2017人事信息管理办法

美的集团企业标准QM-GC02.031-2014 新编人事信息管理办法修 订 页编制/修订原因说明：根据632人事信息管理流程对体系文件进行完善，为规范人事信息管理，特编制本管理办法。原章节号现章节号修订（内容）说明修订人/时间无新编为规范人事信息管理，强化美的人力资源管理系统管理规范，提高系统运行效率及运营水平，提高系统信息准确性、及时性和权威性，规范事业部员工关系管理工作，提高员工关系管理专业水平，特编制本管理办法。孙宇宙2014.08管理职能审核意见/日期：刘巨峰部门审核意见/日期： 无职能部门会审意见/日期： 刘勋功、李扬、肖文超、姜华方、梁鹏飞、李力、陈康、朱端明、曾建荣、廖文坚、张安、罗华刚、罗非非审批人： 方洪波注：1 1、流程清单内所有文件审批发布必须按照清单规定的审批流程组织审批，并在此处写明审批流程。2 编制(人力资源部)审核(部门负责人)会签(各单位营运与人力资源部总监)格式审核(集团营运管理部)审批(董事长)归档(集团营运管理部)2、 流程清单外的文件审批流程由美的集团营运管理部确定。QM-GC02.031-2014 人事信息管理办法1目的和范围为规范人事信息管理，强化美的人力资源管理系统管理规范，提高系统运行效率及运营水平，提高系统信息准确性、及时性和权威性，规范事业部员工关系管理工作，提高员工关系管理专业水平，特编制本管理办法。 2规范性引用文件HR-07-04-01 档案户口管理HR-07-04-02 人事信息管理HR-07-04-03 人事报表和分析HR-07-04-04 合同管理正文3定义无4角色与活动参见附件。5流程图示与流程说明12345参见附件。6业务规则12344.14.21234566.1 档案户口办理（仅限顺德地区事业部适用）1234566.16.1.1 人事档案调入6.1.1.1 基本条件：在美的连续工作满一年，具有国家干部身份，本科学历以上；或专科学历具有助理级职称的员工。6.1.1.2 办理地点：顺德区人才交流中心（广东省佛山市顺德区大良鉴海北路362号区人力资源就业服务管理中心，邮编，电话:、），本人持身份证原件前往或委托人代办，代办人需持办理人身份证原件办理和代办人身份证原件。6.1.1.3 办理流程：见附件一户口档案办理指引6.1.2 人事档案调出6.1.2.1 基本条件：拟调人员首先具有调出后的接收单位或人事局开出的调动函。6.1.2.2 办理地点：顺德区人才交流中心（广东省佛山市顺德区大良鉴海北路362号区人力资源就业服务管理中心，邮编，电话：），本人持身份证原件前往或请人代办，代办人需持办理人身份证原件办理。6.1.2.3 办理程序：见附件一户口档案办理指引6.2 户口办理1234566.16.26.2.1 户口办理6.2.1.1 集体户口：仅适用于在北滘镇无固定住房（未购房）、需迁入集体户口的应届大中专毕业生和专业技术人员等本部及本部外派员工6.2.1.2 个人户口：已有固定住房的员工户口可申请迁入个人户；6.2.1.3 地址：北滘公安局户籍管理科（北滘公园法院旁边）；联系电话： 0757-；6.2.1.4 办理户口必须本人持身份有效证件前往，原则上不得代办。6.2.2 户口调入1、校园招聘的应届毕业生：需与公司签订三方协议，则公司直接办理。毕业生转正后公司经人才交流中心审批后，本单位人力资源部门统一办理档案及户口的接收。2、专业人员：美的连续工作满一年，具有国家干部身份，本科学历以上；或专科学历具有助理级职称的员工，在顺德无固定住房（未购房），已将人事档案关系调入公司的，可申请进入公司集体户口，由本单位人力资源部门统一管理。 3、户口调入办理程序，见附件一户口档案办理指引6.2.3 户口调出1、在职员工已购房，或因其他原因，需要将户口关系调出公司。2、离职人员需先将档案调出才可办理户口调出，凭人才交流中心开具的已收取档案回执办理户口调出。3、已与公司脱离劳动关系二年之内，必须办理档案及户口的迁出。4、户口调出办理程序，见附件一户口档案办理指引。6.2.4 集体户口卡管理6.2.4.1 集体户口卡由顺江居委会统一保管，个人有需要前往借出，每次户口卡借出期限为一个月（包括办理户口迁出人员），需携带本人身份证原件和押金200元。6.2.4.2 地止：美的新海岸社区，联系人：苏先生（顺江居委会对户口卡管理持有解释权）6.3 人事信息管理6.26.36.3.1 员工信息维护：MP类员工的异动（入职、转正、调动、离职）原则上通过MIP集团统一的人事工作流程进行操作，人事流程审批完成后，相关信息自动写入人力资源系统。O类人员的异动（入职、调动、离职）可在HR系统进行操作，原则上要求在异动发生的7个工作日内将信息维护到系统，但不能跨月操作，各单位在进行人员离职/调动操作时，要按照规范准确填写离职/调动原因，提高离职/调动分析准确性。6.3.2 MP类员工入职：使用集团统一的入职流程，原则上要在员工入职后3个工作日内完成MIP入职流程审批，人事信息通过工作流直接进入人力资源管理系统，人事信息录入者确保员工个人信息录入准确、人力资源相关流程审批者确保员工的工作信息（如职位、试用期、合同等信息）准确。6.3.3 MP类员工转正：使用集团统一的转正流程，对于未及时提交转正流程的，人事专员应提醒招聘专员或员工本人及时办理转正手续。6.3.4 MP类员工调动：使用集团统一的调动流程办理离职（由于调动流程需要调入、调出单位审批，流程较长，可分调出、调入两个流程办理），原则上要在3个工作日内完成MIP流程审批，人事调动信息通过工作流直接进入人力资源管理系统。 6.3.5 MP类员工离职：使用集团统一的离职流程办理离职，原则上要在3个工作日内完成MIP流程审批，离职信息通过工作流直接进入人力资源管理系统，人力资源相关流程审批者确保员工的离职信息（如离职时间、离职原因、是否加入黑名单等信息）准确。6.3.6 O类员工管理：各单位要正确维护员工类别，属于派遣工的，应在派遣工管理功能模块进行登记派遣工，根据实际情况对派遣工进行入职、离职操作。6.3.7 实习生管理：对于未取得正式毕业证书，来公司工作的人员，应在实习生管理功能模块进行实习生登记，根据实际情况对实习生进行入职、离职操作。6.3.8 系统自助：员工可通过系统自助模块了解个人信息（如学历信息、婚姻状况等），并对个人信息进行检查。员工本人有义务、也有权利知会并在提供相关证明资料的前提下要求人力资源部门更正或更新其个人信息，使之真实、准确、完整。员工申报更正或更新个人信息时，人事专员在确认员工提供的信息更正或更新的资料准确无误后须于当天完成信息更正或更新工作。6.3.9 员工信息确认流程：每年组织一次员工个人信息确认，通过MIP发送个人信息确认流程，员工可对个人信息进行确认和修改。6.3.10 系统数据修改规范6.3.10.1 修改范围：存在完整性、准确性问题的历史数据，业务人员操作失误导致的错误数据。6.3.10.2 修改方式：通过MIP数据修改流程进行申请，数据修改流程分为工作流及人工数据修改两种，工作流分为入司时间修改、离职误操作、删除员工信息、调入/调转误操作、增加员工试用期、调出误操作，工作流审批通过后，系统数据自动修改。手工数据修改的流程需要IT从后台进行人工修改。6.3.10.3 工作流修改流程：根据数据修改类型，选择相应的修改流程，申请人提交申请所在单位人力资源经理审核事业部人力资源审批集团人力资源审批集团IT审批。6.3.10.4 人工数据修改流程：申请人提交申请HR方案中心确认本单位人力资源经理审批事业部人力资源审批集团人力资源审批HR方案中心IT处理提出人确认。6.3.10.5 系统数据质量稽查与通报：集团人力资源部每季度对各单位系统数据质量及业务误操作量进行通报。系统数据质量抽查包含组织及人事、薪资福利及绩效数据，主要稽查数据是否及时、完整、准确、真实。业务误操作量通过业务数据修改流程进行统计。6.3.10.6 数据准确性责任追究：系统数据质量主要以事业部为单位排名通报。误操作量主要考核操作者，对于季度内误操作超过5次或年度累计超过10次的操作者，取消系统认证权限并加入认证黑名单。6.3.10.7 数据准确性激励政策：根据季度数据质量抽查结果，每年评定1-3个最佳数据质量单位，进行集团内通报表扬。根据系统数据操作量及误操作量，每年评定2-5名优秀e-HR系统操作者，优先纳入系统培训讲师体系，并给予1000-2000元的激励，由各单位在机动工资中予以兑现。6.3.11 其它违规行为：有下列行为之一的，视情节轻重予以通报及处罚： 1）未经允许，使用他人帐号或将帐号提供给他人，进入系统操作造成不良影响的；2）不按规范操作系统造成不良影响的；3）未及时录入或录入虚假人员信息的；4）未经许可，擅自在系统外发放员工薪酬的；5）泄漏系统人事信息、薪酬、绩效考评等数据的；6）其它违反系统管理和安全的行为。6.4 劳动合同6.4.1 劳动合同是确立劳动关系的法律文书，也是公司与员工之间形成劳动关系的基本形式，劳动合同管理涉及劳动合同种类、内容、订立、履行、变更、解除与终止等内容。6.4.2 员工与事业部签订劳动合同及其他劳动合同附件时，应使用美的集团制定的统一规范文本。6.4.3 在签订劳动合同时，如事业部下属单位对集团预先制定的规范文本的条款进行修改的，应经事业部人力资源部审核，报美的集团人力资源部备案。6.4.4 劳动合同类型及填写项目6.4.4.1 劳动合同种类：根据各单位用工对象，劳动合同文本共分为如下类别： 序号类型签订对象合同期限试用期1劳动合同MP类员工1.普通员工合同期三年；2.高层及业务骨干人员三年至五年；新员工试用期三个月；最长不超过六个月2劳动合同O类员工1.季节工以完成一定的工作任务为期限；2.O类员工合同期三年；1、新员工试用期一般为1-3个月；2、以完成一定工作任务为期限的合同不约定试用期3劳动合同特殊专业人才国际化人才其他战略人才1、首次签订合同期限一般为一年；再次签订转为劳动合同的期限试用期一般一个月；6.4.4.2 试用期：适用于新聘员工，普通管理人员原则上为三个月，有特殊情况的自行约定。以完成一定工作任务为期限的劳动合同或者劳动合同期限不满三个月的，不得约定试用期。6.4.4.3 无固定期限：连续在集团工作十年以上或2008年1月1日以后连续订立二次固定期限劳动合同的员工，提出或者同意续订、订立劳动合同时，各单位应当与员工订立无固定期限劳动合同，员工个人提出订立固定期限劳动合同的情况除外。6.4.4.4 工作内容：工作岗位的填写从（销售类/管理类/技术类/其他）中选择。“其他”是视实际情况而填写的，比如后勤人员（负责清洁、邮件收发等）因为不涉及其他三类岗位的，可以根据实际工作内容填写。6.4.4.5 工作地点：填写“省份”，若是员工工作地点改变或被派驻异地的，建议由员工签名确认变更劳动工作地点。6.4.4.6 工作时间和休息休假：工作时间由人力资源部门根据具体情况选择。6.4.4.7 劳动报酬：签订合同，试用期工资可不需填写，正常工作时间工资，O类按当年最低工资标准填写，MP类按工资拆分标准填写。6.4.4.8 补充协议：对薪资或其它有特别约定的员工，可在劳动合同的基础上约定补充协议。6.4.5 劳动合同的签订和变更 6.4.5.1 劳动合同的签订原则：遵循平等自愿、协商一致的原则，合同一经签订即具有法律约束力，双方必须履行劳动合同所约定的权利和义务。6.4.5.2 各单位必须在用工之日起一个月内完成新聘员工的合同签订手续，员工入职即应按要求提交入职信息及相关资料。因其个人原因不能按时提交的，各单位不应与其签订劳动合同。员工不提交入职资料或不愿签订劳动合同的，视为其本人不愿意与公司建立劳动关系，各单位应在用工之日起一个月内终止劳动关系并办理完离职交接手续。6.4.5.3 劳动合同签订后须由员工本人签收其中一份文本。6.4.5.4 合同变更是指因各种原因造成原劳动合同与实际情况和需要不相适应而进行的部分条款的变更。任何一方要求变更劳动合同的有关内容，都应以书面形式通知对方，被通知方应在15个日历日内做出书面答复。经双方协商一致后，可以变更劳动合同相关内容，并办理劳动合同变更手续。6.4.5.5 员工在美的集团内部跨经营单位调动，各单位应与员工办理工作交接手续，并出具解除劳动合同证明。6.4.5.6 事业部内部调动的员工，须考虑新单位与旧单位合同主体是否相同，不同主体的应重新签订劳动合同。6.4.6 劳动合同续签员工劳动合同期满前30天，由各单位人力资源通知员工本人及用人部门，了解双方续签合同意愿。如部门同意续签合同，由人力资源发出续签劳动合同通知，员工在收到续签劳动合同通知后应七个工作日内向公司作出书面答复，逾期不做答复的，视为员工不同意续签劳动合同，各单位人力资源即按终止劳动合同办理。6.4.7 劳动合同终止6.4.7.1 合同期满前30天，各单位根据工作需要与员工协商决定是否续签订劳动合同，任何一方不同意续签，原合同期满视为劳动合同终止。6.4.7.2 员工劳动合同期满终止，各单位不再与员工续订劳动合同，应支付经济补偿金。但公司维持或提高原劳动报酬和劳动条件，员工不愿意续签的不需要支付经济补偿金。6.4.7.3 以下情形终止劳动合同的，公司无须支付经济补偿：1) 劳动合同期满员工提出不愿意按原劳动合同条件续订的；2) 员工退休时劳动合同即终止；3) 员工依法领取养老金或退休金时劳动合同终止；4) 员工被宣告失踪、被宣告死亡劳动合同即终止；各单位人力资源于合同终止当日通知合同终止，员工办理终止劳动合同及离职手续6.4.8 劳动合同解除1、劳动合同解除。是指各单位与员工在合同履行期限内，因各种原因不再履行合同义务，需要解除劳动合同，具体按照国家相关法律标准执行。2、属各单位提前解除员工劳动合同的或员工辞职提出解除劳动合同的，员工办理离职手续时须签订离职协议书6.4.9 合同/协议的存档管理6.4.9.1 所有人员的合同、协议均签订和管理由各单位的人力资源部门归口管理。6.4.9.2 事业部第一负责人的合同、协议的签订主体为美的集团，由美的集团人力资源部保