房地产公司行政管理制度18doc

行政管理制度目录一、目的1二、范围2三、行政管理制度21、公文管理211收文212发文214公文种类315公文格式316行文规则317公文办理418公文立卷、归档及销毁42、印章管理421印章的制发422印章的使用与保管523印章的销毁53、档案管理531目的532定义533原则534档案分类635各档案分类如下636档案立卷归档要求737有关注意事项738公司档案室档案84、例会制度85、办公用品管理96、名片管理97、通讯管理98、办公场所管理109、车辆管理1010、固守资产管理11一、目的为了适应公司业务发展需要，使公司的办公系统更加规范化、制度化、科学化。二、范围适用于广州市房地产开发有限公司各部门及地盘。三、行政管理制度1、公文管理11收文A、政府部门及有关单位发来的公文收到后，均由行政人事部进行分类，挂号文件进行登记编号（格式见附件一），属于部门、地盘的文件由行政人事部直接送达处理；属于公司文件，经行政人事部做收文处理（格式见附件二），由行政人事部负责送公司分管领导批阅。B、根据批阅范围，由行政人事部有秩序地组织及时送阅处理，并负责催阅、催办、催传。C、发文要有记录，文件接收人需在发文登记表（见附件三）签名。D、为缩短传阅时间，提高传阅速度和避免丢失，文件送到后，公司各领导和部门经理要及时阅看，阅签后退行政人事部，公文不得自传递，以防丢失和延时误事。E、各部门对有公司领导指示的公文要及时处理，并将处理结果注于公文签上。F、传阅文件，阅后要签名并注明阅文日期。G、公司领导及部门开会带回之发公司的公文及有关会议文件一律交行政人事部进行登记、收存。H、发公司的重要公文（与公司全局有关的）均应将有关原件送行政人事部，复印一份由部门办理或留存。12发文A、凡以公司名义制发的文件。需请示主管副总经理同意后，由有关部门负责拟稿，草拟文件必须用拟稿纸书写，文稿形成后，由主管副总经理签发。B、已经主管副总经理签发的文件底稿，由行政人事部进行登记，统一编号后打印。C、以公司名义发文由行政人事部统一打印、校对，盖章后发出。D、以部门名义发文，由文件起草部门校对、复印，盖章后发出。13发文注意事项A、以公司名义发文，要以相应的公司信笺为对外行文的正式公文纸。B、拟发传真，须用公司的传真纸书写，按格式填写有关栏目，书写力求字迹工整、言简意明。C、复印公司内部传阅文件，使用已复印过的单面纸或进行双面复印，一般只发有关部门，节约开支。14公文种类A、决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排。B、通告适用于一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。C、通知适用于批转下级单位的公文；转发上级和不相隶属单位的公文；发布规章；传达要求下级办理和有关单位需要或者共同执行的事项；员工的职务任免、聘用和会议。D、通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。E、报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。F、请示适用于向上级机关请求指示、批准。G、批复适用于答复下级单位请求事项。H、函适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题等。I、会议纪要适用于记载和传达会议情况和决定事项。15公文格式公文一般由发文字号、秘密等级、紧急程度、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄报抄送单位等部分组成。A、发文字号，凡以公司名义制发的公文，其发文号统一由行政人事部编排。B、公文秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”，其中“绝密”、“机密”公文应标明份数、序号。C、紧急文件分别标明“特急”、“急件”。D、公文标题，应准确简要地概括文件的主要内容，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。E、公文如有附件，应当在正文后，成文时间之前注明附件顺序和名称。F、公文除会议纪要外，应加盖印章。印章加盖应骑年压月。G、公文的成文时间，经领导人签发的日期为准。H、文字从左至右横写、横排，统一用简体字，题目用黑体，正文用仿宋体。I、公文用纸统一采用国际标准A4型（长297MM，宽210MM），左侧装订。以公司名义发文，要采用公司信笺，并加盖印章。16行文规则A、各单位的行文关系，应根据相互间的隶属关系和职权范围确定。B、向下级的重要行文，应当同时抄送直接上级。C、“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，切勿多头主送，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。D、“报告”中不得夹带请示事项。E、草拟公文做到情况确定、观点明确、条理清楚、文字精炼、书写工整、标点明确、篇幅力求简短。人名、地名、数字、引文准确。用公文应先引标题，后引发文字号，日期应当写具体的年、月、日。用词用字准确、规范，文内使用简称，一般应先用全称，并注明简称。草拟公文应使用统一的拟稿纸并签署拟稿人姓名，草拟、修改和签批公文，不得用铅笔或圆珠笔，不得在文稿装订线外书写。F、公文中的数字，除成文时间、部分结构次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。G、属于部门职权范围的事项，应当由部门自行发文；部门的发文，一般只需抄报主管领导，避免滥送。17公文办理A、公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括审核、签发、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。B、需要办理的公文，行政人事部应及时送领导指示或者交有关部门。C、审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间，其他审批人圈阅，应当视为同意。D、公文送领导签发之前，应由行政人事部进行审核，审核的重点是是否需要行文，是否符合有关法律、法规，是否与有关部门会签，文字表述、文种使用、公文格式是否符合本办法等。E、传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全；利用计算机、传真机等传秘密公文，必须采用加密装置，绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。18公文立卷、归档及销毁A、公文办完后，应当根据有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。B、公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理，要保证档案的齐全、完整，个人不得保存应当归档的公文。C、没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应进行登记，由二个监销，保证不丢失、不漏销。2、印章管理21印章的制发A、广州房地产开发有限公司、部门、地盘的印章由公司行政人事部统一制发。B、财务、物资等其他各种类型的专用印章由各部门统一规格归口刻制。C、制发印章须经公司总经理批准，行政人事部在颁发印章时，应留有印模并由使用部门签收。22印章的使用与保管A、使用印章要事先填写行政人事部统一印制的公司印章使用登记表（见附件四），部门主管签署后报公司领导批准。一般性事务可持本部门主管签署的登记表直接与行政人事部主管联系。B、凡公司总经理、副总经理已签署的文件、合约、标书等，如需用印，视同领导同意，可直接与行政人事部联系。C、遇特殊情况，需在空白纸上加盖公司印章时，必须经公司领导批准。如未使用，须退回行政人事部。D、非签约等特殊情况，不得携带公司印章外出。必须携带外出时，需由经办人填写填写公司印章使用登记表，并按时归还。E、行政人事部为公司印章的管理部门，一定要严格用印章制度，认真履行登记签批手续，不得擅自扩大使用范围；印章要有专人保管，不得随意转交他人。23印章的销毁A、因更名、损毁、遗失等原因需刻制新的印章的，应及时与行政人事部联系，按照管理程序办理。B、需销毁印章的应交回行政人事部，并由二人办理登记备案。3、档案管理31目的明确公司档案管理原则，建立完善准确的档案系列，积累和储存宝贵的工作资料，为公司业务的有效运作和决策提供必要的资料服务。32定义档案是指公司在经营活动中形成的，具有查考利用价值并按有关制度规定归档保存的图文、音像材料，如文件、资料、书信、会议记录、数字、表格、单据、契约、照片、图像、录音、录像等文件资料。33原则企业档案是企业不可缺少的资源，对企业的有效运作与决策，对维护企业的经济利益，保护企业的合法权益，具有法律凭证作用。根据本公司实际情况，公司的企业档案，按照集中管理的原则，由公司行政人事部管理，各部门、地盘要认真做好档案的整理与归档上交工作，由保证档案的完整、准确和安全。A、地盘保管一般短期资料，对重要文件、资料、书信、数据或需长期保管的资料数据，地盘应复制留底后，将原件随时送交公司有关部门。地盘结束后，须将所存的有用档案资料分类归档、整理、登记，附上清单，一并上交公司的行政人事部。B、重要档案需在产生同时将正本报公司行政人事部集中管理。C、各部门、地盘上交档案清单按附件七、八、九格式填写。D、行政人事部档案室按附件五、六格式填写案卷目录。34档案分类通常是，工程、地产、物资方面的档案资料，以项目为主进行分类；文书、财务方面的档案资料以年度为主进行分类。根据公司目前和以后发展的业务情况，现将档案资料分为五大类。A、文书类B、财务类C、工程施工类D、物资类E、地产类35各档案分类如下A、文书类公司成立、更名、合并、撤销等有关的请示、批复。公司组织简单、机构设置、启用印章之印模。营业证书、公证书、注册文件、政府批文、法代表证件。有关机构颁发的业务文件。工作计划、总结、会议纪要、重要文件。公司领导的重要讲话、批示，以及公司的请示报告与批复等。对外宣传的公司简介、幻灯片、录象带、重要照片等（包括底片）的原件。B、财务类本公司财务制度。各种会计凭证（单证、记帐、汇总等）。会计帐簿（明细帐、总帐、固定资产帐、辅助帐）。会计报表（帐务指标快报、年度决算报表）。各类清册（会计移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等）。C、工程施工类开工申请。工程保险文件。施工记录、测试记录、往返信件和指示（分开存档）。施工进度、质量记录、质量安全事故报告。重要的工程图表、图片、施工照片等。结算文件资料。竣工工程总结报告。完工保养纸。D、物资类机械设备及材料采购供应计划及审批件。物资订购的报价单、比价单与合同文件。各种机械设备清单、保险文件及汽车牌簿等。固定资产清单。固定资产调拔、报废及出售审批表。材料调拔单。物资买卖合同文本。销售收、付发票及凭证。海关进出口报送单证。重大买卖合约审批表。E、地产类征地或购地的有关文件、资料或其他合作形式的资料。建造房屋的全部文件、资料。卖房契约、价目、入伙等文件。与设计单位、建筑师、律师、银行、广告公司等有关房地产的业务文件、资料等。市场调研报告、可行性研究报告、发展策划报告、营销策划报告等有关文件。36档案立卷归档要求A、档案归档立卷根据档案材料形式的规律和特点，保持档案之间的有关联系，便于保管利用。B、归档档案材料的种类、份数以及相关档案和每份档案的页数均应齐全完整。归档档案材料要按年顺序编制，不同年度的档案一般不得放在一起，跨年度的请示与批复，放在批复之年度内；没有批复文放在请示年度内；跨年度的总结内容放在后一年内。C、归档的档案材料中，应将每份档案的正件与附件、请示与批复、转发文件与原件、多种方字形成的同一文件应合在一起，不得分开。D、立卷归档必须按规定格式逐件填写卷内目录，并进行代码编号，字迹要工整、清晰。E、工程项目在进行过程中要随时注意收集、积累有关资料。37有关注意事项A、各部门、地盘均须指定专人进行文件资料管理。管理人员应按照本管理制度的要求，并结合实际情况和以往的经验，将资料按各有关规定搜索、整理、分类、登记、立卷、归档。各级主管必须重视并经常过问，检查此项工作。B、各级管理人员必须健全和完善档案资料的存入、借出和移交的签收、登记制度。档案资料的借阅，必须经部门主管批准；未经许可，不得复印或外借。C、需统一归档的档案原件正本必须按本管理制度之33所述要求逐级移交，存入银行、律师行的契约及经商定存入保险柜的文件除外。但这部分档案要按期及时向公司行政人事部提交清单、复印件或合同协议之复印件。D、公司内部制作的，需由公司统一存档的档案资料，由制作单位或发出部门仍按上述原则33要求，每年整理后列出清单，按规定时限一并移交公司行政人事部。E、凡需销毁的档案资料，必须先造册列出清单，并经相应级别的主管签字批准后，才可销毁，销毁清单须予保存。公司各部门所存档案资料的销毁，原则上定为五年一次。地盘则为该工程结束时，清理上交后，将无用资料加以销毁。38公司档案室档案A、公司档案室档案管理工作由行政人事部负责。B、档案在用完之后按需要存于公司档案室，一定时间或永久保存。入库档案由行政人事部负责人审查批准，并指派专人控制、整理及最后销毁档案（档案室档案存放清单）。C、档案的储存及储存时间等，要视乎档案情况及其他原因而定，并由部门负责人最后决定。D、档案要保存在公司统一制作的封套内，每年封套均需有参考编号，以便找寻。封套外要标记存仓索引及文件销毁日期。E、行政人事部要保存所有入档案室档案的登记资料，包括封套的编号、内容、入库日期、销毁日期等。4、例会制度41例会A、公司总经理会会议时间每月两次，定在每月第二周和第四周的周一下午。参加人员会议内容讨论制定年度工作计划，总结和完成计划的措施和办法。讨论研究发展项目的可行性、策略、意向书及合同等。检查、研究重大项目的阶段性工作情况、工作安排或计划，检查发展项目进度、质量、成本的控制情况。讨论和总结售楼的策略及方案。定期通报资金运转、资金投入情况、公司开支情况，审核财务的预决算。讨论公司架构、人员编制、工资调整和公司员工的任免、奖惩；讨论决定部门、地盘的职责范围。研究决定员工的福利待遇及有关事宜。B、公司总经理办公会会议时间每月一次，定在每月首周，具体时间提前通知。参加人员正副总经理、部门、地盘经理。会议内容检查通报每月工作完成情况；安排、布置月度各项重要工作；检查、通报工程进度、质量和成本的管理情况；讨论有关的企业规章制度，检查贯彻执行情况。C、公司生产办公会会议时间每周一次，定在周一上午。参加人员分管工程的副总、工程部、地产部、物资部经理、地盘正副经理。会议内容检查、通报各地盘工程完成情况；检查、通报各地盘工程进度、质量、安全和现场管理等情况；安排、布置各地盘工程本周各项计划、工作等任务；布置、检查、协调有关部门当前工作。42会议纪律A、与会人员接到会议通知后，应预先安排好工作，做好会议准备，按会议时间、地点准时出席会议。B、与会人员如因其他公务不能出席会议或迟到，应事先向会议主持人请假。C、会议进行时，与会人员如需处理紧急事项，应向会议主持人请假。D、会议进行中，其他人员不得擅自敲门进入会场找人，如有紧急事情需经行政人事部文员/秘书通知。E、参加重要会议人员，要严守会议秘密，不准向无关人员随意谈论会议内容。5、办公用品管理51公司各部门、地盘的办公用品由公司行政人事部统一购买，原则上每月一次，部门、地盘指定一名职员领取。52领用文具要事先申请，当月25日申请下月用品，填写办公用品申请表（见附件一），并由部门、地盘负责人签字，于每月25日前交到行政人事部。53办公用品的发放时间为每月5日（节假日顺延）。54行政人事部负责办公用品的购买，负责汇总个人领用办公用品的情况，员工离职时视情况退还行政人事部。55要坚持勤俭节约，不得铺张浪费，各部门、地盘负责人在签署申请表时要加以审核。行政人事部在保证供应的情况下，有权调整申请表中的用品计划。56各部门、地盘对印有公司字头的信封、信笺要严加管理，防止有人利用公司信封、信笺做有损公司利益的活动。6、名片管理61定义名片是交际场合个人身份的自我介绍。62名片印制A、公司员工的名片经行政人事部审核后统一印制，个人不得私自印制。B、原则新来员工转正后方可印制名片，特殊情况要经部门负责人提出申请。C、印制名片要提前一周通知行政人事部。D、新印制名片要在行政人事部备案，未经备案而发生问题者，要追究责任；已备案的名片，在增印时可不再备案。7、通讯管理71公司办公楼电话交换机由行政人事部负责安排人员转接。72使用长途电话应尽量缩短通话时间，可以用传真办的事情尽量不用电话通话。73部门、地盘搬迁、完工拆离，应通知行政人事部办理电话转移注销手续。74部门、地盘的电话机、传真机购买、维修，由行政人事部统一负责。75BB机因工作需要的，部门申请，由总经理决定。76手机话费公司根据员工的职责及级别实行限额以内实报实销，超出限额部分自负。具体每月限额如下A、司机300元。B、部门副经理400元。C、部门经理500元。D、副总经理800元。E、其他员工因工作需要的，由总经理决定。8、办公场所管理81公司员工要努力养成遵守纪律、文明办公的新风貌。82遵守工作制度，必须按时上下班，不准迟到早退和擅离职守；特殊情况不能按时上下班或中间离开工作岗位的，必须事前请假。83文明办公，上班时间不得办私人事务和看与工作无关的书报，不得无故串岗，聚众说笑。需与他人研究工作时（包括讲电话），要抓紧时间、注意音量，不得影响他人。84礼貌待客，接待来访客人要敬茶，不得泄露公司机密。85保持办公室整洁，注意办公室内外清洁，不准在办公区域晾晒雨具，不准乱扔废纸、污物，办公室内墙上不得随意张贴，台面不准摆放与办公无关的物品。离开办公台时，台面上的文件资料要整理整齐，座椅要摆放端正。86公司员工上班时，必须佩带工作证，男士必须着西装或穿衬衫扎领带，女士着装整洁，一律不准穿T恤和牛仔裤（地盘员工和星期六除外）。87不应随便打断他人谈话，不准随意翻动他人桌上的文件。88无特殊急需请示、报告事项，不得打扰公司领导接待客人，凡需到公司领导办公室须敲门通报，待同意后，方可进入房内。89公司各员工在办公场所有责任查询外来可疑者，并令其离开办公场所。810凡在办公场所加班、加点的员工，一般应安排得紧凑一点，一旦加班、加点完成应随即离开办公场所，并做到人走灯灭、空调关闭。811办公场所的销量钥匙未经许可，任何人不得私自配制。812办公场所内未经行政人事部同意，不得任意增加电器和其他大功率办公设备。813办公场所的办公家具应位置固定，不经行政人事部同意，不得随意移动和更换。814办公场所内水、电等设备及家具需要修理，通知行政人事部。815不准在办公场所内吸烟。9、车辆管理91日常管理、保养A、公司所有汽车由行政人事部统一管理，汽车的各种手续和缴费由行政人事部承办；行政人事部要严格、科学地管理汽车，使之经常处于良好状态。B、汽车的日常维修、保养，由驾驶员本人负责；定期保养、大中修等，由行政人事部统一安排在技术较好、信誉可靠、费用合理的修理厂进行。C、汽车发生意外（事故或被盗），要保护现场，及时报告主管领导，由行政人事部商请公安、交通部门处理。92车辆调度A、车辆的调度由行政人事部经理统一负责，必要时，公司领导可直接调度车辆。B、车辆的使用原则上保证公司领导和重要来客接待用车；部门、地盘的公务用车，根据车辆和工作情况，视轻重缓急安排。C、除公司领导用车和特殊情况用车外，其他用车均须提前半天申请，并填写用车通知单。其程序是，由部门或地盘申请，行政人事部同意，调度安排。93对司机人员的要求A、司机要听从指挥，不得地无故拒绝出车，不得私自动用汽车，完成公司交办任务。B、司机要按要求、时间、地点出车，一般应提前五分钟到达出车点。如是接听电话指令，应重复一遍时间、地点，以免失误。C、各司机要遵守交通规则，注意礼貌行车。D、各司机人员的BB机和手机要随身携带，以方便联络，安排任务。E、保证车门锁、车窗锁、防盗锁、防盗报警器完好，离开汽车时，做到锁匙不离身，证件随身带。10、固守资产管理101明确公司固定资产管理原则，建立完整的固定资产帐目资料体系，确保公司固定资产的有效管理。102固定资产是指使用年限在2年以上，单价价值超过人民币二千元的物品。103企业的固定资产是企业的财产，对企业的固定资产实行有效的管理，是企业行政工作不可缺少的一部分。因此房地产开发有限公司的固定资产，实行财务部与行政人事部联合管理。财务部是固定资产的帐务管理部门，负责固定资产的帐务登记、折旧等工作；行政人事部是固定资产的实物管理部门，负责固定资产的采购和台帐的建立。104管理要求A、行政人事部设立固定资产台帐，由固定资产使用人签收。B、固定资产实行专人保管，保管人离职时，须经行政人事部固定资产管理人员清帐签字后方可办理离职手续。C、固定资产的安装、移动均须经行政人事部同意，任何人不得随意挪动。D、固定资产报废经书面报告，说明理由，行政人事部、财务部会签，经领导批准方可报废，任何人不得随意将固定资产赠送、出卖。E、固定资产实物必须编号钉标牌，实物编号与帐务必须保持编号一致，任何人不得随意改动或剥去标牌。105单价价值不足二千元，但使用年限超过一年的物品，均须按照固定资产的管理办法，由行政人事部统一管理。11宿舍管理111安全管理A、若有闲杂人员进入宿舍，每位员工均有责任要其离开。B、员工出入，请自觉锁好大门。C、宿舍、办公室应设保安值班岗。112设备管理A、员工住宿的房间及属于公司的一切家具设备，由行政人事部统一分配管理，员工不得擅自调换。B、爱护家具、设备等，严格按照操作程序使用设备；出现设备故障或损坏，应及时通知行政人事部修理，由