基建工程档案管理重要性之管窥

1/6基建工程档案管理重要性之管窥基建工程档案管理重要性之管窥基建项目工程档案是指在项目工程建设过程中形成的对单位有保存价值的文字、图纸、声像等各种载体的文件材料。它是项目工程建设过程中和竣工验收时必要的条件，也为项目投产后生产运行、检修、扩建等提供了重要的依据。如果档案工作不同程度地滞后，造成应归档的文件材料不齐全、不完整；不准确；归档的文件材料不规范，文件材料纸张规格混乱，书写材料不耐久，以复印件代替原件归档；签字、盖章不齐全；检查验收、缺陷处理没有结果或验收人员签字有遗漏等等这些问题都将难以补救。一、加强基建档案管理工作的重要意义1保证工程创先争优。基建档案管理作为基建工程建设的重要组成部分，既服务于建筑工程的“今天”，更对建筑工程的“明天”有着深远的影响。我国工程建设领域的最高奖项国家优质工程奖以及建筑工程行业的最高荣誉奖建筑工程鲁班奖，是所有建筑工程趋之若鹜想得到的荣誉。而无论是创建国家优质工程奖，亦或是中国建筑优质工程奖，都离不开基建工程档案管理的辅助。特别是在工程竣工和工程验收阶段，所有参建单位都需要将全部工程档案作为工程质量验收的必备条件。2/62提高企业工程质量。基建工程档案是整个电力企业基建工程的缩影，能够真实地反映工程项目的管理过程和工程实体，一个标准规范的基建档案可以为企业工程投产后的各方面工作提供可靠的凭证和依据。基建档案的归档、管理贯穿于整个基建工程的始终，能够真实反映工程质量。工程人员可以通过完善的基建档案加强工程技术手段和程序的管理，不断对工程事故的原因责任和技术等方面工作作出改进，有效维护工程人员的生命财产安全。从这一角度来说，能否做好基建工程项目档案管理，直接决定着工程项目的寿命。3实现企业可持续发展。曾经有美国的一个核电站，由于前期档案资料收集不完善，后期又无法补齐档案，因而不得不在政府的压力之下将核电站改为常规电厂，给整个核电站带来了重大损失。基建工程作为一项重大而庞杂的工程，耗资大、历时久、专业面广、涉及的单位和人员多。而基建档案作为工程项目建设的第一手资料，能够有效维护企业权益，为建筑工程的设计施工、设备维修、技术创新等提供重要依据，减少不必要的重复劳动和人事物的浪费。二、项目工程档案管理中存在的问题1项目工程档案利用率较低。项目工程档案对施工单位和建设管理单位以后的工作能够起到指导和借鉴作用，3/6使档案发挥“存史鉴今”的功能。但目前项目施工管理中仍然存在很多问题，如施工现场材料清点不清楚，施工机械由于缺乏检修影响使用等，这些问题的产生与项目工程档案管理未能发挥其“借鉴性”的服务作用相关，档案管理服务性低，是目前档案管理水平落后的表现形式之一。2档案管理方式落本文由论文联盟HTTP/收集整理后。目前项目工程档案资料多为纸质，项目工程的施工计划、每日的施工管理报告、阶段质量验收报告是主要的档案资料组成部分，这些纸质资料仅仅能够提供基本的项目工程施工材料，并不能够对项目施工进行完全的、细节性的描述；另外，大量的纸质档案保存起来十分繁琐，搬运困难，而使用效率并不高，大多数项目工程档案因此成为“废纸”，这是由档案管理方式落后造成的。3档案管理风险高。有些项目工程的档案具有机密性，例如涉及到工程中的技术攻关问题的资料等，对这些档案进行严密的管理和保护是必要的，但实际上，项目工程档案管理工作人员在日常工作中并没有表现出对重要档案的“保护意识”。除了在纸质档案保存方面的疏漏之外，很多采用信息化档案管理方式的单位也做不到对档案的严密保护，由于档案工作人员不熟悉信息化档案管理工作流程、不能妥善处理系统问题或者对档案系统疏于备份，导致档案资料丢失，给项目工程档案管理造成巨大风险。4/6三、基建工程档案管理的具体措施1完善基建档案的基础设施设备。基建档案管理人员应不定期主动向领导汇报档案工作出现的问题以及配备必要设备设施的重要性，争取各级领导支持，积极完善符合档案保管“八防”要求的档案库房，改善基建档案工作环境条件。2过程管理同步化。基建档案管理工作和基建工程项目要同步。项目申请立项，就要开始基建文件的收集整理和审查工作；项目竣工验收，就要完成基建档案工作的验收移交工作。从工程建设源头来控制基建档案管理质量。签订合同时就明确需要移交的基建档案数量、套数、归档时间和质量要求并且设立基建档案归档的保证金，不提交完整的基建档案不验收不付款，有效的监督、控制档案的质量。落实“三纳入四同步”即基建档案要纳入基建工程的计划中，纳入基建工程的规章制度中，纳入岗位责任中；确保基建档案与基建工程立项同步，与基建工程的建设进度同步，与基建工程的工作检查同步，与基建工程的竣工同步，使基建档案工作顺利进行。3做好基建档案验收工作。任何施工单位，都必须严格按照国家档案局颁布的建设项目档案验收办法以及相关法律法规的要求，加强基建档案资料的管理，贯彻执行基建档案的备案制度、验收制度，完成工作检查、预5/6验收步骤。基建档案必须经城建档案管理部门验收合格后，才可进行基建工程的竣工验收，工程竣工验收后一个月内要完成基建档案的移交工作，通过基建档案验收环节，提高基建工程管理和档案管理水平。4完善基建档案管理机制，加强监督管理，制定考核标准。要完善基建档案归档管理机制，加强监督管理并制定考核标准，同时要切实做到基建档案管理三同步。即下达项目实施计划与对档案工作提出要求同步；检查项目进度与检查项目文件材料形成、积累同步；验收、鉴定项目与检查、验收相关档案同步。5运用合同手段加强对各参建单位的要求和管理。要在合同中明确各方在档案管理中的义务与责任，并采用保证金制度及付款联签制度加以落实。即在合同中预定合同金额的一部分作为工程资料及竣工资料的担保，领取工程款必须有档案管理人员确认该期资料齐全好签字认可方能生效，籍以加强对设计方、监理方及施工方的约束。6档案部门人员要全过程参与，跟踪工程建设项目，加强建档指导工作。档案部门工作人员首先是通过会议纪要、项目进度计划等有关依据性文件，及时掌握工程项目的建设进度，及时跟进，并指导工程参建加强工程建设档案的建档工作。7信息软件等的运用。信息化时代，给基建档案工6/6作带来了新的课题，基建档案管理应推行计算机管理技术，适应基建工程项目现代管理模式，探索基建档案信息资源体系，根据基建工程和单位信息化管理实际情况，使用档案管理软件，实行基建档案网络远程传输、查阅、保管，逐步实现电子档案的收集、保管、利用工作规范、有序，建立电子档案数据库，提高基建档案管理效率。综上所述，基建档案工作是一项管理性极强的