选购企业知识管理系统的25项评估要点_0

1/4选购企业知识管理系统的25项评估要点GARTNERGROUP为知识管理做了明确的定义知识管理为一种通过合作及集成的方法来创造CREATE、采撷CAPTURE、组织ORGANIZE、截取ACCESS、使用USE企业的信息资产，这些资产包括数据库、文档，但最重要的是内隐的专门工艺及个别职工的经验。没有最好的软件产品，只有最适合企业的软件产品。您当前可能正在计划选购一套知识管理系统，或是准备开始评估企业是否应该导入知识管理系统；无论是哪一种目的，我们都希望以下则评估要点能帮助您正确地检视企业的需求，选择最适合的应用软件。选购企业知识管理系统的项评估要点文档管理DOCUMENTMANAGEMENT1是否具有数据摘要METADATA，纪录数据分类、摘要描述、纪录来源、定义是否具有文档版本控制、签出签入CHECKIN/CHECKOUT功能所有历史版本及更改历程是否都能保存在系统中，提供查阅能否纪录用户对文档的意见，以便进行更改、更新文档生命周期的管理是否都能自动化由发布、审核、权限设置，一直到文档过期检查，能结合工作流程工具，自动进行2/4安全及权限控管SECURITY系统是否能设置帐号及层次结构式群组能，以便在系统中各子系统应用是否具有优於FILESYSTEM的权限控管功能，对於每一份文档可以设置不同的读、写、编修权限并分为群组及个人层级知识循环KNOWLEDGELIFECYCLEMANAGEMENT除了现有数据的管理之外，能否保存工作中生成的知识例如群组讨论、工作管理等功能是否提供用户之间交互的工具例如意见反馈、评分与建议等，增加用户参与感是否能由系统提供的机制中，清楚地得知用户的参与及贡献度，并能由用户反馈、使用频率中明确地判别知识价值支持多种数据来源MULTIPLEDATASOURCE10不同格式的数据是否都能被保存於系统中，创建一致的变址卡及关联链接11系统是否能连接远程数据库，让数据来源不限定为同一部主机的档案系统12能否将相关数据集中存放，以共同的变址卡进行标示即使档案的格式不一、来源不一信息检索INFORMATIONRETRIVAL3/413能否对所有的数据进行全文检索包括数据库数据、网页及各种格式的档案14是否能设置不同的检索量程，针对特定的功能模块、或特定的分类目录进行查询15能否针对查询结果进行更多高级查询例如缩小查询量程、查找相关文档等系统环境DEVELOPMENTENVIRONMENT16系统是否建构於一个开放的系统平台，不限在特定的操作平台上才能正常运作，并且都保持极佳的效能17系统是否能和其它的应用系统进行集成必要时，系统供给商是否能提供API，以便进行各种企业应用系统集成18用户在使用系统时，是否可以随时随地存取，不限定在安装特定程序的计算机19系统是否允许弥散管理，对不同的模块分别设置一至多位管理者扩充能力SCALABILITY0这个系统的进程能力是否足够支持公司所有同仁上线1未来随着公司的发展，用户规模逐渐增加时，这个系统是否能很容易的扩充、增强进程能力2为了预防系统损毁造成的损失，这个系统是否能方4/4便地备份、还原3这个系统是否具有NTIER的分布式进程体系结构支持多普通话言UNIVERS