运输、配送回单管理指引

畅顺物流有限公司企业管理标准-受控文件- -注意保密-运输、配送回单管理指引畅顺物流有限公司 发布畅顺物流有限公司企业管理标准-受控文件- -注意保密-一、 回单管理的目的为了规范运输、配送回单的管理，缩短运输、配送回单的收集、整理、结算过程，加快运输配送收入结算速度。二、运输、配送回单的填写与签收、客服人员应定期将该客户运输、配送回单填写要求所有运作人员通报，并将该要求整理书面材料交财务部存档、备案。、由于运输、配送回单是收货方是否已经收到货物的有效证明，也是货物保管权移交的最后证明，因此，所有运输、配送回单必须有收货单位收货经办人签收数量、货物状态、以及收货经办人姓名，收货单位加盖公章表示认可货物已经收到，特殊情况没有加盖收货单位公章的运输、配送回单必须经客服人员通过与客户方确认并记录在案方可。三、运输、配送回单的收集处理3.1、中山直发（转仓）：中山驻厂人员应向司机说明回单签收要求，司机卸货正确签收后，返回公司时交运输主管签收，运输主管审查回单签收完整性、合理性（有无少货，货损，签收人是否正确，盖单是否与收货人一致，签收时间等）3.2仓库直发（转仓）：仓库主管应向提货司机说明回单签收要求，司机卸货正确签收后，返回公司时交运输主管签收，运输主管审查回单签收完整性、合理性（有无少货，货损，签收人是否正确，盖单是否与收货人一致，签收时间等）3.3转发承运商：仓库主管应将统计员做好日先应签收回单交于 2畅顺物流有限公司 发布畅顺物流有限公司企业管理标准-受控文件- -注意保密-运输主管审查合格后，交相关客服人员签收。3.3客服检查单据签收完整性，对有异常单据处理：3.3.1少货处理：根据日先客户的确认价值，从承运商运费中扣除。3.3.2货损处理：根据日先客户的确认价值（对货损一部分但不能修复的按全价赔偿），从承运商运费中扣除。3.3.3签收不完整处理：3.3.3.1未盖公章处理：由于运输交承运商快寄给收货客户重新盖章；（紧急情况由日先项目客服人员直接与收货方沟通寄快件往返处理，快递费用从承运商运费中扣除）；3.3.3.2盖公章与收货方名称不一致处理：立即与收货确认是否收到货物，避免送错客户，（如有错误立即向发运主管及负责项目经理汇报，并立即与承运商到达地负责人联系，立即赶往与送错客户沟通该货送货，要求客户不要动用该批货物，并重新转运给正确客户），确实收货后，参照:3.3.3.1处理;3.3.3.3不需要盖公章未签身份证处理：与收货客户联系，告诉他忘记了签身份证号，请他报下个人身份证号并填写在回单上，对于收货客户不愿意报身份证号，参照3.3.3.1处理；3.4、运输、配送承运商风险防控原则：3.4.1.承运商优选已签合同承运商;3.4.2对未签合同承运商以长期合作关系，且运作质量稳定与畅顺物流管理人员熟悉3畅顺物流有限公司 发布畅顺物流有限公司企业管理标准-受控文件- -注意保密-的承运商；3.4.3对于无上述二项的承运商，运作要求为回单付。对于货量较小，三、四城市（县）可以采用预付部分，回单后付清；3.4.4对于无上述三项确实无承运商的，可以采用现付方式，但客服应对此部分承运商加强跟踪次数和力度；3.4.5承运商风险防控的目的：控制准时到货率；由于运输属高风险行业，在出现货损少货时，可以采用扣减运费方式进行赔偿。3.5承运商回单运费结付原则：3.5.1承运商回单及承运商托运单（该托运单要有畅顺物流发货人员签名确认）到客服进行回单和运费核对，核对无误后，由客服人员开具付运费支付证明单（要求有畅顺和承运商的托运单号）交承运商，承运商到财务处进行系统核对及原始单据核对后，再支付运费。3.5.2对于承运商不来番禺结算，要求去广州结算的：由发运人员采用暂时财务借款，但要注意在承运商拿回单时注意审核回单完整性，回单拿回来后交客服人员审核并开具运费支付证明单，由发运人员到财务冲销原借款。四、运输、配送回单的整理与系统处理A、客服在收到回单后应立即在系统中进行回单确认，如果客服不在系统确认回单， 那在回单逾期查询中看到的回单情况是不真实的；畅顺物流有限公司 发布畅顺物流有限公司企业管理标准-受控文件- -注意保密-B、客服每天收到回单后必须整理所有运输配送回单，并将所有回单分类扫描备案（目的在于交接遗失过程中有扫描件证明已收货），回单分客户打印回单移交表，要求：每个客户不论回单数量多少，都要求单独打印回单移交表；C、客服要及时把收集的运输、配送回单和回单移交表一并委托运输人员，并要驻厂人员上交日先客服并签名将回单移交表带回交客服人员，客服人员也应及时催回移交表进行备案五、运输、配送回单责任的移交、客服人员每天必须整理所有回来的运输配送回单，审核客户回单是否符合客户结算要求。、财务结算人员根据回单移交表在系统中进行回单移交确认。（只有回单移交确认，系统视同回单已经移交结算人员）、客服人员必须跟进结算人员是否收到回单移交表，同时必须跟进结算人员是否进行回单移交确认；（实际是责任移交是否完成）。六、运输、配送回单的收入处理、财务结算人员将 “运输配送收入结算明细表”交客户进行收入确认七、重点注意事项：1、 回单要及时处理系统。A、 到回单要点确认回单到达，运输回单客服人员要及时跟进，督促承运商尽快带回单来结款。畅顺物流有限公司 发布畅顺物流有限公司企业管理标准-受控文件- -注意保密-B、 承运商结算以后，回单客服人员要及时在系统中处理，做回单移交，回单移交到客户所在地。然后督促驻厂人员及时回单交接，否则会造成回单移交逾期。2、 回单逾期情况查询每天上班就要关注一下回单逾期情况，对没有回来的回单进行跟踪。 3、 对承运商宣贯回单的重要性每发一个承运商后，在交货后要对承运商宣贯回单的重要性。叫他们及时来结算，以加快我们对回单的收集工作。4、 每个月10号向财务及营运管理层上报截止到上个月未日所有未回回单情