第五章--旅行社管理信息系统分析与设计

旅行社管理信息系统分析与设计l 旅行社管理信息系统必须围绕旅行社的经营特点进行设计，以一切为旅游消费者提供完美服务为目标，以提高旅行社的经营管理效率和市场竞争能力。 一、旅行社管理信息系统的定义和特点 l 旅行社管理信息系统的职能是对旅行社生产服务过程的管理实现信息化，从而提高旅行社的生产率和管理效率，同时提高旅行社的市场竞争能力，满足现代人的个性化服务要求。设计旅行社管理系统的目的是提高旅行社管理效率。增加效益。 l 旅行社管理信息系统的功能有：接待管理，外联管理，陪同管理，信息管理，成本核算和财务管理等内容 。二、旅行社管理信息系统的功能需求 l 分析该系统的功能需求。必须由旅行社管理人员参与，在一定的系统环境条件下进行。系统的信息服务主要是以旅行接待和内部管理为目的，不考虑旅行社管理信息系统与外部网连接。 旅行社管理信息系统必须能满足以下功能需求： l （1）组团职能 l （2）接团职能l （3）导游职能 l （4）散客职能 l （5）交通职能 l （6）计调职能 l （7）财务职能 l （8）综合业务职能 l 同时还必须具备对数据资源信息，客户资源，旅行社物资供应链进行管理与利用的功能。 l 旅行社管理信息系统还必须包含内部管理的功能需求，具体如下： l （1）办公室管理。 l （2）人事管理。 l （3）外联管理。 三、旅行社管理信息系统的结构 l 1、概念结构 l 2、功能结构 l 3、软件结构 l 4、硬件结构 第二节 旅行社管理信息系统的信息流程l 旅行社的经营管理过程是对旅游信息的处理过程。采用自顶向下结构化的系统分析方法，以旅行社对内、对外业务流程图为指导，结构化的将旅行社主要业务部的业务流程与数据流程分别理顺。 一、组团的信息流程 l 旅行社团中心的业务主要是组团报价与组团核算部分。组团报价的业务过程是：根据境外旅行社预报的中国境内旅游线路和旅游日期进行预算，将报价寄回境外旅行社；境外旅行社同意方案后，编制旅游计划，下发到旅游路线上的各个旅行社；将报价及团队人数报组团中心进行核算。 根据组团核算业务绘制的数据流程图外联组团P1汇总报价P2收入核算D1应收帐款财务部各地旅行社P3审核P4支出核算D2应付帐款P5查询打印使用部门二、接待的信息流程 l 旅行社接待部门的工作主要是接待是接待旅行消费者。其接待过程比饭店的接待要简单。由于接待部门主要业务是进行接团核算，核算过程比较复杂。 三、计调部的信息流程 l 计调部的主要业务是接收各组团社的计划书，指示各接待部门及旅行社的交通部门订机票和火车票，下达用车计划，负责订餐、订房等，这些计划一般是以各种报表的形式体现的。 四、综合业务部的信息流程 l 在旅行社经营管理中，与综合业务部有业务往来的部门比较多。而且该部门与本地的景点，饭店等联系也比较多/综合业务部通过统计及检查等方式，完成各旅行社的总体报表，并把这些报表提供给有关主管部门和领导。 l 五、财务部的信息流程 l 财务部是旅行社企业经营管理的核心部门。主要的业务是根据各业务部门送达的费用单和收入单做收入和支出现金或银行存款凭证；根据费用单或收入单制作收支凭证；分句业务内容做转帐凭证；根据平整证记帐，分别记日记帐和明细帐及总帐。月底根据总帐记各科目发生额制作内部表和外部表。旅行社财务部的主要业务是帐务处理与成本核算。l 第三节 旅行社管理信息系统的总体设计一、系统设计的标准 l 1、系统的效率 ： 主要是指系统数据的处理能力。 l 2、系统工作的质量：主要是纸旅行社滚里信息系统所提供的数量。精度以及信息的及时性。另外还指系统使用的方便程度和实用性。l 3、系统的可靠性：主要是指系统受外界干扰的抵御能力和恢复能力。 l 4、系统的可扩充性：只要是指性同的功能可以修改和扩充 。l 5、信息资源的利用率：主要是指系统能否最大限度地利用现有的信息资源，系统能否处理现有的全部信息，能否提供有效的信息管理层决策使用。 二、子系统划分 l 根据旅行社的组织结构和业务功能，在数据流程图分析的基础上。再结合功能或数据图的分析，结合现代旅行社管理的要求，可以得到旅行社管理信息系统的子系统划分，具体有16个子系统（或称模块）。 l 1、价格管理子系统 l 2、报价组团子系统 l 3、计划调度系统 l 4、组接团核算系统 l 5、地面接待子系统 l 6、票务管理子系统 l 7、帐务和成本核算子系统 l 8、采购管理子系统 l 9、固定资产管理子系统 l 10、人力资源管理子系统 l 11、综合统计子系统 l 12、散客部综合管理系统 l 13、中国公民境外游管理子系统 l 14、办公自动化子系统 l 15、总经理查询子系统 l 16、旅游产品管理子系统 三、计算机网络设计 l 网络设计同样是系统总体设计的主要内容，旅行社管理信息系统是建立在计算机网络的平台上。在网络设计中主要考虑的是网络的拓扑结构。操作系统平台的选择。速度要求，业务范围要求以及旅行社本身的财务状况。旅行社可以根据自己组织的特点，设计一个适合自己企业特点的网络系统。 第四节 旅行社管理信息系统功能设计l 旅行社管理信息系统功能设计的依据系统分析阶段所规划的系统数据处理流程图，通过对数据处理流程图的转换和优化，并根据由此得到的模块结构图，得到最后的系统功能结构图。模块结构图主要反映模块之间的控制层次关系。系统功能结构图仅反映系统应具有的主要功能，并不反映功能之间的关系，模块的功能是相对独立的，它是设计和构造系统的最基本单位。 一、价格管理子系统 l 价格是费用结算，向上结算单，成本核算的基础，报价组团是否合理也受价格是否即使，准确等因素的影响。 二、报价组团子系统 l 报价组团不是旅行社销售自己的产品，而是旅行社之间相互的一种销售服务，是根据服务内容和要求向对方做出基本的报价。报价组团管理是根据境外旅行社发出来的中国旅行计划，按旅行线路及对方要求计算出每人平均服务价格及全陪价格。并把服务价格打印打印出来报给对方。按对方确定的组团计划，编排在中国境内的旅行路线。并打印出具体的旅行计划书 。该子系统主要应具备的功能有以下几个方面： l （1）报价计划维护。完成原始计划的输入、修改、查询、取消、打印等工作 。l （2）模拟计算团队的各地成本以及总成本 。l （3）预算单团利润。 l （4）完成对外正式报价。 l （5）确认计划维护。 l （6）跟踪团队收入变更，调整团队成本，并保留每次的修改数据，随时可进行利润核算。 l （7）一旦发现利润不足，可重新调整团队成本，或对海外重新报价。 l （8）打印、发送团队接待计划书和价格协议书。 l （9）审核团队收入、成本。 l （10）单团利润核算及帐务汇总、打印。 三、计划调度子系统 l 本子系统的主要功能是为落实接团计划进行各种调度和协调。打印各种调度计划表，并根据计划表形成团队的订餐等表单，对用车进行调度，进行接团统计，为领导提供辅助决策。具体的功能如下： l （1）计划管理。 l （2）订票管理 l （3）订房管理 l （4）流量预报 l （5）订车管理 l （6）查询计划 l （7）初步统计 四、组接团核算子系统 l 1、组团核算子系统 l 组团核算负责对外联系所组团队的核算工作，包括报价输入，个旅行社结算单，收入支出凭证的生成和往来帐的管理等 。该子系统的具体功能为： l （1）计划报价管理。 l （2）各结算单管理。 l （3）汇总制作凭证。 l （4）往来帐管理。 l （5）各个统计：根据需要生成统计报表。 2、接团核算子系统 l 接团财务包括了接团核算的所有业务，其中有向上计算的生成、单团主要费用成本管理、汇总结算单，以及进行各种统计查询工作 。该子系统的具体功能为： l （1）计划管理。 l （2）费用管理。 l （3）制作向上结算单。 l （4）制作成本单。 l （5）汇总管理。 l （6）往来帐管理 。l （7）查询统计 。五、地面接待子系统 l 该系统是与计调部分相对独立的，由接待部使用的日常事务管理模块。功能为： l （1）分团管理。 l （2）计划维护 l （3）陪同管理 l （4）订票管理 l （5）行李管理 l （6）成本初审 l （7）订票查询 l （8）陪同查询 l （9）订票查询 l （10）订车查询 l （11）按团队统计 l （12）按部门统计 l （13）按陪同统计 l （14）按语种、国别统计 六、票务管理子系统 l 票务管理子系统是处理交通部票务室与接待部之间的团队订票问题以及进行费用核算的管理模块。本子系统具有下述功能： l （1）订票信息维护。 l （2）订票信息查询。 l （3）订票信息统计。 l （4）订票信息统计。 l （5）交通费用核算。 l （6）交通费用查询。 l （7）交通费用打印。 七、帐务和成本核算系统 l 帐务和成本子系统有帐务管理和成本核算两部分构成。 l 1、帐务管理 l 帐务核算子系统主要对凭证档案、明细帐、日记账、余额表及银行对帐单进行管理。凭证登陆后完成余额表、总帐、明细帐及日记账的输出，并打印出各种报表。可对银行对帐单进行对账。本子系统具有下述功能： l （1）凭证管理。包括凭证输入、平整修改、凭证工作。 第四节 旅行社管理信息系统功能设计l （2）科目管理。包括年初数的输入、修改的工作。 l （3）年初数管理。 l （4）记帐管理 l （5）日记帐输出、明细帐输出。 l （6）余额表。 l （7）银行对帐。 2、成本核算 l 财务部成本核算包括各种费用单句的管理、向下结算单的核算、往来帐的管理、各种成本的管理饿和各种间接费用在成本项目中的分摊，以及到“单团核算”。此系统有以下的功能： l （1）单据输入。对各种实际发生的费用收入及成本进行输入管理。 第四节 旅行社管理信息系统功能设计l （2）单团核算。根据每个团队的实际收入及成本，生产单团的盈亏表及毛利润率。 l （3）向下结算。根据实际的费用数据，产生对各旅游企业单位的应付款清单及汇总单。 l （4）记帐管理。将各种费用单据分部门汇总并制作成本凭证，记往来帐。 l （5）费用分摊。将各种非直接费用在各个成本单位进行分摊，并制作凭证。 l （6）查询打印。查询成本情况及往来帐情况。 八、采购管理子系统 l 旅行社销售的旅游产品是由旅游者旅游过程中所需的各种吃、住、行、娱、购、游等绿有服务所组成，旅游服务采购是旅行社实现旅游产品销售的必要保障，它与旅游产品的性质和形态有着直接的联系。一个运转正常的旅行社，应该有相对固定的旅游服务供应商，旅行社与绿有服务供应商签定旅游服务供销合同，并使这些绿有服务在旅游时得以实现，从而完成对旅游产品的消费。 l （1）旅游服务产品的管理 l （2）旅游用品的查询 l （3）旅游用品的查询 l （4）采购报表的管理 l （5）采购计划管理 九、固定资产管理子系统 l 该系统对旅行社有的固定资产台帐进行登记管理，按月自动计提折旧并根据使用部门制作凭证，进行各种分析各类查询统计，对固定资产的减少进行核算并制作相应凭证。 十、人力资源管理子系统 l 人力资源管理子系统可分工管理和人事两部分，主要围绕人力资源开发和挖掘开展管理工作。具体该子系统的功能结构图5-15所示。 57P十一、办公自动化系统 l 所谓办公自动化就是利用先进的计算机网络技术和信息技术，处理和控制日常的办公事务，是办公室事务和文件管理电子化，以提高事务的处理效率。十二、综合统计子系统 l 综合统计子系统可根据各接待部门送达的统计月报和财务部门的财务报表进行汇总统计，输出各种对内部及外部的综合统计报表，并对各种业务的资料进行累计统计。 十三、散客部综合管理子系统l 该子系统完成两个主要主要的功能：对散客部顶日游的管理和对零星委托业务的管理。 l 1、定日旅游管理 l 定日旅游管理的功能主要应包括以下几项： l （1）定日游报价。为各旅游项目、路线的定日游进行报价。 l （2）饭店预定管理。对各饭店预定的大车定日游的旅游项目内容、时间以及其他特殊要求进行管理，并可随时进行维护。 l （3）大车调度管理。对服务于各饭店团队的大车使用辆数、上车地点、上车时间等进行管理。 l （4）定日游付费类型管理。对参加大车定日游的付费形式进行管理。 2、零星委托业务管理 l 零星委托业务管理子系统的主要功能应包括以下几项： l （1）计调、接待。 l （2）票务管理。 l （3）核算制单 。l 散客部综合管理子系统除了以上两个主要功能外，还应有以下功能：l 1、统计报表功能。对接待人数、收入、费用等进行统计；l 2、查询打印功能。对顶日游 的业务进行各种查询和打印；l 3、现金管理功能。对定日游业务发生的各种现金收支进行核算，并建立先进流水帐，l 4、可随时对大车定日游情况、收入指出情况、用车情况、陪同情况等信息进行查心浏览。 十四、中国公民境外游管理子系统 l 中国公民境外游管理子系统主要完成国内公民旅游的相关事物处理、财务往来处理以及日常事物管理，只要处理国内公民的涉外旅游，即境外游的相关数据。本子系统应具有下述功能：l （1）计划管理。团队生成、修改、查询及打印。 l （2）报价管理。报价输入、修改、查询几打印。 l （3）往来财管理。对海外部的往来财务进行管理 l （4）应受款管理。国内旅行社、可户的受款管理。 l （5）应付款管理。国外旅行社的付款管理。 l （6）财单管理。所有财单的汇总、打印。 l （7）汇总打印。所有收入、成本，以及利润等壁报个的打印 。十五、旅游产品管理子系统 l 旅游产品管理包裹旅游产品的设计和组合、旅游查品的营销和销售等环节。l 旅行社是旅游