RACI图表计划(修改版)

RACI图表计划,一个简单易用的分工计划工具(“责任矩阵”),RACI,1,我们为什么需要RACI?,听一个故事.有四个人，名字分别叫:每个人某个人任何人没有人,RACI,2,我们为什么需要RACI?,有一项重要的工作要完成，“每个人”被要求去完成“每个人”确信“某个人”会去做.,RACI,3,我们为什么需要RACI?,“任何人”都能去做，但是“没有人”去做!“某个人”对此很生气，因为这是“每个人”的工作!,RACI,4,我们为什么需要RACI?,“每个人”认为“任何人”都能做，但是“没有人”意识到“每个人”都不会去做!,RACI,5,我们为什么需要RACI?,结果是：当“没有人”去做“任何人”都能去做的工作时，“每个人”都责备“某个人”.故事听起来似乎熟悉?,RACI,6,常见的抱怨/牢骚,“有太多人想去做同一个工作！”“我的老板总是否定我的决定！”“看来没有人能完成！”“我不知道到底要我做什么！”“总是我去揽所有的活！”,RACI,7,我们为什么需要RACI?,总结一下存在的问题:没有人去做！太多人想去做！对角色感到困惑！（我到底应发挥什么作用？我到底应该做什么？）最后，某个人做了所有的事情。,RACI,8,可以帮助我们做什么?,对“去做什么”达到一致。就“负责人”进行确定并达到一致。改进沟通。避免重复劳动。正确地、按时地完成工作。避免推脱责任及施压！,RACI,9,人员介绍,RACI代表了四“种”人R：责任人A：负责人C：被咨询人I：被通知人,10,RACI,使用RACI图表系统来确定、计划、控制、完成工作该系统简单易学、广泛使用,RACI,11,RACI是什么?,RACI是一个帮助我们对“由谁去做什么”进行计划的工具。,RACI,12,RACI是什么?,RACI计划的目的是回答以下问题：1.要去执行/完成什么行动、职能、任务?2.谁去完成?,RACI,13,什么是RACI?,RACI是一种图表格式的计划系统。具有高度参与性。由团队集体进行决定、认可。有助于明确工作内容（任务）、以及由谁去做。,RACI,14,R,A,C,I,责任图表(RACI),帮助我们决定谁在何时去做什么。,四种人，他们是.,Responsible,Accountable,Consulted,Informed,“做”者-即执行人，实际去做的人。,最终负责任的人:一个对最终结果承担风险的人（如果出错的话）。,在决定/行动以前，必须被咨询、征求意见的人。,采取决定/行动后，必须被告知的人。,责任人,负责人,被咨询人,被通知人,15,R(责任人)与A(负责人)的区别,责任人是指具体完成一项任务的人，负责人是一个更高层的责任人。负责人需要授权责任人承担完成一项任务，并给予指导；责任人要向负责人汇报。譬如，King是Queen的老板，Queen是Jack的老板。有一项目需要在Queen的团队完成，Queen交代Jack其中一项活动，那么Jack就是这个任务的直接责任人。为完成任务，Jack可能需要在原有的权力之外由Queen赋予额外的权力，故Queen还是对这个任务负有最终的责任（负责人），如果任务没完成，Jack挨Queen的批评，Queen受King的批评。,16,什么是RACI计划?,本图表计划工具是基于这么一个认识开发出来的：理解偏差（不统一）及信息不流通是导致组织决策过程中的矛盾及冲突的主要原因。,RACI,17,RACI如何做到这些?,RACI,esponsible,ccountable,onsulted,nformed,RACI,责任人,负责人,被咨询人,被通知人,18,RACI如何做到这些?,R,esponsible,指实际去做/完成工作的个人。“责任人”的责任程度由“负责人”进行确定责任可以进行分担。,RACI,责任人,19,RACI如何做到这些?,A,ccountable,负有最终责任的人如果工作没有完成，他们的“脖子放在刀口上”！他们有否决权。对单个活动或决定，只能指定一个“负责人”。他们可以对“责任人”进行委派（或决定“责任人”去做什么。,RACI,负责人,20,RACI如何做到这些?,C,onsulted,在最终形成决定或采取行动以前需要咨询、征求意见/建议的人。这是一个”双向“沟通：咨询反馈。被咨询人不一定直接参与到任务当中，但一旦任务完成，会受到影响的人。他们的意见/建议的“输入”可能是必需的。,RACI,被咨询人,21,RACI如何做到这些?,I,nformed,当形成决定或采取行动后应通知到的人。这是一个单向的沟通：告知！被通知人的意见/建议“输入”不是必要的，但他们需要知道结果或进展！,RACI,被通知人,22,RACI图表,张先生,王先生,李先生,任务1,任务2,任务3,任务4,任务5,职能角色：谁做什么.,活动/行动:一项任务、行动或决定，是整个项目流程的多个步骤中的一个步骤。,项目流程：使用RACI图表进行计划的一个项目的任务流程。,RACI,23,RACI图表,行动：讨论任务,项目流程示例:幼儿园大班A“运动日”,职能角色:对相关人员名单达到一致.,24,RACI图表,行动：讨论任务,项目流程示例:幼儿园大班A“运动日”,职能角色:对相关人员名单达到一致.,andwhodoeswhat.,25,RACI图表,职能角色:对相关人员名单达到一致.,项目流程示例:幼儿园大班A“运动日”,最后，决定谁做什么.,行动：讨论任务,RACI,A,R,I,26,另一个示例：,27,制订RACI图表指南,记住：RACI图表可以用于任何需要对角色或职责进行分配的工作或活动。,RACI,28,制订RACI图表指南,第一步：确定要用RACI进行计划的流程或工作是什么。要清楚你要对什么进行图表化。,RACI,29,制订RACI图表指南,第二步：确定流程或工作本身必定包含的任务或行动。每项任务或行动需要简单明了，针对某种角色或需要，而不是针对具体某个人。,RACI,30,制订RACI图表指南,第三步：对每一项任务或行动，确定一个“负责人”，并指定“责任人”、“被咨询人”、以及“被通知人”。在可行的情况下，把“负责人”及“责任人”指定到低职位上的人身上。,RACI,31,制订RACI图表指南,第四步：要讨论并保证所有的角色理解各项任务对他（她）的要求，并且他（她）们有能力完成指派的任务。,RACI,32,制订RACI图表指南,第五步：跟踪进度/完成情况。你会发现，跟踪进度比较容易，而且你知道跟谁去了解信息。,RACI,33,要点提示：,对每项任务,一定要指定责任人。责任与权力总是相辅相成的，要能匹配。“被咨询人”与“被通知人”的数量应尽可能少。,34,职能/功能角色,竖向分析,竖向分析,35,职能/功能角色,竖向分析,36,横向分析,横向分析,37,横向分析（1）,38,横向分析（2）,39,好处!,改善团队协作、沟通。避免重复劳动。因为每个人都清楚他（她）应该做什么，所以，生产力得到提升。