会议管理暂行规定

会议管理办法（暂行） 会议管理办法（暂行）1 目的与原则（1） 为规范公司各项会议流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间、提高会议质量，特制定本规定。（2） 本着“能沟通，不开会”、“能小会，不大会”、“看时间、控成 本”的原则。2 适用范围公司全体员工3 会议等级划分（1） 一级会议包含：A. 总裁办公会。B.公司级外联会议。C.公司级专项会议。D.公司级例行经营分析会。E.核心员工（后备核心员工）会议。F.全体员工大会。（2） 二级会议包含：A. 总部各系统会议。B. 事业部总裁办公会。C. 总部系统/事业部级外联会议。D.跨事业部工作协调会。E.总部系统与事业部工作协调会。（3） 三级会议包含：A.总部系统/事业部级专项会议。B.总部部门与事业部工作协调会。四会议规模划分A.小型会议（5-15人）B.中型会议（16-30人）C.大型会议（30人以上）5 职责权限（一）运营管理部为公司会议的归口管理部门，主要负责：A.公司与事业部会议的管理、监督与控制。B.公司会议通知、会议资料、会议纪要等归档管理。C.负责会议相关数据的统计与公布。D.处理会议相关违规违纪事项。（2） 行政部为公司会议的协调与整合的归口部门，主要负责：A. 公司月度例行会议的统计、公布与安排。B. 公司临时会议的协调与整合。原则上将参会人员相似，时间相近的会议 进行合并。C.会议逾时提醒与记录。D.检查会后会议室设施、物品的归位情况与会议室卫生状况。E.负责一级大型会议和外联会议的会务实施工作。（3） 会议发起人为会议组织与实施的第一责任人，主要负责：A. 按照规定与要求执行会议发起程序。B. 控制会议时间，推动会议进程。C. 跟进会议决议。6 会议的组织（1） 会前 凡是会议，必有准备：不开没有准备的会议。会议前发起人必须要明确会议目的与主题，为会议准备的PPT第一页，必须显示会议主题。会议发起人提供明确、清楚的会议议程，使参会人员能够及时了解会议的目的、时间、内容并准备好相关的资料，安排好相关工作。A. 各总部部门与事业部于月底提交次月的例行会议安排至行政部，行政部 根据会议级别与会议规模安排公司的月度会议时间表并进行公示。会议 安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。因 故取消会议须提前至少一天通知行政部。B. 所有已审批的临时会议，按照会议规模：大型会议提前三日，中型会议 提前二日，小型会议提前一日，下发会议通知书。按照“谁主办，谁通 知”的原则。运营管理部有权取消通知不及时的会议。因突发事件而召 集的二级以上紧急会议，经运营管理部核实备案后，会议发起人可采用 口头的形式进行会议通知，行政部对会议室使用优先协调安排。C. 二级、三级小型会议的召开无须审批流程，但需要按照要求会前下发会 议通知书，会后下发会议纪要，并抄送运营管理部。D. 因工作需要，越会议级别邀请上级参会的（例如：事业部工作会需邀请 公司总裁参加），须提前三日提交会议邀请函，被邀请人员根据工 作安排给予回执。E. 会议发起人员做好会务准备工作。（2） 会中 凡是开会，必须守时：设定时间，准时开始、准时结束 凡是会议，必有纪律：会议发起人在会议前先宣布会议纪律，对于迟到 要处罚，对于会议不按流程进行要控制，对于发言带情绪要提醒，对于 开小会私下讨论的行为要制止。 凡是会议，必有结果：开会的目的就是解决问题，会议如果没有达成结果，将是对大家时间的浪费，所以，每个人都要积极的参与到会议议程中来，会议主持人设置时间提醒，会议中有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言。会议时间最好控制在2小时以内，太长的时间会超过人的疲劳限度。A. 会议发起人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会 前准备。B.一级大中型会议的第一个环节，集体颂读公司的企业文化。C.会议发起人一般应于会议开始时，将会议的议题、议程、需解决问题及 达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的强调。D.会议进行中，会议发起人应根据会议的实际情况，掌控会议进度，以确 保会议效率。E.属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。F.对于讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论，并对决议 事项加以归纳和复述，明确督办事项的责任人、督办时限及督办的具体 要求。G.头脑风暴式会议：G1会前会议发起人确定几个主要议题，并提前将议题、参考资料等交予参 会人员。G2参会人员以5-10人为宜，人数太少不利于激发思维，人数太多人均发言 时间过少，影响会议氛围。G3会议发起人在会议进程中启发引导，掌握进程。如：归纳发言的核心内 容，引导参会人员提出自己的设想，适当打断冗长的发言或者让参会人 员安静思考片刻。G4发言要针对目标，开门见山，无须客套，也不必做过多的铺垫与解释。G5会议发起人指派一名记录人员，对参会人员的核心设想进行记录，记录 人员也应随时提出自己的设想。G6会议时间安排在45-60分钟之间。若需要更长时间,就应把议题分解成几 个小问题分别进行专题讨论。G7头脑风暴式会议可无最终决议，但须提供会议纪要。（3） 会后 凡是开会，必有记录：会议结束前，会议的决议要形成记录，并当场宣读出来确认。会后，须整理完整的会议记录，会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限，如决议的完成需要多方资源，一定要在决议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成。凡是散会，必有事后追踪：建立会议事后追踪程序，会议每项决议都要有跟踪、稽核检查，如有意外可及时发现适时调整，确保各项会议决议都能完成。 凡是开会，必有训练：各部门应主动学习如何开会，如何主持，如何记录，如何追踪，如何对待分歧，如何会场汇报等等。这些必要的训练，会让会议变得高效。A. 会议结束后三日内，会议发起人或负责记录的人员须按照会议纪要的标 准整理完毕，下发参会人员并抄送运营管理部归档。B.会议结束后，会议发起人负责监督决议的落实情况，并将落实结果或阶 段落实结果向运营管理部反馈。C.运营管理部负责一级会议决议落实的监察与二级大中型会议决议落实的抽查。决议办理状态分为三类：C1 决议办结状态：C1.1决议已按照会议要求办理完毕。C1.2决议办理过程中，如期达成办理节点，处于正常推进状态。C2 决议调整办理状态：C2.1决议在办理过程中或最终办理时限截止前，经核准延长办理时限，处于延期办理状态。C2.2决议因客观原因，不具备办理条件，经核准，停止办理。C3未办结状态C3.1决议最终未达成交办人要求的质量。C3.2决议在办理过程中或最终办理时限截止前，未经核准，处于延期办理 状态。D.运营管理部对未办结状态的决议，追究会议发起人与决议办理人员的责 任，并进行公司范围内书面通报。七会议流程与审批流程（1） 三级大中型会议公司总裁高级副总裁事业部总裁运营管理部会议发起人行政部参会人员ABCDEG监察逾时处理存档编号审 核审批 结 束决议落实决议跟进发 文会议纪要会议召开会议准备会前资料会议通知逾时记录会场安排 反 馈执 行接 收资料签收（二）二级大中型会议公司总裁高级副总裁事业部总裁运营管理部会议发起人行政部参会人员ABCDEG监察接 收审批监察逾时处理存档编号审 核审核 决议落实结 束决议跟进发 文会议纪要会议召开会议准备会前资料会议通知逾时记录会场安排 资料学习反 馈执 行接 收签收（三）一级大中型会议须由公司总裁或公司总裁授权人员发起，由总裁秘书负责会议与会务的组织工作及会议纪要的整理。一级大型会议和外联会议由行政部负责会务实施工作。运营管理部负责会议相关记录的存档与会议决议落实情况的跟进。八会议的时间与成本管理与核算A.会议成本=会议工时成本+效益损失成本+会议直接成本。即：会议成本=参会人员平均小时工资薪资附加值系数会议小时数(参会人数+2)(1+1.5)+会议直接成本。B.会议逾时超过30分钟后，按照4倍时间成本进行核算。行政部做会议逾时提醒与记录，逾时记录以月度为单位提交至运营管理部。C.运营管理部以季度为单位对各总部部门及事业部的人均会议成本与人均会议时间，进行核算并进行公布。（一级会议不列入时间与成本的核算范围）九会议纪律（一）应参会人员因特殊原因无法参会，须向会议组织部门请假，说明原 因。（2） 参会人员应准时出席会议并及时签到。会议发起人为会议考勤的核 准人，考勤记录由运营管理部负责归档与统计。（3） 会议纪要属公司内部重要文件，具有一定范围的保密性，未经批准 不得外传与公示。（4） 与会人员应知无不言、集思广益，凡经会议决定的事项应在要求的 范围内传达、贯彻、落实。（5） 与会人员必须严格遵守会议纪律，不得随意走动并应将手机关闭或 调至振动状态。（6） 会议期间，与会人员要认真根据会议主题做好相关内容记录并做好 发言准备，严禁交头接耳等影响会议秩序的行为。十. 罚则（一）会议发起人未履行会议审批程序，擅自召开二级、三级大中型会议 对该会议发起人罚款500元1000元。（2） 应参会人员未按规定请假而缺席者，罚款200元，迟到30分钟以上者以缺席论处。凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由会议发起人承担。