交通工程档案管理中存在的问题与解决办法

1/6交通工程档案管理中存在的问题与解决办法交通工程档案管理中存在的问题与解决办法交通工程档案是指从项目建设开始到结束，将整个过程形成的档案文件进行分类、整理、并归档，进而为工程建设提供依据与参考。项目档案则包括建设、设计、监理、施工等单位形成的基础性材料、设计资料、管理文件、施工文件以及竣工文件等，其主要目的是能够为项目提供有价值的参考、凭证或者依据。下面将对交通工程档案日常管理存在的问题进行具体分析。一、交通工程项目档案管理存在的问题档案资料真实性缺失在交通工程建设过程中，很多参与建设的施工单位对实体建设较为注重，却对工程档案资料形成与编制缺少关注度，错误的认为工程档案资料只要形式上过得去就行，只为了应付工程检查，临时编制的记录或者资料。施工单位内部有一群专门的档案编制人员，这些人员对工程施工流程与现场缺少了解，编写出来的档案资料缺少根据，常与现实脱节。比如，在测量数据资料收集时不能确保收集到准确数据、开工报告附件编写过于流程化，土方填筑资料常出现错填或者漏填等问题1。2/6工程档案与工程建设不同步在完成分项工程以后，现场签证和原始记录不能与工程同步进行。在进行归档过程中，主要考虑档案形成过程，侧重于归档工作的开展。例如，在对灌注桩施工进行记录时，在桩基阶段不能及时将原始记录填到表中，而是将其记在个人记事本上，然后再进行表格的统一整理；没有及时对测量放样、试验检测资料数据进行填写，而是事后补充，很可能造成归档效率的降低。工程技术档案归档与档案管理规定不一致在档案立卷归档时，鉴于工程技术档案与档案管理相关规定不一致，不同的人对档案的理解不同，也可能出于习惯，在分类档案、归档时会出现较大差异。比如，在对一座桥梁进行立卷过程中，有的工作人员会采用纵向归档，每个桥墩作为一个归档单位，其中包括这个桥墩的立柱、盖梁、承台、基础等资料，而采用横向归档法则是对所有桥墩中的立柱为一个单位，盖梁又为另一个单位，以此类推2。二、出现上述问题的原因档案管理意识薄弱在交通工程项目刚开始时，项目管理部就制定了相关法律法规，比如，竣工档案编制实施细则或者项目档案管理办法等。但依然有技术人员或档案管理人员缺3/6乏基本的技术素养，未能进行专业培训，对交通法规缺少足够的认识，不能对项目档案进行系统性、完整性的规划与设计，与档案资料编制目标存在较大差距。没有严格执行工程建设程序项目刚开始建设时，要先制定管理法规，依据专业法律法规制定奖惩措施，这样才能使档案管理更为规范，真正将档案管理落实到位。但是，很多时候为了赶进度忽视档案管理，无形中也增加了后期档案管理难度。部门间的规定不统一工程技术部门有一本文由论文联盟HTTP/收集整理套对技术档案的管理办法，而档案管理部门又有一套管理办法，二者不尽一致，各有说法，也是造成档案整理返工的另一个原因。三、解决对策为了使档案管理能够全面、系统、及时的进行，编写出符合实际的文件资料，使管理水平提高可以采取本项目建设统一的方式，将合同管理纳入其中，按照“谁形成谁负责”的管理原则，是谁的责任就由谁来负责，杜绝出现责任相互推诿的情况。各单位资料质量负责人要对档案人员的工作进行检查督促，负责对档案编制的指导与动态监督3。建立档案管理责任制4/6交通工程建设初期要构建出由业主、监理单位以及施工单位共同负责的档案管理责任制，并要委托咨询部门成立起文档编制项目部，其作用是对档案编制进行指导。还要有专门的档案室，设置人员负责日常管理工作，确立下来的制度要严格落实，参与建设的部门也要参与档案编制与管理。档案员要提高业务能力，增强档案管理能力，养成基本的档案管理素养，构建临时文件管理制度，做好文件收集、编制、整理、立卷归档等各个环节的工作。例如以我省莆永高速公路为例，档案管理组织结构流程可参考下图1图1直接参谋型网络图管理组织结构及时建档立卷，使项目档案与施工同步档案编制部门要按照审批的程序进行分项列表、整理，将各卷的桩号标注上，将预立案卷的目录形成，档案管理员要对项目改进有所了解，每完成一个项目环节以后，就要及时做好数据、信息、资料的收集、分类与归档。做好立卷，做好材料、设备、人员等的归档，始终坚持“随时收集随时归档”的原则，这样才能确保档案的真实性与完整性，在工作交接上也就更加顺畅4。建设单位、监理单位在工程交工验收前，要对档案资料进行会审，在审核了全部档案材料以后才能正式签发交工证书。加强档案编制的检查管理力度5/6在项目开展的不同阶段可实施动态管理，定期对全部的原始资料进行检查，对档案资料的整理情况、电子文件的编制情况进行整理，对竣工文件收集编制效果，资料真实性、准确性以及规范性进行检查。可以将项目档案管理纳入到项目管理条例中，因为档案编制的数量与移交数量要保持一致，将更加有利于工程质量的维护，减少出现档案移交过程中出现的拖延情况。完成了工程交接以后就能够与参与建设的单位一起进行档案汇编工作，使档案得以进一步完善。做好档案网络管理系统的建设与使用随着信息技术的发展与进步，应用在交通工程中的信息技术也在增多，极大提高了工程档案管理的效率，节省了人力、物力。国内某工程建设单位就使用了某公司研发的HDS公路工程竣工文档管理系统，在这一系统下对档案进行集中管理与分类处理，按照交通部下发的交通工程竣工文件归档管理办法中的相关内容，开设了7个模块进行档案的动态收集，同时，系统能够按照质量要求，对电子档案记录进行筛查，并对档案的真实性进行审核，真正实现了纸张档案资料与电子文件的同步管理。由此，在未来的交通工程档案日常管理中可以多应用信息技术，开展信息化管理5。重视人员培训，增强日常工作上的交流6/6在竣工文件收集与管理上离不开专业人员的支持，缺少相关人员对工作的支持将使档案管理工作陷入瘫痪，由此，不仅要保证档案管理员的数量，更要不断提升这些管理员的业务素养，定期组织培训与学习，可以选派专业人员到优秀的单位学习、观摩，各级领导要鼓励其进行创新与技术研究，不断转变过去传统的档案管理模式，体现自身价值。四、结语随着现代化生产技术的进步与发展，交通工程档案编制管理工作也提出了更高的要求，为了使档案信息更加广泛、