农村信用社信贷业务档案管理暂行办法

1/11农村信用社信贷业务档案管理暂行办法安徽省农村信用社信贷业务档案管理暂行办法第一章总则第一条为加强信贷业务档案管理，保证信贷业务的安全性和合法性，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国担保法、贷款通则等法律法规及省联社贷款管理有关规定，制定本办法。第二条信贷业务档案指各级信用社（含农村合作银行，下同）在信贷业务的受理、调查评价、审议、审批、发放和贷后管理过程中形成的具有法律意义、史料价值及查考利用价值的资料，包括合同、文件、账表、函电、记录、图表、声像、磁盘等。各类信贷业务的档案资料范围（见附件1）。信贷档案管理是指信贷档案资料的收集、整理、立卷归档和保管的过程。本暂行办法所称信贷业务包括表内信贷业务（本、外币贷款、进出口贸易融资下贷款、贴现、银行卡透支、信用垫款等）和表外信贷业务（信用证、银行承兑汇票、担保、贷款承诺等）。本暂行办法所称借款人，是指在联社或信用社办理信贷业务的企事业法人客户及自然人客户。第三条管理原则及管理方式。信贷部门对信贷档2/11案管理要确保真实性、完整性、及时性的原则；实行逐级建档、统一管理的方式。一、真实性信贷档案要求为正本、原稿，对于瀶跆原件而只能收集复印件的重要信贷档案资料，信贷人员应将复印件与原件核对后，在复印件上注明“与原件核对无误”字样，并签字确认。二、完整性信贷档案资料要求内容完整、要素齐全。三、及时性信贷档案资料要及时更新、补充，每月定期收集企事业单位或自然人的财务等信息，并及时归入信贷档案。各级信用社负责收集和管理本级社的信贷档案，每笔信贷业务的全部档案资料原则上集中在经办社。县联社信贷业务部负责保管下列档案资料信用社报送的贷款审查、决策的有关资料；联社的贷款审查意见、贷审会审议表决表、会议记录、贷款审批表、贷款支付明细清单等出帐审查资料、大额贷款贷后回访、专项检查报告等有关资料、与计划信贷部门和联社贷审委审查审批工作有关的其他资料。省联社、县联社信贷业务部、稽核部门和贷款信用社要监督、检查信贷业务档案管理情况。省联社每年要对信贷档案管理工作进行一次现场抽查，原则上抽查对象不3/11重复，但对管理情况不好的信用社，应重复检查。县联社每半年要对信贷档案管理工作进行一次现场检查，检查面不少于50。形成检查报告，提出整改意见，并督促、落实整改。第四条管理部门。在贷款本息结清或信贷业务执行完毕以前，由信贷业务部门蠣忡伷档案管理（重要权证需入库保管只留存复印件），在贷款本息结清或信贷业务执行完毕以后，统一移交档案部门管理。第五条信贷业务档案按客户建立，一户一档。信贷员是信贷档案收集的第一责任人，对信贷档案的真实性、完整性、及时性负责，完成信贷档案资料的收集、整理工作，涉及到向相关部门报送信贷资料的补充、更新时，信贷员要负责及时通知、报送相关部门和人员。联社信贷业务部及基层信用社要选择熟悉信贷业务、责任心强、严守秘密的专（兼）职人员任信贷档案管理员，负责本部门（社）信贷档案的立卷、保管和移交归档工作，做到科学管理、有效利用，严防毁损散失，确保信贷业务档案的完整与安全。第六条联社信贷业务部要设立信贷业务档案柜、信用社要设立信贷业务档案库。信用社档案库要配备必要的设施，具备防盗、防火、防渍、防腐蚀、防有害生物的功能，出纳业务库可设库中库或保险箱,用于存放抵押和4/11质押权证、有价证券、存单等。第七条信贷业务档案涉及联社、信用社和借款人的商业秘密，信贷档案管理员、调阅人员需严格执行保密制度。联社、信用社要建立调阅登记簿，经信用社分管主任或主任批准，方能调阅。第二章信贷业务档案的分类与分区第八条信贷业务档案分为四类，其中借款人的信贷业务档案分四类权证类、客户基本情况类、信贷业务类、综合类。档案库分四区权证区、立卷区、归档区、综合区。权证区（要单独设立在出纳业务库内）存放权证类档案（详见第九条）。立卷区存放业务执行中的客户基本情况类、信贷业务类档案（详见附件1）。归档区存放业务已经执行终了的客户基本情况类、信贷业务类档案。综合区存放信贷业务综合类档案（详见第十一条）。信贷业务档案以借款人为单位，分区、分类地在信贷业务档案库中存放，存放的顺序按信贷管理系统中的企业代码顺序排序。自然人和农户可根据需要在每个区内按5/11贷款种类再划分小区。第九条权证类档案是指抵押和质押权证、有价证券、存单等，主要包括一抵押贷款资料抵押物所有权或使用权证书或证明文件；抵押物他项权证书；抵押物清单；抵押物保险单；抵押登记文件；抵押公证书。二质押贷款资料动产质押中质物的名称、数量、质量、状况；质物的评估报告或作价依据；质物的所有权或使用权证明；质物保险单；权利质押中的各种有价单据；质押登记文件；质押公证书。第十条客户基本情况类、信贷业务类档案（见附件1信贷档案资料清单）自然人基本资料户口本、身份证或其他有效居留证件的验审复印件；6/11借款人具有稳定职业和收入的证明材料原件；贷款卡复印件；消费类贷款的购买协议验审复印件；首付款凭证验审复印件。第十一条综合类档案是指信用社内部有关信贷业务的各类报表，行业分析、信贷分析、调查检查、审计稽核等综合报告及资产风险管理业务的资料。主要包括各类信贷统计旬报、月报、季报、半年报和年报，及各种临时报表；信贷分析、行业分析、调查检查、审计稽核报告等资料；信贷资产五级分类各种材料。第十二条权证类档案必须存放原件。其他档案原则上应存放原件，如只能存放验审复印件。复印件的，需经信用社负责人批准，并由档案管理人员核对原件、签名确认。第三章信贷业务档案的管理第十三条移交。业务发生后，经办贷款的信贷员要在3个工作日内整理好贷款原始资料，登记信贷管理台帐，编制信贷员档案移交清单，经双方签字确认后，将全部资料移交给信贷业务档案管理员，经办贷款的信贷员可7/11对业务资料复印保存。其中权证类资料经办信贷员应建立登记簿，在业务发生时移交给档案管理员并签收，同时应填写收据，一式两份，一份给抵押或质押人，一份存档留底，待贷款归还结清后，凭此收据将有关文件资料退还客户。第十四条立卷。档案管理员对信贷员移交的信贷业务档案的整理、立卷工作，要在2个工作日之内完成。权证类资料中的所有权、使用权证书、有价单证、存单应在业务发生时移交信用社出纳库保管。客户基本情况类档案按户立卷、信贷业务类档案按笔立卷，分别填写档案皮、卷内文件目录，以借款人为单位装入档案盒中，填制档案盒封面。第十五条归档。档案管理员凭会计部门的收回贷款本息通知单，将已结清债权债务的合同文本及该笔业务的其他档案从立卷区的档案盒中抽出，相应修改卷内文件目录和档案盒封面，加盖收回印戳，将其转入该借款人的归档区保管。填写档案皮的归档号，将档案装入归档区对应年度的档案盒中，填制档案盒封面，建立已归档档案保管清册。综合类档案在次年的第一季度前归档。报表类档案要按年装订，文书档案一事一卷填写档案皮封面，分类装入档案盒中，填制档案盒封面。8/11第十六条调阅。各级社要建立档案调阅管理制度。办理档案调阅时，应按照档案保密和调阅管理制度，严格执行调阅范围和履行调阅手续，保证档案的完整和安全。信用社保存的信贷业务档案主要供本社内部使用，只能现场调阅，一律不得外借。信贷人员调阅信贷业务档案应填写调阅单，登记调阅人姓名、调阅日期、调阅内容等；非信贷专业人员需要调阅信贷业务档案的，需经信贷部门和信用社负责人签字同意。公安局、检察院、法院及其他执法管理部门需要调阅信贷业务档案时，必须持有调阅公函，由信用社指定专人负责陪同调阅。调阅人对所需的档案经同意后可以复制，但不得将原件抽走。第十七条提取。因业务需要需提取出纳业务库中的权证类档案时，信贷员要填制重要抵押、质押档案出库单，经信用社负责人签批，交给档案管理员，档案管理员要到会计部门办理必要的出入库手续。第十八条保管。档案管理员要对信贷业务档案妥善保管，严格遵守保密制度，不得违章借出信贷业务档案或透露档案内容。要定期检查各类档案的保管情况，检查间隔为每季一次，并书面记录检查结果。信贷业务档案的保管期限为有信贷关系的客户的档案永久保管；结清全部信贷业务的客户，从该客户与信用社的最后一笔信贷业务结清后次年的1月1日算起，保9/11管五年。综合类信贷业务档案（除各种报表的年度汇总表为永久保管外），保管期限为十五年。信贷业务档案的保管及销毁清册为永久保管。根据需要，可将非常重要的长期保管档案转入信用社综合档案室永久保存。第十九条销毁。保管期满的信贷业务档案，要按照以下程序销毁（一）信用社提出销毁意见，编造信贷业务档案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。（二）信用社负责人在信贷业务档案销毁清册上签署意见后上报联社信贷业务部。（三）联社信贷业务部和稽核部共同组成鉴定小组进行鉴定，提出存毁意见。对需销毁的档案共同派员监销。监销人在销毁信贷业务档案前，应按照销毁清册上所列内容清点核对，销毁后，要在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告报告联社分管领导。（四）对保管期满但仍具有一定查考利用价值的信贷档案，应视情况继续保管三年以上，确无保存价值时方可进行销毁。第四章责任10/11第二十条对损毁、遗失、擅自销毁信贷业务档案，擅自对外提供、透露信贷业务档案，涂改、伪造信贷业务档案，出卖信贷业务档案及相关资料，以及档案管理人员玩忽职守造成档案损失的行为，视情节轻重对责任人给予处罚；造成损失的，责令赔偿损失；构成犯罪的，依法追究刑事责任。第五章附则第二十一条信用社要根据本办法对信贷业务档案进行清查立卷或归档，对业务尚未结清的档案要在本暂行办法施行后三个月之内补齐。第二十二条信贷业务档案所用附件及档案盒由联社统一印制，信用社按需要领用。第二十三条信贷管理台账和其他信贷业务系统软件及数据文件的备份资料，存放于信贷业务档案库中的综合区。第二十四条信贷业务档案库的企业排序，以信贷业务综合管理系统的企业代码为标准。信贷业务档案库的目录索引和有关的管理信息，要及时登录到信