公司办公设备日常管理制度

精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创1/7公司办公设备日常管理制度第一章总则一、目的为了保证公司办公设备正常的运转，提高办公设备的工作效率和使用寿命，特制定本制度。二、适用范围本制度所指办公设备主要包括台式电脑、网路设施、打印机、复印机、电话、传真机等专属于公司办公、开会及培训所用设备。三、相关职责1、人力行政专员，主要负责办公设备的采购申请提交、采购、保管、配发、设备调换等事宜；在总经理批准的情况下，一些常用设备及耗材也可自行购买。如打印纸等。2、部门设专人负责办公设备的使用、保管、维修保养等事宜。若使用过程中出现人为损坏，经发现、核实后，照价赔偿。3、公司财务部负责办公设备的报销处理工作。第二章办公设备日常管理一、办公设备的申请、购买、领取1、部门工作人员根据需要提出办公设备的购买申请，精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创2/7制定采购计划并填写办公设备需求单，报人力行政专员及部门领导审批。经公司领导审批后由人力行政专员专人购买。2、办公设备采购后需办理入库、验收、领取手续，办公室负责设备质量的验收，验收合格后，保管员根据入库数量填写“办公设备入库单”入库。3、设备需求人员根据审批的办公设备需求单到人力行政专员处领取。4、对领取的设备进行编号，以便盘点；同时要求领取人留名登记。二、办公设备的使用和维护1、使用设备前应详细阅读操作手册，严格按照操作规范操作使用，由部门主管及人力行政专员负责监督检查。2、公司各类设备的保养和维修。员工应参照规范，正确使用，注重平时保养，出专人外，任何人不得私自拆开计算机及附属设备、更换配置、随意搬离办公地点。3、人力行政专员对部门内办公设备运行、保养情况进行监督检查，对设备的维修，更换零件要进行登记备案。四、办公设备维修管理1、设备发生故障无法使用时，设备使用人应报人力行政专员并报部门主管领导联系供应商统一报修。精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创3/72、在保修期内的设备，人力行政专员应联系供应商进行维修；保修期外的设备，按照最经济可行的报修方案进行维修，由人力行政专员或指派专人负责送修并按照维修的真实情况，填写设备维修单。五、建立维修档案1、所有设备的维修都必须建立完整的维修档案，由人力行政专员统一管理，主要包括设备名称、维修日期、故障现象、故障原因、维修内容、维修费用、维修单位等。2、人力行政专员应定期统计、汇总维修情况，针对各类故障产生的原因提出预防与克服的措施，通报并加以防范。六、办公设备使用监督1、人力行政专员负责对办公设备的使用进行不定期的检查。2、人力行政专员对违规使用办公设备人员有提请处罚的权力。七、办公设备的盘点及赔偿1、人力行政专员负责对部门所有办公设备进行分类，并建立办公设备管理台帐，每半年盘点清查一次，作到账精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创4/7物相符。2、在规定的使用年限期间，因个人原因造成办公设备毁损、丢失、被盗等，所造成的经济损失由个人承担。八、办公设备的报废处理1、报废审核。对于各部门提交的报废物品清单，要认真审核，确认不能再次利用后，经人力行政专员、部门主管领导审批，报总经理签字后方可作报废处理。2、对决定报废的办公设备，人力行政专员应做好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量、及报废处理的其他有关事项。3、报废品由人力行政专员集中存放、集中处理，不得随意丢弃。第三章办公设备分类管理一、电脑的使用管理1、规定时间内不得做与工作无关事情，禁止在计算机上安装各种游戏。若经发现，违反者按轻重程度进行惩处。2、接收EMAIL时，须使用杀毒软件彻底查收邮件无病毒后，才能打开邮件，以免带入病毒影响公司计算机网络。3、禁止私自更改计算机IP地址，以免影响网络上其精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创5/7他计算机的正常工作。4、电脑使用人须遵守公司的保密规定，电脑信息属于公司机密，不得向公司外部人员泄露。5、电脑使用人再利用网络给其他员工共享文件需设置密码，以免被他人破坏。6、电脑使用人不得有意破坏电脑硬件设备，若经发现，核实后，照原价3倍进行赔偿。7、计算机使用人要做好日常数据备份工作，坚持做到数据双备份，重要文件、资料可以备份到软盘或移动硬盘。如有特殊要求，可以把季度或年度资料汇总做成光盘作永久保存。二、电话的使用管理1、每次通话应简洁扼要，以免耗时占线、浪费资金。2、禁止拨打私人电话。3、电话出现故障的及时报电话公司维修。三、打印机、复印机的管理1、为确保复印机的安全运转，每天开机的时间不宜过长。2、打印或者复印完成后，必须及时取走文件，防止失密。3、打印机日常使用中，色带、墨盒用完时需及时更换，精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创6/7更换时须严格按操作操作。4、除管理人员外的员工打印或复印时，须填写打印（复印）文件、资料登记表。5、打印或复印文件、资料超过10页以上时，须填写打印（复印）文件、资料申请表。6、若发现打印或复印与工作无关的文件，资料，管理员应及时将信息反馈给其部门负责人，并做好记录。各管理员需在每月第一周的第一天把上月的登记内容整理成报表送至人力行政员。四、传真机使用管理1、不得使用传真传送个人资料；2、使用传真传送机密文件需经领导批准。3、每天下班后，传真设置由自动接收改成手动接收，防止广告传真造成的办公资源浪费。、4、发送传真页数超过10页的文件、资料须填写发送传真登记表。五、其他办公设备的使用管理1、专管专用，公司所有办公设备都要指定专人管理，其他人员使用必须经设备负责人同意。2、办公设备要定期进行养护，以免老化影响使用。精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创7/73、办公设备的使用人