分析物资节约、超耗、库存升降等原因， 并提供准确的数据和质量好的分析报告。(五）项目材设部应根据有关规定和要求，及时、准确、全面地编制各种报表，以加强信息的反馈工作。需上报公司的报表有：1.物资耗用分配表，月报表，由OA导出；1.物资收、发、存统计报表，月报表，由OA八导出；3周转材料统计报表，月报表，由OA导出；4中国交建物资采购统计表，月报表，由OA上报；5，健康诊断表，季