农村股份合作社档案管理初探

1/7农村股份合作社档案管理初探为深化农村经济体制改革，逐步建立起与社会主义市场经济相适应的农村集体资产经营管理模式，区委提出加快推进社区股份合作制改革目标任务。今后三年是推进农村股份合作制改革的重要阶段，随着这项改革的深入进行，将产生大量的文件资料，如何及时规范这些档案资料，是摆在各镇、村社面前亟待解决的问题。一、农村股份合作社档案管理的重要性农村股份合作社档案分为文书档案、会计档案、照片声像档案和实物档案等。其中文书档案主要有筹备和人口调查汇总材料，清产核资材料，股份量化材料，股份合作社章程和股民股权签署材料，“三会”召开会议材料、选举材料，农村股份合作社分红材料，日常工作材料等。1、为各级领导决策提供参考材料。各级政府部门为有效开展工作，必须大量掌握资料信息。而档案材料作为历史活动的记载，其中包含着许多经验教训，可资借鉴。在今后很长一段时期内，村级集体经济股份合作制改革中产生的大量档案资料，将为各级领导开展农村工作和科学决策提供参考，通过查阅、分析相关原始资料，科学制定有关农村工作的政策意见。2、为基层工作提供依据和材料。基层工作人员在熟悉情况、制订计划、总结经验、处理问题时，常常需要2/7从档案中参考先前的记载。规范化的农村股份合作社档案资料，有利于工作人员快捷地查阅资料，即使档案人员更换，其他人员也能迅速找到有关文件。相反，如果档案随意组卷归档，一旦档案人员发生更换，再要查询资料必定费时费力，甚至影响工作的正常开展。3、为维护群众合法权益提供原始凭证。农村股份合作制改革中形成的人口调查、人口股和劳动贡献股等资料是享受收益分配的凭证，群众持区委农工办统一印制的股权证领取分红。股份量化到人后，原则上不随人口的增减而变动，实行“生不增、死不减”的静态管理办法，以维护现有持股成员的稳定。这些资料一经确认，将在很长时间内保持不变。今后一旦出现涉及收益分配方面的纠纷，只需要查找当时的人口股和劳动贡献股等档案资料就能解决问题。4、为编史修志提供基本素材。农村股份合作制改革是农村集体经济管理体制的一次创新，是继乡镇企业产权制度改革后的农村又一重大改革。我们应本着“替未来着想”的精神，给子孙后代留下这些重要的档案资料。农村股份合作社档案可以为区、镇、村编史修志提供基本素材，只有大量地占有第一手资料，才能编写出准确翔实的志书。二、我区农村股份合作社档案管理的现状和存在的3/7问题2016年10月，区档案局转发了XX市档案局关于印发农村股份合作社档案管理的意见，明确了农村股份合作社档案的归档范围、分类方法和有关要求。今年以来，区档案局围绕区委、区政府的工作部署，多次深入基层调研农村股份合作社档案管理情况。3月，区档案局组织了两期村社档案员培训班，统一印发材料，着重讲解农村股份合作社档案管理业务规范和具体操作办法。同时区档案局相关人员多次深入基层现场指导，针对实际情况提出意见建议，主动做好服务。其中东亭镇柏庄、春星、竹园和春合等社区农村股份合作社档案管理的规范化建设卓有成效，成为全区档案建设的典型。但目前，仍有不少村社的农村股份合作社档案管理亟待规范，主要存在以下问题。1、依法治档的意识有待进一步增强。通过这几年的大力宣传和现场指导，村社领导和专兼职档案人员对档案工作有了一定了解，但依法治档的意识有待进一步增强，对照档案法及其实施办法的要求，在贯彻落实中还存在着一定差距。与其它工作相比，档案工作的受重视程度不够，许多实际问题得不到及时有效解决。2、档案人员业务水平有待进一步提高。这次改革中产生的文件资料，多由各村社的会计收集整理，他们中多数人没有参加过档案知识的系统培训，业务知识匮乏。4/7加之这次改革对全区来说是全新的、开拓性的，同样档案管理工作也是在实践中摸索前进。档案人员业务水平的高低，直接决定归档工作的质量，因此提高档案人员业务水平和实际操作能力迫在眉睫。3、保管条件有待进一步改善。目前，各村社都购置了档案箱存放农村股份合作社档案，有的还购买了必要的档案用品，并及时做好归档工作。但对照档案保管的“八防”要求，还有许多方面亟待改善。比如，有的村社档案室没有安装防盗门和配备灭火器，有的档案室没有安装窗帘，有的档案室没有去湿机或空调等。4、规范化水平有待进一步提升。在归档过程中，档案人员由于在学历、能力和经验等方面存在着差异，因此组卷规范化水平也参差不齐。有的忽视了资料的收集工作，有多少归多少，造成农村股份合作社档案收集不齐全；有的只是把资料简单装订，既不编页，也没有卷内目录；有的没有按照九大类科学分类，给今后的检索、利用带来一定困难。5、开发利用水平有待进一步加强。据调查，大多数村社农村股份合作社档案的开发利用水平偏低。少数村社领导和档案人员认为，收集整理好档案，并把这些档案资料妥善保管好就是做好档案工作了。其实，充分利用档案资源才是档案工作的根本目的。要进一步开发利用档案5/7信息资源，充分发挥档案作用，努力为当前各项工作提供服务。三、加强农村股份合作社档案管理的对策措施随着改革的不断深入和农村股份合作社在全区逐步推开，档案管理工作也应在探索中不断完善和规范，必须落实以下几个方面的措施。1、领导重视到位。俗话说，工作好不好，关键在领导。只有各级领导特别是镇村领导重视并支持档案工作，切实把档案工作放入重要议事日程，农村股份合作社档案工作才能做好。各镇、村社要明确档案工作的分管领导，并经常给予关心支持，为档案工作的开展提供必要支持，帮助解决人、财、物等实际问题。要以档案法为依据，加大依法治档的工作力度，进一步规范农村股份合作社档案管理。2、人员落实到位。明确一名有强烈的事业心和责任心，并具备一定文字水平和组织协调能力的人员，担任专兼职档案保管员，具体负责农村股份合作社档案的收集整理工作。要适时组织镇村档案人员参加档案专业技能的学习培训，不断提高业务水平。同时根据实际需要召开座谈会和现场会，交流农村股份合作社档案管理的经验体会，参观先进单位档案室，增强档案保管员做好档案工作的信心和决心，为档案事业的发展提供人才保证和智力支持。6/73、保管设施到位。档案法规定，各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当配置必要的设施，确保档案的安全。因此村社必须设置综合档案室，对档案实行集中统一管理。要购置档案箱、去湿机、温湿度计等基本的档案器材，并有良好的防盗、防火、防潮、防高温、防鼠、防虫、防霉、防光设施，以保证档案的安全存放。有条件的村社可添置电脑，把文件资料及目录输入电脑，采用现代化手段管理档案资料，高效、便捷地为当地村民提供各种信息和服务。4、制度贯彻到位。健全制度，加强考核是搞好村社档案工作的重要保证。要在村社档案管理制度中明确股份合作社档案的保管、利用、鉴定、销毁和保密等内容，并在工作中抓好落实，使档案工作有章可循、有据可查。要严格执行考核制度，把档案工作的考核结果与个人的年终评比直接挂钩，做到奖惩分明。通过对档案员的考核和评比，树立先进典型，调动大家争先创优的积极性，促使农村股份合作社档案管理再上新水平。5、收集整理到位。做好农村股份合作社文件材料的平时积累和临时突击归档工作。根据分类方案，随时将办理完毕的文件材料归入有关类内，这样既便于文件的管理和日常查用，又为年终立卷归档积累材料。同时要开展临时性的突击收集工作，将一些易于散失的文件材料随时7/7突击立卷归档。要严格按照农村股份合作社档案管理的意见的归档范围、分类和整理要求，做好归档工作。归档的文件材料应为原件，载体和字迹应符合耐久性要求。声像、照片、实物等非纸质载体的档案按载体分专题单独整理、编目和排序。6、开发利用到位。档案工作的标