职场人生高级秘书的十八般技艺

1/4职场人生高级秘书的十八般技艺永远优雅，永远温柔，永远看似从容淡定、积极忙碌的秘书，实际上是有种种“秘技”在身的。为来访客人上茶最起码的要求，就是无论如何都不能打扰到会谈。不要出声，不要让客人注意到有人来上茶。再者，由于会面时间长短因人而异，所以要尽快上茶。来访客人人数较多时，要用大个儿茶壶或是多个茶壶，一下子沏好。来访客人不一定总是一位。多位客人来访时，必须先找出哪一位人物是当日的主客，以便请到上座。走在最前面的人不一定是主客，而从电梯里最先走出来的，往往是主客。若这样还不能分辨出来，就要通过感受周围的气氛找出来。说话要稳重、不要高声，对方能听到即可原本需要高声讲话的场合，也要注意使用低声调。这样做的理由是，低沉的声音听起来更显稳重。然而过于稳重，会让人觉得“言”过其实。鞋子最起码要有7CM的鞋跟。这样不仅腿看起来好看，走路的姿势也会好看一些。经常听人说，穿高跟鞋活动不太灵便，然而反过来，或许正是因为意识到自己穿着高跟鞋，行为举止才自然而然就镇定自若。上班后，首先要检查所负责的主管的办公室。检查2/4空调有没有开，垃圾有没有倒，有没有可疑的事情发生等等，整理好主管的工作环境。如果注意到什么事，一定要汇报。每天早上要到相关主页查看人事信息查看报纸的讣告栏，经常作为秘书的一项重要工作被列举出来。事实上，喜庆之事也同样不能漏看，尤其是人事晋升。尽管调动信息可能会刊登在报纸上，然而对于公司来说，人事调整期不尽相同，因而每天都要到主要客户及有合作关系企业的主页，查看人事信息。有时候必须要在已经安排好的预约中插进一个预约，这种情况下要检查一下可以中途取消的预约。实际上有些场合，中途取消也没问题。说“实在是太忙了，不得不拒绝您”之前，千方百计筹措时间，才是优秀的秘书。偶尔会有必须推掉的日程。这种情况下，拒绝方式也是一门技术。比如说主管到国外出差尚未回国，或是目前正处于业务繁忙期希望错开时间等，能如此发挥绝妙的调节能力，不给对方留下坏印象也是很关键的。是自己在动员主管工作，怀着如此的气概挑战职责当然是有主管的指示，才能展开工作。然而怀着“被动工作”的感觉，是做不好工作的。如果总是处于被动立场，无论如何努力，都容易被巨量的工作牵着鼻子走。所以要转换认识，认识到自己的立场是全力支持主管的工3/4作，不能有任何差错。这样想的话，很多事情都能自己做出判断，自己行动。秘书的工作，往往很容易被看做狗仗人势。心中要常存“谦虚”二字，要重视来自周围人士的“客观意见”。询问聚餐地点时，要主动提出建议从提议聚餐到决定聚餐地点，都是秘书的重要工作。询问聚餐客人的要求时，要先提出建议，问出对方忌讳的东西。聚餐地，不仅要味美，还要方便上下车聚餐最重要的当然是口味。其次，气氛啊、座位的位置、客人的社会阶层等也需要核查。为此，事先亲自跑一趟是很有必要的。聚餐时容易忽略的一点是上下车的问题。是否有场地供司机停车等待，从店里出来后是否能立即上车等，要检查上下车是否方便。主管的健康检查，事实上也是秘书的重要工作。不过没必要把这当成一件难做的事。每天都注意一下主管的脸色，就能发现变化。如果主管现出倦容，要敢于指出来。检查主管的仪表，看是否有“主管的样子”人对领带和西服的口味不同，这些当然由主管自己斟酌决定。但是像后颈发际的头发长过衬衣领等自身不太容易注意到的事，就要指