行政前台培训

行政前台培训一、前台岗位说明第一、前台工作的认知前台员工是公司的先锋部队，也是客户了解我们的最初窗口，所以前台员工在仪容及礼貌方面要不断的检点及警惕，员工的举止、言行代表了企业的形象及声誉，是企业形象的直观写照。第二、前台的仪容：1.前台接待人员上班时应着淡妆上岗，以体现出女性的健康、自信、清爽、干净。2.穿着统一工装（职业装），制服要完整清洁及称身，不得穿脏或者有皱折的衣服上岗。3.头发要梳洗整齐，长发要捆绑好，只宜佩戴轻巧大方的发饰，头发不得掩盖眼部或者脸部。二、基本礼貌1.在工作的时候，常带着自然的笑容，表现出和蔼可亲的态度，能令客人觉得容易接近。2. 不得故作小动作(永远是成熟、稳重），打哈欠要掩着口部，不要作出搔痒、挖鼻、掏耳、挑牙等不雅的动作。3. 工作时不得咀嚼香口胶，吸烟及吃东西。4. 不得嫌客人罗嗦，应耐心地为客人服务。5. 在处理柜台文件工作时，还要不时留意周围环境，以免客人站在柜台片刻，员工还蒙然不知。6. 客人来到柜台前，马上放下正在处理的文件，礼貌的问安，表现出曾受过专业训练的风采，称职及有能力为客人服务。7. 留心倾听客人的问题，不能随意中断客人的叙述，然后再清楚的解答，以免答非所问，如遇到问题不懂作答时，应该说：“请稍等，待我查一查以便回答你的问题。”8. 如遇客人对某事情外行，或不能随俗之处，不得取笑客人。9. 前台员工的工作效率要快且准。10.不得表现懒散情绪，站姿要端正，不得摇摆身体，不得倚傍墙、柜而立或蹲在地上，不可歪头歪身，及扮鬼脸作怪动作。11.不得擅自用柜台电话作私人之用，如遇急事可请求上司用后台的电话。12.用词适当，不可得罪客人，亦无须阿谀奉承，声线要温和，不可过大或过小，要清楚表达所要说的话。13.尽量牢记客人的姓氏，在见面时能称呼客人“先生小姐女士，你好！”。14、接电话应先说礼貌用语，“您好，*公司”，接待来访人员，应说“请进，您好，您找那位老师”。15、若客人之问询在自己职权或能力范围以外，应主动替客人作出有关之联系，而不得随便以“不知道”回答甚至置之不理。16、前台接待员工作的特殊性决定了其离座不应该太久，一般不能超过10分钟。如果是因为特殊原因需要外出时，应该先找妥协办人，并交代清楚接听电话的方法。17、严守工作时间：前台接待员应该遵守作息时间。一般情况下，提前五分钟到岗。18、和别人交谈时，表情自然，平和，表达得体，仔细听对方讲话。切忌：不要打断别人的话、不随意补充别人的话、不要质疑别人的话。三、日常工作1.电话接听技巧目的通过电话，给来电者留下这样一个印象：一个礼貌、温暖、热情和高效的公司。当我们接听电话时应该热情，因为我们代表了公司的形象。左手持听筒、右手拿笔大多数人习惯用右手拿听筒，但是再与客户进行电话沟通过程中往往需要做必要的文字记录。再写字的时候一般会将话筒夹在肩膀上面，这样，电话很容易夹不住而掉下来发出刺耳的声音，从而给客户但来不适。为了消除这种不良现象，应该提倡用左手拿听筒，右手写字或操纵电脑，这样就可以轻松自如的达到与客户沟通的目的了。电话铃声响过三声之内接起电话注意声音和表情说话必须清晰，正对着话筒，发音准确。通电话时，你不能大吼或者喃喃细语，而应该用正常的声音-并且尽量用热情和友好的语气。复诵来电要点电话接听完毕之前，不要忘记复诵一遍来电要点，防止记录错误或者偏差而带来的误会，使整个工作的效率提高。例如：应该对时间、地点、联系电话、联系人姓名等方面的信息进行核查校对，尽可能的避免错误。2、电话转接流程：当我们接到一个外线电话时，应该遵循以下流程： 用以下语句：“您好，*公司”不同的来电者可能会要求转接到某个人，要牢记分机号码，任何找管理者或者领导的电话必须首先转到相关助理那里，或者先问清楚来电方单位，姓名，主要事宜，这样可以保证管理者或者领导不被无关紧要的电话打扰。如果来电者要求转某个职位的人，如：“我想找一下你们人方面的负责人？”应该回答：“请稍等，马上为您转接”。如果转接的分级占线或者无人接听，你必须回答：“您好，XX先生/小姐电话占线（不再工位上），请您稍后再拨”。如果是应聘人员找人事专员，转接后确占线或者无人接听时，应及时留下应聘者姓名，电话，并且表示稍后我们人事专员会给您打回去。如果来电者拨错号码，你必须说：“对不起，您打错了，我们这边是*公司，我们的号码是*”。如果一次通话占用了较长时间又有其他电话打进来时，你必须说：“对不起先生，您能稍等一下，让我接听一下另一个电话么？”得到对方同意后，接起另一个电话，留下对方姓名电话，表示稍后会给对方打回去后，继续通话。3、来访人员的接待人员来访，应用礼貌用语“您好，请问能为您做点什么”，或者“您好，您找哪位老师”。如果来访的是家长或者学生，前台员工应先做好来访登记，然后将家长、学生带入接待室或者咨询室，请专业的咨询师到洽谈室接待，并倒水给来访家长、学生。如果来访的是客户，前台员工应先问清是那个公司的客户，找哪位老师，先让到公司沙发稍等一下，马上联系相关工作人员，确定有约来访之后，将来访者带到接待室，并倒水给来访者。如果来访的是应聘人员，应先让来访者坐在沙发上稍等一下，找到相关人事招聘老师，将应聘者接待接待室填写相关应聘登记表。如果来访的人员要求找分公司总经理，总监，应先让来访者坐沙发上稍等一下，确定和分公司总经理或者总监有约的话，请进经理办公室或者总监办，并倒水给来访人员。4、办公用品的申购、领取、保管、前台按照各部门所需填写办公用品申购表，每月月初负责的行政专员自行申购采买。、办公用品送到后，填写物品入库单，总监签字，总部行政专员审核签字后，中间粉色联给财务报销使用。凭各部门申请物品单将办公用品分发到各部门，在物品出库领用单填写领用明细，领用人签字，总监签字确认。、行政前台是办公用品管理人员，领取办公用品要填写办公用品领取单。每月底将整月出库单数据汇总成电子版保存在电脑里。、每月月底盘点库存，汇总领取情况，填写办公用品盘点表、办公用品出库单，统计人员和总监签字，月底上交总部行政存档，并作为下月办公用品预算依据。办公用品采买流程.5、周排班表和周报.周排班表和周报每周五下班之前将下一周的周排班表和本周的周报以附件的形式发到总部行政前台的邮箱里，由总部前台做汇总。.周排班表发送以后不可再做更改，如遇紧急事宜需请假或者倒班，需提前24小时告知总部行政前台，如发现未能提前告知前台，并且自行调整休班或者倒班的情况，该行政前台在绩效考核中将扣除相应分数。.周报表作为考核本周工作的评分标准，因行政前台工作琐碎事宜较多，故周报以简洁的语言、清楚的表达为标准，每天必定会做的琐碎事宜不要体现在周报里，例如：接听电话、接待家长、复印、打印等，将本周重要且紧急以及重要不紧急的相关事宜清楚的写进周报中，并且将完成情况做汇报及跟踪。.为了更好的提供服务，未处理或延时处理的相关事件应及时跟总部前台沟通，总部所有行政人员将尽快尽力解决。四、日常工作6、办公设备报修.行政专员以邮件的形式将电子版设备保修单统一发到总部行政前台的企业邮箱中.总部前台将当日报修邮件汇总至周报修汇报表中，并且安排IT维修专员和非IT维修专员进行维修。.维修顺序按照各行政专员上报时间为准，IT/非IT对接人回应时间为1-2天。.总部前台以周为单位汇总本周维修情况，及时更新维修记录的解决时间和未解决原因。.如遇特殊原因未能在回应时间维修好相关设备，应向上一级说明原因，确定好时间节点。7、办公设备借用、因工作需要借用投影仪、音箱、照相机等办公设备，提前2天通知。如有借用时间发生冲突，部门之间自行协调后再申请。、填写办公设备借用登记单，借用时间、归还时间具体到小时，借用人、归还人不得由他人代签。凭单领取，登记单由陶立老师存档保管。、严格遵守借用时间、按时归还。超过使用时间或有特殊情况不能按时归还，需重新申请，如使用时间与其他申请部门有冲突，自行协调后再申请。、办公设备借出后，借用人为保管人，负责设备的保管、使用、日常维护，应按照规定进行操作，不得对设备进行拆改、外借。一经发现，严肃处理。造成损坏的应承担相应赔偿责任。、设备使用过程中发生故障或损坏，应第一时间与总部行政部门联系，并由专业人员进行维修，不得擅自拆除任何设备组件。否则，后果由当事人自行承担。故障原因以维修人员鉴定为准。、无故逾期不归还借用设备的，应立即归还。如归还设备完好无损，视违规情况，对该部门实行办公设备借用限制。如归还设备损坏，除承担相应赔偿外，取消该部门的办公设备借用资格。8、印章、资质证件使用管理规定.印章使用规定、使用印章前填写公章、资质证件使用申请单，写明申请使用事项，北京总部批文要出示纸质版，交行政部存档。、印章原则上不准带出公司，如确因工作需要，填写印章、资质证件使用申请单，据实填写使用事由，公司部门由部门经理签字，由总监签字，行政部经理签字确认后，分公司总经理批准，方可带出公司。自借出之时起，借用人为公章保管责任人，负责公章的使用及保管，并及时归还。、印章借出时间内发生的不合法、不合手续的用印情况，均由借出人承担法律责任，部门主管或总监承担相应的连带责任，本公司无任何责任。、印章损毁、散失、被盗时，管理者或借用人应迅速向公司递交说明原因的报告书，由相关负责人依据规定程序处理。、行政部人员对印章有监视、监督权；对于不合理的用印要求有拒绝权。.资质证件使用规定、填写公章、资质证件使用申请单，写明申请使用事项，批文需出示纸质版，交行政部存档。、营业执照或组织机构代码证的副本复印件使用需盖限办事项用章，注明办理事由后方可使用。限办事项用章及公章均为红色，该证件副本复印无效、如特殊原因需使用营业执照或组织机构代码证原件的，需提交相关证明，填写公章、资质证件使用申请单，由部门经理或总监签字，行政经理签字，公司总经理批准后方可带出公司。自借用之时起，借用人为该证件保管责任人，负责证件的使用及保管，并及时归还。、除公章、资质证件使用申请单中注明的使用事项之外，该证件发生的一切事项本公司均不予承认。由借用人承担法律责任，部门主管或总监承担相应的连带责任，本公司不承担任何责任。、资质证件发生损毁、散失、被盗时，管理者或借用人应迅速向公司递交说明原因的报告书，由相关负责人依据规定程序处理。行政部人员对资质证件有监视、监督权；对于不合理的使用要求有拒绝权。9、报销.报销时间为每个月5号之后的周二、周三、周四。.填写好EAS系统的费用支出单或者借款单，待上级领导审批。.对于超支和不合理的支出费用，不予批准。有特殊情况的请给予说明。10、车辆借用.因工作需要使用车辆，需提前1天通知。如借用时间发生冲突，自行协调后再提出申请。.填写车辆申请单，按时归还。车辆借用人员和驾驶员为车辆的共同保管人，承担车辆的使用、保管及维护工作。.严格遵守中华人民共和国交通法及有关的法律法规。.不得使用公司车辆办理任何与工作无关和私人事宜。.车辆使用过程中发生的损坏、丢失及事故问题，经有关部门调查取证后确定责任进行处理。本公司可自行处理的，调查分析后由有关人员承担相应的赔偿责任，部门经理或总监承担连带责任，并视具体情况限制该部门借用车辆。五、固定资产的盘点一、固定资产一般应同时具备两个条件：.单项价值在1000元以上，使用年限一年以上.单项价值500至1000元为实物资产，列入固定资产范围二、职责划分：.1.行政部门负责固定资产的实物形态管理。主要内容包括固定资产申请管理，建立固定资产台账，收集、整理、保管固定资产技术资料和有关证件.2.财务部门负责固定资产的资金形态管理。主要内容包括监督、检查固定资产使用情况，建立固定资产总账、明细账和使用单位财产帐，做到账账相符。.3.使用部门负责本部门的固定资产实物形态管理。主要内容包括建立本部门的固定资产使用卡片，落实本部门固定资产管理责任人，做到卡物相符，保证本部门固定资产的真实性、完整性。.4.总负责人：行政部专员，各部门主管、主任为部门负责人，库房等一些无人管辖区域的固定资产由总监负责。.三、固定资产购置申请管理：.1.需要添置固定资产各部门，以签呈的形式上报，经权责领导批准后，由行政部依照要求进行相应的采购作业、验收和入库工作。.2.各部门需要购置固定资产；需填制固定资产购置申请表，报行政部审批，总经理审批，行政专员填写合同审批表传真总部法务、财务、总裁审批。不报视为不需要购置。.3.审批后的合同审批表一式两份，一份行政专员存档，另一份财务部门按照审批结果拨付款项。.4.IT/非IT设备申请购置后，应填写采购验收领用单作为录入固定资产凭证，并一式两份，一份交给财务，一份留在行政部保存。.四、固定资产编号：.行政部按照固定资产分类代码进行编号，并将编号标签贴在固定资产实物上。.公司固定资产分为以下五类：.电子设备.运输设备.办公家具.计算机软件.其他.对已调出、售出、报废的固定资产，在销账后，为避免今后出现编号重复引起管理混乱，其编号不再重复使用。.五、固定资产的领取、使用、保管：.1.固定资产领取人的确定.固定资产的领取人必须是该资产的保管人，若该资产是共用，则必须明确保管人，由保管人领取。.2.保管人持出库单领取资产，出库单要有上级领导、部门主管签字方可生效。.3.资产领出后，使用者及保管人应严格按照资产的操作说明使用和保管。.六、资产的调拨、报修管理：.1.固定资产挑拨管理：固定资产的变动，具体实施要依据固定资产调拨单；资产调出部门负责人应先在调拨单上确认，没有调出和调入部门负责人核准的调拨单，固定资产不能调拨。.2.调拨单一式四份，调出部门，调入部门，行政部，财务部各一份。.3.资产调拨时，固定资产标签应随调拨的固定资产，由调出部门转入调入部门。.4.资产设备损坏时，应及时由负责人（部门经理）