采办管理规定

内蒙古锦城建设集团公司文件锦城综字（2011）第000号物资采购、分包商办法一、适用范围本规定适用于公司所有物资采购过程及工程分包商工作及其它商务谈判。二、管理办法原则1、 物资采购、分包商办法的原则1.1 公司物资采购、分包商工作应遵守国家、集团公司有关法规、制度，遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则，提高公司商业信誉。1.2 各级管理人员、物资采购人员在物资采购工作中应始终维护公司利益、规范物资采购行为、促进公司可持续发展。1.3 物资采购、分包商选定工作以保证生产经营和工程项目的实际需要为目标。1.4物资采购、分包商选定任务，必须执行价比多家、货比多家的原则，在综合考虑价格、质量、交付时间、售后服务、技术先进性和风险等因素后，择优确定供应商及分包商。1.5 物资采购、分包商选定工作由商务部或商务部指定人员负责，不允许其他人员执行物资采购任务及分包商选定任务。1.6 物资采购、分包过程中和执行合同过程中遇法律问题时，应征求公司管理部门意见，及时处理，杜绝瞒报。 若合同执行过程中遇有重大违约行为或双方在重大问题上发生争执的应向主管领导、公司法律顾问及时汇报，并提出解决问题的建议方案。1.7物资采购、分包商选定过程中任一环节的有关人员对了解到的物资采购方案（分包商选定方案）、供应商名单（分包商）、投标或报价的商务、技术情报、我方底价、我方拟议的决策内容及物资采购涉及所有文件资料严格保密，不得对内部无关人员和任何外部人员泄密，防止任何外来人员接触到这些文件。1.8合同签订前与任何推荐供应商或询价/招标对象的接触交流及发标/询价、收标报价、澄清谈判等活动应由商务部和商务部指定人员进行，任何其它未获批准的部门不得擅自与供应商接触，合同签订后工程管理中心就本部门职责范围内的事务对其进行管理。1.9 所有商务谈判工作必须由至少三人以上进行。2、 物资采购、分包商选定计划管理2.1 所有物资采购、分包项目，必须有物资采购及预算计划。2.2 商务部按生产经营计划和实际进度编制月度/季度物资采购、分包项目的支付资金计划。2.3各需用单位提出申购单，按各单位管理审批权限经批准后，作为物资采购依据，进入正式物资物资采购程序。应急物资物资采购或发生特殊情况，有关手续经主管领导批准够可以后补。申购单至少应注明：a）申购日期、申购单编号；b）所属项目或用途；c）名称及技术要求，包括：规格、尺寸、性能参数、材质成份、尺寸、牌号标号、部件号及主机名称型号、商标或牌子等正确订货所必须说明的内容；d）数量和计量单位；e）要求到货日期；f）填表人、审核人、批准人及日期；2.4 商务部或各项目指定物资物资物资采购人员收到申购单后，应检查其各审核、批准事项是否正确有效。三、物资采购、工程发包方式：根据国家法律、法规并结合公司实际情况，工程发包分为以下四种方式：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源。各项工作任务根据实际情况采用以上四种形式中一种进行。物资采购或者发包工作，根据采购金额和项目规模大小，物资采购超 30万元以上或5000以上的建筑工程一般采用公开招标的方式。低于此标准可用其他三种方式。（一）公开招标：1、各项目的物资采购及工程分包无特殊情况的原则上尽量采取公开招标的方式（符合要求的投标单位至少三家）。2、商务部应对市场价格进行充分了解，估算合理价格，负责编制公开招标文件；经营部提供工程分包招标文件的标底或拦标价。3、招标文件由技术标、商务标组成，商务标由商务部拟定，技术标由工程管理中心提供，如是工程发包由经营部提标底或拦标价。4、投标严格执行设定的投标期限，一般为自招标文件发出，二十个工作日内完成招标工作。（二）竞争性谈判：邀请三家或三家以上的供应商及分包单位，对物资采购及工程分包事宜报价、谈判。采用竞争性谈判的方式发包，既可以合理降低物资、工程造价，缩短发包时间，又可以避免直接发包的过程中个承包单位缺乏竞争力时的成本增加。1、除公开招标项目外，符合下述情形之一，可以采用竞争性谈判方式；1.1 招标后只有两家供应商满足要求；1.2 技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求；2、成立谈判小组，确定谈判小组人员；谈判小组人员至少不得少于三人，因项目需要定谈判小组人员。3、制定谈判文件：谈判文件中应明确谈判程序、谈判内容、拟定合同文件中主要条款、项目发包具体事宜等。谈判文件中应包含：谈判邀请函；参与承包单位的资质及公司资信证明文件；参与承包单位的报价；项目合同主要合同条款等；4、谈判小组对提交投标报价的单位进行审核，综合审核完毕留下不少于三家的具备项目要求的单位进行谈判，进入谈判流程。5、谈判小组根据项目要求与参与承包单位进行面对面谈判，并要求对方再指定时间内做出最终报价，经谈判小组讨论后现场公开中标单位。 (三)直接发包：非招标方式直接确定供应商或承包商时采用该种发包方式；商务部、各分公司物资部组织项目的询价、比价工作；商务部编制询价文件；1、询价和比价要求1.1 除应急物资物资采购任务、小额现货交易及项目金额较少的分部分项工程项目，所有询价及供应商（承包商）比价和选择工作必须是书面的。供应商（承包商）的传真比价也可视为书面比价。1.2 对超过10万元(含)人民币的物资物资采购应采用密封比价，对10万元以下的可视具体情况而定。1.3 对要求密封报价的项目，开启前应由商务谈判小组人员组织，进行验收，并做好验收记录。验收合格的报价书才能进行比价，否则按无效报价处理。1.4 除非经特别批准，过期报价的视为弃权参与。2、询价文件商务部门将商务条件和经营部（工程管理提中心）供的技术要求编成询价文件，即邀请报价书（附件1）。邀请报价书一般包括以下内容：2.1报价截止日期和送达方式；2.2邀请报价书发出日期；2.3供应商名称、地址、联系人姓名、电话号码、传真号；2.4数量和计量单位；2.5名称和技术规格，包括：1）规格、尺寸、性能参数、材质成份；2）牌号、标号、部件号；3）商标或牌子等正确订货所必须说明的内容。4）交货条件和交货地点；5）付款条件（公司通常使用的付款条件）；6）交付日期；7）价格（出厂价、离岸价、到目的地价格等）；8）对供应商的证书及其它要求；9）负责人的签名。（工程承包内容按工程具体要求制作书面文件要求）3、报价文件3.1 收到的报价书应是未启封的（密封报价时）。3.2 密封报价书封皮应注明：a）报价单位、联系人姓名、地址和联系电话；b）邀请报价书编号；c）“保密”字样。3.3 报价书应与邀请报价书内容相对应。4.4 比价要求公司直管项目的比价由商务谈判小组组织进行，必要时可邀请有关人员或者主管领导参加。技术和比价相关情况应记录在书面上，每次的参加人员均应签名。（四）单一来源物资采购、分包商规定1、单一物资物资采购、分包商应严格予以控制，只有符合下列情况之一，并经公司领导或采办单位领导批准才能采用该采办方式。1.1招标后，只有一家供应商投标、没有供应商投标或者没有合格标的；或者因各种条件所限只有一家具备条件的供应商（承包商）； 1.2供应商（承包商）拥有专有权，且无其他合适替代标的；1.3原物资物资采购任务的后续维修、零部件供应、更改或扩充，必须向原供应商物资物资采购（原承包商施工）的；1.4因项目要求认为只有从特定供应商处购买，才能达到工程需要的；1.5公司内部单位之间的供应、承包和其他服务采办；2、 单一物资物资采购、分包商规定2.1应急采办物资或者分包商工程是属对工程施工建设有直接影响，目前工程急需、已造成停工或者即将停工的，而又没有其他的解决途径的物资或者施工队伍。2.2对有上述情况的工作任务，商务部、经营部、工程管理中心应配合商定、确定定物资物资采购或承包工作，及时解决，确保工程正常施工。2.3各单位应尽量控制上述事情的发生，未发生上述情形的不得以此方式进行。2.4次办法实施前，必须经