深圳东方银座美爵酒店市场销售部制度与程序

目录INDEXPARTA第一部分部门职能和组织架构PARTASECTION1DEPARTMENTFUNCTIONSANDORGANIZATIONALSTRUCTUREA1部门职能DEPARTMENTFUNCTIONSPARTB第二部分岗位职责PARTASECTION2DUTYPOSITIONSB1行政助理经理（EXECUTIVEASSISTANTMANAGER）B2市场销售部总监DOSMB3市场资讯经理PRMANAGERB4公关主任B5秘书/协调员SECRETARY/COORDINATORB6高级销售经理SENIORSALESMANAGERB7销售经理/客户经理SALESMANAGER/ACCOUNTMANAGERPARTC第三部分部门行政管理C1部门会议C1DEPARTMENTMEETINGSC2分部例会C2DIVISIONREGULARC3报告C3REPORTC4市场营销计划（每年制定一次）C4MARKETINGPLANANNUALLYFORMULATEC5部门年度总结报告C5DEPARTMENTANNUALSUMMARYREPORTC6档案管理系统C6FILEMANAGEMENTSYSTEMC7房价审批权管理规定C7PRICESRIGHTOFAPPROVALREGULATIONSC8公关接待工作管理制度C8PRRECEPTIONJOBMANAGEMENTSYSTEMC9销售人员外事纪律规定C9SALESSTAFFDISCIPLINARYPROVISIONSOFTHEFOREIGNAFFAIRSC10与新闻媒体接触的管理规定C10CONTACTSWITHTHEMEDIAMANAGEMENTREGULATIONSC11市场销售部日常管理制度C11SDEVELOPSOURCEMARKETS,CAPTUREEVERYOPPORTUNITYTOINCREASEPROFITACTIVELYPROMOTETHEHOTEL,SELLINGHOTELPRODUCTS,IMPROVEHOTELSVISIBILITYCARRYOUTMARKETRESEARCH,PROVIDEANALYSISANDFORECASTINGSETUPPREDICTIONANDSALESNETWORKMAINTAINAGOODBUSINESSRELATIONSHIPWITHTHECLIENTCOMMUNICATEANDCOOPERATEALLDEPARTMENTSINTHEHOTELTOFINISHGENERALMANAGERSBUSINESSBUDGET附后ATTACHED编码SM/0001日期2007年2月28日目录码A2发放部门市场销售部更新后的编码主题部门职能和组织架构编码SM/0001日期2007年2月28日目录码B1发放部门市场销售部更新后的编码主题岗位职责PARTB第二部分岗位职责PARTASECTION2RESPONSBILITIESVISITEDCLIENTSANDUNDERSTANDTHEVIEWSOFCUSTOMERS,ADJUSTMARKETINGSTRATEGYACCORDINGTOMARKETCHANGESANDCUSTOMERDEMAND,ANDIMPROVEHOTELAVERAGEROOMRATESANDMARKETSHARE4SETUP,CONSOLIDATEANDEXPANDTHESALESNETWORK,CLOSELYCONTACTCUSTOMERATHOMEANDABROAD,STABLILIZESOURCEMARKETSACTIVELYTAKEPARTINDOMESTICANDINTERNATIONALTOURISMPUBLICITYANDPROMOTIONACTIVITIES,ESTABLISHLONGTERMGOODCOOPERATIONRELATIONSHIPWITHREGIONALCLIENTS,ANDCONSTANTLYEXPLORENEWMARKETSANDNEWCLIENTSSOURCE5PLANIMPORTANTMARKETINGACTIVITY,ACTIVELYPROMOTETHEHOTEL,ESTABLISHGOODPUBLICRELATIONS,ESTABLISHAGOODSOCIALIMAGEFORTHEHOTELANDINCREASEHOTELSVISIBILITY6COORDINATETHERELATIONSHIPBETWEENVARIOUSDEPARTMENTSTOSTRENGTHENTHEHORIZONTALCOMMUNICATION,ANDDOGOODRECEPTIONSERVICES7SETUPANDMAINTAINDEPARTMENTSSCIENTIFICOPERATIONMETHODSSUCHASSALESSYSTEMS,FILEMANAGEMENTSYSTEMS,COMMUNICATIONMECHANISMS,ETCTOENSURETHEEFFICIENTOPERATIONOFTHEDEPARTMENT8REVIEWSALESPERFORMANCEANDACTIVITYREPORTSREGULARLYTOENSUREACHIEVESALESGOALS9REASONABLYALLOCATETHEINTERNALSTAFF,MOBILIZETHEENTHUSIASMOFEMPLOYEES,ANDCONTINUOUSLYIMPROVESTHEEFFICIENCYANDOPERATIONALLEVELOFTHESTAFFS10ORGANIZEANDDEVELOPCOOPERATIONWITHFANDMARKETINGPLANISRESPONSIBLEFORTHEIMPLEMENTATIONOFTHEPROBLEMSSUGGESTIMPROVEMENTS4FORMULATE,MODIFY,ANDEXAMINETHEQUOTATION,CONTRACTAGREEMENTSANDEXCHANGESOFINFORMATION,SUCHASMARKETINGLETTERS5INSPECTIONANDSUPERVISIONWORKOFASALESREPRESENTATIVE,LEDTHESALESREPRESENTATIVETOCOMPLETETHESALEOFTHEBUSINESSPLAN6ANDISSCHEDULEDTOVISITCLIENTS,KNOWTHEVIEWSOFCUSTOMERS,ANDENHANCECOMMUNICATIONWITHCUSTOMERS,CLIENTSANDAGENCIESANDSETUPLONGTERM,STABLERELATIONSOFCOOPERATION7RIGHTAPPLICATIONANDSELECTAVARIETYOFSALESCHANNELS,DEVELOPHOUSINGANDCONFERENCESOURCEMARKETS,EXPANDINGSALESNETWORK,TOSECURETHEBESTOPERATINGEFFICIENCY8ANDACTIVELYCOORDINATEDWITHRELEVANTDEPARTMENTSTOWORKFORTHERECEPTIONGUESTS9CLIENTSSETUPASCIENTIFICDATAFILEMANAGEMENTSYSTEM10RESPONSIBLEFORTHESALESREPRESENTATIVETOCARRYOUTPROFESSIONALTRAININGANDTOASSESSTHEIRPERFORMANCE11TOENSURETHATFINISHISASFOLLOWSSALESVISITATLEASTONCEAWEEK15EXCEPTFORSPOTSALESPHONESALESAWEEKATLEAST3012ANDTURNEDOVERTOPREPARETHEFOLLOWINGREPORTSDAILYSALESACTIVITYREPORTWEEKLYSALESPLANSMONTHLYHOUSING20BEFORETHECUSTOMERMONTHLYREPORTOFTHEPRODUCTIONANDACTIVITY13THEOTHERTOACHIEVESUPERIORMISSION编码SM/0001日期2007年2月28日目录码B7发放部门市场销售部更新后的编码主题岗位职责B7销售经理/客户经理SALESMANAGER/ACCOUNTMANAGER直接上司高级销售经理直接下属岗位职责DIRECTSUPERVISORSENIORSALESMANAGERDIRECTSUBORDINATESJOBRESPONSIBILITIES1、了解酒店市场营销计划和销售政策，贯彻执行高级销售经理安排的工作。2、了解产品、市场信息和客户意见，有效开展客房的销售工作。3、负责与客户的沟通联系，通过销售拜访、电话等方式，密切与客户的沟通，建立良好客户关系。4、负责客户档案资料的管理工作。5、定期向高级销售经理提交销售计划及执行情况的报告。6、协助酒店有关部门做好客户的接待工作。7、正确运用和选择各种销售渠道，开拓住房及会议客源市场，争取最佳的业绩。8、保证完成如下销售拜访每周至少20个突击销售除外电话销售每周至少35个9、准备并上交如下报告每日销售活动报告每周销售计划每月住房前20名客户每月生产和活动报告10、完成上级交给的其它任务1KNOWTHEHOTELMARKETINGPLANSANDSALESPOLICY,THEIMPLEMENTATIONOFADVANCEDSALESMANAGERJOBARRANGEMENTS2KNOWPRODUCTS,MARKETINFORMATIONANDCUSTOMEROPINIONSROOMSEFFECTIVESALESJOB3ISRESPONSIBLEFORCOMMUNICATIONWITHTHECUSTOMERCONTACT,THROUGHSALESCALLS,TELEPHONE,ETC,INCLOSECOMMUNICATIONWITHCUSTOMERS,BUILDGOODCUSTOMERRELATIONSHIPS4ISRESPONSIBLEFORCUSTOMERDATAFILEMANAGEMENT5REGULARLYTOSENIORSALESMANAGERANDSALESPLANSTOSUBMITAREPORTONTHE编码SM/0001日期2007年2月28日目录码B7发放部门市场销售部更新后的编码主题岗位职责IMPLEMENTATION6TOASSISTTHEHOTELDEPARTMENTSDOAGOODJOBINCUSTOMERRECEPTIONJOB7RIGHTAPPLICATIONANDSELECTAVARIETYOFSALESCHANNELS,DEVELOPHOUSINGANDCONFERENCESOURCEMARKETS,TOSECURETHEBESTRESULTS8TOENSURETHATFINISHISASFOLLOWSSALESCALLAWEEKATLEAST20EXCEPTFORSPOTSALESPHONESALESAWEEKATLEAST359ANDTURNEDOVERTOPREPARETHEFOLLOWINGREPORTSDAILYSALESACTIVITYREPORTWEEKLYSALESPLANSMONTHLYHOUSING20BEFORETHECUSTOMERMONTHLYREPORTOFTHEPRODUCTIONANDACTIVITY10THEOTHERTOACHIEVESUPERIORMISSION编码SM/0001日期2007年2月28日目录码C1发放部门市场销售部更新后的编码主题部门行政管理PARTC第三部分部门行政管理PARTCSECTION3DEPARTMENTADMINISTRATIONC1部门会议C1DEPARTMENTMEETINGSC11销售部例会C11REGULARSALESDEPARTMENT市场销售部例会每周召开一次，由行政助理经理主持，全体人员参加。例会内容如下1、市场销售部经理传达酒店每周例会精神、总经理工作指示和酒店经营信息。2、检查销售指标完成情况，评估上周促销活动成效，分析新市场拓展程度。3、部门员工汇报上周工作情况，提出工作中存在的问题。4、分析处理客人投诉，汇集客户对酒店服务的需求，研究新的组合产品。5、讨论大型促销活动方案和重要客人接待方案。6、行政助理经理指示下周市场销售工作重点和任务指标。SALESPROTOCOLTYPECONTRACTBUSINESSCOMMUNICATIONSINTERNALNOTICE,NOTICES,DOCUMENTSCUSTOMERFILETYPEFOCUSONCUSTOMERFILETYPEGROUPSCATEGORIESTHEGUESTSBUSINESSINDIVIDUALCATEGORYCHIEFGUESTOFMANKINDOTHER3SETUPDATAFILESMARKETINGHASASPECIALDATAFILECABINETS,FILINGCABINETSDRAWERFILECABINETSELECTION,ALWAYSCHECKWITHTHEFILEINALPHABETICALORDER,OROTHERINDEXINGMETHODS4CUSTODYANDUSEOFINFORMATIONPUBLICINFORMATION,DOESNOTINVOLVEACONSERVATIVECOMMERCIALCONFIDENTIALINFORMATION,SUCHASBROCHURES,INTERNALREPORT,ETC,FROMSALESREPRESENTATIVETORECEIVE,KEEP,USEBOOKCONTRACT,AGREEMENTANDOTHERDOCUMENTSKEPTBYTHESECRETARY,THEINSPECTIONDEPARTMENTATTHEDAYOFRETURNMUSTNOTBEBRINGOUTTHEOFFICEOUTSIDETHEDEPARTMENTSTAFFTOBORROWTHERELEVANTINFORMATION,HAVETORECOGNITIONOFTHEDEPARTMENTMANAGER,ANDFORLENDINGPROCEDURES,IMPORTANTINFORMATIONMUSTBETHEDAYOFRETURN编码SM/0001日期2007年2月28日目录码C7发放部门市场销售部更新后的编码主题部门行政管理C7房价审批权管理规定C7PRICESRIGHTOFAPPROVALREGULATIONS1、免费房的审批权限编码SM/0001日期2007年2月28日目录码C6发放部门市场销售部更新后的编码主题部门行政管理（1）使用免费客房须经行政助理经理以上的酒店领导批准。（2）酒店领导批准的免费房须先到前厅部办理有关手续，管家部在接到前厅部通知后，方可开房服务。免费房指示送财务部备查。（3）各部门经理、夜间值班经理在遇到有特殊情况需要使用免费房时，在酒店领导不在的情况下，有权临时安排免费房，但必须补办审批手续。（4）任何部门未经批准均无权私自通知管家部使用客房（包括维修房）。2、折扣房价审批权限（1）市场销售总监、前厅部经理可根据实际情况对上门客的房价进行打折。打折权限为门市价的30以内，超过门市价30折扣时，须经行政助理经理以上酒店领导批准。有关批示需送财务部备查。代理机构、部委办的陪同和业务人员，市场销售总监可给予陪同价。（2）销售人员对上门客的打折权限为50以内。负责预订的接待人员的打折权限，由行政助理经理根据客源情况发出指令。指令幅度控制在门市价的2050以内。有合同的客户按合同办理。（3）如遇市场变化，行政助理经理、前厅部经理要求更大的打折权限时，可向行政助理经理以上酒店领导申请特批权限。（4）酒店包价期间，前厅部和市场销售总监、销售人员、预订接待人员的折扣权限另行规定。3、团队房价的制定行政助理经理根据对市场的预测，提出不同季节对不同代理机构的报价方案，报请总经理批准后执行。团队房价以合同的形式制定。酒店和所有代理机构的合同，都必须由行政助理经理及市场销售总监签字，并及时将合同副本转交前厅部和财务部备案。合同到期时，市场销售部应根据实际情况及时调整或续签，以保证合同有效性。4、门市价的制定酒店各时期的门市价，由市场销售部综合市场信息、平衡竞争对手的报价后制定，报请总经理批准后执行。以上审批权限规定的执行情况，由财务部负责每日审核后，报送总经理。1FREEROOMAPPROVINGAUTHORITY1USETHEFREEROOMSHALLBESUBJECTTOADMINISTRATIVEASSISTANTHOTELMANAGEROVERTHELEADERSHIPOFTHEAPPROVAL2LEADERSAPPROVEDAFREEHOTELROOMTOTHELOBBYOFTHEDEPARTMENTBEFORETHEPROCESSING,HOUSEKEEPINGDEPARTMENTATTHELOBBYOFTHEDEPARTMENTRECEIVEDNOTICEBEFOREOPENINGTHEHOUSINGSERVICEFREEHOUSINGFINANCEDEPARTMENTSENTINSTRUCTIONSFORFUTUREREFERENCE编码SM/0001日期2007年2月28日目录码C7发放部门市场销售部更新后的编码主题部门行政管理3THEDEPARTMENTMANAGER,NIGHTMANAGERONDUTYINTHEFACEOFSPECIALCIRCUMSTANCESHAVEREQUIREDTHEUSEOFAFREEROOMATTHEHOTELTHEABSENCEOFLEADERSHIP,THERIGHTTOARRANGEFORTEMPORARYHOUSING,BUTMUSTRESUBMITTHEEXAMINATIONANDAPPROVALPROCEDURES4WITHOUTTHEAPPROVALOFANYDEPARTMENTARENOTALLOWEDTOUSETHEROOMTOINFORMTHEHOUSEKEEPINGDEPARTMENTINCLUDINGTHEREPAIRROOM2DISCOUNTPRICESAPPROVINGAUTHORITY1SALESIFOURQUOTATIONANDCONDITIONSCHANGE,RESUBMITTEDTOTHEOTHERSIDEHAVETOCONFIRMNEEDTOADVANCETHEGUESTSINADVANCEPLEASE3OTHERMATTERSUNITSSUCHASTHEDEPARTMENTOFTRAVELAGENCYBOOKINGCONTRACTTOTHECERTIFICATEVOUCHERPAYSHOULDBEANNOTATEDINTHECERTIFICATEONASINGLEBOOKINGVOUCHERNUMBER,PAYMENTMETHODANDCONTENTCONTRACTSSUCHASTHEDEPARTMENTOFTRAVELAGENCYWITHOUTRESERVATIONSBYTHEGENERALTOTHEFRONTDESKATADISCOUNTSTORE,BUTWANTTOSPECIFYCOMPLEXELECTRICCOMMISSIONSUCHASATFULLPRICEANDDONOTINDICATETHATTHECOMMISSIONISREQUIREDBYINDUSTRYPRACTICE,THE10PERCENTCOMMISSIONTOTRAVELAGENTSIFTHEROOMHASBEENFULLYSOLD,ANDOVERBOOKING,GUESTSBOOKINGALASTRESORTBUTDECLINEDTOBEPOLITELYSAYSO,EXPRESSREGRET,ITISRECOMMENDEDTOSTORETHEGUESTSCHOOSEANOTHERDATE,FORTHEGUESTSTOUNDERSTAND,LEAVINGAGOODIMPRESSIONREVISEORCANCELTHERESERVATIONTHECASEOFCHANGEORCANCELRESERVATIONS,RESERVATIONSMUSTFINDTHEORIGINALONE,ANDFILLOUTTHECHANGEORCANCELTHENOTICEANDIMMEDIATELYCOPIEDTHEANTECHAMBER,THECASHREGISTER,THEDEPARTMENT,SUCHASFOODANDBEVERAGEDEPARTMENT,SIGNEDBYTHEDEPARTMENTIFCUSTOMERSCANCELTWODAYSINADVANCEISNOTRECEIVEDCOMPENSATION,INTHECASEOFTHEDATEOFARRIVALATTHEDAYBEFOREORTHEDAYOFCANCELLATION,THERESIDENCESHOULDBEINACCORDANCEWITHTHERELEVANTPROVISIONSORTHEPROVISIONSOFTHEAGREEMENT,THECOMPENSATIONMUSTBECHARGED2,RECEPTIONTHEFOLLOWINGGUESTS,MANAGERSSHOULDIMPLEMENTTHERELEVANTMATTERSINPERSONAND,IFNECESSARY,COMEFORWARDTORECEIVECHECKEXPRESSGUESTSREQUIREDGUESTSHAVETOSENDGIFTSVIPGUESTSSEE“VIPRECEPTIONPROCEDURE3,STATISTICAL1THECONTRACTPRICESTATISTICS,THECONTRACTUNITINTRODUCEGUESTS,ANDARCHIVED2TRAVELAGENCYSTATISTICSINTRODUCEGUESTSHAVETOPAYTHECOMMISSION,THEIMPLEMENTATIONOFTHEGUESTSATTHEACTUALNUMBEROFDAYSAFTERADMISSION,TOINFORMTHEFINANCEDEPARTMENT编码SM/0001日期2007年2月28日目录码C12发放部门市场销售部更新后的编码主题部门行政管理编码SM/0001日期2007年2月28日目录码C13发放部门市场销售部更新后的编码主题部门行政管理C13团队接待工作程序C13WORKINGPROCEDURESOFTHEGROUPRECEPTION1、团队订房（1）对来自任何单位、团体、旅行社的团队客人预报、意向应立即填写团队预订单，在预订单上注明“团报”字样并存档。（2）每天查阅预订档案，按照提前30天、15天、7天、3天、1天的程序落实在案预报。团队预报提前7天，散客预报提前3天，一经落实，即可进入预订受理程序。（3）预订受理接到有关方面发出的订房计划后，应立即查阅旅行社档案，查阅酒店客房状况，提出房价建议，确认订房。确认后将订房计划数复印存档。填写团队预订单，标明RESERVED（预订）字样，送部门经理签批。团队预订单原件送前厅部预订处，复印件存档。需要时，根据确认和团队预订单，做订房合同，送部门经理签批。在合同存档页注明合同发出日期和签字回复日期后存档，其他页寄出，注意应在收到订房电传的3天内寄出。检查合同是否按期回复，若未按期回复，应立即落实；若收到回复合同，则应予以确认，将预订页送预订处，复印件送财务部。查询财务部是否如期收到押金。（4）需要时，提前书面通知有关部门，提出服务和协作要求，并在团队入住前和在店活动前跟踪检查，确保落实。2、团队订餐（1）旅行团订餐。对于有餐饮合同的旅行团，可根据合同直接确认团队订餐，填写团队订餐通知单交宴会服务部，并为客人制作餐券。（2）正常订餐。正常标准的团队订餐，事先同餐饮部有关人员协商菜单及就餐地点，然后予以确认，并填写团队订餐通知单交宴会服务部。（3）临时订餐。团队到达后的临时订餐，应及时联系并填写团队订餐通知单交宴会服务部，必要时预先为客人备好餐券。（4）团队订餐通知单分发有关部门，复印件存档。3、改订或取消预订如是更改或取消预订，必须找出原订房单，并填写更改或取消通知书，立即抄送前厅、收银处、餐饮部等部门，由各部门签收。如是客户提前两天取消预订，则不收补偿费，如是在到达日期前一天或当天取消，则应按酒店有关规定或按协议书上的规定，收取一定的补偿费。编码SM/0001日期2007年2月28日目录码C13发放部门市场销售部更新后的编码主题部门行政管理4、团队进住（1）对于大型团（30人以上），在到达前提醒接待处、行李处等作好准备工作，并索取该团房号，抽查房间。（2）团队到达时，公关销售部接待人员代表酒店在门前表示欢迎，及时与接待部门陪同人员联系，确认是否有新的要求。如有，则尽快协解决；解决不了的，应婉言解释。（3）对VIP团队，部门经理或销售人员要亲自落实有关进住手续和本店活动的全部接待细节。5、团队结帐（1）及时通知财务部准备好所有必要的收费资料，包括订房合同。团队订房单和订餐通知单由接待处在客人入住后转给前厅出纳。（2）注意团队离店时间，了解结帐情况（付款人、付款方式等），记录存档。（3）结帐时如有疑问和分歧，应立即协助弄清问题，帮助客人尽快办妥离店手续。（4）有订房合同暂未交押金或预付款的团队，如对方信誉好，可先安排客人付清应付费用离店，然后协助财务部催收；否则，应请客人在离店前结清一切费用。6、团队评价（1）定期统计各关系单位安排的团队数、入住房间数和天数、平均定价、时间分布、客人投诉，评价其订房习惯、付款信誉、经营策略、市场潜力、存在问题等。（2）根据评价结果，提出修改合同条款、价格和工作目标等建议。1TEAMBOOKING1FROMANYUNIT,GROUP,TRAVELAGENTS,GUESTSOFTHETEAMFORECASTING,THEINTENTIONSHOULDBEIMMEDIATELYFILLEDOUTTHETEAMRESERVATIONFORMS,RESERVATIONFORMSATINDICATE“MISSIONREPORTED“THEWORDSANDARCHIVED2ACCESSTORESERVATIONFILESEVERYDAY,INACCORDANCEWITH30DAYS,15DAYS,7DAYS,3DAYS,ONEDAYPUTONTHEIMPLEMENTATIONOFFORECASTINGPROCEDURESSEVENDAYSINADVANCEFORECASTINGTEAM,INDIVIDUALFORECASTS3DAYSINADVANCE,ONCEIMPLEMENTED,CANBEACCEPTEDINTOTHEBOOKINGPROCESS3RESERVATIONSACCEPTEDRECEIVEDHAVEBEENISSUEDFORTHERESERVATIONSCHEME,SHOULDBEIMMEDIATEACCESSTOTHETRAVELAGENCYFILES,ACCESSTOHOTELROOMSTHESITUATION,THEPRICEPROPOSEDTOCONFIRMRESERVATIONSPLANSTOCONFIRMTHENUMBEROFRESERVATIONSWILLBEARCHIVEDCOPY编码SM/0001日期2007年2月28日目录码C13发放部门市场销售部更新后的编码主题部门行政管理FILLOUTTHETEAMRESERVATIONSINGLE,MARKEDRESERVEDBOOKINGANDTHEWORDS,SIGNEDTHEDOCUMENTANDSENTTODEPARTMENTMANAGERSTEAMSENTTOTHELOBBYOFTHEORIGINALRESERVATIONRESERVATIONSERVICEDEPARTMENT,COPYOFTHEARCHIVEWHENREQUIRED,INACCORDANCEWITHBOOKINGCONFIRMATIONANDTEAMORDERS,MAKERESERVATIONSCONTRACT,SIGNEDTHEDOCUMENTANDSENTTODEPARTMENTMANAGERSSPECIFIEDINTHECONTRACTARCHIVEPAGEOFTHECONTRACTSIGNATUREDATEANDFILEDAFTERTHEDATEOFREPLY,SENTTOOTHERPAGES,THEATTENTIONOFRESERVATIONSSHOULDBERECEIVEDATTHEFAXSENTWITHINTHREEDAYSWHETHERORNOTTIMETOCHECKTHECONTRACTREPLY,REPLYIFSCHEDULED,SHOULDBEIMMEDIATELYIMPLEMENTEDREPLYRECEIVEDIFTHECONTRACTSHOULDBECONFIRMED,WILLBESENTTOBOOKRESERVATIONSPAGE,THECOPYSENTTOTHEFINANCEDEPARTMENTWHETHERORNOTTHEFINANCEDEPARTMENTINQUIRIESRECEIVEDASADEPOSIT4WHENNECESSARY,INADVANCEWRITTENNOTICETOTHERELEVANTDEPARTMENTS,THESERVICESANDCOLLABORATIONREQUIREMENTS,ANDSTAYATTHETEAMSTOREBEFOREANDATFOLLOWUPINSPECTIONBEFORETHEEVENTTOENSURETHEIMPLEMENTATION2TEAMRESERVATIONS,PLEASE1TOURRESERVATIONHASTHECATERINGCONTRACTFORTHETOUR,CANBEDIRECTLYUNDERTHECONTRACTTOCONFIRMRESERVATIONTEAM,CROSSNOTICERESERVATIONS,PLEASEFILLOUTTHETEAMBANQUETSERVICES,ANDTHEPRODUCTIONOFTICKETSFORGUESTS2NORMALRESERVATIONS,PLEASENORMALSTANDARDOFTHETEAMRESERVATIONINADVANCEWITHTHEMINISTRYOFFOODANDBEVERAGEMENUANDDININGSTAFFCONSENSUSSITES,ANDTHENBECONFIRMEDANDCROSSNOTICERESERVATIONS,PLEASEFILLOUTTHETEAMBANQUETSERVICES3OFTHEPROVISIONALRESERVATIONTEAMAFTERTHEARRIVALOFTHEPROVISIONALRESERVATION,CONTACTSHOULDBETIMELYANDCOMPLETEDELIVERYTEAMBANQUETRESERVATIONS,PLEASENOTETHEDEPARTMENTOFSERVICESAND,IFNECESSARY,PREPAREWELLINADVANCETICKETSFORTHEGUESTS4DEPARTMENTSDISTRIBUTEDTEAMRESERVATIONS,PLEASENOTICE,ACOPYOFARCHIVE3TOSETORCANCELTHERESERVATIONIFCHANGEORCANCELRESERVATIONS,RESERVATIONSMUSTFINDTHEORIGINALONE,ANDFILLOUTTHECHANGEORCANCELTHENOTICEANDIMMEDIATELYCOPIEDTHEANTECHAMBER,THECASHREGISTER,THEDEPARTMENT,SUCHASFOODANDBEVERAGEDEPARTMENT,SIGNEDBYTHEDEPARTMENTIFCUSTOMERSCANCELTWODAYSINADVANCEISNOTRECEIVEDCOMPENSATION,INTHECASEOFTHEDATEOFARRIVALATTHEDAYBEFOREORTHEDAYOFCANCELLATION,THEHOTELSHOULDBEINACCORDANCEWITHTHERELEVANTPROVISIONSORTHEPROVISIONSOFTHEAGREEMENT,THECOMPENSATIONMUSTBECHARGED编码SM/0001日期2007年2月28日目录码C14发放部门市场销售部更新后的编码主题部门行政管理C14VIP接待工作程序C14VIPRECEPTIONPROCEDURES1、贵宾抵达前的准备（1）要求前厅部落实贵宾所住的房间，将房钥匙装进写有贵宾名字及房号的钥匙袋里。（2）检查VIP房间内的设备，特意为VIP提供的鲜花、水果、总经理致敬信摆放整齐，其他物品齐全。（3）落实餐饮部安排贵宾在公馆期间的餐饮，要确定用餐地点、时间、人数、用餐标准等，特殊的客人还要照顾其饮食习惯。（4）准确掌握贵宾抵达时间及交通工具（包括飞机、车、船等）。（5）如需接车，及时与总经理办公室落实。（6）写出报告呈报总经理办公室，并通知有关部门（如大堂副理、GRO、保安部、前厅部等）2、贵宾到达时（1）销售代表必须和酒店有关领导在正门等候客人到达。（2）门口随时保留停车位。（3）客人到达，主动上前迎接并作介绍后，由大堂副理或GRO带领客人乘电梯到达所入住的楼层（必要时可由保安部负责安排专用电梯）（4）大堂副理或GRO在客人房间填写入住登记表，请客人签字。（5）督导行李员及时把客人的行李送到客人房间。（6）视客人身份需要通知保安部作好贵宾的安全保卫工作。（7）随时与陪同人员保持联系，相互配合解决计划外的问题。（8）贵宾的日常用餐及宴会根据计划安排的地点、时间进行，与餐饮部落实好。客人用餐期间，应随时予以照应。（9）如客人需要用车，应通知总经理办公室随时作好准备。3、贵宾离店（1）落实客人离店时间，准备好在大堂欢送。（2）通知行李组，及时将客人的行李送至门口。（3）协助财务人员对客人在酒店的消费进行结算。（4）送客人出门口，直至客人离开为止。1READYBEFORETHEGUESTSARRIVE1REQUIRETHEIMPLEMENTATIONOFTHELOBBYOFTHEDEPARTMENTOFTHEVIPROOMINWHICHTHEYLIVE,WILLHAVEROOMTOWRITETHEKEYINTOTHEVIPROOMNONAMEANDPOCKETTHEKEY2CHECKTHEVIPROOMOFTHEEQUIPMENT,SPECIALLYPROVIDEDFORTHEVIPOFFLOWERS,FRUITS,GENERALMANAGEROFPAYTRIBUTETOTHELETTERNEATLYPLACED,OTHERITEMSTHATRANGE编码SM/0001日期2007年2月28日目录码C14发放部门市场销售部更新后的编码主题部门行政管理3ARRANGEMENTSFORTHEIMPLEMENTATIONOFFRETROACTIVEFROMTHEFIRSTDAYTHEPACKAGERATESWEREAPPLIEDTHEADJUSTINGPRICEVARIANCESSHOULDBEPAIDONEDAYAFTERYOURAGREEMENTFINISHEDPLEASESIGNIFYYOURACCEPTANCEOFTHETERMSANDCONDITIONSOFTHELONGSTAYGUESTPACKAGEBYRETURNINGACOPYOFTHISCONTRACTWITHYOURCONFIRMATIONONTHESPACEDESIGNATEDBELOWONLATERTHANXXX,SOTHATWEMAYCONSIDERYOURRESERVATIONTOBEDEFINITEANDCONFIRMEDMR/MSXXX,ONCEAGAINTHANKYOUFORCHOOSINGGRANDMERCUREORIENTALGINZASHENZHENANDWEWISHYOURSTAYWITHUSWOULDBEAPLEASANTONESHOULDYOUREQUIREASSISTANCE,FEELFREETOCONTACTMEOROURASSISTANTMANAGERATEXT87009GUESTCONFIRMEDAGREEDANDCONFIRMEDBYCOMPANYNAMEGRANDMERCUREORIENTALGINZASHENZHENDATEDATE编码SM/0001日期2007年2月28日目录码C22发放部门市场销售部更新后的编码主题部门行政管理机密2007年度优惠房价协议书编号C01致公司地址电话传真由东方银座美爵酒店销售员电话075583500888传真075583508687尊敬的我们对贵司选择深圳东方银座美爵酒店表示感谢，对于贵公司的要求，经过与贵公司的协商，我们提供给贵公司及通过贵公司预订的客房价格如下年度房价房间类型门市净价（人民币）您的价格（人民币）不含早净价高级单/双间1580620豪华单/双间1880740豪华双大床1780770行政客房1980820湾景套房32001170条款及细则1、优惠条款如需要另加早餐，人民币50元净价每位房间免费宽带频上网入住时欢迎果篮每日补充免费饮用纯净水免费使用健康中心设施及游泳池每日赠阅报纸会议室及会议器材可享受九折优惠商务中心及设施享受九折优惠洗衣服享有九折优惠免费擦鞋服务编码SM/0001日期2007年2月28日目录码C22发放部门市场销售部更新后的编码主题部门行政管理2、入住行政楼层及套房特别优惠行政酒廊办理快速入住及离店手续可在行政酒廊免费享用自助早餐可在行政酒廊免费享用自选饮品及小食（16001900）每天赠送房间迷你吧6款软饮每天免费洗衬衣一件每天免费使用行政酒廊会议室两个小时（需提前预约）25楼铁板烧和酒廊九折优惠行政酒廊提供国际杂志及报刊免费接收传真3、房价合同有效日从即日起至2007年12月31日以上报价及支付均使用人民币以上提供的房价仅供贵公司的客人和员工或者经贵公司预订的客人享用以上价格为贵公司在保证一定间夜的基础上我酒店提供的优惠价格以上价格不适用于深圳市高新技术交易会期间2007年10月10日2007年10月17日（如主办单位更改交易日期以实际期间为准）4、预订方式预定程序；所有的预定将由酒店预订部直接办理，贵公司应提供客人的航班号及抵达时间电话075583500888传真075583029333邮件RESERVATIONGRANDMERCURESHENZHENCOM我们鼓励您通过您的信用卡或现金来确保您的预定，尤其是较晚到店或没有任何航班信息的客人。您的保证预订可以为您保留房间，不管您的客人什么时候到店。办理入住时间为下午1400，结帐时间为中午1200，如遇客人早入住及晚结帐，我酒店将视当日房间情况加收一定的费用请提供您的到店及离店日期，及具体的航班信息。5、预订确认为便于酒店确认您的住房要求，您将需要通过以下其中一种方式来提供您支付房费的担保，一旦您没有入住酒店1）以信用卡方式担保，请提供信用卡类别，有效期2）提前预付一晚房费对其担保编码SM/0001日期2007年2月28日目录码C22发放部门市场销售部更新后的编码主题部门行政管理未担保的客房预订酒店将于预抵当日1800后自动取消。6、取消及未到情况对其以担保的预定如要取消，请于客人办理入住24小时前通知酒店，否则收取一晚房费作为对酒店的补偿7、付款方式在客人结帐时应对其所产生的费用以现金或信用卡结清，在客人入住时应收取一定费用作为押金8、其他条款以上价格请勿外传本协议是在双方接受上述条款上有效。贵司代表每页签署后以传真或邮寄的方式于7日内返还我店后，该协议方始生效，否则将视作无效。如果贵公司需要另外的信息或者是补充条款，请贵公司与酒店销售人员联系我们期待着您很您客人的光临，我们将随时为您提供最佳的服务和盛情的宽待。东方银座美爵酒店公司销售人员签约人职位职位日期市场销售部副总监编码SM/0001日期2007年2月28日目录码C22发放部门市场销售部更新后的编码主题部门行政管理CONFIDENTIALROOMSALESCONTRACTYEARROUNDSPECIALCORPORATERATE2009NOC02TOADDRESSATTENTIONTELEPHONEFAXFROMGRANDMERCUREORIENTALGINZASHENZHENTELEPHONE075583500888FAX07558350868783029268MOBILECONTACTPERSONDEARTHANKYOUFORCHOOSINGGRANDMERCUREORIENTALGINZASHENZHENFORYOURACCOMMODATIONANDMEETINGREQUIREMENTSFURTHERTOOURDISCUSSIONS,WEAREPLEASEDTOOFFERYOURESTEEMEDCOMPANY,THECORPORATERATESFORYOURGUESTSASFOLLOWSYEARROUNDROOMRATESROOMTYPERACKRATERMBYOURRATERMBNETNOBBFSUPERIORROOMDOUBLE/TWIN1857759DELUXEROOMDOUBLE/TWIN2092840DELUXEROOM2QUEENBED2151863EXECUTIVEDOUBLE/TWIN2248932BAYVIEWSUITE30301350TERMSANDCONDITIONS1、BENETITSIFYOUNEEDBREAKFASTBUFFETRMB60NETPERPERSONFREEUSEOFBROADBANDINTERNETINTHEGUESTROOMDISTILLEDWATER,REPLENISHEDDAILY2BOTTLES编码SM/0001日期2007年2月28日目录码C22发放部门市场销售部更新后的编码主题部门行政管理COMPLIMENTARYUSEOFHEALTHCLUBFACILITIESSWIMMINGPOOLANDGYMFACILITIESCOMPLIMENTARYDAILYLOCALNEWSPAPER10DISCOUNTFORU