机关办公自动化系统开发实例

第5章机关办公自动化系统开发实例,5.1办公系统分析与设计5.2办公系统数据库设计实践题,5.1办公系统分析与设计,5.1.1系统任务本系统是根据北京联合大学实际办公情况，对校长办公室各部门的工作需求进行分析而设立的。校长办公室主要有五个部门，它们是主任办公室、文秘办公室、接待人员办公室、档案办公室和收发文印人员办公室。现分别介绍这五个部门的职能。,主任办公室：负责起草学校行政综合性文件；协助校长组织安排校长办公会议程；审定每周召开的各种行政会议；及时批阅、处理上级发给学校的各种行政文件；参与学校重要的讨论、制定工作。,文秘办公室：起草文件，审核公文；进行专题调查，撰写调查报告，撰写校领导讲话稿；负责学校年鉴大事记以及北京联合大学简报的编写；负责学校每周活动日程的安排；为校领导安排用车；负责收文的拆封、登记、传阅以及对文件的催、查办工作；管理校长信箱工作，处理群众来信来访；负责学校行政发文的编号、登记、上报和发放工作；收集校办各个环节形成的材料，并立卷、归档，定期移交档案办公室。,接待人员办公室：负责组织安排接待上级领导机关、外单位来校检查、参观访问的食、住、行等事宜；负责全校性大型会议的协调组织工作；负责接待室和会议室的使用、管理工作；负责学校工作餐的安排和管理；编印校友通讯录；负责日常的校友接待工作，处理校友的来信来访。,档案办公室：及时认真地做好各门类档案文件和材料的收集、整理、分类、编目、鉴定、统计和保管利用工作；把会议记录按不同的会议类别归档，所有会议记录应由专人负责立卷归档；行政文件的归档；有计划地编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源。,收发文印人员办公室：负责报刊、信件、公函、电报、挂号信、汇款单等投送工作，急件要随到随发；打印学校行政红头文件；打印校办交办的有关材料。根据上述部门的任务和职能，机关办公管理信息系统具体分六个子系统，它们是：文件处理子系统、信息发布子系统、校刊管理子系统、会议管理子系统、档案管理子系统和电子邮件子系统，如图5-1所示。本章主要对文件处理子系统做较详细的讲述。,图5-1机关办公管理信息系统模块图,5.1.2系统数据流程图1.机关办公管理信息系统机关办公管理信息系统数据流程图如图5-2所示。2机关办公管理信息系统第一层机关办公管理信息系统第一层如图5-3所示。,图5-2机关办公管理信息系统数据流程图,图5-3机关办公管理信息系统第一层,3.机关办公管理信息系统第二层(主任办公室P1)机关办公管理信息系统第二层如图5-4所示。4机关办公管理信息系统第三层(P1.1文件审批)机关办公管理信息系统第三层如图5-5所示。,图5-4机关办公管理信息系统第二层,图5-5机关办公管理信息系统第三层,5.机关办公管理信息系统第四层1)公文办理子系统P1.1.1(主任办公室)公文办理子系统如图5-6所示。2)内部办文子系统P1.1.2(主任办公室)内部办文子系统如图5-7所示。3)档案管理子系统P1.1.3(主任办公室)档案管理子系统如图5-8所示。,图5-6公文办理子系统,图5-7内部办文子系统,图5-8档案管理子系统,5.1.3数据字典1.数据流卡片2.数据存储卡片3.数据处理功能卡片4.外部实体条目5.数据结构卡片6.数据元素卡片,5.1.4标号说明P1：主任办公室；P1.1：文件审批；P1.2：日常工作处理；P1.1.1：公文办理子系统(主任办公室)；P1.1.2：内部办文字系统(主任办公室)；P1.1.3：档案管理子系统(主任办公室)；P1.1.1.1：草拟公文(主任办公室)；P1.1.1.2：填写意见(主任办公室)；P1.1.1.3：填写备注(主任办公室)；,P1.1.1.4：完成公文(主任办公室)；P1.1.1.5：填写主题词(主任办公室)；P1.1.1.6：提交审批(主任办公室)；P1.1.2.1：草拟文档(主任办公室)；P1.1.2.2：填写意见(主任办公室)；P1.1.2.3：填写备注(主任办公室)；P1.1.2.4：提交(主任办公室)；P1.1.2.5：完成文档(主任办公室)；P1.1.3.1：文件标题(主任办公室)；P1.1.3.2：办理人(主任办公室)；P1.1.3.3：办理时间(主任办公室)；,P1.1.3.4：备注(主任办公室)；P1.1.3.5：领导审批意见(主任办公室)；P1.1.3.6：主题词(主任办公室)；P1.1.3.7：领导人签字(主任办公室)；P1.1.3.8：形成档案文件(主任办公室)；P2：文秘办公室；P3：接待办公室；P4：收发文印室；P5：档案办公室。,5.2办公系统数据库设计,5.2.1页面数据库设计页面数据库的作用是连接功能模块数据库，此数据库共包括7个页面：主页面、文件处理页面、校刊管理页面、信息发布页面、会议管理页面、档案管理页面和电子邮件页面。,1.主页面设计主页面如图5-9所示。主页面的作用：点击相应的图标就会进入到下一个页面。主页面的设计：在页面中插图的图标都是缺省图标，每个图标使用公式语言和下一个页面相连。公式语言如下：,图5-9主页面,文件处理图标Command(OpenPage;gongwen)信息发布图标Command(OpenPage;信息服务)校刊管理图标server:=Subset(DbName;1);dbpath:=LeftBack(Subset(DbName;-1););dbname:=dbpath+校刊管理.nsf;Command(FileOpenDatabase;server:dbname)会议管理图标server:=Subset(DbName;1);dbpath:=LeftBack(Subset(DbName;-1););dbname:=dbpath+管理会议.nsf;Command(FileOpenDatabase;server:dbname),2.文件处理页面设计文件处理页面如图5-10所示。文件处理页面的作用：点击“公文处理”图标进入公文处理子系统；点击“内部办文”图标进入内部办文子系统；点击“退出系统”图标就会退出这个页面，并返回到主页面。文件处理页面的设计：页面中相应的图标也采用的是缺省图标，相应的公式如下：,图5-10文件处理页面,公文处理图标server:=Subset(DbName;1);dbpath:=LeftBack(Subset(DbName;-1););dbname:=dbpath+公文.nsf;Command(FileOpenDatabase;server:dbname)内部办文图标server:=Subset(DbName;1);dbpath:=LeftBack(Subset(DbName;-1););dbname:=dbpath+办文.nsf;Command(FileOpenDatabase;server:dbname)退出系统图标Command(FileCloseWindow),3.信息发布页面设计信息发布页面如图5-11所示。信息发布页面的作用：这个页面和两个数据库相连，一个是BBS讨论区数据库，一个是发布通知数据库。点击相应的按钮可以进入到相应的数据库中。信息发布页面的设计：页面中的图标同样是采用缺省的方式，相应的公式语言如下：,页面数据库内包含一个帧结构集，在相应帧结构集的设计属性中设计数据库的启动属性。其主要目的是：打开页面数据库的同时，打开该帧结构集。帧结构集和主页面相连。主页面的帧结构集如图5-12所示。,5.2.2公文处理数据库设计1公文处理数据库中表单的设计公文处理数据库中的主要表单有：办理单、回复起草人表单、选择阅办人表单、催办单、发送表单、流传记录表单、备注表单、删除表单和意见表单。其具体设计过程如下：1)办理单设计办理单主要是针对北京联合大学阅办文件批示单制作的。在这个表单中，插入了一个子表单“批示单”。办理单如图5-13所示。,在“批示单”子表单中有一些辅助域，它们是为文件传送服务的。子表单中的域值如图5-14所示。,“批示单”子表单中大多数域的属性为文本可编辑域，也有一些是作者域和读者域。例如：“设置作者”域中使用了公式语言Name(CN;UserName)，使系统自动查找用户名为文档作者。“设置读者”域的域属性为读者可计算域。其公式语言为If(ifsent=0;Name(CN;UserName);assistant)；,在子表单里还包含一个计算型的文本，它主要显示文件起草者的名称和公文在传递过程中所处的状态。其公式语言为If(bg_state=批阅完毕;bg_state;Name(CN;writer)+bg_state+If(type=pad;+topic+)办理单中还包括一些指定域，如图5-15所示。下面将对这些指定域作具体介绍。,主题词域：可编辑的文本域，用户可以在域里填写相应的文字。备注域：可编辑的文本域，用户可以在域里填写关于办文的备注。部门域：组和框可编辑域，显示值为“校长办公室”和“教导处”。起草人域：姓名可编辑域，使用公式语言为Name(CN;UserName)，其显示当前用户名称。,日期域：时期/日期可编辑域，显示当天的日期，也可编辑日期。事由域：可编辑的文本域，用户可以在域里填写相应的文字。拟办意见域：可编辑的文本域，用户可以在域里填写相应的文字。领导批示域：可编辑的文本域，编辑者以上权限的人可以在域里填写相应的文字。,2)回复起草人表单这个表单主要显示回复起草人的对话框，里面插入了布局，并在布局区域中创建了文本、域和一个计算型的文本，如图5-16所示。,文本是“回复意见”；域是advice1，是一个文本型的可编辑域。计算型的文本显示在表框的最上面，它主要显示文件起草者的名称和公文在传递过程中所处的状态。用公式语言描述为If(bg_state=批阅完毕;bg_state;Name(CN;writer)+bg_state+If(type=pad;+topic+),3)选择阅办人表单通过用户指定批阅人所在的部门和批阅人的职务，可以选择出批阅人。这个表单也是通过创建一个布局做的，布局里包含了静态的文本、图片、按钮和域，如图5-17所示。,静态文本：就是在布局中显示的文字。图片：“1、2、3”是3个添加进来的图片。全选按钮：可以选中所有部门和所有职务。当用户不知道所要发送人的部门和职务时，可以选择该按钮。公式语言为servername:=Subset(DbName;1);,dbpath:=LeftBack(Subset(DbName;-1););dbname:=dbpath+xtsz.nsf;SetField(depart;all);SetField(department;DbColumn(:;servername:dbname;unit;);Command(RefreshHideFormulas)查询按钮：当用户选择发送人所在的部门和职务后，点击“查询”按钮就可以查找到相应的人的名字。这里用的是LotusScript语言编写的程序，如图5-18所示。,重置按钮：允许用户重新选择发送人所在的部门和职务，重新进行查询，如图5-19所示。,4)催办单催办单中插入了一个子表单，里面包含了静态文本、表格和域，如图5-20所示。,静态文本：图5-20显示的文字就是静态文本。表格：在子表单中创建了一个4行2列的表格。左列主要显示静态文本，右列显示相应的域。域：cuibantiaoti文本型的可编辑域。显示的是催办单的标题内容。Doclinkparent文本型的显示的计算域。Ndays文本型的可编辑域，域的初始值是3天。Replymessage文本型的可编辑域，显示答复信息。,5)发送表单发送表单是一个确定是否发送的对话框，里面包含布局。在布局中有嵌入文本，如图5-21所示。“发送请按确定”和“不发送请取消”都是在布局中插入的文本。“取消”和“确定”按钮是在编程中显示出来的。,6)流传记录表单流传记录表单是一个辅助表单，它显示文件在传送过程中一些信息，有当前状态、当前人员、传送的人员和传送文档的id号。表单里包含表格、文本和域。表格的左侧显示的都是文本，右边对应了4个文本型可编辑的域，如图5-22所示。,7)备注表单备注表单显示的是输入备注的对话框，用户可以在对话框中填入文字。备注表单同样是由布局构成的，包括文本和域。“请输入备注”是文本，域是文本型的可编辑域，如图5-23所示。8)删除表单删除表单与发送表单的性质相同，是当用户选择相应操作时弹出的对话框，如图5-24所示。9)意见表单意见表单和备注表单相似，如图5-25所示。,2公文处理数据库中视图的设计1)公文处理视图设计公文处理视图设计如图5-26所示，其各项设置描述如下。视图选择公式：SELECT(Form=办理单)|(Form=banli)Drafter)；起草时间：选择简单操作“创建时间”；图标：选择公式语言为If(bg_state=草拟;115;bg_state=批阅;116;117)；当前状态：定义“批阅完毕”；图标：显示值为1的图标；主题词：选择“zhutici”域。,4)流转视图设计流转视图设计如图5-29所示，其各项设置描述如下。视图选择：选择简易式“选择流程记录的表单”。视图中“列”的设计包含5列：id、时间、姓名、文档、传递给。id：选择“id”域；时间：选择简单功能“创建时间”；姓名：选择公式person；文档：选择“state”域；传递给：选择“postto”域。,5)已回复的公文视图设计已回复的公文视图设计如图5-30所示，其各项设置描述如下。视图选择公式：SELECT(Form=办理单)|(Form=banli)|(form=flow)|(form=流程记录)|(form=selectreader)Drafter)；起草时间：选择简单操作“创建时间”；图标：显示值为15的图标；当前状态：选择公式语言为If(replyme=已回复;person+replyme;replyme)；图标：显示值为9的图标；主题词：选择“zhutici”域。,6)回收站视图设计回收站视图设计如图5-31所示，其各项设置描述如下。视图选择公式：SELECT(form=banli|form=flow)&del=1选择的是“办理单”和“流程纪录”表单，并且显示“del”域的值等于“1”的所有文档。视图中“列”的设计包含6列：图标、删除时间、删除人、起草人、值为5的图标和主题词。,图标：显示值为20的图标；删除时间：选择“deltime”域；删除人：选择“delperson”域；起草人：选择“draptperson”域；图标：显示值为5的图标；主题词：选择“zhutici”域。,7)按草拟部门视图设计按草拟部门视图设计如图5-32所示，其各项设置描述如下。视图选择公式：SELECT(Form=办理单)|(Form=banli)&del=0选择的是“办理单”和“流程记录”表单，并且显示“del”域的值等于“1”的所有文档。视图中“列”的设计包含3列：起草部门、起草人和起草时间。起草部门：选择“bumen”域；起草人：选择“qicao”域；起草时间：选择“riqi”域。,3公文处理数据库中的大纲和帧结构集设计公文处理数据库中的first帧结构集如图5-33所示。公文处理数据库中的outline大纲如图5-34所示。outline大纲包含7个项目：新建公文、等待批阅的公文、公文流程、已回复的公文、完成公文、按草拟部门和回收站。,(1)新建公文：和公文处理视图相连，如图5-35所示。(2)等待批阅的公文：和待办人分类视图连接，如图5-36所示。(3)公文流程：和流转视图相连，如图5-37所示。(4)已回复的公文：和已回复的公文视图相连，如图5-38所示。,(5)完成公文：和所有公文视图连接，如图5-39所示。(6)按草拟部门：和按草拟部门视图相连，如图5-40所示。(7)回收站：和回收站视图相连，如图5-41所示。,图5-36outline大纲等待批阅的公文项,实践题,应用办公自动化系统分析与设计方法，对企业信息交流管理程序模块进行分析，建立系统逻辑模型和物理模型；应用LotusDomino/Notes技术进行文档数据库的设计，并实现相关的处理要求。其信息交流管理程序如下：,1目的保证环境管理信息交流工作及时、畅通，更好地促进各部门、各管理层之间的沟通和协作及相关方信息的有效处理。2范围适用于公司内各部门之间以及公司与外部相关方之间的信息交流。,3职责3.1各部门职责各部门负责环境信息的收集与传递及批复信息的实施。3.2供应部职责供应部负责与分供方进行信息交流与反馈。3.3公司办公室职责公司办公室负责与工程承包方进行信息交流与反馈。3.4研究发展部职责研究发展部负责与行业标准协会进行信息交流与反馈。,3.5经营办公室职责经营办公室负责与顾客进行信息交流与反馈。3.6管理中心职责管理中心负责信息的处理与反馈，并对批复信息的实施情况进行验证。,4程序内、外部信息交流方式按信息交流图进行，由各部门环境内审员组织执行。4.1环境信息内容4.1.1内部环境信息内容(1)环境因素的识别与更新。(2)重要环境因素，包括对重要环境因素的控制情况、与重要环境因素相关的运行与活动的控制情况。(3)环境法律、法规及遵守情况。(4)环境目标、指标、方案及完成情况、效果。,(5)内审、管理评审、外部审核信息。(6)监测、测量结果，不符合与纠正情况。(7)应急准备与响应。(8)环境培训情况。(9)员工关于环保方面的建议。(10)总经理、管理者代表有关环境管理工作的指示、决定、要求等。(11)各部门