办公室工作实务教材(PPT 28页).ppt

办公室工作实务,会说会写会做事会做人,CompanyLogo,办公室参谋咨询,学习目标知识点：1、了解办公室参谋咨询工作的特征2、掌握参谋咨询的内容和要求能力点：1、掌握在具体办公环境下的办公室参谋咨询的方法2、能把握不同决策阶段（准备、形成、实施）的操作要领3、了解相关信息，具备相应的辅助决策能力素质点：1、培养准确领会本级和上级组织领导工作意图的意识2、培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识3、养成优化决策、巧妙献言的工作习惯,会说会写会做事会做人,CompanyLogo,会说会写会做事会做人,办公室参谋咨询内容,CompanyLogo,情景案例,宏利公司营销部王经理这几天被工作搞得晕头转向。上一周他们组织的客户联欢活动搞得很差，公司肖总对他们的工作非常不满意。原因是他们向公司辐射商圈范围内的周边社区发送了10万份宣传册和宣传海报，最后只有150人到场；现场联欢气氛活跃得不得了，却只有7个人购买了他们公司的产品。10万份宣传册和宣传海报的确全部发到位了，因为这是王经理亲自带队发送的，也就是说被邀请的嘉宾的确有10万人，最后到场的只有150人，最后又只有7人购买产品，依据宣传册和宣传海报计算，不到万分之一的效率；依据现场计算，效率也很低下。,会说会写会做事会做人,CompanyLogo,项目任务,1.如果你是营销部王经理的助理，你对王经理有何具体建议？2.如果你是公司行政经理刘子文，你对肖总有何建议?,会说会写会做事会做人,CompanyLogo,任务分析,要解决促销活动“剃头担子一头热”的问题，营销部应该通过先期市场调研、客户反馈等渠道了解和分析顾客心理，了解目标顾客群的兴趣是什么？对本公司及本公司产品的忠诚度、对本公司售后服务的满意度有多少？公司周边商圈中还有哪些类似商品可供消费者选择？消费者的诉求与兴奋点在哪里？必须综合分析多种因素以后再确定促销活动的形式、内容，并及时做出相应调整，避免盲目性。从长远一点的角度来说，商家在追逐短期利润目标的同时一定要能着眼于可持续性发展目标，这就意味着应该站到消费者立场上去，确定让利于消费者的策略与方案，达到共存、共赢、互惠目标。只要维护好目标市场，培育好潜在市场，企业就能切实承担起自己的社会责任。不玩、少玩花架子，市场才会有真正的持久的回报。作为秘书和助理，在问题出现以后要沉着、冷静地分析出现问题的原因，努力寻找控制事态和寻求转机的方法，在适当的时候提醒决策层。因为将损失控制在最小范围以内，也是一种成功。当然，秘书和助理平时就要养成定向积累、定向收集与本部门业务相关的各种基础信息的习惯，养成积极思考问题的习惯。同时，定向积累要与广泛关注相结合，对苗头性、趋势性信息保持敏感性。,会说会写会做事会做人,CompanyLogo,办公部门为什么必须具有参谋咨询的职能（存在的合理性）,会说会写会做事会做人,上一单元我们了解到，参谋咨询活动渗透于办公室工作实务之中。反过来我们可以说，各项办公室工作实务中又不同程度地包含着参谋咨询工作的内容。这是由于办公部门参谋咨询工作的存在非常合理的原因。1从部门与岗位设置的逻辑起点看在组织系统中，设置综合性办公部门、设置秘书（行政助理）岗位的逻辑起点是为领导分担一部分劳动，这种劳动既包括体力上的，也包括智力上的。即办公部门既能代领导处理一些琐屑的日常事务工作，将领导从繁重的日常事务工作中解放出来，同时，也包括在心智上对领导处理有关日常事务有所襄助。,CompanyLogo,办公部门为什么必须具有参谋咨询的职能（存在的合理性）,会说会写会做事会做人,2从现代管理活动的特点看现代管理日趋复杂，牵涉的面越来越广泛。尽管领导者本身属于组织系统中的优秀分子，但个人知识、能力结构仍然不可能完全应对管理工作中随时随地可能出现的意外变故。处理这些专业的或非专业的问题需要的可能是领导个人知能体系中完全不同的知识与技能。办公部门、秘书个体应该拾遗补阙，根据工作需要或直接代劳，或依据自己与领导者构成互补型特色的知识能力结构对领导处理有关管理包括日常事务管理、日常事务处理提出合理化建议。3从管理活动的客观需要看领导者个体时间、精力总是有限的，组织系统的管理工作客观上需要保持一定的连续性，当领导由于某种原因缺位时，系统组织管理行为却不能中断，办公室或资深秘书应该及时为领导补台，及时提供才智上的参谋辅助服务。,CompanyLogo,办公部门参谋咨询活动的类型,日常事务工作的参谋咨询,决策的参谋咨询,参谋咨询类型,CompanyLogo,办公部门参谋咨询活动的类型,与领导、领导机关决策有关的参谋咨询活动办公部门参谋咨询的基本任务就是服从和体现领导、领导机关及其各职能部门的决策意图，进而采取措施跟进、为领导决策创造最佳环境，促进决策目标的实现，这是办公部门和秘书工作的性质、地位所决定的。一般而言,这种类型的决策更多常见于办公室主任、行政经理或总经理助理等中层秘书管理层。,2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题,会说会写会做事会做人,CompanyLogo,办公部门参谋咨询活动的类型,日常管理与日常事务工作中的参谋咨询活动办公部门和职业秘书都不能满足、不能停留于单纯做好具体事务工作上。应该树立创造性地开展辅助工作的职业理念，注意在恰当的时候以恰当的方式积极为领导提供合理化的参考意见与具体方案，或在必要的方面对领导进行适当的提醒。,2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题,会说会写会做事会做人,时间管理：为领导日程表、备忘录所列工作事项轻重缓急的先后顺序安排、调整、变更等提供参谋咨询服务,日常事务管理：在电话信息、邮件信息、接待规格、关系协调、办公环境等日常事务处理方法、处理策略上提供参谋咨询服务；,信息工作为领导及时提供平行机关、上下级组织日常事务类信息、动态；,文书管理为领导提供文书、档案收集、归类、整理、保管、开发利用等方面的意见与建议,近身辅助对领导思想修养、生活细则方面提供参考性建议,CompanyLogo,小技法,会说会写会做事会做人,服从领导与服从真理秘书与领导决策意图保持一致与秘书坚持实事求是原则、敢于谏诤并不矛盾。1一般情况下，领导站得高，看得远，因此决策意图大多是正确的。办公部门和秘书个体参谋咨询方向与领导决策意图保持一致，能够取得较为理想的参谋效果。2特殊情况下，由于各种主客观因素的制约，领导决策意图与客观实际情况可能不相符合。这时，秘书人员应从实际出发，以认真负责的态度不失时机地以恰当的方式向领导提出正确的意见和建议，使决策意图更加符合客观实际。3处理好贯彻领导意图与坚持实事求是的关系。确定参谋咨询方向时要服从领导总体意图；在研究论证过程中，要坚持求实原则；在提出参谋建议时，要把领导意图和实际情况有机统一起来。既要防止逢迎领导，盲目按领导意图研究论证，又要反对离开领导决策意图、我行我素、固执己见的倾向。,CompanyLogo,办公部门参谋咨询的基本内容,行业业务,行业动态,运作方法、步骤、措施,政策法律及其他相关知识,对领导思想、业务修养方面提供的建议,参谋咨询的基本内容,CompanyLogo,办公部门参谋咨询的基本内容,办公部门参谋咨询活动中应该涵盖的内容,2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题,会说会写会做事会做人,所在行业、单位或部门的业务性技术性问题，即实体性内容。如某项决策或开展某项业务是否可行、是否符合该组织发展方向、具体内容是否具有科学性等等。领导一般要求办公部门组织力量进行先期专题调研。秘书受命进行专题调研后再确定具体参谋咨询内容。,行业业务,运作方法、步骤、措施,行业动态,及时掌握本行业内的相关信息，从正面来说可以及时跟进相关业务，最大程度地实现管理效益；从反面来说，可以规避职业风险，减少不必要的损失。,是就程序性内容进行参谋咨询。“做一件正确的事”固然重要，还应该注意“正确地做事”。即要注意与实体性内容相关的具体运作方式方法、具体实施步骤的调配、具体措施的设计，一切都既要具有可操作性，又要保障合理的科学的方向。,CompanyLogo,办公部门参谋咨询的基本内容,办公部门参谋咨询活动中应该涵盖的内容,2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题,会说会写会做事会做人,秘书、助理在信息工作等业务工作中形成了对当前形势、政策、法律法规的系统性、超前性认识，对与主打产品相关的其他知识有更丰富的积累。秘书利用自己在政策法律及相关知识上的积累为领导提供参谋咨询建议,政策法律及其他相关知识,对领导思想、业务修养方面提供的建议,对领导要有深入的了解。必要时，可以提醒领导及时将新颖的工作经验加以总结，进一步提高理论与政策、业务与技术水平；可以提醒领导及时注意情绪管理，调整工作状态；或者提醒领导注意处理与不同动机工作人员之间的关系、提醒领导注意防微杜渐，不断加强个人修养与作风建设。,CompanyLogo,办公部门参谋咨询的基本内容,职业秘书在知识结构方面的“通才”型特点是保障组织管理目标实现的重要条件。在一级组织中，一般以钻研行业业务的“专才”型人才为主体，他们是维系本单位核心竞争力的核心财富。但组织中不能全部由“专才”组成，具有核心竞争力的产品和服务在市场中能走多远，还需要“通才”型人才加以整合。秘书、助理在在组织系统中同样具有不可替代性。,会说会写会做事会做人,CompanyLogo,案例一,江总的苦恼宏利服装公司董事长兼总经理江林近来吃不香、睡不安。公司的一批出口服装因质量问题，被外方退货；服装界有名的混混杨光杆找到江总，说是他有路子，只要对退回的服装稍作变动，换个商标，就可以转手卖到某发展中国家去。若采纳杨光杆的建议，自己是受到省市多次表彰的民营企业家，岂不是与混混一起干非法勾当？若不采纳，就在损失几百万美元。江总的秘书刘强是了解江总的。他知道江总此时最需要帮助，但又不愿向人表露内心世界。刘秘书找来有关法规文件、加入WTO后对我国服装业出口的影响等方面的文章，以及国际服装市场行情等资料，放在江总的办公桌上，有的资料上还划上记号或写了摘要，供江总阅知。江总认真地阅读了刘秘书为他准备的文件资料。三天后，江总对刘秘书说：“退货问题，按合同办。杨光杆若再来找我，你给我回绝了，就说他的建议我不接受，劝他也不要干这种事，出这种歪点子。”刘秘书见江总又恢复了往日的风采，知道他已渡过了难关。,会说会写会做事会做人,CompanyLogo,讨论,刘秘书找来有关法规文件、加入WTO后对我国服装业出口的影响等方面的文章，以及国际服装市场行情等资料，放在江总的办公桌上，有的资料上还划上记号或写了摘要，供江总阅知。刘秘书对宏利服装公司董事长兼总经理江林的参谋咨询内容如下：一是行业动态方面的参谋辅助。及时提供本行业内的相关信息，规避职业风险，减少不必要的损失。二是政策法律方面的参谋辅助。刘秘书利用自己在政策法律及相关知识上的积累为领导提供参谋咨询建议。三是对领导思想、业务修养方面提供的参谋辅助。委婉提醒领导注意处理与不同动机工作人员之间的关系、提醒领导注意防微杜渐，不断加强个人修养与作风建设。,会说会写会做事会做人,CompanyLogo,案例二,“醉仙”局长戒酒张局长大事不糊涂，小事不检点。有人称他是工作上的大将，酒席上的醉仙。对改革、对大政方针、对重要工作任务，他从不含糊、魄力大、点子多、信心足，再大的困难也能克服。但对于吃吃喝喝，往来应酬，他在组织生活会上主动检讨了多次，还虚心听取同志们的批评意见。可是酒杯一端，一切忘干，不醉不归。一个饭局，总是花去上千元。一次在传达上级“关于反对公款大吃大喝”文件的大会上，张局长的讲话获得了雷鸣般的掌声。他不仅原原本本地传达了上级文件精神，而且当众深刻解剖了自己，并且提出了一套制止公款吃喝的具体办法，局办公室小吴听了既高兴又担心。他高兴张局长对公款吃喝认识的提高，担心他说起来容易做起来难。小吴想，这次要趁热打铁，让局长改掉这老毛病。会后，他对张局长说：“群众说您这次讲的真好。我建议按您今天讲的精神，下发一个制止公款吃喝的规定，以后就照规定办事，您说行吗？”“行，你起草吧”。张局长满口答应。小吴起草后，张局长很快就签发了从此，局里的吃喝之风就此煞住。张局长“醉仙”的“美名”也逐渐被人遗忘了。,会说会写会做事会做人,CompanyLogo,小技法,会说会写会做事会做人,参谋咨询要抓好重点秘书业务头绪繁杂，只有抓住其主要矛盾，即重点工作环节，才能更好地发挥参谋咨询作用。当前秘书工作的重点是：1为领导及时、准确、全面地提供信息；2围绕中心工作组织调查研究；3根据领导意图做好重要文稿起草工作；4就重大事件的处理提出对策性建议。党政机关、群众团体、各类企事业单位秘书工作任务不同、要求各异，但以上方面是当前进一步改革开放、突出发展主线的新形势所决定的，是不同层面秘书参谋工作共同的重点。,CompanyLogo,相关链接,秘书的谋与略办公部门的参谋咨询工作，尽管千头万绪，归结为一点就是“谋略”二字。“谋略”指的是计谋与方略，也就是解决问题、处理矛盾的方法。它们往往融于秘书起草的文稿、选送的信息、设想的预案、提出的建议之中。具体包括：1建议。秘书围绕领导工作和所要解决的问题，提出的各种工作建议，如工作安排建议、解决某一问题的建议、推广某一经验的建议等。2意见。秘书针对实践中急待解决的问题所提出的参谋意见，如关于纠正不正之风的意见、关于加快扭亏增盈步伐的意见、有关下级请示的批复意见等。3预案。秘书为落实某项工作或贯彻领导者意见而提出的实施办法，如会议组织预案，突发性事件处理预案等。4方案。秘书根据客观要求和实际情况经周密研究后提出的工作思路，如改革方案、机构调整方案、调研方案等。5见解。秘书学习理论、分析形势、研究问题后所提出的看法，如秘书阐发的某些新观点、新思想、新认识等。,会说会写会做事会做人,CompanyLogo,实践训练,课堂讨论有人反对办公部门与秘书的参谋作用，认为秘书工作“参与决策”论以及“参与政务”、“智囊团”等，对秘书工作人员实际是一种误导。他们认为，秘书是“助手”不是“参谋”。你怎么看待这个问题？,会说会写会做事会做人,CompanyLogo,实践训练,案例分析仁义胡同与六尺巷京东平谷老城，有条仁义胡同。相传明朝时，金尚书、倪尚书的亲戚住这里，两家只一墙之隔。一年夏天大雨，泡倒了院墙。修墙时两家因墙基发生争执，各不相让，就都想到了京城做官的亲戚，各自修书，请为自己撑腰。二位尚书接到书信，便马上回复，不承想内容竟然一样：百里捎书为堵墙，让他一墙又何妨？万里长城今犹在，不见当年秦始皇。两家人见信都觉十分惭愧，主动道歉，握手和好。修墙时，各自主动让出一墙之地，于是形成这条五尺宽胡同，行走至今。而邻里见状，无不称赞，从此把这条胡同叫仁义胡同，其礼让行为，一直仁义着乡里。,会说会写会做事会做人,CompanyLogo,实践训练,这则故事不知口口相传多少年了，二十世纪八十年代初地方征集整理民间集成，就收录了。前不久，我从这条胡同走过，见大多是近年才盖的砖瓦房，只有最后一座，显得很陈旧，不但有前院，还有一不甚宽绰的后院，两层很大的青石垒砌后墙基础，墙上竖嵌一方小碑，镌刻楷书“泰山石敢当”字样。胡同里，散落着一些大小条石等物。从这些遗物遗迹看，这里过去一定住着大户人家，世事沧桑，大概早面目全非了。当我问及胡同旁纳凉者:哪是仁义胡同？一中年妇女起初一愣，后随手一指:就那个，我家婆婆在时跟我叨咕过，说早先没有胡同，是两家让出来的。我慢慢走进胡同里。胡同不是很深，可两边不是两家，起码几十家了，每家门前钉一红色门牌，写着“北门街”。胡同仅四五尺宽窄，怎么叫街了呢？我朝北望去，一较为宽阔的街道，不远处，就是老县城北门。街与胡同贯通一起，名字也随口“贯通”了。,会说会写会做事会做人,CompanyLogo,实践训练,想平谷西汉初年置县，老城原为土城，于明成化年间始修砖城，并建四门。北门称“威远门”，至今北门楼上的巨大匾额还在。而北门外有倪光荐墓，旧有石人石马，最近发现一尊文官像，已运至文物部门保护。翻开民国二十三年平谷县志。对倪光荐多有记述:嘉靖丙辰进士，官至工部尚书，万历十四年八月卒于官。神宗(万历皇帝)悼伤，特赠太子少保。两次遣官谕祭:“惟尔性资端重，志行雅淳，奋迹循良，蜚声谏议。荐跻九列，历事三朝