大学学生档案管理规章制度

1/4大学学生档案管理规章制度大学本专科毕业生户籍和档案管理办法根据国务院办公厅转发国家教育部等四部委关于进一步深化普通高校毕业生就业制度改革有关问题的意见【国办发（2002）19号】文件规定，结合我省文件精神和我校毕业生档案、户籍管理工作的实际情况，特制定此办法。一、管理部门我校的毕业生档案由毕业生所在院学生处负责管理，户籍由校保卫处负责管理。毕业生档案不得由毕业生自行携带，户籍（迁移证）一般情况下由学生本人自带，当然也可以装入学生个人档案（但要做醒目标注）。二、转递方式毕业生档案转递的方式有两种一是按照档案有关规定以机要函件的通信方式由各院学生处转递到毕业生派遣单位；二是机要函件无法投递的单位由用人单位人事部门统一取走。毕业生的户口迁移需经过迁出即从XX大学迁出和迁入即在用人单位落户两道手续。户籍迁出的主要依据是毕业生就业方案，每年的6月20日左右由就业中心向各学院下发最终就业方案，各学院依据就业方案到保卫处办理户籍迁出手续。学校只负责把户口从XX大学迁出并开具“户口迁移证“，迁出的依据为毕业生就业方案，毕业生在离校时将会领到“户口迁移证“，到单位报到时将“2/4户口迁移证“和“就业报到证“一起交用人单位，用人单位凭“户口迁移证“和“就业报到证“在当地派出所办理落户手续，整个过程结束后就完成了迁移转户口的工作。四、落实时间我校的毕业生档案一般在每年毕业生离校后的两周内统一装档，完毕后统一邮寄投递，一般来讲用人单位应该在毕业生离校后四周内收到毕业生的转递档案。户籍迁移时间主要集中在每年毕业生离校前一周。五、注意问题（1）在档案转递过程中用人单位名称不能使用简写。（2）凡派遣单位能通过机要通信的方式投递到达的，同时也具备人事档案保管权的（县级以上党政军和国有企事业单位），应提供派遣单位的名称、详细地址和邮政编码。（3）凡派遣单位不能通过机要通信的方式投递到达的，但是具有人事档案保管权利的应该填写派遣单位的直属上级单位的名称和详细地址，由上级单位代转直至通过机要通信投递到达为止。例如到雀巢（中国）有限公司工作的毕业生，档案只能转递到XX市投资服务公司。（4）凡是派遣单位不符合机要通信的投递范围，并且无人事保管权限的，如派遣到民营、外资、合资、私企、民营等单位的同学，务必提供准确的符合机要投递范围的并有人事档案保管权限的档案转递单位的名称和详细地址。例如联想集团，其档案具有保管权限的是中科院人才交流中心；广州本田有限公司其档案保管权限是XX市人才交3/4流中心。（5）凡派遣单位与上级主管单位不在同一城市，应该提供派遣单位所在城市的具有人事档案保管权限的单位名称和档案转递的详细地址。例如深圳亚奥实业有限公司北京分公司，其档案具有保管权限的是XX市北辰人才交流服务中心。七、待就业毕业生的档案和户籍按照以下方法处理（1）对个别毕业离校时未能落实就业单位的应届毕业生延长择业期，从毕业当年7月1日起，延长期限为两年。两年内与用人单位签订就业协议书、接收手续齐备的毕业生，学校为其办理相关手续。（2）按国家有关部门的规定，离校时未落实就业单位的毕业生可以根据本人意愿，由学校将其户籍及档案转递至入学前生源所在地户籍和人事部门；也可以向学校申请将个人档案及户籍保留在学校。（3）个人户籍及档案关系保留在学校超过两年仍未落实工作单位的，由学校统一将其各种关系转至其生源地户籍和人事管理部门。此期间落实工作单位的或毕业生要求转递户籍、档案关系的，则按照吉林省毕业生就业指导中心的要求办理户籍、档案等相关转递手续。（4）向学校申请保管户籍和档案的，一般指社会需求不足，毕业生仍未能落实就业单位的应届毕业生，须符合以下条件该专业无用人信息或需求不足，生源地需求不足；正在办理出国留学手续的需要提供相关证明材料；拟出国、报考研究生的毕业生等。对于已签订就业协4/4议书或落实工作单位的毕业生不能办理档案托管手续。（5）毕业生应在规定时间内向学校提出保管户籍和档案的申请。申请人需要填写统一的申请表，说明申请理由并提供相关证明材料。经院系签署意见后，报就业指导中心批准，档案管理单位在择业期内对保管档案免收保管费。（6）户籍和档案保管在学校的毕业生离校时必须办理离校手续。毕业生离校后不存在与学校之间的权利和义务的关系，学校只负责保管户籍和档案。因违法造成的刑事案件、民事、劳务、经济合同、债务债权等纠纷和法律责任及后果由其本人承担。（7）学校对户籍和档案保留在学校的毕业生提供就业指导和服务。毕业生可以参加学校组织的招聘活动，