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文档简介

1/3加快归档文件整理规则实施促进文书立卷改革规则将分类作为归档文件整理过程中的首要环节，即是后续环节的基础。如果归档文件不经过分类而直接进入后续环节，必须影响整理过程中其它环节的开展和档案的保管和利用。试想，如果一个立档单位的所有档案没有经过分类，那档案之间的历史联系必然得不到充分体现，排列结果也不能准确反映本单位各项职能活动的历史面貌。没有分类的归档整理是不科学的。因此，分类又是归档文件整理的必要环节。规则提出的分类方法有三种即年度分类法、保管期限法和组织机构（问题）分类法。在实际工作中，对于立档单位归档文件数量较多时，分类工作需分层进行，仅用一种分类方法的情况较少见，通常采用复式分类法，即将几种方法结合使用。规则提供了年度、保管期限、机构（问题）三种分类方法，由此可组合成多种复式分类法。规则对年度、保管期限、机构（问题）在组合成复式分类法时的先后顺序未作规定，但对三种分类法的可选择性作出了规定。其中，年度、保管期限是必选项，任何复式分类法都必须具备，即任何机关都必须分年度、分保管期限来整理归档文件。机构（问题）作为选择项，一些基层单位（农电、多经）或小机关，每年形成的文件数量少，或者内部机构设置简单，这种情况下无须2/3再按机构（问题）进一步细分；而在大的机关，文件一般由各文书处理部门分类理事归档，机构（问题）则往往成为必选项。为使分类方法更切合各单位实际，规则并未限定机关档案部门必须采用复式分类法，只推荐了常用的两种方法即“年度机构（问题）保管期限”或“保管期限年度机构（问题）”。如果本单位本年度的归档文件安全由各文书处理部门编目、装盒的话，选择第一种方法是最好的，这种方法可以减少档案部门的工作量，提高文书处理部门的业务水平，但不同保管期限的档案排列在一起，不利于重要档案的保管和抢救；如果本单位本年度的归档文件只是由各文书处理部门按保管期限、事由分类，而不涉及到编件号，交由档案室统一按保管期限、机构（问题）来编件号、上架的话，则应选择第二种方法，这种方法可以使上架档案的重要性一目了然，发生突发事件时也便于对重要档案实施抢救。立档单位是否可按来文级别、收文发文、文号等来分类，规则上没有明确规定，实际上这些方法是欠妥的。例如来文级别、收文发文和文号分类法，都没有从归档文件本身内容和办理过程来考虑分类原则，从而忽视了文件形成规律，使用上述分类法后，归档文件之间的历史联系不能得到正确体现，必须影响档案的保管和利用。比如若按来文级别分类，上级单位的批复和下级单位的请示就不能分在一起；若按收文发3/3文分类，本单位的请示和上级单位的批复也不能分在一起；按文
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