适应环境变化做好会计档案管理

1/6适应环境变化做好会计档案管理适应环境变化做好会计档案管理近年来，合并组建的高校非常多。这些新组建学校的会计档案管理工作如何及时转型，如何适应新的环境，对学校的其他工作开展有着直接的影响。我院是由两所中专学校组建成为职业技术学院的，合并后会计环境发生了深刻变化，环境变化引发了会计档案管理的一些问题，主要反映在一是，认识不到位。其表现为学校组建了，但档案管理所需要使用的场地、设备、器具、没有增加。认为只要有地方存放档案就可以了，只是会计档案管理达不到要求。学院的会计档案管理，是保存学院领导进行财务决策、每年资金筹集及使用等惟一的载体，本来与学校发展联系十分密切。但由于组建初期，各种工作压头，单薄了领导抓会计档案管理的意识，对会计档案管理工作存在的问题，没有引起足够的重视。二是，缺乏相应管理技术。近两年，学院实行了会计电算化。但对电算化下会计核算的会计档案怎样保存知之较少。表现在首先，对电算化会计的会计档案载体了解不深，缺乏管理会计档案的经验，只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中2/6的会计信息备份在磁性介质上归档保存。其次，使用的问题。电算化会计档案需在一定的系统内才可完成，我们的工作人员大部分会计知识比较全面，对会计软件安装、系统升级等计算机知识懂得较少，容易导致电子数据的损坏或丢失。环境的变化要求我们改进工作方法，采取相应的措施，做好会计档案管理工作。其一，思想上高度重视会计档案管理工作。首先，在组建开始就明确目标，把会计档案移交是否安全。把抓会计档案的管理列入其工作议事日程。其次，将信息建立和利用的能力作为培养和提高领导干部综合素质重要内容之一。其二，抓好会计档案管理队伍培训。要建好队伍必须做好了两方面的工作一是，界定划分会计档案管理人员。笔者认为单位的会计档案管理人员有两个层次群众性会计档案员、专业会计档案员。二是，根据不同对象规划好培训。对群众档案管理人员，加强会计档案法律、法规的培训，增强其档案意识本文由论文联盟HTTP/收集整理对财会人员加强高校会计业务规范处理的培训和会计档案业务知识培训等等。3/6其三，提供新环境下技术支撑。一是配制先进的会计电算化系统，包括硬件和会计软件二是配备既有过硬计算机技术又能熟练处理会计核算业务的档案管理人员，满足会计档案拥有双重的会计档案载体需要三是建立相应管理制度，适应会计档案管理在电算化操作流程及电算化信息系统维护要求下带来的会计档案涉及范围的新特点四是让财务人员掌握必要的计算机操作和维护知识同时逐步掌握系统安全、网络技术的相关知识。其四，与新会计准则环境接轨。XX年1月1日我国在上市公司施行新会计准则。新准则的实施，对会计环境的影响是巨大的。从技术条件上看，新的会计数据的采集、处理会带来软件和硬件升级。从会计核算看，使用会计准则后，学校会计核算的记账方法和报表的内容发生了变化。因此，我们应加强会计档案人员的培训，让他们熟悉新会计准则下会计档案的收集、立卷与归档会计档案的保管、销毁、调阅与利用，研究新准则环境下学校会计档案管理的规律，提高会计档案管理水平。其五，搞好电算化会计档案的整理与再利用。电算化会计档案通过整理有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。通过整理可以利用历年的数据对本单位、本4/6部门进行历史会计数据的比较与分析，并进行科学预测，从而为高校的决策者提供可靠的决策依据。我们还可以利用会计电算化会计档案的数据设计出一些有利于管理与决策的数据模型，建立一整套比较完善的决策支持系统，以实现会计电算化会计档案的再利用。电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，需要单位内各分支、各相关人员相互协调共同完成。实行会计电算化之后，我们还应对档案管理的安全性、稳定性做一定的工作。其六，加强财务档案管理的基础设施建设。软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。在工程规划初期，应该由财务部门和档案部门人员共同协商，分别从财务管理角度和档案管理角度提出设计思路，考虑各方面的需要，从而避免在系统运行过程中出现空缺或重叠，提高效率。在财务软件方面，应采用一定的安全保密措施，实行电子签单制度，建立和健全财务档案管理责任制、电子文件签入、签出制、安全日志制，从而保障财务档案不被篡改或便于追溯使用过文件的人员。此外，为便于财务软件升级，保证不同开发商提供的软件能够相互兼容，必须提高财务数据存贮形式的标准性、一5/6致性和可续性。其七，提高财务档案管理人员的信息化素质。财务档案管理信息化是不断完善、优化的过程，始终要依赖于档案人员素质的提高。建设一支高素质的财务档案干部队伍，是财务档案管理信息化的重要基础。财务部门要补充具有计算机、通信、微电子等学历背景的技术人员，逐步改变现有业务人员队伍专业结构单一的情况，满足信息化建设工作的需要加强财务档案人员的继续教育，以分层次、分阶段和根据业务需要进行培训为原则，着重加强财务档案管理人员的信息化技术培训及应用新技术、新设备、新方法的培训，提高其掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能。建立合理的财务档案管理人员的效绩考核评价规定，对财务档案管理信息化能力强、成绩好的单位和个人要及时进行表彰，激励大家学信息化、用信息化。此外，还要对计算机信息化技术人员进行一定的档案工作、财务管理工作知识和技能的介绍，使其了解财务档案工作的客观规律，更好地为财务档案管理信息化提供技术支持。其八，加强会计电算化系统网络环境的管理与维护。网络安全性的指标主要包括数据保密、访问控制、身份识别等。采用密码管理和登陆制度控制网上财务数据的读取6/6起用防火墙，隔离会计电算化系统与外部访问区之间的联系，限制外界透过防火墙对会计信息系统数据库进行非法访问采用数据加密、回响检查等技术手段进行网络管理以防止由于遮荫问题、设备故障导致数据丢失以及不法分子非法拦截盗用财务数据信息等安全隐患，保障会计电算化系统网络环境的安全运行。总之，随着高校内外部环境的变化，优化财务档案管理是必然趋势。目前，中国