试谈学术会议邀请函的特点与写作方法 1900字

精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创1/5试谈学术会议邀请函的特点与写作方法1900字试谈学术会议邀请函的特点与写作方法学术会议邀请函（以下简称会议邀请函）是一些学术研究单位邀请某专业领域的专家学者，以及从事该专业领域的有关人员参加学术会议活动时，为表示庄重而使用的一种告知性礼仪文书。一些小型学术会议往往采用学术会议通知（以下简称会议通知）的形式公布会议邀请信息。会议邀请函和会议通知在本质上并没有区别，只是在使用环境和行文特点上有少许差异。这两类礼仪文书在学术科研活动中使用得相当频繁，而且时常混用。一般应用写作书籍中对此部分内容较少介绍。以下将结合具体事例，并且在联系、对比会议通知的基础上，针对会议邀请函的特点和写作方法而作出初步探讨。一、会议邀请函的特点会议邀请函主要使用在一些大型学术会议或者学术论坛中，具体如（1）国际性专业领域的学术会议；（2）涉及两国间不同单位的学术会议；（3）国家级专业领域学会及下属专业委员会的学术会议；（4）跨省份举办的学术会议。一些小型学术会议为了隆重其事也采用会议邀请函。所有的学术会议均能同时发出会议通知。会议邀请函与会议通知在实际应用中是可以相互替代的。相比之下，会议通知使用的范围更广。精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创2/5会议邀请函发出的对象一般是政府相关职能部门负责人、大专院校和科研单位中从事相关研究工作的专家学者和工作者。对于一些与生活或工业应用相联系的学术会议，也将会邀请相关技术研究公司、生产厂商出席会议，并且作专题展览或者产品介绍、推售活动。会议邀请函均需要在学术会议举办前的数月或者大半年内发出。其目的在于让与会者有足够时间准备专题发言报告或者提交论文，以及调整参会期间原有的工作安排。对于会议筹备委员会（或小组）而言，也能根据会议规模和回执提交情况确定参会人员名单、组织遴选各类报告。二、会议邀请函的结构会议邀请函作为告知性礼仪文书，其写法与一般的礼仪文书比较接近。一般由标题、称谓、正文、落款和附件等五部分组成，各部分的特点和写作内容介绍如下。（一）标题。会议邀请函的标题一般由会议时段（即年份和会议届数）、会议内容和文种三部分组成，许多标题还写上会议通告轮数。例如“第届某地学术会议邀请函”，或者直接简化为“学术会议邀请函”，具体例子如“第五届全国临床检验医学学术会议邀请函”。会议通知的标题写法与之相同，具体例子如“中国化学会第十一届胶体与界面化学会议通知（第一轮）”。（二）称谓。为了表示尊重，会议邀请函首行顶格书精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创3/5写被邀请的单位名称或个人的姓名。在会议通知中，这部分内容被省略而直接连接正文。从中可以看出，会议邀请函有明确的对象针对性，是给以具体单位和个人的。而会议通知是向社会公布的，对象指向较为广泛。同时，为了减低会议筹备工作量，许多学术会议倾向于使用会议通知作为公告使用。如果邀请函的称谓是“尊敬的女士/先生”这一类词语，会议邀请函也将是公开使用的，在感情色彩上较优于会议通知。（三）正文。正文内容比较庞杂，一般书写邀请的目的、活动内容、时间、地点及应注意的一些问题。正文内容大致划分为以下几项（1）会议简介；（2）会议举办目的；（3）会议主题；（4）会议活动内容；（5）主办及协办单位；（6）会议时间和地点；（7）会议征文及展览情况；（8）会议联系方式。以上八点内容在许多会议邀请函中都会分点列出，并且作出详细说明。一些会议邀请函还会简要回顾该专业领域发展现状简况，以说明本会议的重要性。许多会议邀请函详细地列出大量会议信息。例如在“会议活动内容”一项中简要说明大会学术报告内容（可附上报告人和报告主题）、专题学术交流（可附上设立多少会场及会场主持人）等。有时还专列说明参会者的会议报到方法、会议注册费、考察活动、食宿和回程车票预订等精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创4/5细节事项。如果学术会议筹备委员会（或小组）将另外发出多轮会议通知，以上内容在初次邀请函中省略不写，留待其他通知中说明。对于能联系到生产企业，有一定商业气息的学术会议，其邀请函中还会明确说明企业产品参展、广告收费等实质性的内容，以利于企业单位开展适应本公司的宣传活动。一些学术会议建设了本会议的宣传网站。这类会议的纸质版会议邀请函将不再分项单列，而是合并多项说明事项，用简短明快的语言作出介绍。其电子版会议邀请函仍然按照上述会议邀请函的基本内容书写，而且说明的内容更加丰富、详细和具体。（四）落款。落款中签署的是举办学术会议的单位，署名并没有统一的格式。下一行注明发函时间。（五）附件。学术会议的准备工作是一个漫长过程。为了确知参加会议的大概人数，会议邀请函一般都会附上会议回执以便参会者能够填写交回。三、写作的注意事项（1）会议邀请函中对于学术会议的有关信息绝对要交代清楚，各种信息必须准确无误。如果正文只是简单介绍本会议状况，可以通过附件对具体内容作出详细说明。（2）会议邀请函的语言要简明直接，不采用带有修辞的语言，不采用含蓄、委婉的