文书档案归档流程.ppt

文书档案的实务操作,第一步：文件材料的收集,1、收集的要求：（1）文件材料应当齐全完整，并符合长久保管的质量要求。（2）文件材料应当精练准确，并反映立档单位的主要职能。（3）档案机构要加强对收集工作的监督指导。（4）及时移交应归档的文件材料。,2收集的范围和重点：收集的范围和归档范围是一致的，重点是本机关自己形成的重要文件材料，上下级机关和其它机关针对本机关主管业务有密切联系的文件材料。（1）立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。（2）检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。综合材料：,会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信及存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同等。医疗工作类，医疗技术的法令标准及各项规章制度。医疗计划、总结。各类报表和统计分析资料。医疗技术常规、操作规程、质量标准等文件。突发事件、传染病暴发流行抢救工作记事、照片、录象、总结等文件材料。教育系统主要包括教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件以及学生档案等等。,第二步：判断文件材料是否归档,1、立档单位依照机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局令第8号），制定本单位文件材料归档范围和保管期限表，依照此范围，剔除不应归档的文件材料，剩下的就是本单位应归档的文件材料，必须进行归档。不归档的文件材料主要有三方面的文件：重份文件。指本单位的发文及部分收文的重份文件。普发性文件。主要指上级、本级非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖励非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。未生效文件。如本单位代上级机关起草的未成为正式文件的稿本等。,2、归档判断应注意的几个问题：（1）、以文件材料为主，不是“有收必归”。（2）、以文件材料价值为主，不是“有文必档”。（3）、归与不归，不能只看有无红字版头和文号。（4）、以本机关为主，不是“外机关都不要”。（5）、要注意宏观文件，也要注意微观文件材料注：本单位的发文归档外单位的收文与本单位有关的归档3、明确归档文件的概念和归档文件整理的原则。（1）归档文件：“归档文件”指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。（2）件：“件”即归档文件的整理的计算单位。一般以每份文件为一件，同时还要重点注意以下具体情况对“件”的界定：,文件正本与定稿为一件正文与附件为一件转发文与被转发文为一件原件与复制件为一件来文与复文可为一件（或2件）文件处理单与文件为一件报表、名册、图册等每册（本）为一件（3）归档文件整理的原则：归档文件整理规则确定了归档文件的整理原则，即遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。4、保管期限期的划分,（1）、根据国家档案局8号令规定，归档文件的保管期限划分为永久、定期两种，其中定期一般分为30年、10年。（2）、永久保管的文书档案主要包括：本机关制定的法规政策性文件材料；本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；本机关机构演变、人事任免等文件材料；本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。确定原则是以“我”为主，以“人”为本把握机关文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要从机关职能活动的规模大小、规格层次、影响力、产生的文件材料是否具备法规政策性等诸多因素来考虑。注：每个单位都要根据国家档案局8号令的规定编制自已单位的文书档案归档范围和保管期限表并报经市档案局审批。,第三步：归档文件的分类,1、选择分类方法，编制分类方案：归档文件整理规则提供了年度、保管期限、机构(问题)3种分类方法，在机关档案室的实际工作中，常用的分类方案有：年度保管期限分类法；保管期限年度分类法（这2种为叙述方便暂且称为两级分类法）；保管期限年度机构（内部科室）分类法；年度机构保管期限分类法；问题年度保管期限分类法等（这3种为叙述方便暂且称为三级分类法）。,2、介绍几种常用的分类方案（1）、年度保管期限分类法（两级分类法）即先将归档文件按年度分类,再在年度下面按保管期限分开。这种分类方法特别适用于内部机构设置简单的中小机关,或者每年形成文件数量不是太多的机关,以及小型的事业单位。如：阜阳市*律师事务所每年形成的文书档案就按此方案整理（件号的编制方法就为：每年分有永久、30年、10年三个保管期限，每一个保管期限1个流水号）,2008年:永久：(1、2、3、4、5、-件号从1编到n）30年：(1、2、3、4、5、-件号从1编到n）10年：(1、2、3、4、5、-件号从1编到n）2009年:永久：(1、2、3、4、5、-件号从1编到n）30年：(1、2、3、4、5、-件号从1编到n）10年：(1、2、3、4、5、-件号从1编到n）2010年:永久：(1、2、3、4、5、-件号从1编到n）30年：(1、2、3、4、5、-件号从1编到n）10年：(1、2、3、4、5、-件号从1编到n）,（2）、保管期限年度分类法（两级分类法）即先将归档文件按保管期限分类,再在保管期限下面按年度分类。这种分类方法同样适用于内部机构设置简单的市、县（区）直、乡镇机关,或者每年形成的文件数量少的机关单位。此时分类方案为:永久:2001年、2002年、2003年(件号1-n)(件号1-n)(件号1-n)30年:2001年、2002年、2003年10年:2001年、2002年、2003年,（3）、保管期限年度机构（内部科室）分类法（三级分类法）即先将归档文件按保管期限分类,每个保管期限下按年度分类,再在年度下面按机构分类。这种分类方法同样适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。如中直机关、省直机关、及市（县）区大中型机关或形成文件数量多的机关，此时分类、排列方法为:,永久：2001年办公室（件号：1）、法规处（件号：1）、业务处（件号：1）-2002年办公室（件号：1）、法规处（件号：1）、业务处（件号：1）-2003年办公室（件号：1）、法规处（件号：1）、业务处（件号：1）-2004年同上-30年：2001年办公室（同上）、法规处、业务处2002年办公室、法规处、业务处2003年10年:2001年办公室、法规处、业务处2002年办公室、法规处、业务处2003年,（4）、问题年度保管期限分类法（三级分类法）大的事业单位（高等学校）或者企业采用此分类法。要先按党群工作、行政管理、教学业务、外事工作各类分开，在每个类别里，把每一年度的按永久、3O年、10年分类。（中学的分类方案也参照安徽高等学校档案管理办法实施办法执行）党群工作类2007年永久，30年，10年（件号）1，1，1n2008年永久，30年，10年（件号）1，1，12009年永久，30年，10年（件号）1，1，1,行政管理类（1）同上教学业务类（2）同上外事工作类（3）同上3、对归档文件进行实体分类根据上述掌握的分类方法及确定的分类方案对归档文件进行实体分类操作。选择两级分类法方案的，先分好年度，再将每年的归档文件按已编制好的文书档案保管期限表进行保管期限分类，准确划分保管期限，分为永久、30年、10年即可。若是选择三级分类法方案的，先分年度、分机构（问题），在同一机构（问题）内再分保管期限。,第四步：归档文件的排列,1、归档文件的排列是在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度、形成者等将归档文件排定先后次序的过程。2、排列的原则：事由原则（文件材料的内容相同或相近的排列在一起），对归档文件的排列,规则强调了事由原则,即同一事由的相关文件应当排列在一起。这里的事由是一个比较原则性的概念,可以是指一件具体的事,或一个具体的问题,或一段较紧密的工作过程等等。通过界定事由,使密切相关、参照性强的文件材料排列在一起例如：按“年度保管期限”分类，其最低一级类目为保管期限。即在同一个年度，同一个保管期限，按同一事由、重要程度、形成者等将归档文件进行排列编号。注：将同一事由的文件排列一起（机构、会议材料、人事、统计等）不同事由文件按重要程度排列“零”头文件的排列排列在有关类别的最后,第五步：加盖归档章及编号（编制归档号）,1、编制归档号就是将归档文件在全宗的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明，目的是为了固定分类体系、排列体系，也为保管和实体查找利用提供条件。2、加盖归档章及填写用笔要求：依据分类方案和排列顺序逐“件”盖章，盖在每“件”的，首页-上端-居中-空白处，可附纸，要用红色印泥，填写要用碳素墨水，不可用红、蓝墨水、圆珠笔、铅笔等不规范用笔。,归档章,153mm,第六步：编制归档文件目录,按照分类、排列、编号的结果，逐类逐“件”编制目录，各项目内容的填写（录入）要按文书档案文件级目录著录细则规范、准确录入并进行归档文件的全文扫描。,第七步：归档文件的装订,装订这步程序可以平时进行，也可集中装订，归档文件应按“件”装订，根据前述界定好的“件”，以及编制的件号进行“一件号”一装订。1、装订时要注意件内顺序排列要求：正本在前，定稿（底稿）在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；汉文在前，少数民族文字在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。,2、装订的部位与对齐方式及注意事项：归档文件的装订要力求整齐、结实、美观。一般来说采用左侧装订的，装订时应以左、下边对齐；采用左上角装订的，应以左、上边对齐。装订时去掉金属物，多使用缝纫机、线绳、方式扎边、三孔一线法进行装订。,第八步：归档文件的装盒,装盒是将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，同时包括填写盒封面、盒脊背、备考表等内容，各项目填写要规范、准确。1、装盒的具体要求包括:（1）、不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒。（2）、不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。（3）、分机构(问题)的情况下,不同机构(问题)形成的归档文件不应放入同一档案盒。即使某些机构(问题)形成的文件数量少,装不满一盒时,也不宜将其混装入其他档案盒,而应通过使用不同厚度的档案盒来解决。（4）、档案卷盒要使用无酸纸卷盒,档案盒脊背,第九步：入库排架,归档文件整理完毕装盒后，要进行上架排列，上架排列方法应与分类方案一致，排架遵循从上到下，自左至右的顺序，要求整齐美观。常用方法如下所示。1、两级分类法的入柜排列上架（1）保管期限年度排列法即先将所有已整理好的归档文件按保管期限分开,再在保管期限下面按年度分开排列。这种排列方法适用于内部机构设置简单的市、县（区）直、乡镇等有向档案馆移交的任务的机关单位，此时入柜上架排列方法为:永久:2001年、2002年、2003年30年:2001年、2002年、2003年10年:2001年、2002年、2003年,（2）年度保管期限排列法即先将已整理好的归档文件按年度分开,再在年度下面按保管期限排列。这种排列方法特别适用于内部机构设置简单的基层单位,或者每年形成文件数量少的机关、事业单位。由于他们每年形成的文件材料数量不多，可采用此排列方法，便于实体管理，不需要经常倒架调整，此时如柜上架排