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文档简介

1/4关于档案管理工作的建议为了方便公司的档案材料统一、集中、有序保存，加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，同时促进各部门的协调和各项工作的顺利开展，特提出如下建议一、档案管理机构及职责1、档案工作由公司总裁统一领导，办公室负责接收、下发、整理、归档、汇总，由指定的办公室人员负责档案的保管和提供其利用的工作，并监督公司各部门及其员工对档案的使用过程。2、办公室应逐步完善档案管理制度，确保档案安全和方便利用，并且及时纠正档案管理中的疏漏。二、档案的保存1、保存地点办公室档案柜2、保存内容包括过去和现在的公司各部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有办存价值的各种文件、账册、凭证、报表、技术资料、协议合同、电脑盘片、音像制品、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。3、保存方法分类汇总2/4办公室资料根据文件的编号或日期汇编成册，分为两大部分接收文件和下发文件，形式如下接收文件下发文件日期年月日日期年月日接收自下发至主题主题公司人事资料汇总形式如下姓名学历所属部门及职位客户资料汇总形式如下国家客户名称主要业务联系人及方式工厂资料汇总形式如下类别工厂名称联系人及方式技术性资料汇总形式如下日期年月日产品名称最终报价财务资料根据时间汇总，在月末、季度末、年末收集、整理各种财务资料，按照编号登记入册。国际业务资料以合同为线索整理，按照合同号登记成册，形式如下3/4合同号日期客户名称业务内容其他单据是否齐全样品资料汇总形式如下外来客户样品公司生产样品样品编码样品编码样品描述样品描述成员公司资料汇总形式如下公司名称主要业务联系人及方式相关资料包括三、档案的借阅因公司需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经办公室核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损等，更不能随意乱放，以免遗失。四、处理规定公司各部门及员工有保护档案的义务，有下列行为之一，据情节轻重，给予50300元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任1毁损、丢失、擅自销毁公司档案2擅自向外界提供、摘抄公司档案4/43涂改、伪造公司档案4未及时上报、归档或管理不善5未按手续就借阅、外带者注监督责任部门
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