电大专科汉语言文学《办公室管理》试题及答案2

中央广播电视大学20102011学年度第一学期“开放专科”期末考试办公室管理试题注意事项2011年1月一、将你的学号、姓名及分校（工作站）名称填写在答题纸的规定栏内。考试结束后，把试卷和答题纸放在桌上。试卷和答题纸均不得带出考场。监考人收完考卷和答题纸后才可离开考场。二、仔细读懂题目的说明，并按题目要求答题。答案一定要写在答题纸的指定位置上，写在试卷上的答案无效。三、用蓝、黑圆珠笔或钢笔（含签字笔）答题，使用铅笔答题无效。一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在答题纸上。每小题1分，共10分）1传真机最好用来传送以下类邮件A般的图纸B机密文件C很长的文件D感谢信2文员在进行办公室布置时，以下哪种行为是不适宜的。A准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条B较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方C办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理D下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密3对新情况、新问题，无章可循时，上司又没有明确的指示，文员可参照有关政策，作出合乎情理的处理。这是采用的方法。A进言B受意C变通D挡驾4为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进A工作人员工作尽可能专门化、单一化B尽可能定量控制办公室工作C重复性的工作尽量由机器完成D合理设计办公室的工作流程5文员在为上司筛选电话时，以下做法不正确的是A文员在说了迎接词，对方发出声音之后，就能迅速辨听出对方B了解单位每个人的工作和职务，提醒正要接听转接电话的人，说明情况及转接理由C有时需要文员编织一些“美丽的谎言”以应付那些上司不想接待的人D来电者寻找你的上司，应弄清对方的身份再通报上司6在公务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用A“顷悉”、“际此”B“谨启”、“钧启”C“台鉴”、“惠鉴”D“台安”、“钧安”7按照美国人类学家爱德华霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM120CM，应该是A个人区B社交区C亲密区D公众区8以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议。A口字型B教室型C圆桌型DU字型9上司决定参加某个会议时，文员不应该A和上司先充分沟通，避免在会议进行中临时以电话联系的不便B除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料C如果是第一次前往的公司外的地点，要先了解场地情况和交通所耗费的时间D只在便笺上写好会议名称10值班人员不应该做以下哪类事情A签发文件B分发会议通知C询问情况D传达指示二、判断题（正确打“”，错误打“”。每小题1分，共10分）11办公室桌、椅，特别是客人的椅子应放在直对光源的地方。12办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。13文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。14请示与报告可以合并使用，如“关于问题的请示报告”。15如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。16假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知废弃，以免干扰其他事情。17如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如果这一时间有空，就可答应下来。18女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅背有一个拳头大小距离。19文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。20列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密。三、筒答题（每小题10分，共20分）21简要说明会议纪要有什么作用有哪两种形式22请简单说明提高会议效率的一些基本做法四、设计题（每小题15分，共30分）23本单位为了推进工作开展，拟制定近三年或中长期工作发展规划，决定召开部分人员参加的工作研讨会，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会24某中外合资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办要考虑哪些因素五、案例分析题（每小题15分，共30分）25请看如下案例上海某冰箱厂的冰箱畅销全国各地，一天，江苏某城市报上刊登了这家厂的家用冰箱发生爆炸的消息，几天之内，这种冰箱在当地即无人问津。奇怪的是厂方却未收到该用户的投诉信或电话，而是记者纷纷上门。厂方决定派一位副厂长带一名技术员、一名文秘人员主动上门访问、调查。在经过周密的检查之后，技术员始终找不出冰箱爆炸的原因。细心的文秘人员发现户主的神色不太正常，又发现冰箱内有细小的红色纸片，便向副厂长汇报。副厂长和户主进行了一整天的耐心、诚恳的交谈，并主动提出了赔偿冰箱和为之保密的条件。户主终于说出了是在冰箱里藏放了准备过年的鞭炮，其他人不知道，取食品时碰撞所致，幸未伤人。又说是因为邻居听到爆炸后向居委会报告，引起了媒介的注意才上了报的。查清了原因，副厂长当即与上海厂方联系，在当地召开了记者招待会，向新闻界说明了真相，隐去了户主的姓名，并承认了厂方的责任“未在冰箱使用说明书上写明冰箱内不可冷藏易燃易爆物品。”此话引发出记者们的哄堂大笑，这件事就此喜剧性结束。几天后，这种品牌的冰箱销售量迅速回升，一台崭新的冰箱也送至那位用户的家中。从这个案例，可以为我们文秘人员的信访工作提供哪些有益的启示26请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题1市教委关于2008年招生工作的通知；2北京广播电视大学关于招生工作校务扩大会议纪要；3北京广播电视大学2008年招生工作计划；4北京广播电视大学关于2008年招生工作的请示（呈市教委）；5市教委关于北京广播电视大学2008年招生工作的批复；6北京广播电视大学校务会议关于调整系主任的决定；7北京广播电视大学关于调整系主任的通知；8北京广播电视大学关于做好开学工作的通知；9北京广播电视大学各系关于开学准备工作的报告；10北京广播电视大学各系关于加强学生思想工作的报告；11北京广播电视大学各系关于提高教学质量的报告；12北京广播电视大学2008年度工作总结；试卷代号2180中央广播电视大学20102011学年度第一学期“开放专科”期末考试办公室管理试题答案及评分标准（供参考）2011年1月一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在答题纸上。每小题1分，共10分）1A2B3C4A5D6D7A8C9D10A二、判断题（正确打“”，错误打“”。每小题1分，共10分）11121314151617181920三、简答题（每小题10分，共20分）21简要说明会议纪要有什么作用有哪两种形式要点会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。（3分）可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。（3分）有两种形式1议决性会议纪要。（2分）2周知性会议纪要。（2分）22请简单说明提高会议效率的一些基本做法遵循法律法规（1分）合理确定会议目标（1分）确定必要的与会者（1分）减少会议数量（1分）缩小会议规模（1分）简化会议程序（1分）缩短会议时间（2分）控制会议经费（1分）分析会议成本（1分）四、设计题（每小题15分，共30分）231座谈会邀请对象必须是对部门工作熟悉，能独立思考、有主见又敢于发表意见者；3分2座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜；（3分）3座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合；2分4主持人负责引导、组织，可不做记录；（2分）5详细的记录应由文秘人员在不引入注目的座位上去做；（1分）6座谈会的时间不必严格规定，可长可短,2分7会场也可准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。（2分）241清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等；（3分）2征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物；（3分）3比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品；3分4赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下；3分5附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理。（3分）五、案例分析题（每小题15分，共30分）251信访工作也不完全是被动地等人们写信，打电话或告上门来，文秘人员也应该注意到社会上的反馈。5分2有些事涉及本单位的利益或信誉，应及时向领导汇报，采取主动出击的方法。（5分）3文秘人员虽不是专业人员，不能解决技术性的问题，但是文秘人员应具有细心、敏感的工作方式和作风，能从其他角度帮助领导解决问题。（5分）26案卷2分1市教委关于2008年招生工作的通知；4北京广播电视大学关于2008年招生工作的请示（呈市教委）；5市教委关于北京广播电视大学2008年招生工作的批复；标题市教委、北京广播电视大学关于招生工作的通知、请示、批复（2分）案卷二2分2北京广播电视大学关于招生工作校务扩大会议纪要；6北京广播电视大学校务会议关于调整系主任的决定；7北京广播电视大学关于调整系主任的通知；8北京广播电视大学关于做好开学工作的通知；标题北京广播电视大学关于招生工作、系主任调整、开学工作的会议纪要、决定、通知（2分）案卷三2分3北京广播电视大学2003年招生工作计划；12北京广播电视大学2003年度工作总结