高效会议的操作技巧(ppt 47页).ppt

高效会议的操作技巧,1,目录,第一部分会议前的准备第二部分会议进行的流程第三部分会议后的记录及跟进第四部分团队解决问题的技巧,2,讨论1：为何有效的会议技巧对职业人士至关重要？随着事业的发展，你认为你的工作中花在会议上的时间比例将会增加还是减少，原因是什么？,讨论2：你平均每周开多少个会议？平均每个会议的时间是多少？会议的时间占了你整体工作时间的比例为多少呢？你参加的会议是否每一个都是有效的？会议怎么样才算有效？,3,会议通常什么地方会出错,会议前：,通知未能及时发出，无流程、无准备会议目标及目的不明确召集不好，后勤不好来错人,会议中,“三走”：开小会没有阶段性总结会议时间过长没有会议记录,会议后：,走题、走人、走神,4,会议通常什么地方会出错,会议后：,没有跟踪行动要点根本无行动计划没有执行已达成的共识,5,请评价一下大家以往主持或参加过的会议。,80分以上：恭喜你，你参加了一个高质量的会议60分以上：会议效果不错50分以上：会议效果尚可50分一下：会议质量不尽如人意，需要作出努力,6,何为有效的会议,会议前：,明确会议目的制定并发放会议议程确定并检查会议的时间、地点以及设备邀请适当与会者，给予与会者足够的时间评价及建议会议议程,7,何为有效的会议,会议中：,与会者清楚会议目标有效的会议领导与会者充分沟通、表达意见会议有建设性、气氛良好有效总结与会者的意见、决定、提出的问题及行动要点有效记录会议有效控制时间确定如何跟进、追踪行动要点决定下次会议日期,8,何为有效的会议,会议后：,与会者执行并追踪行动要点,9,会议流程图,计划开始执行结束跟进,10,会议计划,1.1明确会议的目标与收获,1.2清晰会议的与会者,1.3选择用以下方法达到会议目的头脑风暴报告分析信息何数据表决、决策,1.4设计会议议程，对每一项议题设置起始时间,1.5把会议议程提前发给与会者,1.6安排会议室和设备,11,会议议程,定义：议程是会议的计划和流程目的：提高会议效率、使会议的收益有所改善内容包括：目的预计时间议题会议角色方法收益会议开始前回顾议程并调整议程,12,会议议程,会议议程样本练习一,13,目录,第一部分会议前的准备第二部分会议进行的流程第三部分会议后的记录及跟进第四部分团队解决问题的技巧,14,会议开始,2.1热身,2.2回顾议程会议目的预期结果讨论议题采用方法时间安排,2.3制定、回顾会议的基本规则,2.4明确与会者的角色：主持人/协调员书写员计时员记录员,15,热身,定义：在会议刚开始时将与会者很快的分成小组，大家分享主意、问题或信息。例如：本次会议我想到的一些问题和疑虑为此次会议我事先准备了我对此次会议的期望,16,会议基本规则,定义：统一与会人员的行为规则，使会议进展得更为有效。但并不用来扼杀创造力和自然力。例如：会议中不接任何电话不随便打断别人的发言和意见发言机会均等保密性要求,17,会议的角色,18,会议执行,3.1每次讨论议程中的一个议题,3.2制定一个恰当的会议进展速度,3.3用合适的方法展开讨论,3.4保证讨论不偏题,3.5管理与会者的参与度,3.7阶段性总结及结束讨论,3.6检测决策,19,不受欢迎的会议,请列出你参加过的会议中令你烦恼的5件事情。,会议特征离题准备不足值得怀疑的效率注意力分散与会者发言罗嗦会议持续时间长缺乏参与,令人烦恼程度83777468626051,一组数据：,20,处理困难的会议,如何激发讨论如何处理困境如何协调冲突,详细信息请参见教材,21,会议结束,4.1对作出的决策进行总结,4.2在行动计划上达成一致需要作些什么事？由谁来做？什么时候完成？,4.3起草下次会议的议程,4.4评估会议的有效性：哪些方面做得好哪些方面可以改进,4.5感谢每个人的贡献与参与,22,如何评价会议,1、会议目标清晰2、选择适合的设备和房间布置3、采用适当的领导方式4、保证与会小组在会议议程、时间、目标和基本规则上达成一致5、不允许小组匆忙得出结论，推出作出判断并寻找替代方案,23,如何评价会议,6、在把各种观点和看法统一前，先通过头脑风暴展开讨论；7、当信息较分散、决策缺乏支持时，应寻求与会小组的一致意见；8、当看法和行为不一致、提不出意见或会议看来没有什么成效时，就要检查与会人员之间的相互作用；9、坚持作出行动的承诺，而这些行为在应做什么、如何跟进、谁负责任等方面都是很具体的；10、评价每次会议，以寻求日后会议的改进步骤。,24,目录,第一部分会议前的准备第二部分会议进行的流程第三部分会议后的记录及跟进第四部分团队解决问题的技巧,25,会议跟进,5.1迅速派发会议记录,5.2把会议议程、会议记录和其他重要文件归档,5.3执行会议中达成的共识,5.4安排时间做下次会议的会前计划,26,会议记录,示例标准格式包含内容（ActionPoints）,27,28,29,目录,第一部分会议前的准备第二部分会议进行的流程第三部分会议后的记录及跟进第四部分团队解决问题的技巧,30,问题哪里来,目标没有达成问题就出现了。,问题,事情的现状,事情应该出现的状况,解决问题,消除屏障,31,问题陈述/确定屏障,信息事实、观点、见解、预感、传闻,屏障的一边：“问题”事情目前的状况,屏障的另一边：“解决”事情应该出现的状况,S症状,O目标,C原因,C条件,SCOC,32,计划,行动结果,问题,问题解决,计划的核心问题是目标.决策的核心因素同样也是目标.,想要解决某个问题的时候，通常这样开始：我们的目的是什么？,33,Important(重要),NotImportant(不重要),Urgent(紧急),NotUrgent(不紧急),Crisis危机Urgentproblems急迫的问题Increasevolume增进产量Planwithdeadlines有时间限期的计划,Suddenvisitors不速之客Sometelephonecall某些电话Somelettersandreports某些信件与报告Necessarybutnotimportantmeetings必要而不重要的会议,Routines烦琐的工作Somephonecalls某些电话Someletters某些信件Timewasters浪费时间之事Interestingactivities有趣的活动HobbyMagazines看消闲杂志,Preventive预防Improveproductivity改进产能Buildrelationship建立人际关系Developopportunity发掘新机会Planning,rest规划、休闲Family与家人一起Sports运动,A,B,C,D,对问题进行划分,34,区分事实信息与评价,客观性,科学性,35,头脑风暴法,定义：是一种快速的收集各方面建议的方法目的：激励创造力使每个人都投入聚集能量和激昂的气氛把所有的建议与具体的人员分开,36,头脑风暴法,使用建议：聆听、不需争执从“思考”开始把所有的事宜都记下来不进行评价在建议的基础上提出越多的想法越好把所有的想法都能及时展示出来可以按顺序每个人每一轮提出一点,37,皮带的用途,38,扩散性思维与收敛性思维,第一阶段软扩散,第二阶段硬集中,求新,做事,Whatif？Whynot？Whatassociationscanwefind？Whatrulescanwebreak？Whatassumptionsareatwork？Whatisthislike？Whatanalogycouldweuse？Whatmetaphorsuggestsitself？Supposetheproblemwereasolution？,Willitwork？Canwedoit？Hasitbeentriedbefore？Doesitfitin？Havewegottheresources？Isthetimingright？Whocanhelp？Howmuchwillitcost？Supposeitfails？,39,开发一个模型,对模型的要求：简单，最多只有五、六个步骤用明白实用的语言来表达一旦你建立了模型，你必须坚持使用它直到它成为你思维中天然的一部分,40,期望安装同时进行,导致软件测试和分配安装需要很长时间,安装指引重要级低,安装指引没有准备,安装指引作用缺乏,精细部份没有在停产时安排人员安装,相同的员工做测试和安装,工作没有被认知或得到肯定,相同的员工做测试和安装,工作没有被认知或得到肯定,安装指引重要极低,仅项目负责人检查更新安排表,理解有困难,简洁的安排表难于理解,安装指引重要级低,没有及时跟进安装,跟进有困难,由加班人员完成,在精细部份结构复杂,国内范围协调安排有困难,办事处职权有限,更新变化输出模式,维修与补充在停时优先安排,旧软件能正常运行,不理解收益,安装非重要领域,延误安装软件的原因结果图,鱼骨图,41,问题树,增加销售,改善销售策略,改善营销策略,降低单位成本,销售队伍组织,销售队伍组织技术基础,促销策略,产品质量,包装,消费者广告策略,原材料的获得,生产程序,分销系统,M