农村会计电算化系统的管理制度

1/20农村会计电算化系统的管理制度会计电算化系统的管理制度主要包括操作管理制度，硬件软件管理制度和“三员”岗位制度。严格的管理制度是会计电算化系统安全可靠运行的保证，也是防止各种舞弊行为发生的有效措施。根据财政部1994年7月1日发布实施的会计电算化管理办法第九条的规定，实现会计电算化，采用计算机替代手工记帐的单位，必须建立严格的管理制度。一、操作管理制度操作管理制度是指应用单位对系统操作过程的控制和管理。其主要内容有权限设置、数据录入及审核、登记帐簿，具体内容如下（一）操作人员权限设置乡镇经管中心（农经站）负责各村的帐务创建、会计资料的录入审核等会计业务以及财务会计电算化各类资料的备份、使用、计算机硬件、软件的维护等工作。要配备农村财务会计电算化管理员、记帐员和审核员，明确相应权限，并搞好对管理员、记帐员、审核员的考核、监督、和轮岗。乡镇农村财务会计电算化管理员由经管中心（农经站）主任或分管主任担任，一般兼任“主管会计”。管理员、记帐员和审核员要有各自的口令。每个口2/20令一般要在六个字符以上，不要采用纯数码组合，也不要遵循常见规律来组合，以免口令易被破译。口令要定期更换。同时，口令要随人员变动及时进行修改。在帐务初始结束后，乡镇管理员的口令上收县站存档。管理员、记帐员和审核员必须持有省农经总站统一经培训合格颁发的上岗证，且记帐员和审核员不得兼职。（二）数据录入及审核数据录入人员要严格按照原始凭证和记帐凭证输入数据，不得擅自修改凭证数据，如发现差错，应退回手工凭证的编制及审核人员，由手工凭证的编制及审核人员进行修改。任何人员不能直接打开库文件进行库记录的增、删和修改数据。电算化操作人员每次上机都要做好操作记录，登记上机操作记录簿，并存档保管。1、建帐。即录入期初余额。记帐员要先明确录入科目的属性和帐式，然后将各项余额逐笔录入。固定资产和产品物资三级科目要设置为数量金额帐式。凡涉及明细科目的，要先设置细目，然后录入余额，录入完毕后要逐笔存盘。2、凭证填制。任何登记入帐的经济业务都必须按要求填制记帐凭证（涉及现金和银行存款科目的要逐笔录入原始凭证内容）。统一使用“单一记帐凭证”格式，凭证摘3/20要必须规范填入，凭证其他内容的填写也必须全面、详尽、正确，凭证填制后要及时存盘。3、凭证审核。记帐前，凭证必须由审核员进行合法性、合理性及合规性审核，对于审核合格的凭证，审核员要在机内“签字”。对审核不合格的凭证，要按会计制度等相关规定，进行妥善处理。4、凭证记帐和结帐。对审核合格的凭证，由记帐员进行记帐。乡镇经管中心根据计算机使用情况和人员分工以及工作需要，确定每月的记帐日期。每月月末以前应将当月各村发生的所有经济业务全部登记入帐。全省统一确定每月28日为结帐日期，本月财务期间为从上月结转日期的次日（29日）起计算，到本月28日。不得更改财务日期提前进行结转。年末结转时，要先进行“收支自动接转”和收益分配，分配结束后再进行年度结转。5、查询和打印。每年年末要将全部帐簿、凭证、报表打印输出，装订成册后存档。其他重要的经营管理数据必须在每次录入结束时和每年年末打印存档。打印出的帐簿、报表由记帐员签名盖章，凭证由审核员签章后，除乡镇存档外，还要依据有关规定，将相关资料上报有关部门，取消手工帐的乡村，要定期打印输出，交村留存备查一套。公开榜要使用大纸打印，加盖乡镇经管中心公章，由记帐员、审核员及有关人员签名盖章后，到村张榜公布。4/20涉及农户对帐单、公开表及其他耗材费用，乡镇经管中心无法解决的，可在所属核算单位管理费用中列支。6、费用科目的控制。各类费用科目限额要在建帐后，由管理员根据有关规定进行设置，限额一经设定，不得随意更改。7、微机帐与手工帐核对。每月结转完毕后，要将微机帐与手工帐进行核对，如有不符，必须查明原因，按有关规定进行更正。8、错帐更正。发现凭证录入有错误，要填制和录入一张与原来内容相同、记帐方向相反的凭证冲销原来的错误凭证，然后再填制和录入一张内容正确的凭证。填制和录入时要在摘要栏注明“更正或冲销某号凭证”字样。在结转后发现上述情况的，要在下月份进行更正。跨年、跨月更正的，要在摘要栏注明“更正或冲销某年某月某号凭证”字样。（三）数据管理。机内帐、证、表与手工帐核对无误后，每月要分别做好按月备份、完全备份和物理备份。除硬盘备份外，要每村做软盘或光盘备份两份，并在软盘或光盘标签上注明各村名称、编号和备份的数据期间，专柜分类在不同地点存放。年度备份要把全年各村全部经营管理数据备入光盘两份以上，其中一份在次年二月末前上报县（市）经管站（局），分别存放在不同地点，妥善保管，5/20并创建科学的目录树，做好分类索引。县乡存档的软盘、光盘应存放在安全、洁净、防高低温、防日晒、防潮、防干燥、防磁、防腐蚀的场所，并定期转储。各类原始凭证要装订成册，归档管理。取消手工帐的乡村，会计档案由乡镇统一保管，记帐员、审核员不得兼职档案管理。转换会计年度时，年初余额如需要修改，须通过填制凭证来完成，并要事先履行好审批手续。其他数据的修改和增删必须依据审定的原始资料进行。备份数据盘一般不许外人查阅和外借。必要的查阅机内数据和借阅机外备份数据时，必须严格履行审批手续，确保数据盘和数据不丢失、不修改、不替换、不损毁、不失密，以保证数据安全。不得删改硬盘和备份软盘、光盘上的数据，恢复数据必须使用最新的正式备份，并要履行必要的审批和监督手续。财务软件安装后，严禁随意进行拷贝、删除、链接等可能导致系统紊乱的操作。财务软件的升级和修改，由省农经总站协同有关部门统一进行，严禁私自修改软件。要注意防毒清毒，要安装省农经总站统一要求的正版杀毒软件，及时进行版本升级，并设置实时监控。不得擅自下载软件，不得拷贝来历不明的软件。使用有数据的外来软盘，必须先进行杀毒处理。使用光盘必须先进行查6/20毒，发现病毒要禁止使用。对来历不明的电子邮件要及时删除，不得开启阅读。不得编写和发送计算机病毒。不得充当网上黑客。二、硬件管理制度一财务软件所用的微机必须由经营站负责管理，非允许人员不得操作。二微机室内应安装消防、防盗设施，严禁烟火，保持清洁。三严禁在微机上玩游戏，严禁非正当关机。四微机室要设立工作日志表，记录每次上机时间、专项内容、过程和结果等操作和使用事项。五操作人员不得擅自拆装机器设备，如有异常要及时通知单位负责人。六严禁在微机室内会客或做与业务无关的事情。各乡镇经管中心应设立专门的计算机室。计算机室要保持清洁、卫生，环境要达标，以避免计算机读盘出现差错，防止计算机有关部件损坏，利于计算机延长使用寿命。计算机要放火、防盗、防尘、防潮、防日晒、防电击、防高温低温、防强磁场、防电流电压忽高忽低。在计算机室不得使用电炉子、酒精灯、汽油灯等明火，不准吸烟。7/20定期对计算机的硬件设备时行维护、检测，并做好计算机设备的使用运行情况及维修记录。微机要配备使用兼有稳压功能和自动存盘功能的后备电源，防止突然断电丢失数据。计算机工作中突然停电时，要退出系统工作状态，关闭计算机及其它用电设备。计算机操作人员离开机房时应关闭所用设备的电源，下班时必须关闭机房内总电源开关。三、岗位责任制度（一）管理员负责协调软件系统的运行和管理工作的人员为管理员。管理员必须精通农村经营管理和会计业务。市（地）高级管理员和县（市）管理员必须熟练掌握计算机及本管理系统操作技术，负责本辖区内农村财会电算化工作的业务辅导、操作指导、监督检查，及时提供计算机和系统运行疑难解答、故障排除服务。乡（镇）管理员必须具备一定的计算机知识，对整个系统运行、本乡（镇）各村微机帐簿记载负总责。一般由乡（镇）经管中心（农经站）主任或分管主任（站长或分管站长）担任。工作职责1、负责电算化的日常管理工作，监督并保证计算机及软件的安全、正常、有效运行及电算化工作的有效开展，发现问题或发生故障及时组织协调有关人员解决、排除。8/202、负责确定记帐员及审核员，设定记帐员及审核员使用软件的权限。对记帐员、审核员的业务工作进行领导和监督。在记帐员、审核员变动时组织、监督交接工作。3、负责创建、删除核算单位、设置费用限额控制、汇总报表。4、负责软件注册号的保管，监督电算化相关档案的管理。5、负责各有关资源（包括设备、软件、数据及档案资料）的调用、修改和更新审批，审批时要做好登记。在更换硬件设备、软件修改或升级过程中监督并保证电算化数据的连续与安全。6、电算化系统输出凭证、帐簿、表格以及其他有关资料，为存档进行数据备份及恢复，管理员都要对其正确性和及时性进行检查与审批。（二）记帐员负责使用电算化软件进行凭证录入、帐簿记载、报表输出等会计核算工作的人员为记帐员。记帐员应熟悉农村财会业务，有一定的计算机知识，熟悉软件的使用，并能熟练地录入所需会计数据，由经过专门培训并取得上岗证的人员担任。工作职责1、负责建帐、设置结转日期和财务日期、填制录入记帐凭证和原始凭证、生成各类帐表和公开榜等，对录入9/20数据的正确性、准确性负责。2、严格按照系统操作要求进行操作。对录入完毕的数据进行核对，核对无误后交审核员审核。3、负责输出数据和会计报表工作（包括打印输出凭证、帐簿、报表等），各类数据资料输出装订后，交档案员存档。4、负责各类备份数据和存档数据的生与安全及必要时的数据恢复。备份数据要确认操作正确并可恢复后，做好登记，按规定保存。备份要在管理员和审核员确认数据完整正确后进行。数据恢复要经管理员审批，并在审核员监督下进行。5、发现计算机出现各类故障，应及时排除，并报告管理员。如不能及时排除，应在报告有关人员前果断采取相关措施紧急处理，以保证数据安全。6、负责对电算化工作的相关情况做好登记。特别是对各类故障的时间、过程、内容、原因、排除方法、责任人、处理结果等，更要详细登记。7、记帐员对所调用的相应功能负责，不得越权操作本岗位职责之外的内容。（三）审核员审核员是指对输入数据和输出数据的正确性进行审核的人员。数据审核员应熟悉农村经营管理及会计业务，10/20掌握有关政策，具备一定的计算机知识。工作职责1、负责对录入的各类数据、凭证进行审核，包括审核各类代码的正确性、摘要的规范性和数据、凭证的合法性、合规性及准确性。2、对不真实、不合法、不完整、不规范的凭证退还有关人员按要求处理，然后再行审核。3、负责输出数据正确性的审核，审核无误后签章认可。对不符合要求的凭证、帐簿和不正确的等输出数据不予簦章确认。4、负责数据备份和恢复的完整性、正确性审核与监督。5、审核员对所调用的相应功能负责。审核员不得越权操作本岗位职责之外的内容。四、考核奖惩要定期对县以上高级管理员及乡（镇）管理员、记帐员和审核员岗位职责履行情况进行考核，工作成绩突出的，给予奖励。不能履行相应岗位职责的，取消其上岗证。违反岗位制度造成不良影响的，要给予通报批评。农村会计电算化系统的管理制度会计电算化系统的管理制度主要包括操作管理制度，硬件软件管理制度和“三员”岗位制度。严格的管理制度11/20是会计电算化系统安全可靠运行的保证，也是防止各种舞弊行为发生的有效措施。根据财政部1994年7月1日发布实施的会计电算化管理办法第九条的规定，实现会计电算化，采用计算机替代手工记帐的单位，必须建立严格的管理制度。一、操作管理制度操作管理制度是指应用单位对系统操作过程的控制和管理。其主要内容有权限设置、数据录入及审核、登记帐簿，具体内容如下（一）操作人员权限设置乡镇经管中心（农经站）负责各村的帐务创建、会计资料的录入审核等会计业务以及财务会计电算化各类资料的备份、使用、计算机硬件、软件的维护等工作。要配备农村财务会计电算化管理员、记帐员和审核员，明确相应权限，并搞好对管理员、记帐员、审核员的考核、监督、和轮岗。乡镇农村财务会计电算化管理员由经管中心（农经站）主任或分管主任担任，一般兼任“主管会计”。管理员、记帐员和审核员要有各自的口令。每个口令一般要在六个字符以上，不要采用纯数码组合，也不要遵循常见规律来组合，以免口令易被破译。口令要定期更换。同时，口令要随人员变动及时进行修改。在帐务初始12/20结束后，乡镇管理员的口令上收县站存档。管理员、记帐员和审核员必须持有省农经总站统一经培训合格颁发的上岗证，且记帐员和审核员不得兼职。（二）数据录入及审核数据录入人员要严格按照原始凭证和记帐凭证输入数据，不得擅自修改凭证数据，如发现差错，应退回手工凭证的编制及审核人员，由手工凭证的编制及审核人员进行修改。任何人员不能直接打开库文件进行库记录的增、删和修改数据。电算化操作人员每次上机都要做好操作记录，登记上机操作记录簿，并存档保管。1、建帐。即录入期初余额。记帐员要先明确录入科目的属性和帐式，然后将各项余额逐笔录入。固定资产和产品物资三级科目要设置为数量金额帐式。凡涉及明细科目的，要先设置细目，然后录入余额，录入完毕后要逐笔存盘。2、凭证填制。任何登记入帐的经济业务都必须按要求填制记帐凭证（涉及现金和银行存款科目的要逐笔录入原始凭证内容）。统一使用“单一记帐凭证”格式，凭证摘要必须规范填入，凭证其他内容的填写也必须全面、详尽、正确，凭证填制后要及时存盘。3、凭证审核。记帐前，凭证必须由审核员进行合法13/20性、合理性及合规性审核，对于审核合格的凭证，审核员要在机内“签字”。对审核不合格的凭证，要按会计制度等相关规定，进行妥善处理。4、凭证记帐和结帐。对审核合格的凭证，由记帐员进行记帐。乡镇经管中心根据计算机使用情况和人员分工以及工作需要，确定每月的记帐日期。每月月末以前应将当月各村发生的所有经济业务全部登记入帐。全省统一确定每月28日为结帐日期，本月财务期间为从上月结转日期的次日（29日）起计算，到本月28日。不得更改财务日期提前进行结转。年末结转时，要先进行“收支自动接转”和收益分配，分配结束后再进行年度结转。5、查询和打印。每年年末要将全部帐簿、凭证、报表打印输出，装订成册后存档。其他重要的经营管理数据必须在每次录入结束时和每年年末打印存档。打印出的帐簿、报表由记帐员签名盖章，凭证由审核员签章后，除乡镇存档外，还要依据有关规定，将相关资料上报有关部门，取消手工帐的乡村，要定期打印输出，交村留存备查一套。公开榜要使用大纸打印，加盖乡镇经管中心公章，由记帐员、审核员及有关人员签名盖章后，到村张榜公布。涉及农户对帐单、公开表及其他耗材费用，乡镇经管中心无法解决的，可在所属核算单位管理费用中列支。6、费用科目的控制。各类费用科目限额要在建帐后，14/20由管理员根据有关规定进行设置，限额一经设定，不得随意更改。7、微机帐与手工帐核对。每月结转完毕后，要将微机帐与手工帐进行核对，如有不符，必须查明原因，按有关规定进行更正。8、错帐更正。发现凭证录入有错误，要填制和录入一张与原来内容相同、记帐方向相反的凭证冲销原来的错误凭证，然后再填制和录入一张内容正确的凭证。填制和录入时要在摘要栏注明“更正或冲销某号凭证”字样。在结转后发现上述情况的，要在下月份进行更正。跨年、跨月更正的，要在摘要栏注明“更正或冲销某年某月某号凭证”字样。（三）数据管理。机内帐、证、表与手工帐核对无误后，每月要分别做好按月备份、完全备份和物理备份。除硬盘备份外，要每村做软盘或光盘备份两份，并在软盘或光盘标签上注明各村名称、编号和备份的数据期间，专柜分类在不同地点存放。年度备份要把全年各村全部经营管理数据备入光盘两份以上，其中一份在次年二月末前上报县（市）经管站（局），分别存放在不同地点，妥善保管，并创建科学的目录树，做好分类索引。县乡存档的软盘、光盘应存放在安全、洁净、防高低温、防日晒、防潮、防干燥、防磁、防腐蚀的场所，并定期转储。各类原始凭证15/20要装订成册，归档管理。取消手工帐的乡村，会计档案由乡镇统一保管，记帐员、审核员不得兼职档案管理。转换会计年度时，年初余额如需要修改，须通过填制凭证来完成，并要事先履行好审批手续。其他数据的修改和增删必须依据审定的原始资料进行。备份数据盘一般不许外人查阅和外借。必要的查阅机内数据和借阅机外备份数据时，必须严格履行审批手续，确保数据盘和数据不丢失、不修改、不替换、不损毁、不失密，以保证数据安全。不得删改硬盘和备份软盘、光盘上的数据，恢复数据必须使用最新的正式备份，并要履行必要的审批和监督手续。财务软件安装后，严禁随意进行拷贝、删除、链接等可能导致系统紊乱的操作。财务软件的升级和修改，由省农经总站协同有关部门统一进行，严禁私自修改软件。要注意防毒清毒，要安装省农经总站统一要求的正版杀毒软件，及时进行版本升级，并设置实时监控。不得擅自下载软件，不得拷贝来历不明的软件。使用有数据的外来软盘，必须先进行杀毒处理。使用光盘必须先进行查毒，发现病毒要禁止使用。对来历不明的电子邮件要及时删除，不得开启阅读。不得编写和发送计算机病毒。不得充当网上黑客。16/20二、硬件管理制度一财务软件所用的微机必须由经营站负责管理，非允许人员不得操作。二微机室内应安装消防、防盗设施，严禁烟火，保持清洁。三严禁在微机上玩游戏，严禁非正当关机。四微机室要设立工作日志表，记录每次上机时间、专项内容、过程和结果等操作和使用事项。五操作人员不得擅自拆装机器设备，如有异常要及时通知单位负责人。六严禁在微机室内会客或做与业务无关的事情。各乡镇经管中心应设立专门的计算机室。计算机室要保持清洁、卫生，环境要达标，以避免计算机读盘出现差错，防止计算机有关部件损坏，利于计算机延长使用寿命。计算机要放火、防盗、防尘、防潮、防日晒、防电击、防高温低温、防强磁场、防电流电压忽高忽低。在计算机室不得使用电炉子、酒精灯、汽油灯等明火，不准吸烟。定期对计算机的硬件设备时行维护、检测，并做好计算机设备的使用运行情况及维修记录。17/20微机要配备使用兼有稳压功能和自动存盘功能的后备电源，防止突然断电丢失数据。计算机工作中突然停电时，要退出系统工作状态，关闭计算机及其它用电设备。计算机操作人员离开机房时应关闭所用设备的电源，下班时必须关闭机房内总电源开关。三、岗位责任制度（一）管理员负责协调软件系统的运行和管理工作的人员为管理员。管理员必须精通农村经营管理和会计业务。市（地）高级管理员和县（市）管理员必须熟练掌握计算机及本管理系统操作技术，负责本辖区内农村财会电算化工作的业务辅导、操作指导、监督检查，及时提供计算机和系统运行疑难解答、故障排除服务。乡（镇）管理员必须具备一定的计算机知识，对整个系统运行、本乡（镇）各村微机帐簿记载负总责。一般由乡（镇）经管中心（农经站）主任或分管主任（站长或分管站长）担任。工作职责1、负责电算化的日常管理工作，监督并保证计算机及软件的安全、正常、有效运行及电算化工作的有效开展，发现问题或发生故障及时组织协调有关人员解决、排除。2、负责确定记帐员及审核员，设定记帐员及审核员使用软件的权限。对记帐员、审核员的业务工作进行领导18/20和监督。在记帐员、审核员变动时组织、监督交接工作。3、负责创建、删除核算单位、设置费用限额控制、汇总报表。4、负责软件注册号的保管，监督电算化相关档案的管理。5、负责各有关资源（包括设备、软件、数据及档案资料）的调用、修改和更新审批，审批时要做好登记。在更换硬件设备、软件修改或升级过程中监督并保证电算化数据的连续与安全。6、电算化系统输出凭证、帐簿、表格以及其他有关资料，为存档进行数据备份及恢复，管理员都要对其正确性和及时性进行检查与审批。（二）记帐员负责使用电算化软件进行凭证录入、帐簿记载、报表输出等会计核算工作的人