标准作业程序(SOP)管理办法

标准作业程序（SOP） 管理办法1. 目的 确保本公司所有运行之文件系统化、标准化、有效化。对文件之制定、分发、作废流程进行规范规范，使其能有效保存、便于查察，防止使用失效或作废文件。2. 适用范围 该办法适用于本公司与管理标准、技术标准、工作标准有关文件的控制。3. 工作职责 3.1 管理部负责标准作业程序（SOP）相关制度的制定和运行考核管理。3.2 质管部负责标准作业程序（SOP）文件现场执行的督导、结果提报工作。3.3 各职责部门1. 各部门主管职责：是本部门标准作业程序（SOP）文件的最高指导者和督导者，对运行结果负责。具体：1) 全程督导文件的起草、会审、收发、试用、修订、保管工作。2) 全程督导文件内容的宣达、测试的组织及相关资料的存档工作。3) 全程督导文件内容的执行落实工作。2. SOP小组成员职责：1) 具体执行标准作业程序（SOP）文件的起草、会审、收发、试用、修订、保管工作。2) 具体执行标准作业程序（SOP）文件内容的宣达、测试的组织及相关资料的存档工作。3) 标准作业程序（SOP）文件执行过程的指导和督导。3. 作业员职责：1) 积极配合文件的起草、会审、分发、试用、修订、保管工作。2) 积极参与文件内容的学习、测试，并顺利通过。3) 积极确保文件内容的执行。4. 程序要点 4.1 文件格式1. 封面：（XX-MB01-4.2）要点包含：公司名称、文件名称、制订日期、文件编号、制定部门、版本、制订、审核、核准。2. 内页具备：修改记录表（XX-MB01-4.3）、修改对照表（XX-MB01-4.4）、正文。3. 同类文件格式须一致。4文件及资料之编码原则： 1) 类别代码：管理类：M，技术类：J，工作类：Q2) 部门代码：管理部：GL，业务部：SW，财务部：CW，总务部：ZW，采购组：CG生产技术部：SJ，售服部：SF，质管部：ZG，风电事业部：FD钢结构部：HG，机工部：JG，电气部：DQ，液压部：YY表面处理部：BM，安装队：AZ工装组：GZ，后勤组：HQ3) 版本号：A. 标准作业程序（SOP）文件的每一页，都应具有版本号标记。B. 版本号以英语字母大写表示，试用版为O。受控初版为A，再版为B；C；D；C. 某一页中单项或单页整体更换修订时，文件整体版本不变。D. 当单页整体更换时，该页之版本可单独更订为A.1；A.2；E. 当所有页次同时更订或单页修订达四次以上者，整体版本更订为B版，依此类推。5. 文件管理表单之编码原则：编码时间+顺序号。例如：111014-1表示2011.10.14申领的第一个表单编号。注：文件管理所有表单编号均由管理部专人统一编制，文件制定权责部门需及时到管理部申领。4.2 文件及资料之新增：1. 文件起草人填写标准作业程序（SOP）文件制定会审记录单（XX-MB01-3.1）提出会审申请，交权责部门主管核准，确立会审参加人员和会审时间，对文件进行会审，做好会审记录。2. 按规定下发文件，并填写标准作业程序（SOP）收发记录表（XX-MB01-3.2）。3. 文件接收部门妥善保管和使用文件，并填写标准作业程序（SOP）使用保管登记表（XX-MB01-4.1）。4. 将会审通过的文件进行宣达，并填写标准作业程序（SOP）宣达记录表（XX-MB01-3.6），做好相关记录。5. 宣达过后组织测试，并填写标准作业程序（SOP）测试记录表（XX-MB01-3.7），做好相关记录。6. 初次确立的技术类操作文件需进行不少于3次的试用，做好记录，并填写标准作业程序（SOP）试用记录表（XX-MB01-3.3）。7. 新增之文件：在试用期内，需加盖试用章；试用期过后，加盖受控章。否则视为无效文件。4.3 文件修订:1. 如文件与实际作业不相符时，须由相关部门按照标准作业程序（SOP）修改申请及会审单（XX-MB01-3.4）要求提出修订申请后，交权责部门主管核准，确立修改会审参加人员和会审时间，对修改部分进行会审，做好会审记录。2. 按规定修改文件，并填写标准作业程序（SOP）修改执行单（XX-MB01-3.5）。3. 文件的修订状况须记录在标准作业程序（SOP）文件履历表（XX-MB01-3.8）上。4. 文件的修订状况须记录在标准作业程序（SOP）修改记录表（XX-MB01-4.3）上。并在相应页码位置上加盖修改章。5. 文件经修改后，应由修改部门将每次修改的情况列入标准作业程序（SOP） 修改对照表（XX-MB01-4.4），加盖修改章，附在文件中，以确保使用者明确修改之内容，得以按照最新版本。6. 如有必要，需将会审通过的修改部分进行宣达，并填写 标准作业程序（SOP）宣达记录表 （XX-MB01-3.6），做好相关记录。7. 对修改部分宣达过后组织测试，并填写 标准作业程序（SOP）测试记录表 （XX-MB01-3.7），做好相关记录。4.4 文件废止：1. 文件废止之申请、会审作业程序：由提议单位填写文件废止申请单（XX-MB01-3.9），提出废止申请后，交文件制定部门会审，若同意则交由管理部备案，按程序回收各单位文件。2. 确立新版本后，旧版本随新版本的发行，自行即时废止，需按照规定，回收、保管、销毁。3. 废止后暂时保存的文件，要按照规定，在同一位置加盖废止章，废止章由管理部专人保管与加盖。4.5 文件分发、回收、销毁：1. 经文件制定权责部门会审通过之文件，颁布执行之前，需到管理部登记备案，申领文件管理表格之编号。并由管理部登记记录于标准作业程序（SOP）文件制定/修改进度表（XX-MB01-2.3）中管理。2. 文件制定权责部门依据实际需求，影印适当份数，加盖发行章后（试用章或受控章）发行，无发行章一律视为无效文件。3. 每份文件有唯一的分发号，文件制定权责部门按规定分发，登记记录于标准作业程序（SOP）收发记录表（XX-MB01-3.2）上，作为后续查询的依据，并请收文单位在此签名。4. 修订及废止时，应由文件制定部门依收发之记录，发行新版时回收旧版文件，回收时应注意数量及内容之完整性，并记录于标准作业程序（SOP）收发记录表（XX-MB01-3.2）上。5. 各部门回收之废止文件，由权责部门整理完善，分：权责部门文件和使用部门文件，交与管理部，由管理部统一处理。6. 文件销毁：使用部门之文件，废止后，即由管理部销毁。4.6 文件保管：1. 现行文件原稿一律由文件制定权责部门保管，指定专人保管，分发号统一为：001，建立保管档案制度和责任机制。2. 现行文件的参考文件来源部门, 分发号统一为：002，指定专人保管，建立保管档案制度和责任机制。一旦参考文件发生变动,必须及时书面告知文件制定部门,作出修改。3. 分发之文件由各使用部门、班小组自行保管，指定专人保管，建立保管档案制度和责任机制。4. 所有标准作业程序（SOP）文件保存档案盒（夹）封面须有“SOP”字样。5. 文件制定权责部门保存的所有标准作业程序（SOP）文件档案需按顺序具有下列内容：1) 文件履历表目录（XX-MB01-3.8-1）。2) 文件履历表（XX-MB01-3.8）。3) 现行标准作业程序（SOP）文件，内有：文件修改记录表（XX-MB01-4.3）和文件修改对照表（XX-MB01-4.4）。4) 文件制定会审记录单（XX-MB01-3.1）。5) 文件收发记录表（XX-MB01-3.2）。6) 文件试用记录单（XX-MB01-3.3）（对试用文件而言）。7) 文件修改申请及会审单（XX-MB01-3.4）。8) 文件修改执行单（XX-MB01-3.5）。9) 文件宣达记录表（XX-MB01-3.6）。10) 文件测试记录表（XX-MB01-3.7）。注：当文件相应版本作废后，与作废版本相关资料应及时回收，整理装订，交管理部保存、备案或销毁。6. 文件使用部门或班组保存的所有标准作业程序（SOP）文件档案需按顺序具有下列内容：1) 文件使用保管登记表（XX-MB01-4.1）。2) 现行标准作业程序（SOP）文件，内有：文件修改记录表（XX-MB01-4.3）和文件修改对照表（XX-MB01-4.4）。注：发文部门对文件的修改和作废仅对登记在册的编号文件进行，使用部门或班组需自行建立妥善的保管使用办法，避免复印，避免过期文件的错误使用。7. 管理部对标准作业程序（SOP）文件的保管：1) 对现行文件，管理部保存下列内容：A. 现行文件履历表目录（XX-MB01-2.2-1）。B. 现行文件履历表（XX-MB01-2.2）。C. 文件制定和修改进度表（XX-MB01-2.3）。D. 由文件制定权责部门提供的电子档案。2) 对废止文件，管理部保管下列内容：A. 废止文件履历表目录（XX-MB01-2.1-1）。B. 废止文件履历表（XX-MB01-2.1）。C. 废止文件原制定部门保管内容，并加盖废止章。D. 由文件制定权责部门提供的电子档案。注：文件使用部门保管之内容，在文件废止后，由文件制定权责部