秘书与秘书工作概述(PPT 39页).ppt

秘书1。中国汉代“书吏”的演变：藏在皇宫里的各种书籍都被称为“书吏”，是指具有神秘或秘密性质的书籍。东汉末年：朝廷设置了一个“秘书监”来管理国家机密的书籍和档案。魏晋南北朝时期，设立了以主持国学为主要职责的“成书记”、“舒朗书记”等文官职位。国际秘书的定义：国际秘书联合会：秘书应该是上级的特别助理。他们应该掌握办公室事务的处理技巧，能够在没有上级监督的情况下表现出责任感，通过实际行动表现出主动性和判断力，并能够在所赋予的权力范围内作出决定。欧洲职业秘书联合会：他们对上级的活动和工作范围有足够的了解，可以为上级分担很多工作。她可以在一定范围内做出决定和给出指示，并在商业场合代表她的老板。中国：答：秘书是党政机关、企事业单位、社会团体、军队、高等院校和所有合法社会团体内部管理部门的专业名称，也可以被私营企业聘用。秘书的主要工作是围绕领导中心或领导的工作组织文章、会议和事务，主要职责是协助管理和综合服务。(王宇秘书实务)，狭义的秘书：专门从事办公室程序性工作，协助领导处理政府事务和日常事务，为领导决策和执行服务的人。广义的秘书：仅次于领导或处于领导机构的中心，从事办公室事务，处理文件，联系各方，保证领导工作的正常运转，直接为领导工作服务，协助处理各方面的事务和信息。(秘书资格考试教材)秘书是通过综合处理信息和事务，直接协助领导实施管理的人员(现代秘书学及现代秘书实务，郭敏华东师范大学出版社)。秘书活动的基本目标是领导者。秘书活动的基本功能是协助管理。秘书活动的基本方式是处理信息和事务。3.秘书的分类：助理秘书，文书秘书，执行秘书，行政秘书。助理秘书通常也被称为“见习秘书”，包括接待员、打字员等。他们的主要任务是负责打字、接待、电传、办公用品管理、办公环境管理、电话处理、信件分发、预约等。文书级别的秘书通常也被称为“官方秘书”。他的主要工作是起草和印刷手稿，收发文件，处理文件，完成上级交给的临时任务，记录口述文件，负责会议记录，收集准备上级报告和文件的组织材料，制定旅行计划和报销旅行费用，管理档案，协助经理管理零用现金，由会计和出纳做一些簿记工作，以及保管机密文件。就工作性质、技术要求、所涉及的业务和工作职责而言，正式秘书比见习秘书高。执行秘书包括商务秘书、行政秘书等。在一些企业中，他们被称为助理、专员、专家等。其工作内容主要是协助老板做好办公室和业务部门的相关工作，如处理信件、联系电话、接待来访、安排会议、收集数据、管理文件、收发传真、接听电话、计划管理老板的时间、安排出差、对外代表老板、联系和处理事务、监督和检查老板指派的工作完成情况、收集信息、协调各种横向和纵向关系、协助决策等。执行秘书的工作比办事员秘书更注重组织内部的协调和沟通，以及对外联络和公共关系工作。行政秘书包括办公室主任、行政经理、c其工作主要包括参与决策、监督检查、辅助管理、工作设计、工作流程制定、各种规章制度的制定、帮助主管协调组织内部的纵向和横向关系以及组织外部的各种关系、指导和领导秘书组开展工作、分配任务、合理授权、执行各种决策、负责秘书的选拔、培训和调配。根据自身的特长和能力，分为三类：员工型、工作型、业务型、公关型和技术型。根据职位的性质，行政秘书和专业秘书必须工作一段时间：全职秘书和兼职秘书。第二，秘书工作。首先，西方学者对秘书工作内容的阐释。(1)美国职称辞典:全面处理机构和公司的行政工作，减少政府官员和公司领导的不太重要的行政事务和办公室工作。能速记听写；能使用翻译将口头或复制的记录信息翻译成文字；处理老板的约会，提醒他他的约会；接听和拨打电话；处理来自上级的重要私人邮件，并主动撰写每日邮件；监督其他办公室人员的工作；组织人事档案。美国秘书专家玛丽A德弗里斯通过各种存储介质管理着大量的录音材料。建立各种信息的发送和接收系统，包括文本系统和电子系统，准备信件和文件；执行各种运输路线的通信操作，处理信件和电子邮件；与国内外用户、消费者和其他人员进行广泛接触；帮助员工实施或操作各种新的高科技系统；管理好助理，能够与办公室、其他部门和组织的员工合作。协调和管理专项计划，处理专项任务；分析问题，选择重要的决策技巧；寻找深造和职业发展的机会。美国国务卿专家约翰哈里森接受口述，打印出来，起草信件、摘要等。接收和整理收到的邮件，处理雇主在离职前发出的邮件；负责接待工作，包括接待和招待访客以及处理来电；为雇主写日记，安排他的约会，帮助他计划一天的时间。安排雇主的旅行并安排他的旅行路线；对雇主的个人信件和商业信件进行归档和索引；组织会议和参加会议，包括准备会议议程和会议记录；有条不紊地安排雇主的办公室，例如：定期更新他墙上的图表，保存他的证书和文件夹，从各个方面减少雇主的许多日常事务和私事；提供信息，例如使用计算机文本服务，熟悉书籍和其他信息来源，并关心雇主的小额现金和银行交易；符合国家健康安全法规的要求；建立保密制度和切实可行的方法，确保信息安全；负责雇主和秘书自己的文具和办公用品；组织会议和各种社会活动。秘书工作的分类(1)日常工作(2)分配工作(3)独立和原创工作(3)秘书工作的特点(1)辅助a服务b从属(2)中介(3)综合(4)机密，秘书的歌词：侯：杜演唱：门，天地争光，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸，寸， 寸、寸、寸、寸、寸、寸、寸、寸、寸、寸、寸、寸、寸、寸、寸、寸、寸、红墙、绿瓦、夕阳、柳树、白帆、远影、蓝色的波浪、蓝色的波浪、蓝色的河流和山脉、胸中如画的风景、眼睛中美丽的风景、双手挖掘幸福的泉水、喝着甘霖、微笑的桃子和李子、微笑的桃子和李子。 1.秘书学的含义和研究对象。含义：秘书学是一门研究秘书工作规则和秘书人员要求的科学。这是一个妥协2，研究对象：一，秘书活动起源研究，内部与外部，秘书职能，秘书实践，二，秘书学科研究，三，秘书环境研究，四，秘书工作研究，五，秘书教育研究，二，兴起的秘书科学研究实践需求专业设置学术研究，学术期刊，秘书研究协会设置，专著出版，国际影响，三，秘书研究的发展方向1，秘书教学理论2，秘书工作理论3，秘书相关学科研究4，秘书研究方法与方法1， 事实积累法、实证研究法2、案例研究法3、抽象具体法4、纵横比较法5、参考移植法1、秘书职业道德1。 职业道德的内涵，即所谓的职业道德，是指人们在特定的职业范围内需要遵守的所有行为准则的总和，包括职业责任、职业情感、职业纪律和职业能力。秘书职业道德的内容是：爱岗敬业、忠于职守、诚实守信、认真履行职责、认真履行职责、把握分寸、积极主动、做好员工助手、遵守纪律、严守秘密、谦虚谨慎、团结互助、实事求是、保持默契、勤奋好学、不断进取、开拓创新。秘书的知识结构。知识结构层次(1)基础知识(2)专业知识(3)行业知识(4)相关知识，2。获取知识的渠道(1)个人自学(2)组织学习和培训(3)秘书的能力和素质表达和沟通能力，管理能力，沟通和公关能力，操作能力，案例介绍：罗红小姐刚刚从一所大学的秘书专业毕业，对报纸上大量的秘书招聘信息非常困惑。她在报纸上看到了美和公司的招聘广告。公司正在寻找一名总裁秘书(两人)。要求：女性，沟通协调能力强，责任心强，思维敏捷，英语听说读写能力优秀，熟练使用各种办公软件，有海外学习和工作经验者优先。罗小姐觉得公司对秘书的要求很高，对能力的要求也很全面。她认为自己是学校里的一名天才学生。因此，她满怀信心地给美和公司写了一份信用证。两天后，罗的团队接到了美和公司的面试通知。经过一点准备，罗小姐准时来到了梅河公司。秘书小姐把她带到一个会议室，那里已经有十几个申请人了。会议室看起来有点乱。当罗小姐看到附近有矿泉水时，她拿了一瓶矿泉水。然后她在会议桌旁坐下。她看了看附近的其他候选人。他们大多数相貌平平。立刻，她的信心大大增强了。她看到两个秘书把人们拿回来的报纸和杂志放回原来的位置，整理申请人读过的公司宣传材料，并带着微笑和耳语和其他申请人交谈，要求他们把喝过的饮料瓶放入门口的垃圾箱。罗小姐心想，“看来这家公司的秘书还是老样子。我的气质和外表并不比他们差。这时，另一个秘书进来了。罗小姐拦住她说：“小姐，为什么面试这么久还没开始呢？”秘书说，“请稍等。面试将立即开始。”然后她走向正在收拾会议室的两位女士，说道，“女士们，请跟我来。“原来，他们也是来采访的。结果很快就公布了。两位小姐得到了她们想要的，而罗小姐只能离开。选择一个企业的方法经常发布招聘广告，这表明该企业有大量人员流动，可能管理不善或经营不善，或老板难以相处。与此同时，在几家报纸和杂志上刊登的广告表明企业有意发展。广告版面的大小显示了企业的经济实力或对招聘的重视程度。外资企业特别关注求职者的就业经历。从中学到很多东西是很容易的。国内企业的秘书工作相对自由和容易。压力下的中小企业秘书相当于老板的助手或管家。他们更适合发挥自己的能力。2.准备面试。仔细了解公司或企业的性质、规模、经营范围和特点。决定如何表达他们的学历、资格、能力、特点和爱好。陈述的内容应该与简历完全一致。了解当前秘书人才市场的薪酬标准，准备自己的申请材料，尤其是与申请职位相关的材料。准备合适的面试服装。面试的时间、地点和交通路线应提前确定，以确保面试不迟到。3.面试应严格守时，并充分注意观察。面试应及时、诚实、稳重，把握分寸，展现自我风格，留下好印象。3.“我”这个词在面试中应该尽可能少用，这样才能留下好的东西。语言要简洁，语气要生动。1.一个秘书开始职业生涯的基本要求是认真留下好的第一印象，尽快适应和融入企业文化，努力工作，尽力而为。2.具体措施是充分了解企业的性质和历史，了解公司的结构、产品、目标、业绩、市场战略、广告战略和各种基本经济数据，了解新老板的情况，了解他所担任工作的范围、性质、特点、职责和技能，以及加强时间管理。我会把我所有的工作环节都纳入有序的控制之中，在工作中学习。我将在学习中工作，不断加强工作所需的各种技能，以适应现代办公技术不断进步的新形势。案例点评：案例1从韶钢大学毕业后，我进入一家从事电信设备业务的外企担任行政秘书。在她的任期开始时，她想表现出色，以获得外国老板的赞赏和同事的认可。因此，她每天总是提前半个多小时上班，打扫办公室，调节空调，为老板准备饮料。她总是试图在工作中做更多的事情，许多同事乐于把一些吃力不讨好的事情交给她。起初，她工作非常努力，经常加班，吃苦耐劳。随着时间的推移，她出现了心理失衡。她认为其他员工懒惰、欺骗、不重视她的工作，并出于热情帮助其他同事。那些同事不仅不欣赏她，还认为她是每个人的秘书，想对她颐指气使。一气之下，她不再像以前那样主动了。相反，她在工作中踩了一脚。不管办公室有多脏多乱，她就是没看见。其他同事向她求助。她三比四，拒绝伸出援助之手。过了一小段时间，她觉得自己在这家公司太压抑了，她的老板也觉得她太不活跃了。她的所有同事都觉得她又冷又热，脾气不稳定，孤僻，难以相处。尽管她在公司做了很多工作，但她的名声越来越差。她的老板认为她是一个在人际交往能力和商业能力方面有很大缺陷的秘书，最后她不得不痛苦地离开了公司。案例点评：案例二信息咨询公司秘书赵小姐，在进入公司做见习秘书后不久，一天早上，她的顶头上司的秘书高小姐，突然遇到了一件棘手的事情。她的家人打来电话，说她的家人突然生病住院，她不得不立即赶到医院处理。这时，她被占有了当总经理看到新来的秘书赵来送文件时，他很奇怪地问她：“你为什么送文件，高小姐去哪儿了？一封如此重要的信怎么能给一个新手？”案例点评：赵小姐迅速向总经理汇报了高小姐的家庭情