access经典教程-报表制作.ppt

1,第7章,报表制作,Access数据库技术应用,2,第7章报表制作,7.1报表的基础知识7.2创建与维护报表7.3报表设计7.4报表的打印输出7.5本章小结,3,7.1表单的基础知识,7.1.1报表的类型7.1.2报表的结构7.1.3报表的视图方式,4,7.1.1报表的类型,Access系统提供了比较丰富、多样的报表样式。主要有4种类型：纵栏式报表、表格式报表、图表报表和标签报表纵栏式报表也称为窗体报表，其格式是在报表的一页上以垂直的方式显示。,5,7.1.1报表的类型(续),2.表格式报表其格式类似于数据表的格式，其以行、列的形式输出数据，因此可以在报表的一页上输出多条记录内容,6,7.1.1报表的类型(续),3.图表报表是指报表中的数据以图表格式显示，类似“Excel”中的图表，图表可直观地展示数据之间的关系,7,7.1.1报表的类型(续),4.标签报表一特殊的报表格式。其对数据的输出类似制作的各个标签，例如实际的应用中，可制作学生表的标签，用来邮寄学生的通知、信件等,8,7.1.2报表的结构,9,7.1.3报表的视图方式,在报表的设计与显示中经常要用到报表的视图方式，报表的视图方式主要有：设计视图、打印预览与版面预览。有以下几种选择视图方式的操作：（1）当查看一个已经生成的报表的视图方式，可在“报表”对象下，使用鼠标指向某个报表名，单击右键，可从快捷菜单中选择视图方式（2）在“报表”对象下，使用数据库的工具栏（3）使用常用工具栏（4）当编辑一个报表时，欲改变“视图”方式，可使用Access“视图”菜单的下拉菜单，从中选择,10,7.1.3报表的视图方式(续),2.报表的设计视图在该视图方式下，可完成报表的设计与编辑。3.报表的打印预览在正式打印报表前，总要先预览报表，在报表设计过程中，还要反复通过“打印预览”视图方式，在“打印预览”中，可以看到报表的打印外观。3.报表的版面预览在“版面预览”中，可以预览报表的版式。在该视图中，报表只显示几个记录作为示例。,11,第7章报表制作,7.1报表的基础知识7.2创建与维护报表7.3报表设计7.4报表的打印输出7.5本章小结,12,7.2创建与维护报表,7.2.1使用“自动创建报表”创建报表7.2.2使用“报表向导”创建报表7.2.3在设计视图中自行创建报表7.2.4几种创建报表方法的比较,13,7.2.1使用“自动创建报表”创建报表,1使用“自动创建报表”创建“纵栏式”报表,14,7.2.1使用“自动创建报表”创建报表,2.使用“自动创建报表”创建表格式报表,15,7.2.2使用“报表向导”创建报表,1使用“报表向导”创建报表2使用“图表向导”创建报表3.使用“标签向导”创建报表,16,7.2.3在设计视图中自行创建报表,使用“向导”与“自动创建报表”的方式创建报表，操作简单，容易掌握，但是报表格式不能随心所欲，因此还要学习使用“设计视图”创建报表,17,7.2.4几种创建报表方法的比较,18,第7章报表制作,7.1报表的基础知识7.2创建与维护报表7.3报表设计7.4报表的打印输出7.5本章小结,19,7.3报表设计,7.3.1报表工具箱的使用7.3.2为报表添加标题、字段名、字段内容7.3.3排序和分组7.3.4美化报表,20,7.3.1报表工具箱的使用,21,7.3.1报表工具箱的使用(续),22,7.3.2为报表添加标题、字段名、字段内容,1添加标题一个报表总要有标题，标题一般放在“报表页眉”处。对于标题，可以添加，还可以修饰，使其美观、漂亮,23,7.3.3排序和分组,24,7.3.4美化报表,1.设置报表格式2.设置标题格式3.添加背景图案4.添加日期时间5.添加“页码”和“分页符”6.添加计算公式,25,7.3.4美化报表,日期时间函数,页码函数,分页符计算公式,26,第7章报表制作,7.1报表的基础知识7.2创建与维护报表7.3报表设计7.4报表的打印输出7.5本章小结,27,7.4报表的打印输出,报表设计完成后，就可以打印输出了。一般，在打印报表之前，反复使用“打印预览”与“设计视图”修改报表格式与内容，最后再打印该报表,前后翻页当前页号左右版面移动,28,本章小结,本章介绍了关于报表的有关知识。报表是数据库应用系统中非常重要的设计。初始使用Access的用户在使用报表设计时，可先学会“自动创建报表”和使用“报表向导”设计报表，但也要会在设计视图中，做适当调整。熟悉系统后，可使用“自行设计报表”来设计理想的报表，但是，要设计出随心所欲的、设计合理、漂亮的报表，就要熟练掌握报表工具箱中的各个工具项的使用方法。还要熟知报表的结构。,29,本章小