试论秘书的语言表达能力的重要性

试论秘书的语言表达能力的重要性摘要:语言表达能力是秘书人员凭借口头语言和文字语言为做好秘书工作而互相传递信息、交流思想、组织活动、协调工作，以提高工作质量的一种基本能力。作为秘书，必须加强语 言艺术修养。在秘书工作语言中，如果能够注意形象性、准确性、生动性，并融入饱满的情感， 则能使秘书语言异彩纷呈，富有感染力。本文主要探讨了在秘书工作中语言的要求、作用等。并 从书面语言与口头语言的角度来研究秘书工作中的语言艺术。 关键词:秘书;语言艺术;沟通;语言表达 语言是人类交流思想、表达情感、传递信息、进行交际的重要工具。古语有“一 人之辩重于九鼎之宝，三寸之舌强于百万之师”之论。语言大师叶圣陶说:“谁的说 话能力差，不仅是他个人吃亏，往往间接又造成社会的损失”。良好的语言表达能力 是新时期秘书人员所必须具备的基本素质之一。而伴随着市场经济的发展，社会对秘 书专业人才的需求骤然增加，对秘书也提出了新的更高的要求，语言作为思想交流的 工具，也是文化的载体。作为一名秘书，要协助领导综合情况、调查研究、出谋划策、 联系接待、办文办会、上传下达、商洽工作、文字录入、信息处理、组织协调等等， 除了必须具备良好的文化素质、道德素质、职业素质，还必须熟练运用祖国的语言文 字，具备良好的语言知识能力和语言交际能力。既要具备文书工作中的遣词造句、布 局谋篇的书面语言运用能力，还要具备在不同的社交场合运用语言的口头表达能力。 秘书人员的语言表达能力的高低，常常直接关系到工作的成败，甚至还可能影响到一 个单位的整体形象。 一、 秘书要善于语言表达 一个称职的秘书，要口能言行之，不一定要像个雄辩家，但要有一定的表达力 1(P68) 思路敏捷、口齿清晰、语言流畅、修辞恰当、中肯动听、能给人留下深刻的印象。(一) 语言表达是秘书人员必备的能力 西方人对语言表达十分重视，他们认识到在市场经济和信息社会中，良好的语言 表达是追求成功的重要技能。他们常常也是根据一个人讲话水平和交际风度来判断其 学识、修养和能力。 在我国，提高大众的语言表达力已显示出迫切性。长期以来，部分人们把善于表 达认为是耍嘴皮子或是把口才与诡辩联系起来，这是一种偏激的认知。其实，语言表达力是一个人的综合能力的体现。一个善于言谈的人，必须具备敏锐的观察能力，能 够深刻地把握认识事物、准确地反映事物，必须具有辩证的科学思维能力，能够全面 的分析、准确的判断、合乎逻辑的推理;必须具有广博的知识，能够旁征博引，言之 有物，有理有据，还必须有良好的应变技巧，通过丰富的词汇使语言条理清晰且风趣 幽默，所以语言表达即是衡量一个人学识的重要尺度，更是衡量一个人实际能力的重 要尺度。市场经济离不开公平竞争，而竞争离不开语言。在各种活动中，适当的语言 表达，可以让来宾满意;相反，说话生硬、不得体，反而遭人厌恶。 (二)语言表达的艺术性 在赤壁之战中，鲁肃见诸葛亮的第一句话是:“我，子瑜友也。”子瑜，就是诸 葛亮的哥哥诸葛瑾，他是鲁肃的同事挚友。短短的一句话就定下了鲁肃跟诸葛亮之间 的交情。由此可见，说话真的是一门艺术。有的管理者讲:我招聘人的时候，我不看 他能力高低，就看他的语言表达能力。在这人声鼎沸的世界让别人专心聆听你说话本 就不易，再让大家为你的话而鼓掌喝彩更是难上加难。我们生活在这个社会中，离不 开与人的沟通交流。语言表达可以成为别人判断其人的依据，他的教育水平，修养程 度及能力、性格等都将受到检验。高明、巧妙的语言表达，实在可谓是一门综合艺术。 (三)语言表达中的审美价值 语言的力量能征服世界上最复杂的东西-人的心灵。 杰出人士能征服人的心灵，他们往往都是好口才，具备驾驭语言的高超能力，说出的话具有很高的语言价值。 语言表达是一种艺术美，作为一名秘书从业人员，秘书的语言表达是种特殊的社 会实践活动，表现出特殊的社会美。它具有艺术性，要用心、用情去进行语言表达， 在这些满溢真情的语言中，秘书人员的道德品格、精神风貌得到展现。美丽附于道德 精神，所以要看言谈中表现的精神品格是否高尚美好。 秘书语言表达的审美价值，对于秘书本人及其所在单位，都有不可忽视的作用。 对秘书本人来说，谈吐动人，会使之风度翩翩，美丽倍增。风度，指人的言谈、举止、 态度、仪容。 P27)总之，一名合格的秘书，在思想修养、知识结构、业务才能以及工作作风等方面 均有严格的要求。善于表达，是不可缺少的业务能力。秘书要做到“三勤”即脑勤、 口勤、腿勤。其中“口勤”，常开口说话而且要会说话。但只是说不会做不是个称职 的秘书，称职的秘书，必然是肯干又善于表达的。 二、秘书语言表达的要求 (一)秘书在语言表达时要注重情感的真实性和内容的准确性 真情实感才能够感染人，比如，秘书在汇报内容时，不得添加华丽的辞藻去修饰， 要讲究实事求是，防止信息失真所带来的麻烦。秘书作为领导的参谋助手，工作在领 导身边，直接为领导服务，无论是提供信息、协调矛盾，还是处理日常事务，不但要 讲求真情、还要内容准确，首先要用词准确，词是用来表达概念的，我们在撰写公文 时，对所用词要认真推敲，看能否准确表达概念所反映的事物的本质属性。 P98)其次，人名、地名、时间、简缩要准确。在书写公文时，若该公文是以为领导或 代为领导行文时，在署名处必须写上发文机关具体负责人，必要时写上头衔，不得只 写姓不写名，如:中华人民共和国主席习近平。在公文中出现地名一律用全称，如“上 海”“北京”“山东”不能写成“沪”“京”“鲁”。对于公文出现的时间必须注明 年月日，并且年份一律用全数，不能省略。例如:“二一四”不能写成“一四”。 公文中特别生僻的词语，其意义多为读者不能理解，也应当做必要的解释。 再次，标点符号要准确。标点符号是公文中重要组成部分。使用准确与否，会直 接影响到公文内容的表达。在公文中，经常使用逗号和句号，我们要防止一逗到底的 现象。如:“一周内宁夏回族自治区有连续降雪”，本来，在“一周内”后边应该有 逗号，这样，语义就十分明确，但若缺少这一逗号后，语义就会大大改变，甚至带来 严重的错误。 (二)秘书在语言表达时要注重语言的简洁性和清晰性 公文的简洁性，历来受到人们的重视和赞扬。不少仁人志士主张国家的公文应写 的短些，反对拖沓冗长、反对做表面文章。朱元璋责打刑部主事茹太素，就因为他把 本来五百多字就能说清的奏疏写成万字长篇。秦李斯的谏逐客书、三国诸葛亮的 出师表等奏议，都是古人为我们留下的即短又好的公文名篇。在现在的社会活动 中，简洁的语言常常能比繁冗的话题更吸引人，它体现出说话者分析问题的快捷与深 刻，是其认识能力和思维能力高超的表现，在语言表达简洁明了，使听者容易明白所 要表达的意思，反之，如果内容冗长，既浪费时间又降低工作效率。 因此，秘书人员要在日常表达时加强训练说话的简洁性，在语言表达时能够抓住 目的和主要内容进行表达，不偏离要达到的目的和内容;语言表达要条理清晰、口齿 清晰。表达清晰性是做秘书工作的基本条件，如果表达不够清晰，也就无法进行有效 的沟通与协调，日常工作也就很难有效地完成，要求秘书人员在工作与交流中，尽量总结，多使用普通话，减少方言发音对自己的影响，让人一听就懂，一目了然，使秘 书工作顺利进行。 (三)秘书在语言表达中要注重语言的深入性和严密性 对于秘书而言，在进行语言表达时，首先要进行深入性的思考，能够及时为领导 提出合理化的建议，如果思考的不够深入，不能与领导形成有效的互补，无法将秘书 的作用体现出来。因此，秘书在思考问题时，要透过现象看本质，不断深入思考，培 养思维的深入性。 其次，秘书的语言表达要严密。秘书人员在进行口头语言表达和书面语言表达时， 选词要恰当、合理，语法组织形式要准确、有效。秘书人员在替领导写稿子时，思维 逻辑要严密，考虑事情应该周全，把握所要写的事物的主要矛盾的主要方面，还要顾 及次要矛盾的次要方面，运用恰当而严密的语言表达出来。秘书人员在日常工作中， 要不断训练思维的深入性和严密性，做事情之前要考虑周全，使得沟通与协调更加顺 利，高效的完成自己的工作，达到最佳效果，更好的为领导服务。 三、秘书语言艺术在工作中的作用 (一)秘书的书面语言表达 秘书的书面表达就是为领导起草文书、写公文等各种实用文体。 P5)在企事业 单位中，秘书完成撰稿后，其写作的主体不是秘书本人。公文书面表达的主体是依法 成立并以自己名义行使职权和承担义务的单位。公文内容代表的是单位的意志，它必 须以单位的名义或其法定代表人的名义制发。但是秘书的书面表达与一般的书面表达 仍然有许多的共性:秘书能否写出好的公文，发挥预期的功效，与秘书的理论水平、 思想素质、写作技巧等有着密切的关系，也与秘书驾驭书面语言的能力有着直接关系， 这就意味着它们都是思维化意识和成文的结合，都是表明技法与各种智力与非智力因 素的综合运用。 1.书面语言的技巧美，提高工作效率 书面语言的运用，是秘书办公工作中主要工作内容，使用好书面语言更是一种技 巧美，能够提高工作效率。规范、确切、严谨的书面语言是我们处理公文必须遵守的 原则。学校的时候，我们相关公文写作培训提高了我们书面表达的技巧，在处理信函、 邮件等材料的时候，可以有依可循。平时工作中，起草相关材料，切实作好调查研究， 尽量掌握第一手材料，对材料中需要反映的数据做到准确无误，确保文字的准确性， 避免出错，这些是最基本的要求，所以书面表达时一定要有高度的责任感，严谨处理，不放过哪怕是十分微小的错误，万一不慎出了差错，也要及时纠正，并吸取教训。 有逻辑有重点的书面语言，也能提高工作效率。比如秘书的信息整理，涉及的范 围很宽泛，内容变化较快，繁杂的内容很容易导致混乱，影响工作效率，所以，秘书 要注意信息整理的逻辑性，强调重点，注重细节，采取与之相对应的措施，使整理内 容尽可能地条理清晰，格式规范，从而提高工作质量和效率，达到最佳效果。 2.特殊书面语言表达的作用 (1)会议纪要。作为一名秘书，要学会如何做好会议纪要。记录一般围绕会议 中心议题以及中心议题展开的活动记录、会议讨论的焦点及其他各方面的主要见解、 权威人士或代表人士的言论、会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论、会议 已决议的或未决议的事项、对会议产生较大影响的其他言论或活动。突出重点、层次 分明、格式规范的高质量会议记录可以提高工作质量，便于信息查找及应用。 (2)负责本单位信件和邮件的撰写回复。作为秘书人员，经常要处理收发邮件、 贺卡的问题，对于不同级别、不同部门的工作人员，如何书写邮件及回件，都需要秘 书人员细心琢磨，巧妙构思。对于很多注重礼节礼仪的公司老总，书写有技巧的贺卡、 邮件会给商业企业交往注入浓烈的人情味。 (3)信息和档案管理工作。秘书人员应运用各种信息搜集的渠道和方法，对所 搜集到的原始信息进行全面挖掘，综合分析和概括提炼，把经过加工处理的信息提供 给领导和其他人使用，做好信息的传递和利用工作;熟悉档案管理的程序，对需要进 一步条理化的档案进行分类、组合和编目，使之系统化。在此过程中，秘书人员必须 把握信息与档案管理的准确性、真实性、可靠性，对每个加工整理环节严格把握，并 做好最终的整理保存工作，便于以后快速查询，有效利用。 (二)秘书的口头语言 秘书在工作中每天与同事、领导之间都要沟通。说什么、怎么说，什么话能说， 什么话不能说，都应“讲究”，可以说，在工作中“说话”就是一种语言艺术。 1.迎接与接待。“有朋自远方来，不亦乐乎”。迎接与接待是秘书工作中最基 本的社交活动，它们往往是相互关联的社交行为。迎接与接待使用的恰当与否，又会 直接影响到社交效应的好坏。 2.感谢与道歉。古人云“滴水之恩，当涌泉相报”、 “人谁无过，过而能改， 善莫大焉”。在秘书与人交往中，常常受到他人的帮助与恩惠，此时应马上向他人表 示感谢，使对方感到自我价值的实现，从而产生自豪感;自己的言行难免会给他人带来麻烦和不便，此时就应立即使用道歉语向他人致歉，表达自己的歉意。 3.电话接听与应答。由于电话沟通，双方彼此“不识庐山真面目”，所以打电 话的艺术，沟通的效果，主要体现在语言上。要想有效提高公务电话的绩效，应注意 以下几点:第一，控制响铃的时间，一般情况下，对于公务电话应该在电话铃响三声 之内接听;第二，说好起始语，起始语即招呼语，要尽量简洁、亲切;第三，规范应 答语，如果秘书接听的是一个咨询电话，应答时要尽量使用专业、规范的语言，给对 方一个满意答复;第四，倾听要耐心，在接电话时，秘书要成为忠实的听众，耐心倾 听，适时地给予客户回应，表明我们很关注他(她)的话语;第五，控制语气语调， 公务电话，不仅要特别注意使用好“十字”礼貌用语:“您好”、“请”、“谢谢”、 “对不起”、“再见”，还要注意接听、应答电话时的语气语调。 4.寒暄与聊天。(1)寒暄。寒暄这个词，现代汉语词典解释为:见面时谈天气 冷暖之类的应酬话。寒暄的意思简单来说，就是问寒问暖。寒暄是双向的感情交流， 其基本功能是联络感情。在向人致意时注入了关怀，能给对方带来温暖。我们在工作 和生活中，无论遇到生人还是熟人，都需要说上几句寒暄的话，用以沟通彼此之间的 感情，创造出和谐的气氛。与生人第一次接触，它是为展开交往活动建立感情联络的 良好开端;与熟人反复接触，它是维持和增进感情联络，保持广泛社会联系的持续焊 点。寒暄是交谈的“导语”，具有抛砖引玉的作用，是秘书人际交往中不可缺少的重 要一环。(2)聊天。清人敦诚将聊天分为“上乘、中乘、下乘、最下