办公室5S管理方法 特选参考

1,优选内容,培训内容,文件管理5S是什么如何做好5S,2,优选内容,第一部分,文件管理,3,优选内容,文件管理,文件,信息及其承载媒体,媒体可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或他们的组合。,一组文件，如若干个规范和记录，通常被称为“documentation”.,某些要求（如易读的要求）与所有类型的文件有关，然而对规范（如修订受控的要求）和记录（如可检索的要求）可以有不同的要求,4,优选内容,文件管理,记录,阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件,记录可用于为可追溯性提供文件，并提供验证、预防措施和纠正措施的证据。,通常记录不需要控制版本。,5,优选内容,文件管理,文件分类,重要度,保存期限,来源,版本,缓急,6,优选内容,文件管理,管理技巧,分门别类,程序化,规范,专业化,专人负责,索引,专门化,7,优选内容,文件管理,签字,以旧换新,文件收发,可追溯性,认可,盖章生效,连贯性,有效性,授权,8,优选内容,第二部分,5S是什么,9,优选内容,5S是什么,区分要物与不要物，将不要物处理掉。,将要物规范放置，使寻找时间为零。,使工作环境变得无灰尘、干净整洁。,保持前3个S，制度化，规范化。,形成习惯，提高整体素质。,10,优选内容,演变,5S是什么,11,优选内容,5S是一种管理需要全员的积极参与和长时间的坚持不懈每日每日坚持5S管理，一点一滴持续的改善,5S是什么,12,优选内容,企业形象,5S是什么,13,优选内容,可以及时拿到需要的东西随时确认自己的工作是否按计划执行保证工作顺利进展整理干净不是最终的目的，而是避免浪费，提高工作效率,5S是什么,14,优选内容,第三部分,如何做好5S,15,优选内容,整理,含义,将需要的和不需要的物品明确分开，并处理不需要的物品。,目的,腾出空间防止误用,16,优选内容,5S差！,5S好！,现场检查,17,优选内容,要领,马上要用的,暂时不用的,长期不用的,要区分对待!,18,优选内容,要领,将需要的物品的数量降到最低程度,例如：减少文具使用数量减少文件保存数量减少电话使用时间缩短会议时间,19,优选内容,要领,对可有可无的物品，应坚决处理掉，决不手软!,20,优选内容,要领,为何会有这么多废品？,分析,检查,改善,21,优选内容,问题点在哪里？,提问,1、图片中存在什么问题？,3、会产生什么样的影响？,4、我们应该怎样做？,2、为什么会产生这样的问题？,22,优选内容,整顿,含义,将需要的物品，摆放成谁都清楚并便于使用的状态。即寻找时间为零,目的,工作场所一目了然消除找寻物品的时间井井有条的工作秩序,23,优选内容,确定物品放置场所,24,优选内容,物品分类摆放,25,优选内容,进行标识,26,优选内容,定位、标识方法,*连接线标识,影绘表示（形迹管理）,27,优选内容,问题点,怎么办？,28,优选内容,问题点,怎么办？,29,优选内容,？,如何整顿你的文件柜,提问,30,优选内容,管理责任者管理此架责任者姓名,架子表示标签表示架子种类的标签,柜子内表示标签用此标签表示下段的内容,文件柜如何整顿？,31,优选内容,要领,彻底整理，只留下需要的物品,32,优选内容,合理利用空间，100%定位放置,要领,根据种类、空间、区域、防护规定摆放方法,33,优选内容,要领,利用各种颜色、数据等进行标识,34,优选内容,问题点在哪里？,35,优选内容,问题点在哪里？,36,优选内容,清扫,含义,经常清扫保持清洁，将各个角落的脏物清理掉,目的,保持良好的工作情绪稳定品质达到零故障、零损耗,37,优选内容,如何清扫？,看不见的地方，也要彻底打扫干净。经常打扫，使环境尽量不产生灰尘、污秽。,38,优选内容,彻底清扫,电源插座,电脑侧面,主机座,39,优选内容,要领,自己动手，不依赖外人(所有部门、人员都一起执行),40,优选内容,清扫责任分区,A1区(张),B1区(赵),C1区(王),C2区(沈),C3区(李),A2区(胡),E1区(贾),D1区(霍),要领,41,优选内容,清洁,含义,将整理、整顿、清扫进行到底，并且标准化、制度化。,目的,成功惯例和制度是标准化的基础企业文化开始形成,42,优选内容,整洁的办公桌,如何保持？,43,优选内容,连续不断的进行整理、整顿、清扫活动,要领,44,优选内容,花时间改掉坏习惯及眼不见为净的态度,要领,45,优选内容,要领,每天保持5S评价的心情，不断改善办公5S,46,优选内容,素养,含义,对于规定了的事情，大家都按要求去执行，并养成一种习惯。,目的,让员工遵守规章制度培养良好素质习惯的人才铸造团队精神,47,优选内容,问候、礼貌语,您好!早上好!下午好!大家好!,语言,48,优选内容,着装,49,优选内容,离位时,要点：1.2.3.4.,50,优选内容,持续推动4S活动直至习惯化严格遵守公司的规章制度不断地培养责任感、改变意识充满热情的开始每一天的工作,要领,51,优选内容,要主动整理、整顿传真？,传真是客户传递过来的信息，对公司和我们的工作都是非常重要的。不管是不是发给我的传真，我都应该认真对待。主动把我认识的人的传真送过去，以便同事可以及时得到客户的宝贵信息。,52,优选内容,打印前，我们应该做什么？,确认打印机是否正常工作。小故障请按照提示排除。无法解决时，请及时与管理员联系。确认打印纸。及时更换所需的纸型，以免产生作废文件。发现作废的包装时，请及时丢到纸篓内。发现纸张快用完时，请及时领取。,53,优选内容,如何维持,整理,整顿,清扫,办公室中,小组讨论,54,优选内容,办公室5S活动,早上5S,1、检查你的着装状况和清洁度2、检查是否有物品掉在地上，将掉在地上的物品都捡起来3、整理和彻底清洁桌面4、检查存放文件的位置，将文件放回他们应该放置的地方5、扔掉不需要的物品，包括抽屉内的私人物品6、检查文件柜、书架等，将放得不恰当的物品改正过来,55,优选内容,办公室5S活动,下班前5S,1、实施早上5S活动的所有内容2、用抹布擦干净电脑、传真机及其他办公设备3、固定可能脱落的标签4、清洁地面5、倾倒垃圾篓内的垃圾6、检查电源开关、门窗、空调等是否已关上。,56,优选内容,文件的5S,整理,把文件区分为必要(有效)和不要(过期无效)的无效和不需要的文件及时回收或销毁,整顿,清扫,清洁,素养,将文件分门别类保存制作目录索引，便于查找,防潮、防尘、防虫定期修补维护,专人管理、责任分明文件管理制度、程序,使用完后及时归位爱护文件，节省用纸按规定要求制定发行文件资料,57,优选内容,小测试,整理是把_物品与_物