如何提高工作效率(二)

1/10如何提高工作效率二磨刀不误砍柴功别以为踏实工作的人就只知废寝忘食、不知疲倦地辛苦工作。我们所说的踏实的人是既善于工作也善于休息的人，因为踏实的人懂得“磨刀不误砍柴功”。先看下面的故事多年前有一位探险家，雇用了一群当地土著做为向导及挑夫，在南美的丛林中找寻古印加帝国的遗迹。尽管背着笨重的行李，那群土著依旧健步如飞，长年四处征战的探险家也比不上他们的速度，每每喊着让前面的土著停下来等候一下。探险的旅程就在这样的追赶中展开，虽然探险家总是落后，在时间的压力下，只能竭尽所能地跟着土著前进。到了第四天清晨，探险家一早醒来，立即催促着土著赶快打点行李上路，不料土著们却不为所动，令探险家十分恼怒。后来与向导沟通之后，探险家终于了解了背后的原因。这群土著自古以来便流传着一项神秘的习俗，就是在旅途中他们总是拼命地往前冲，但每走上三天，便需要休息一大。向导说“那是为了让我们的灵魂，能够追得上我们赶了三天路的身体。”凡事全力以赴，使身体发挥出让灵魂跟不上的冲劲，2/10是做事时最用心、最完美的境界。但是，应该休息时，则要让疲惫的身心获得充足的复原机会。能掌握工作与休息之间的脉动，才是持续拥有无穷动力的宝贵智能。有一位讲师在讲授压力管理的课程时拿起一杯水，然后问听众“各位认为这杯水有多重”听众有的说20克，有的说500克，讲师则说“这杯水的重量并不重要，重要的是你能拿多久拿一分钟，各位一定觉得没问题，拿一个小时，可能觉得手酸，拿一天，可能得叫救护车了，其实这杯水的重量是一样的，但是你若拿得越久，就觉得越沉重，这就像我们承担着压力一样，如果我们一直把压力放在身上，不管时间长短，到最后就觉得压力越来越沉重而无法承担，我们必须做的是放下这杯水，休息一下后再拿起这杯水，如此我们才能拿得更久。所以，各位应该将承担的压力于一段时间后适时放下并好好地休息一下，然后再重新拿起来，如此才可承担长久。”这就像在职场上一样，我们应该将工作上的压力于下班时放下，别带回家去，回家后应该好好休息，明天再拿起压力，如此我们就不会觉得压力的沉重了。让生命和事业细水长流有人曾经作过一个有趣的实验将兔子、乌鸦和夜莺三只小动物在幼小的时候关进笼子，等它们长大以后，从外表上看发育完全正常，可把它们放出笼子后发现小3/10兔子刚跑几步便踉跄摔倒，乌鸦在大空飞了半圈就一头栽下，夜莺欢唱了几声就死去了。实验人员对它们死亡的原因进行了解剖分析，兔子和夜莺死于心脏破裂，乌鸦死于动脉撕裂。显然，这些小动物的死亡是由于它们长期不运动导致内脏器官发育不良，一旦激烈运动就不能适应。这个小实验说明了运动的重要性，不光对于动物，对于我们人类也是如此。强健的体魄和良好的心态是我们成长的基础，是我们追求美好生活、实现美好生活的保证。许多职业病都是因为在工作中对健康的自我保护意识不够造成的。祁小姐在某贸易公司担任总经理助理职务，祁小姐的上司，在圈子里是有名的经理人，也是个有名的“工作狂人”。他总是不断地发电子邮件给祁小姐，要求她完成这样、那样的工作。祁小姐常常是早上9点打开电脑，就会看到上司凌晨一两点钟甚至三四点钟给她发来的数封邮件。祁小姐的工作日总是从紧急任务开始，每天疲于奔命，一段时间下来，她感觉身体吃不消了。根据最新资料统计青壮年中患上班族肌筋膜综合征的人数逐年增加。什么是肌筋膜综合征呢就是长期姿势不良，造成骨骼畸形发展，压迫神经，或同一种姿势维持太久，引起拉伤。其中以肩、颈部位最常见。职场竞争越来越激烈，一些人为了取得更好的成绩，4/10让自己拥有更专业、更敬业的职场形象，往往在同一时间内处理多件事情，职业病也就在不知不觉中侵入身体，直至越来越严重，最后竟倒在工作岗位上，丧失了继续工作的能力。我们周围经常有一些优秀的人，一心扑在工作上，并且经常给自己提出新的奋斗目标，却忽视了自己的健康。尤其是一些白领上班族每天都要承受繁忙沉重的工作压力，身体随时面临着考验。东北某公司的一位副总，由于为人耿直，工作方法也比较简单，被公司总部调配到一个分公司任职。本来是职务上的平行调动，他却非常“想不开”，为了证明自己的为人，重新树立自己的形象，他起早贪晚，殚精竭虑，最终因为忽视自己的身体健康，匆匆走完了45岁的历程，留下了无尽的遗憾。均瑶集团前董事长王均瑶总资产35亿元，年仅38岁的他却英年早逝。王均瑶的死触动了很多年轻的白领人士，他们认识到平时的锻炼对健康是非常重要的。身体不好的员工是不称职的员工，如果没有好的身体，不仅给家庭生活和工作带来不良影响，而且你的远大抱负、理想信念、雄心壮志都将难以实现。有个健康的身体是你做好工作的前提，其他都是附加条件。俗话说“身体是革命的本钱。”，我们在以极大的5/10热情投入到工作中去的同时，一定要养成良好的工作和生活习惯，注意保持自己的身体健康。养成有条理的做事习惯一位企业家曾谈起了他遇到的两种人。有个性急的人，不管你在什么时候遇见他，他都是风风火火的样子。如果要同他谈话，他只能拿出数秒钟的时间，时间稍长一点，他就会伸手把表看了又看，暗示着他的时间很紧张。他公司的业务做得虽然很大，但是开销更大。究其原因，主要是他在工作安排上七颠八倒，毫无秩序。他做起事来，也常为杂乱的事情所阻碍。结果，他的事务是一团糟，他的办公桌简直就是一个垃圾堆。他总是很忙碌，从来没有时间整理自己的东西，即便有时间，他也不知道怎样去整理、安放。另外有一个人，与上述那个人恰恰相反。他从来不显出忙碌的样于，做事非常镇静，总是很平静祥和。别人不论有什么难事和他商谈，他总是彬彬有礼。在他的公司里，所有员工都寂静无声地埋头苦干，各样东西安放得也有条不紊，各种事务也安排得恰到好处。他每晚都要整理自己的办公桌，对于重要的信件立即就回复，并且把信件整理得井井有条。尽管他经营的规模要大过前述商人，但别人从外表上总看不出他有一丝一毫慌乱。他做起事来样样办理得清清楚楚，他那富有条理、讲求秩序的作风影响6/10到他的全公司。于是，他的每一个员工做起事来也都极有秩序，一片生机盎然之象。这位企业家总结说“这两个人的差别在于，前者对于工作没有条理性，而后者对于工作则具有顺畅的条理性。”那么，如何让我们的工作更规范、更有条理呢1清楚自己的工作内容我们要清楚自己怎样才能做好工作以及除了做好分内工作外，还有那些可以协助或者自己能力所及的。平时要归类整理和计划自己的工作，要清楚自己应该怎么做。2建立资料库，使日后工作更轻松任何优秀的方案离不开积累，要想使自己的工作更轻松，更完美，平时的积累最重要。每天花23小时时间工作或者非工作时间，根据自己工作内容安排，从各方面搜集并保存和自己工作相关的资料可以是杂志，网站，日常交流等。保存形式可以是笔录、复制的文件，或者是一个激发灵感的短片。整理好后归类入库。时间一久，你会发现你的存盘是一个宝库。这也是方便万一工作中有特殊情况，不能正常运作，有新人接手时，可以根据资料库第一时间上手，保证工作正常运转。3合理安排工作时间7/10根据自己每周的工作时间及需要做的工作任务以及工作习惯，给自己制定个计划什么时候该做什么，花多长时间做，剩余的时间做什么，未能完成的工作什么时候做。只有合理安排好工作时间，才能使工作更有条理、更顺利。4寻求提高工作效率的捷径要想在职场中成为优秀者，光是埋头苦干是没用的，如何在工作过程中找到自己的最快捷和有效的办法是关键，这需要个人的经验积累。每个人的方法不一样，但这样做你就会成功，不这样做你就会落后。5工作日志每天上班前花5分钟时间，安排好当天的工作内容下班前5分钟，整理一下当天的工作进程。职场中不少才能平平的人，却比那些才能超群的人会取得更大的成就，人们常常为此感到惊奇。但通过仔细地分析，便不难发现其中的奥秘他们养成了有条不紊的做事习惯，能更好地利用有限的精力。相反，如果不讲究秩序和条理，盲目地做事，不但使人筋疲力尽，也容易使健康受损。所以，把事情安排得井井有条，做起事来，会更加容易、方便，能达到事半功倍的效果。别让工作追着跑在工作中，有很多人总是低头做事，他们匆忙如大8/10自然中的蚂蚁，却没有多少实质的收获，对他们来说，草率行事，冒冒失失是再好不过的写照他们每天从早忙到晚，感觉自己一直被工作追着跑。忙乱也许不是因为工作太多，而是因为没有重点，目标不清楚，所以才让工作变得越来越复杂，时间越来越不够用。有一个广泛流传的管理故事，说的是一群伐木工人走进一片树林，开始清除矮灌木。当他们费尽千辛万苦，好不容易清除完一片灌木林，直起腰来准备享受一下完成了一项艰苦工作后的乐趣时，却猛然发现，不是这片树林，而旁边那片树林才是需要他们去清除的有很多人在工作中，就如同这些砍伐矮灌木的工人，只埋头干活却未抬头看路。这种看似忙忙碌碌、最后却发现自己背道而驰的情况是非常令人沮丧的，这也是许多效率低下，不懂得卓越工作方法的人最容易犯的错误。他们轻率、冒失，缺少必要的计划，遇到问题也缺乏思考，出现什么情况就解决什么问题，永远让工作追着跑，结果把大量的时间和精力浪费在了一些无用的事情上。冒失是一种轻率的表现，对任何事情都不能深思熟虑，只凭一时冲动匆忙作出决定，有时甚至不计后果。冒失的人懒于思考，轻举妄动，他们不考虑主、客观条件和后果就贸然抉择，草率行事他们生活节奏快，做事匆忙，9/10往往一件事未干完，又去做另一件事，或几件事一起干。西班牙的智慧大师巴尔塔沙葛拉西安曾告诫我们做任何事情都不要太匆忙，不要让工作追着跑，忙乱中容易出差错也不要太轻率大意，不要急于表态或发表意见。不管从事什么工作，事先的调查和分析都会有助于你找到实现目标的最佳方案，好的钟表行走十分规律，不快也不慢。凡事预则立，不预则废，有些事情不可不问清楚，不弄明白。一个人只有知道如何主动地安排工作，而不是被动地适应工作，才能高效率地办事。正如一位成功的职场人士所说“你应该在每天的早上制订一下当天的工作计划，仅仅5分钟的思考就能使你摆脱工作的追赶，把工作变得非常有效率。”举一个营销工作的实例新品上市初期，开拓市场，寻找经销商是一件非常重要的工作，但面对一个陌生的城市和市场，你会怎么办呢你是下车后匆忙急于四处走街串巷，把自己淹没在各种混乱的商户之中，还是通过调查后，制定拜访计划及合理路线每个城市都有几百个经销商，不可能每个客户都去拜访。经验丰富的营销人员会挑选客户中20有意向、有网络及实力的经销商进行重点拜访，用80的时间沟通20的重点客户。同时，为了不放弃那些潜在经销商，对经营相关产品的小经销商只需要简单地散发新品招商资料就可以10/10了。有智慧的人做事决不匆忙，也不拖沓，不莽撞，也不踌躇。他们做事总是有条不紊，不慌不忙。没有积压，决不拖延。做工作的主人，而不是奴仆。他们不是一有想法就马上去做，待发现偏差再去调换，而是一开始就把所有事情都想好、理清。因为没有时间而赶着把