独立学院二级管理体制下系办公室工作的思考

1/8独立学院二级管理体制下系办公室工作的思考独立学院二级管理体制下系办公室工作的思考高校办公室一般包括两个层面一个是学校层面的办公室，一个是二级学院层面的办公室。对于独立学院来讲，一个是学院层面的党政办公室，一个是教学系的办公室。作为教学系的综合管理机构，系办公室承担着沟通、协调、服务等职能，其管理水平直接影响到系内各项工作的运转。院系二级管理是指在院系二级建制的基础上，赋予系部一定的职责，并根据职责的需要将部分人权、财权、物权下放，将原有的以职能部门为主体的管理模式转变为以系部为主体的管理模式。随着二级管理体制的逐步深化，系办公室任务将越来越重，工作也日趋复杂，其地位和作用也更加突出。做好系办公室建设与管理，改进工作，提高效率对促进学校各项事业的圆满完成和进步发展有着非常重要的意义。一、院系二级管理体制下系办公室工作面临的挑战二级管理体制下，系部被赋予更多的权力，其职能也随之扩展，系办公室作为系部的窗口，也将面临更多的挑战。2/81系办公室职责范围进一步扩大从执行到决策随着人权、财权、物权的下放，系部有了更多的自主权，增加了对外合作交流，因此，系办公室需要转变职能，从简单的工作执行到参与决策和对外交流。作为系领导的参谋机构，要求系办公室在处理好日常事务的同时，能够有全局观和更强的参谋意识，收集和整理信息，为领导决策提供依据。职能增加二级管理体制下，学院职能部门权力和责任下放，系办公室业务进一步扩展，不但要做好日常的信息传递、协调沟通等工作，更要抓好“人、财、物”的管理。首先，人事管理下放，教师引进与培训、考核、发展等工作都需要办公室全程管理，服务教师；其次，学院在财务管理方面实行“放水养鱼”政策，要求各系根据系部各项工作做好财务预算，合理安排各项支出，充分利用有限的经费取得较大的办学效益，在“节流”的同时做好“开源”工作，积极创收；最后，部分物质资源下放到各系，怎样提高利用率、周转率，做到物尽其用也成为办公室管理的一个新的挑战。此外，作为教学单位，系部的主要工作是安排好各项教学工作。二级管理体制下，教务部门的工作由系内承3/8担，从人才培养方案的制定、排课到日常的教学管理、教学检查、质量监控、效果与评价都是由系办公室进行操作，涉及到多方面的协调与沟通，如何兼顾多方面的要求，更好的服务师生，是需要办公室管理人员认真思考的问题。上面千条线，下面一根针，在办公室业务大量增加的同时，抓好主要矛盾和主要问题、理顺各条线之间的联系是办公室的首要工作。2系办公室管理机制有待完善缺乏有效的运行机制二级管理体制将系办公室的工作由被动转向主动，各项工作的开展不再是等待上级下达任务和指导，而是需要系办公室根据实体系的具体情况有计划、有针对性的开展工作，同时办公室业务和职能不断增加，原有的管理制度已经不能适应新形势下的办公室管理工作，必须制定一套行之有效的管理制度，使办公室工作人员各司其职、依章办事。缺乏本文由论文联盟HTTP/收集整理有效的激励机制现有的考核标准“德能勤绩廉”缺乏量化，使得考核结果差距不大，绝大多数人处在“称职”阶段，难以形成奖优惩劣、激励后进的效果；而在考核机制之外，并没有其他的激励机制，导致办公室工作积极性不高，影响工4/8作效率。3对工作人员素质有了更高的要求办公室工作人员素质的高低，是能否有效开展办公室各项工作的前提与基础。办公室人员要具备较高的政治素质、熟练的业务能力和扎实的工作作风才能够满足工作的要求。随着办公室职能和业务的增加，很多工作人员一时间手忙脚乱，业务不熟练。二级管理体制对办公室工作人员提出了更高的要求在进一步提高政治素养的基础上，一方面掌握更多的知识和技能，另一方面进一步提高工作效率。二、改进和完善办公室工作的措施1明确目标，更新观念明确目标与定位二级管理体制下，系办公室的目标和定位都应有所转变，从执行为主到参谋与执行并重，根据学院的中心工作制订办公室工作计划，形成办公室管理目标体系，对目标进行分类，近期目标、中期目标和远期目标，根据各个阶段的目标有条理的开展工作。与时俱进“大数据时代”和“微时代”为办公室工作带来了便利也要求办公室的工作与时俱进。运用微博、微信、网盘、办公自动化技术等实现信息的收集、汇总、传达和共5/8享，节省人力物力，及时获得信息资源，大大提高了办公效率。2建立完善的办公室工作运行机制健全工作规，落实岗位责任制完善制度，规范管理是确保办公室工作高效运行的基本要求。从“严、细、实”出发，建立一套健全的管理制度，使办公室工作人员各司其职，团结共事，促进办公室工作科学化、高效化。通过制度管人管事，如采用及时反馈制，对各类需要办理的事项的时间给以限制，并在规定时段反馈给相关单位及提办方；如采取服务承诺制，建立服务承诺内容和标准，向师生公开并接受监督；如采用失职追究制，对服务不到位致使工作失误、师生不满的人员作出行政处罚或经济追究。进一步细化明确办公室的具体业务内容，根据各个具体的业务内容进行工作人员的责任分工，规定各个岗位的职能及责任。制订职位说明书，对每一个职位的工作进行详细的讨论说明，并根据职能的变化进行及时的调整和补充。建立较为完善的评估和激励制度根据工作性质、工作特点的差异制订具体、细化的考核标准，在定性为主的考核基础上运用定量的考核方法，同时加大考核结果的区分度，将考核结果与管理人员的切6/8身利益相联系，多劳多得。综合运用多种激励方法。根据双因素理论，在激励因素之外，应注重保健因素的作用，从工作环境、人际关系等方面入手，消除工作人员的不满意，达到提高效率的目的。3强化人员素质，提高服务水平提高业务技能办公室工作涉及面广，不注重加强学习和更新观念就无法胜任新形势下的工作，无法理解和执行领导的决策，全面提高文字处理能力、组织协调能力、综合分析能力、现代化办公设备的能力；要扩展办公室工作人员的知识面，学习文秘、管理、经济、法律、档案管理等方面的专业知识，还要学习掌握高等教育管理理论和教育工作规律，对学校的专业设置、学科建设、科研工作等都有所了解，要有“万金油”的本领才能履行好职责。努力打造一支“提笔能写、开口能讲、遇事能办、与人能处、对己能严”的“五能型”队伍。加强办公室人员的专业性培训。现有办公室工作人员往往来源于本校毕业或者相关专业毕业，缺乏系统的培训和学习机会，只有定期对工作人员进行培训，更新管理理念、学习新的工作方法和技术才能提高办公室管理的专业性。7/8增强服务意识以人为本，增强参谋服务的主动性，树立大局意识，围绕发展抓协调，把握工作重点，服务领导、师生。一方面为系领导做决策做好信息服务工作，另一方面要有全心全意为师生服务的意识。系里为一线教学单位，与教师和学生有非常多的接触，要想师生所未想，急师生所未急，简化办事流程，提高办事效率，主动服务、优质服务、超前服务。加强团结协作二级管理体制下，各系部虽然有了更多的自主权，但与学院各职能部门之间的联系更加紧密，办公室工作涉及到很多环节和部门，因此，办公室人员要加强年团队协作，营造良好的合作氛围。办公室同事之间要互相帮助，同时做好与其他职能部门见得合作关系，树立全局意识，密切协作，形成合力，使办公室工作高效运转。不断创新创新工作思路，敢于打破陈规旧律，不断寻求新的工作思路、方法和新经验，创造性的开展工作；创新工作方法和内容，善于发现和找准全局工作的突破口，狠抓带有全局性、根本性及师生员工关心的问题，经常深入教