请款与报销试行办法

济强管理文档 财务管理制度请款与报销试行办法第一节 实施目的第1条. 为了加强公司内部管理，规范公司财务请款与报销行为，合理的控制公司的开支，特制订本制度。第二节 适用对象第2条. 本制度适用于公司全体员工。第三节 用语定义第3条. 报销：当申请人因公司业务需求自己垫支现金后，填写相应的费用报销单，经审核、审批后报销现金。第4条. 请款：当申请人因公司业务需求，跟对方签订相应的合同后需支付相应的款项时，填写相应的付款申请单，经审核后由出纳完成付款业务。第5条. 暂支：当申请人因公司业务需求，需提前借支现金时，则填写暂支单支取相应的款项，待报销时冲销相应的暂支单。第四节 角色职责1. 总经办第6条. 负责对相关单据的审批。2. 部门主管第7条. 负责对该部门的相关单据进行审核。3. 出纳第8条. 负责对相关单据的执行。4. 报销人/请款人/暂支人第9条. 负责填写报销、请款或暂支的相关单据。第五节 实施细则第10条. 报销人必须提供真实有效的发票。请于报销前进入/wsbs/WSBSptFpCx_login.jsp，输入发票代码、号码和开票单位税务登记号查询，如显示“查询成功”，则该发票有效，其它一概不予受理相关请款报销事宜。第11条. 部门主管审核必须是部门主管本人签字，不允许代签。第12条. 费用报销单与付款申请单必须按照上传到文档库的最新模版来填写电子档，签字则必须手写。第13条. 金额在2000元以下由总经理助理审批，金额在2000元以上（含2000元）由总经理审批。总经理助理由总经理审批，总经理由财务主管审批。第14条. 金额大小写必须填写规范（大写：壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、零、佰、仟、万）。第六节 业务指导1. 费用报销单第15条. 发票金额必须等于或大于费用报销单填写的金额。第16条. 发票必须工整地粘贴在费用报销单分割线以下的左上角，且正面朝上。第17条. 如是差旅费报销，则另外须手工填写外埠出差费用报销单。第18条. 提交费用报销单至财务主管处仅限于每周四（遇节假日顺延），截至时间为下午3:00。第19条. 出纳仅限于每周五下午1：00以后给予报销。第20条. 报销款必须由报销人本人领取并签字确认，不允许代签。2. 付款申请单第21条. 请款金额在2000元以上必须走公司银行付款，2000元以下则可以现金或者银行付款。第22条. 必须有相应发票，不允许用其他发票抵扣。第23条. 发票交给出纳，并由出纳签收确认。第24条. 如有合同的，付款申请单上填写的合同号和总金额须与实际合同一致。第25条. 合同上的对方盖章必须清晰能辨认，数量、单价、金额等基本信息必须正确无误。第26条. 必须三者一致，即收款人公司名称，合同上公司名称，发票上公司名称必须一致。第27条. 因生产采购原材料申请付款时，须提供相对应的审批过的采购计划。第28条. 为确保发票的及时收取，如同一家收款公司上次已付合同上全额款项的发票未收到时，将不予支付下笔款项。第29条. 提交付款申请单至财务主管处仅限于每周二（遇节假日顺延），截至时间为下午3:00。第30条. 总经办将审批完毕的付款申请单交给出纳处仅限于每周二（遇节假日顺延），截止时间为下午4:00。第31条. 付款申请单的付款日为每周三，由出纳操作。第32条. 付款申请单必须由付款申请人本人签字确认，不允许代签。第33条. 遇特殊情况需紧急付款需总经理签字确认后付款。3. 暂支单和出差及费用暂支申请单第34条. 暂支金额超过5000元以上时，需提前3个工作日告知财务主管。第35条. 暂支人必须本人领取现金并签字确认，不允许代签。第七节 相关文件及附件第36条. 费用报销流程附件一第37条. 付款申请流程附件二第38条. 出差费用报销流程附件三第39条. 暂支现金流程附件四第八节 其他第40条. 本制度的解释、修改、废止权归财务部。第41条. 本制度于二零一一年四月十一日起开始实施。发布部门：财务部审批人：日期：2011年4月11日附件一：费用报销流程序号流程名称作业规范1填写费用报销单（1） 打开Excel表，第一个工作表为费用报销单。（2） “日期”是指填写的当天日期，打开表单时会自动默认当天日期，不需填写。（3） “经办人”是指办理此事务的人员，即费用是谁出的。此栏手动填写。（4） “请款人”即此费用实际归属人员（例如：张三需要报销油费，李四经办，那么经办人是李四，请款人是张三），此栏在下拉框里选择。（5） “部门”是指请款人的部门，即费用的归属部门。此栏不需要填写。（当请款人选择好之后会自动跳出部门）。（6） “一级分类”根据费用的归属在下拉框里选择。（7） “二级分类”根据费用的归属在下拉框里选择。（8） “明细分类”根据费用的归属在下拉框里选择。（9） “活动/项目/计划名称”根据实际费用归属填写,此栏为手动填写,如果没有名称,，必须填写”无”.不能空栏.。（10） “对应编号”“客户/合作伙伴/供应商”合同编号”此三栏填写方法与”活动/项目/计划名称”填写方法一样。.（11） “付款方式”是表格自带,不需要填写.。（12） “费用用途”与”金额”填写此费用发生的实际用途和金额，即时间、地点、人物和事件。市内出租车费需注明出发地和目的地，如：购电子元器件 公司到赛格电子市场招待费需注明被同行人和被招待人公司及姓名，如：招待联合信息用餐（张三、李四）（13） “发票内容”填写发票上的内容.(例如：买办公用品A4纸花费200元，但对方没给开发票，用出租车票3张来抵，那么“用途”填写“购买办公用品A4纸”，“发票内容”填写“交通费”，“金额”填写“200”，“单据张数”填写“3”)。（14） “报销金额”必须与”发票内容”对应.且合计里的”金额”与”报销金额”必须一致。.（15） 将填写完毕的电子档费用报销单打印出来。（16） 粘贴发票，必须将发票正面朝上整齐的贴在费用报销单分割线以下的左上角，且正面朝上。如一张发票含多项费用时且发票上未明确注明的，需付上费用清单并粘贴在发票背面。（17） 注：凡表格中带底色的都是必须填写的，没有的就填无，且红色底色是可以下拉框选择的，绿色底色是需要手动填写的。2部门主管审核报销人将打印后粘贴完毕的费用报销单交由与费用报销单上部门一致的部门主管签字。3财务主管审核报销人将部门主管签字后的费用报销单于每周四交给财务主管审核确认后签字，如有不符合流程中要求的将次日后退给报销人本人。4总经办审批财务主管将审核签字后的费用报销单提交给总经办审批并签字，然后总经办交给出纳。5报销每周五下午为出纳报销时间，如之前有借款，必须先冲销借款，多退少补，报销人收到报销款后，现场签字确认。附件二：付款申请流程序号流程名称作业规范1填写付款申请单（1） 打开Excel表，第二个工作表为付款申请单。（2） “日期”是指填写的当天日期，打开表单时会默认当天日期。（3） “经办人”是指办理此事务的人员，即费用是谁出的。（4） “请款人”即此费用实际归属人员（例如：张三需要用材料，李四来采购，那么经办人是李四，请款人是张三）。（5） “部门”是指请款人的部门，即费用的归属部门。（6） “一级分类”根据费用的归属在下拉框里选择。（7） “二级分类”根据费用的归属在下拉框里选择。（8） “明细分来”根据费用的归属在下拉框里选择。（9） “活动/项目/计划名称”根据实际费用归属填写,此栏为手动填写,如果没有名称,，必须填写”无”.不能空栏.（10） “对应编号”“客户/合作伙伴/供应商”合同编号”此三栏填写方法与”活动/项目/计划名称”填写方法一样.（11） “付款方式”在下拉框里选择，通过现金或者银行付款。（12） “名称”、“规格型号”、“单价”、“数量”根据采购合同上的内容填写，且保证发票也要跟此内容一致。“总金额”会根据单价数量自动计算出。（13） 本次付款中的“比例“根据实际请款比例填写，“金额”会自动计算出。（14） 将填写完毕的电子档付款申请单打印出来。（15） 注：凡表格中带底色的都是必须填写的，没有的就填无，且红色底色是可以下拉框选择的，绿色底色是需要手动填写的。2部门主管审核请款人将打印后粘贴完毕的付款申请单交由与付款申请单上部门一致的部门主管签字。3财务主管审核请款人将部门主管签字后的付款申请单仅限于每周二交给财务主管审核确认后签字，如有不符合流程中要求的将次日退给请款人。4总经办审批财务主管将审核签字后的付款申请单提交给总经办审批并签字，然后总经办交给出纳。5付款每周三上午由出纳到银行付款。6确认每周四出纳找请款人签字确认款项已经支付。附件三：出差费用报销流程序号流程名称作业规范1填写费用报销单（1） 打开Excel表，第一个工作表为费用报销单，例如崔业辉2011年4月6日到8日到杭州出差，“摘要”栏就填写“2011年4月6日到8日到杭州出差（详见外埠出差费用报销单）”，发票内容填写“差旅费”。其他填写流程跟费用报销单一样，然后打印出来。（2） 填写外埠出差费用报销单，按照下面样张填写后粘贴在费用报销单后面，且正面朝上。（3） 将发票粘贴在费用报销单后面，且正面朝上。2部门主管审核将打印后粘贴完毕的费用报销单及外埠出差费用报销单，交由与费用报销单上部门一致的部门主管签字。3财务主管审核报销人将部门主管签字后的费用报销单于每周四交给财务主管审核确认后签字，如有不符合流程中要求的将次日退给报销人。4总经办审批财务主管将审核签字后的费用报销单提交给总经办审批并签字，然后总经办交给出纳。5报销每周五下午由出纳报销，如之前有借款，必须先冲销借款，多退少补，报销人收到报销款后，现场签字确认。附件四：暂支现金流程序号流程名称作业规范1填写费用报销单（1） 到出纳处申领暂支单。（2） “日期”填写当天日期。（3） “收款人”填写自己姓名。（4） “暂支事由”填写实际暂支费用用途。（5） “暂支金额”必须规范填写大小写金额。（6） “预计归还日期