公文类型解读及写作方法

1/9公文类型解读及写作方法公文作为公共机关相互往来、联系事务的文件，是一种既通用而又特殊的文体，但作为一种文体，它仍然是文章的一种。因此，我想先说说文章。“文章”一词在词典中有单篇的作品、著作、暗含的意思、事情的做法等多种解释，而我们通常所说的“文章”是指单篇的作品。把单篇作品即独立成篇的文字称为文章，出自杜甫诗“文章千古事，得失寸心知”，在此之前把文章称为“文字”或“文辞”。其实“文章”两字最初指的是错杂的色彩或花纹，青与赤相配合为文，赤与白相配合为章。文章从字写起，文章由字组成，学文先学字，认识一个字就是认识一种事物，就可产生一种想象和思维。而要真正理解文章，应从“文”与“章”两个字的产生来理解。“文”字的象形是人体形，点为头，横为臂，撇捺为腿，中间的空白为腹，在金文中腹中有个心形，因此“文”字的原意是人用心思维。“章”字是辛苦的辛字中间有个日字，是个会意字。辛字的象形是一把刻字的剑，日字是一个刻划用的圆盘，因此“章”字的原意是在一个盘上雕刻图形，把“文”与“章”合起来就是人用心思维在刻盘上雕刻记录，随着生产力的发展与工具的改革就变成了我们今天的用笔在纸上写字。用心思维进行雕刻是人的一种行为，人人都可行为，2/9所以人人都可做文章。事实上人生一篇大文章，人人都在做文章，只是做得不同而已。有的在做笔墨文章，有的在做金石文章，有的在做金钱文章。但不论做哪种文章，都得用心去思维。没有笔墨文章，文化不能传承，人类不能交流；没有金石文章，自然得不到改造，人类不能生存；没有金钱文章，经济不能运作，人类不能发展，三者缺一不可。但笔墨文章华而不实，文章不能当饭吃；金石文章实而不名，东西上面不留名；金钱文章名而不华，有钱也有名，但不能让人解读。因此，一个人一生应至少做好两方面文章，才能既华又实，既实又名。单一的笔墨文章最难做，写得好，风流一时，但也辛苦一生，李白、杜甫、鲁迅、马克思都是如此。但笔墨文章也有两种一种是纯文学的作品，虽能反映社会现实，但不实用；另一种是公文性工具文章，也可以称为政治性文章，这种文章在社会生活中有着记录事物、传递知识、相互交往的作用。我们都是做政治文章的，但政治文章也难做，做官从做文做起，做好了可以担任领导，做不好就只能纸上耕耘了。“做文不做官，两眼泪弯弯；做官不做文，是官不留名”。公文是公共机关签发并使用的联系公共事务，机关相互往来的文件或文书。公文是为公共机关服务的，涉及着公共利益和公众利益。公文的形式种类很多，有函件类的介绍信、感谢信、3/9慰问信等，有告知类的通知、通告、告示、公告、海报等，有反馈信息的情况报告、工作动态、社情民意、简报等，有处理事务的申请、建议、提案、答复、批复等。而最重要的公文是由专人向指定对象所做的工作报告、工作总结和工作安排，以及在特定场合使用的专项工作安排和领导讲话、专门性工作汇报及典型经验介绍等，下面我们分类逐一介绍1、工作报告及工作总结与安排工作报告是在大型会议上由指定人员向特定对象所做的报告。工作报告是讲工作的，就是讲过去做了的工作和今后要做的工作，即过去工作的总结和今后工作的安排。因此简单的说，工作报告就是总结与安排两方面内容。但工作总结中又可包括工作成绩、工作的经验体会和工作中存在的问题三个方面；今后的工作又包括工作的思路及指导思想、主要任务与目标、具体的各项工作内容，以及完成工作的措施、态度和要求四个方面，因此工作报告的结构可以细分为六、七个部分。工作报告可以有主标题也可以没有，直接说XX报告，如政府工作报告，县人大常委会工作报告。加主标题的，主标题是报告的出发点、目标和中心思想，但不宜过长、一个复句足够。4/9工作报告的语言特点具有两重性。既是书面文章又是口头发言，既要规范便于阅读，又要上口便于演讲。工作报告的主体是“我们”或者一个单位组织名称的缩写，如“党中央”、“县委”、“我们党”、“县人大常委会”、“县人民政府”、“我局”等等。因为工作报告是集体讨论通过的，所以不能以个人口气表述，必须用集体组织的口气。工作报告的客体对象，因使用环境不同而不同。全权组织如党委既可将代表作为汇报工作的对象，又可将代表作为听取报告接受工作安排的对象，可向其提出要求。受权组织不同，如政府工作报告，人大代表是他汇报工作的对象，但不是听取报告接受工作安排的对象，不能向人大代表提出完成工作的要求，而只能向人大代表表态，提出支持与监督的希望。工作报告的语法时态应分章节而定。总结部分是过去式，要用“了”字、“得”字或递进式词，如“进一步”、“提前”、“逐步”，在词后加“取得”、“完成”等动词。经验部分一般应用条件复句，如“只有才能”、“要必须”或者用“是”字句，即“是”。存在问题应通过转折复句引入，如“虽然但”、“尽管依然”。安排工作是未来式，要用动词，即带谓语的复句，如“做好工作”、“开展活动”，同时前面可加介词，如“围5/9绕，以”、“按照”等。安排工作应根据权限，既全面又高度集中地去写，不能过繁过乱，也不能丢三落四，有的工作可用一句话点到为止。安排工作的大内容应围绕指导思想和总目标任务而分轻重来写。完成工作的措施态度和要求，一般用“我们要要”，或“应应”、“必须必须”等排比句。但如果对象不在自己职权管辖的范围内，则要用我们“将将”，“一定一定”等排比句。日常工作总结与安排。每个单位定期或每年都要做工作总结与安排，有的单位在安排外，还要提出工作要点。日常工作总结与工作报告中“总结工作”部分相类似，但可加一些具体的成功做法，即“通过办法，达到目的”，“采取措施，实现了”。同时，日常工作总结在总结经验和不足后，应提出今后努力的方向。日常工作安排是工作报告的后半部分，也可有指导思想和总目标总任务。但具体工作一般与职能相配合，一般不要安排职能外的工作和随机性工作。工作安排应把指标和工作的关系处理好，既可分为指标、工作两部分，也可把指标嵌入到各项工作之中。一般的工作安排既要具体又不能太细，不要安排到人，安排工作后可通过任务分解表来分解。2、专项工作安排和领导讲话6/9专项工作安排是为某项工作所做的单独成支的工作安排报告，这种报告应考虑以下几个方面找依据。开展此项工作的依据，包括上级的安排、社会的需要和形势的发展等。讲任务。即此项工作的主要内容有哪些。定目标。此项工作应做到一个什么样的程度，达到一个什么样的标准。提要求。向完成工作者提出工作要求，包括可采用的措施，完成工作的时限以及考核办法。谈希望。最后应以积极的态度向完成工作者提出希望，包括完成工作的一些组织措施，如加强团结、加强领导、提高认识、高度重视、集中精力、全力以赴、不折不扣、按时完成等。单项工作安排有时是动员报告，既要让人有紧迫感，又要让人充满信心，不被困难吓倒。配合工作安排，有时分管领导还要另行讲话进行强调，在这一场合下领导的讲话主要是“分析形势谈任务，确定目标提要求”，具体包括形势、任务、目标、要求两个方面四项内容。3、工作汇报与典型材料在日常工作中经常要就某项工作或某一时期的工作向特定对象进行汇报。工作汇报的主要内容包括所做的工作及取得的效果，7/9工作中的失误和遇到的困难，今后的决心和请求的支持与帮助。工作报告主要内容是说工作、讲成绩的，主要目的是说困难、求帮助，但说困难必须站在全局的高度，站在向上级领导负责的角度深层次地去讲，不能只讲自己的困难。工作报告的关键是讲失误表决心，单一的报喜不报忧不一定让领导喜欢，而没有决心的汇报也便成了被动的情况反映。因此汇报工作做不好不怕，看不清失误困难可怕，没决心最怕。工作汇报的主体是“我们”，一般用“我们”，而汇报的对象一般是上级，因此用词要谦虚，成绩再大不能骄傲，只能决心大，不能功劳大。总体讲，工作汇报可概括为“谈成绩、讲失误、说困难、表决心、求帮助”。典型材料是工作成功经验的总结，而且是用于向别人讲的经验总结。典型材料的内容包括工作的成绩、成功的做法与产生的效果和形成的社会影响，但还必须分析自己的不足和差距。典型材料的主体是“我们”，即我们怎么认识理解，我们怎么分析研究，我们怎么安排，我们怎么具体去做。典型材料的对象是平级，因此用词要谦虚、实在，不8/9能过份显示自己，更不能用面对下级的口气。典型材料的难点是主标题和小标题的确定，标题要用推理性的逻辑语言和结论性的哲学语言，如“团结才能奋进”，“拼搏才能成功”等。典型材料的要点是“点成绩、说做法、凝经验、说差距”。总结对公文的阅读和写作，总的体会是一要多学二要多写，同时还要把握要领。在学习方面，文体要看大著作，风格要学大领导，用词造句学语法，关键时刻翻词典。因此要写文章，先买文章；抄过文章，再写文章。在写作要领方面，应掌握以下三个方面1、明确主体定角色。写文章首先要明确文体，即给谁写，谁去用这篇文章，这个主体在使用这篇文章时是一个什么样的角色，以一个什么样的身份去讲去作报告。明确了主体角色后，把自己融入这个主体，扮演成这个角色，为书记写，提笔你就是书记；为县长写，落笔你就是县长。这就是“未曾下笔，先定主体，确定角色，再去动笔”。2、分析对象找角度。在确定主体后要分析对象，即这篇文章在什么样的场合使用，念给谁、向谁报告，是向上讲，还是向下讲，或者是向平级讲；在明确听取报告的对象后，再去寻