基于档案信息数字化的档案工作探析

精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创1/7基于档案信息数字化的档案工作探析中图分类号G27文献标识码A文章编号1003908201003001引言档案是非常重要的信息资源，为不同单位所普遍关注和重视。随着信息技术发展与进步，档案信息数字化逐渐成为一种趋势，它在提高档案工作水平的同时，也对档案工作提出更高要求。但目前档案信息化和档案工作仍然存在不足，今后需采取改进和完善对策，从而更好顺应档案信息数字化趋势，促进档案工作水平提高，为人们提供更为优质的服务。一、档案信息数字化的概念与特征随着计算机技术和信息技术在档案工作的应用，档案信息数字化逐渐成为一种趋势，它具有自身显著特征，对档案工作有效开展产生积极作用。1概念。档案信息数字化是随着信息技术发展和在档案工作的应用而出现的，它指的是利用数据库技术、数据精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创2/7压缩技术、高速扫描技术等，将纸质文件、声像资料，系统组成有序结构的档案信息库。并建立检索目录，方便对信息的管理和查询。其建设路径是将纸质档案扫描并存储于档案信息数据库，实现档案信息资料传输的网络化，方便信息资料共享，更好满足用户需要。2特征。档案信息数字化是档案管理的一种重要趋势，它具有自身显著特点和优势。不仅节约档案信息的存储空间，方便资料查询，还大大方便对信息资料的检索和存储，有利于实现信息资源共享，提高档案信息传输的安全性与可靠性。同时还能强化档案信息的实时性与动态性，方便对信息资源的整理与加工，让读者更为便捷的获取所需要的信息资料。因而在档案工作中越来越受到人们重视，其应用也变得更为广泛。二、档案信息数字化视野下审视档案工作的不足档案信息数字化对各项工作开展具有积极作用，有利于提高档案工作水平和服务质量。但由于受到制度、人员等因素制约，目前档案工作仍然存在不足，影响档案信息化建设，存在的问题主要体现在以下方面。精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创3/71数字档案信息资源不足。由于受到技术、人员等因素制约，数字档案信息资源存在不足，网上档案信息内容缺乏，网站提供的信息资源较少，难以满足用户需要。一些网站即使为用户提供档案信息资源，但只给出目录，读者无法获取所需要的信息资源，影响档案信息资源充分利用，制约其价值充分发挥，这是今后需改进和完善的内容。2档案信息真实性难以保证。一些工作人员责任心不强，在对档案信息资源数字化处理过程中，由于电子信息资源具有可读写行的特征，人为对信息资源做了修改，并且修改后没有做出任何记录。导致信息化处理后的档案信息与原始资料不符合，失去真实性，难以有效发挥指导和参考作用。3档案信息安全性问题突出。信息化之后的档案资料安全问题尤为突出，互联网会面临来自各方的攻击，黑客、网络病毒等都会侵入电脑程序，拦截重要的数据资料，或者遭到病毒攻击，导致档案信息资料丢失，影响档案信息资料的真实性与有效性。为确保档案信息安全，采用杀毒软件或其他防病毒攻击措施是十分必要的。精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创4/74对工作人员素质要求较高。档案信息数字化对工作人员素质提出更高要求，他们不仅要具备档案管理基础知识，掌握编号、存档、查询等工作流程。同时还要掌握计算机技术和信息技术使用方法，能对档案进行数字化处理，做好资料编号及存储工作，能建立数据库和索引目录，方便对档案信息的查询。同时还要明确档案工作流程，严格遵循规范要求开展档案管理的各项工作，提高档案工作服务质量。三、基于档案信息数字化的档案工作策略为应对档案信息数字化趋势，提高工作水平，根据存在的不足，笔者认为今后应采取以下改进和完善对策。1重视档案信息资源数字化建设工作。相关单位和工作人员要提高思想认识，顺应档案信息数字化趋势，在技术、资金、人员等方面加大支持力度，建立相应的网站，录入档案信息资料，方便人们获取相关信息。在建立网站的同时，还要重视网站维护与管理，构建检索目录，方便读者查询和获取信息资源，促进信息资源开发，推动信息资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化进程，提高服务质量和服务水平，满足用户对档案信息资源的获取精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创5/7和需要。2完善基础设施，确保档案信息真实。基础设施建设不仅影响档案信息数字化进程，还对提高服务质量和服务水平产生重要影响，因而要高度重视该项工作，不断完善各项基础设施建设。档案管理部门要借鉴已有的网络建设成果，建立电子档案接收应用系统，为档案信息的归档、接收、保管和利用创造条件。完善档案检索目录、档案信息数据库建设，推动档案信息数字化建设顺利进行。工作人员要提高自己的责任心，严格按规定办事，不得随意修改档案信息资源，严格按照规范流程做好档案管理的每项工作，确保档案信息真实有效，提高服务质量。3采用技术对策，保障档案信息安全。采取有效的技术对策，提高档案管理水平，加强安全防范工作，确保档案信息安全。为保障数据库和网站安全，要重视安全管理技术应用，包括防火墙技术、访问加密技术、身份认证技术等。通过这些技术的应用，能有效防止黑客攻击和非法访问，避免档案信息资源丢失，保障档案信息安全。做好档案信息备份工作，避免信息资料丢失而影响服务质量，进一步提高档案管理水平。精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创6/74注重管理培训，提高工作人员素质。要注重引进基础知识扎实，经验丰富，责任心强的工作人员，既懂管理又懂技术，能熟练进行计算机操作，满足档案信息数字化管理需要，提高管理工作效率。重视工作人员的培训，采用现场授课、讲座、撰写心得体会等方式，做好工作人员培训工作，促进他们业务技能和综合素质提高，能更好顺应档案工作需要，提高工作技能。工作人员也要加强自身学习，遵循规章制度和档案工作流程，能熟练操作计算机技术，做好档案的日常维护工作，确保档案信息安全，更好满足用户获取信息资源的需要。5完善规章制度，实现制度化规范化。结合档案信息数字化趋势和管理工作需要，建立健全完善的管理规章制度，有效规范各项工作。制定档案信息数字化管理标准，坚持规范和统一原则，按照统一的规范标准对档案信息进行归档，使数字档案的保管、传递、利用都实现规范化和流程化，更好满足档案信息数字化需要。另外还要结合新形势和新情况，不断修订和完善档案管理规章制度，更好适应具体工作需要，推动各项工作制度化和规范化。四、结束语精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程