项目7 应用软件Word 2003操作技术.ppt

项目3.7批量制作家长通知书,模块3应用软件Word2003操作技术,教学目标,教学内容,操作步骤,知识技能点,退出,训练任务,考核与评价,教学目标,了解邮件合并中的相关概念掌握邮件合并的一般方法与步骤。学会应用邮件合并生成批量文档，解决实际应用中的问题。如全校学生毕业证的打印、各类奖状、期末学生成绩单等。,教学内容,完成如下家长通知书的制作：,操作步骤,步骤1：启动Word2003，新建“家长通知书”文档（主文档），输入相关内容，如下所示：保存在桌面，以备使用。步骤2：预先将数据源如Word表格（Excel或Access）准备好，将“第一学期期末成绩表.doc”放置在桌面，以备使用。,步骤3：打开在桌面的“家长通知书”文档。（1）选择【工具】菜单中的【信函与邮件】命令，在弹出的子菜单中选择【邮件合并】。（2）弹出【邮件合并】任务窗格。在其中选择要制作的文档类型为【信函】。,步骤4：单击【下一步：正在启动文档】选项，【合并邮件】在其中选择【使用当前文档】。步骤5：单击【下一步：选择收件人】选项，在任务窗格中选择【使用现有列表】单选框，窗格上出现【浏览】选项，单击【浏览】选项。,单击【我的数据源】对话框，定位至桌面数据源的存放位置，选中“物流0931第一学期期末成绩表.doc”并打开。,弹出【邮件合并收件人】对话框，这和前面两个任务的情形是类似的，在这里可以指定参与邮件合并的记录，选择【全选】，【确定】，返回Word编辑窗口。,步骤6：单击【下一步：撰写信函】选项，进入到信函撰写步骤。这个步骤是邮件合并的核心，将完成把数据源中的相当字段插入到主文档中的相当位置。先选中主文档中的“尊敬的同学家长”，接着单击任务窗格中的【其它项目】链接，打开【插入合并域】对话框，【数据库域】单选框被默认选中，【插入合并域】下方的列表中出现了数据源表格中的字段。选中“姓名”，单击【插入】按钮后，数据源中该字段就合并到了主文档中。用同样的方法把其余字段插入到主文档表格中对应的位置，可以看到从数据源中插入的字段都被用“”符号扩起来，以便和文档中的普通内容相区别。,单击【下一步】：预览信函链接，进入【邮件合并向导】。,确认正确无误之后，单击下一步【完成合并】，进入【邮件合并向导】的最后一步【完成合并】。单击【合并】中【打印】，批量打印合并得到的30份信函。,知识技能点,1什么是“邮件合并”邮件合并并不是一定要发邮件，它的意思是先建立两个文档：一个包括所有文件共有内容的主文档和一个包括变化信息的数据源。然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息。合成后的文件可以保存为Word文档，可以打印出来，当然也可以以邮件形式发出去。显然，“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，一样可以批量制作标签、工资条、成绩单等。,2什么时候使用“邮件合并”具备以下两个条件时，可以通过“邮件合并”完成的任务。一是制作的数量比较大；二是文档内容分为固定不变的内容和变化的内容，比如学生的各学科课程名称等，这些都是固定不变的内容；而各个学生的成绩等就属于变化的内容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。,3邮件合并六大步骤：（1）选取文档类型（2）选取开始文档（创建主文档）（3