如何做好办公室文秘工作

1/8如何做好办公室文秘工作办公室作为一个单位的行政中心，是一个机关的窗口，办公室工作的好坏直接影响着单位的办事效率和对外形象，而人员又是办公室的重要组成人员。笔者结合自己的实践就当前基层工作谈几点粗浅的看法和建议。一、当前基层办公室工作存在的问题客观地说，随着我们队伍素质整体的提高，基层杂烩部门工作有了很大的发展,但也存在一些不容忽视的问题，值得我们重视、思考。一是办公室事务过于繁杂，影响工作。县局的办公室多为综合性办公室，它集合了政务、财务、机关服务、学会的职责，办公室杂烩几乎变成了勤杂室。办公室工作人员每天都会沉浸于纷繁零碎的琐事之中，公文审核变成公文签字，信息报送不及时，调查研究流于形式，下情上级不了解，上下渠道不够畅通，难以起到参谋助手作用。二是办公室人员少，工作负担重、质量低。近年来，基层部门人员短缺已成为一个不争的事实，人员短缺已影响了工作的正常开展。目前，大多县区局主要从事工作的人员只有一人，承担了县局领导重要讲话、重要材料以及工作调研、信息报送任务及公文处理工作。人员的辛苦只有干过的人才会明白，加班加点、熬通宵、“连轴转”是家常便饭，如果再有点家庭拖累，那更是苦不堪言。当2/8别人休息娱乐或已进入梦乡的时候，往往是文字秘书伏案写作、紧张工作的开始，可以说是“行行字字苦兼酸，篇篇章章麻与辣”。三是人员素质偏低，跟不上税收工作要求。由于行业特点等各方面的原因，基层部门人员的素质与地方政府人员相比整体偏低，已远远不能适应新形势下税收工作对人员的要求。一是专业知识欠缺。现在基层部门的人员多半是半路出身，没有系统学过专业知识。虽然近年来也招考了一部份专业人员，但一方面人数太少，不能满足工作需要，另一方面的成长本身需要一个过程，很难立即成为行家里手。二是知识更新过慢。人员出外机会较少，培训机会更少，知识更新慢，前沿东西掌握的少，大大限制了人员自身素质的提高。四是信息调研工作滞后，参谋作用发挥不好。客观上由于办公室事务多，没有时间，但更多的是人员主观上对信息调研工作难以重视，没有认识到调查研究的重要性，业务不精通，基层调研少，基本情况了解不多，加之个人素质能力，导致基层部门的信息调研工作跟不上新形势下税收工作的需求，不能很好地为领导决策提供参考依据。五是工作督查缺乏主动性，督查作用发挥不够。决策的制定，事情只是成功了一半，还有重要的一半是决策的3/8实施，政令的运行。督促检查是办公室的重要职责，本应是一项日常工作，而碍于情面、怕惹人等原因使我们的督查工作力度不够，不能及时发现工作中的薄弱环节和不足，使有些工作在落实中打了折扣，影响了工作效率和工作质量。二、做好当前基层部门办公室工作的几点思考本文来源HTTP/面对当前基层部门工作的现状，要求我们必须不断反思，让工作适应新形势下税收工作的需求。锐意进取，加强学习，不断提高人员综合素质作为工作者，是领导与干部、领导与各部门之间联系的桥梁，一言一行，都直接或间接地影响到单位的形象。这种工作的特殊性，要求每一个工作者必须不断学习，提高自己的综合素养。一要不断提高自己的政治素质。办公室工作是一个政治性、全局性、政策性很强的工作，工作人员任何时候都必须忠诚坚定，把政治素质作为自己的第一素质。这就要求我们要不断提高政治鉴别力和政治敏锐性、坚定性，学会从政治的角度，辨证的分析问题和解决问题。二要全面提高自身的综合业务素质。“政以才治、业以才兴”。办公室工作千头万绪，涉及面广，标准高，要求严，这就需要办公室人员必须具备广博的综合知识和社会常识。4/8要做到这一点，没有捷径可走，必须勤学苦练，博采众家之长，既要向书本学、向实践学，又要向领导学、同事学，使自己成为“杂家”，成为复合型人才，要做到提笔能写，开口能讲，有事能办，尤其要把提高自己的写作水平作为增强能力的重点。三要加强人员教育培训工作。办公室人员由于工作性质的关系，相对税收业务部门来说培训机会较少，人员知识更新慢，现有的知识水平很难满足工作的需要。为此，要加强人员的培训工作，不仅要培训办公室人员，还要培训各股室办公人员，培训要有针对性，提倡“菜单式”的培训模式。转变作风，改进方法，不断提高办事效率办公室的工作千头万绪，每一项工作都与全局有着密切的联系，作为办公室人员，一定要在工作作风和方法上下功夫，提高自己的办事效率。一要乐于奉献，扎扎实实做好本职工作。办公室工作就是服务，服务就意味着奉献，没有奉献精神，服务工作就没有积极性、主动性和创造性。做好办公室工作没有吃苦耐劳的作风，没有无私奉献的精神是难以胜任办公室工作的。必须要有一种不图名、不图利、默默无闻、忘我精神，要将乐于奉献作为自己实现理想的最高标准，将任劳任怨作为修身养性的根本，在工作中不断充实和完善自己，5/8使自己的全部聪明才智得以充分发挥。二要理清思路，有条不紊的做好本职工作。办公室工作杂而乱，常常是手忙脚乱。但越在这时我们越不能乱，我们要分清轻重缓急、统筹兼顾、合理安排，才能做到忙而不乱、紧张有序。同时，要善于思考，不断摸索工作规律，防止埋于事务堆中，而无时间抓信息工作和调研工作。尤其是在遇到工作任务多的情况下，一定要冷静思考、科学处理，一件一件排出时间表落实。三要严以律己，树立良好的公众形象。办公室工作接触面广，其性质较为复杂。不得飞扬浮躁、骄傲自大，要低调做人，低调干事，要严格遵守工作纪律，在工作中谦虚谨慎，一丝不苟，要正确认识和对待组织、自己和他人，自觉抵制腐朽思想的侵蚀，以实际行为来感染和带动其他同事，这样才能真正协调好各股室的关系，有利于各项工作的开展。抓住中心，创新工作，做好办公室政务服务工作作为办公室的人员，最主要的服务就是办好会，办好文、搞好信息调研。一要细致规范，做好会务服务工作。细节决定成败，规范体现水平。会务服务的好坏影响着会议的成功与否，我们要结合单位实际制定出详细的会务工作方案，根据会议规格高低、人员多少、日程长短，设立相应的工作小组，6/8明确各小组的工作职责。制定出详细的工作流程，明确各项任务、各环节的目标要求、完成时限、承办人员，将会务工作分解到组，量化到人。在工作执行过程中，要适时召开工作小组碰头会，及时沟通工作中存在的问题，查漏补缺。在会议开始前，办公室人员要一定对各项内容再次进行查验，确保会议组织工作不会出错。另外，我们还要做好会后跟踪服务和会议资料的归档工作。二要严格认真，做好公文处理工作。在这里只谈一下公文的审核工作，公文的审核要重点把好内容、程序和格式关。在内容审核上，首先要把好政策关，看文件是否符合现行政策规定，是否完整体现了发文机关的意图；其次要把好文字关，看文字表达是否准确、通顺、简练，谋篇布局、结构是否符合问题要求，层次是否清楚、严密，文句是否符合语法、逻辑，语气是否得体，数字、引文、标点等是否准确、规范、严谨。在程序审核上，重点要把好签审关，要看公文是否严格按照公文处理程序进行签审。在格式审核上，首先要看文种是否恰当，有无文种运用不规范现象；其次要看文件格式是否规范，主要看文件标题是否妥当，主送机关是否正确，版记、密级、发文字号、签发人等要素是否齐全等。三要积极主动，做好信息报送工作。信息工作是办公室工作的重要组成部分，是“上情下达、下情上报”的重7/8要途径，是领导决策的基础和依据。信息内容的选择要抓住“三点”，做到“三贴近”。一是通过抓重点工作贴近领导意图。将全年或阶段性的重点工作进展情况，通过信息的形式及时地反映，让领导了解工作的开展情况，为下一步决策提供依据。二是抓热点问题贴近群众需求。抓住群众普遍关注的热点问题，及时地把群众的呼声通过信息反映给领导，及时架起干群“连心桥”，使一些矛盾点进入领导决策后及时化解，维护群众利益。三是通过抓亮点总结经验贴近上级需求。紧紧抓住事关全局、对工作具有指导意见的典型经验，及时总结反馈，为上级的决策提供科学的依据。要提高信息质量就要快、实、准。要快，超前把握，信息讲究的是“天天短平快，年年马拉松”，所以信息工作人员就要拓宽信息来源渠道，要超前的收集信息，及时地将信息报送，做到参谋在前，谋划在前。要实，调查研究，不调查，就没有发言权；不调查，信息也就失去了它的科学性。为此，信息工作人员要深入实际、深入基层、深入群众，摸实情、说实话、深开掘、出精品，写出有情况、有分析、有建议，对参考有较大价值的调研信息。要准，忧喜结合。爱因斯坦说“提出一个问题往往比解决一个问题更重要”，信息的一个基本原则就是有喜报喜、有忧报忧、忧喜结合。所以，我们在报送信息的时候一定要把问题搞清楚，在肯定成绩的前提下，指出隐藏在成绩背后8/8的矛盾和问题，提醒领导注意。四要求实创新，做好调查研究工作。调查研究是我们党的优良传统，也是办公室的基础性常规性工作。选题要切实。要注