《行政部管理规章制度》

行政部规范化管理目录第一章行政部组织结构与责权5第一节行政部职能与组织结构5一、行政部职能5二、行政部组织结构5第二节行政部责权6一、行政部职责6二、行政部权力8第三节行政部管理岗位职责8一、行政总监岗位职责8二、行政部经理岗位职责10第二章前台接待管理11第一节前台接待岗位职责11一、接待主管岗位职责11二、接待专员岗位职责11第二节前台接待管理制度12一、前台接待礼仪规范12二、来访人员接待管理制度15三、前台电话接听管理制度17第三节前台接待管理表格19一、客人来访登记表19二、函件收发登记表20三、前台接待日志表20第三章办公事务管理22第一节办公事务岗位职责22一、办公事务主管岗位职责22二、办公事务专员岗位职责22三、行政办公秘书岗位职责23第二节办公事务管理制度24一、办公设备管理制度24二、办公用品管理制度27三、办公文书管理制度31七、图书资料管理制度34第三节办公事务管理表格36一、办公设备登记表36二、办公用品领用表36三、办公文书会签单36四、档案借阅审批表38五、信件领取登记表38六、印章使用登记表39七、图书资料借阅表39第四章行政人事管理41第一节行政人事岗位职责41一、行政人事主管岗位职责41二、行政人事专员岗位职责42第二节行政人事管理制度43一、员工考勤管理制度43二、员工出差管理制度48三、公司会议管理制度51四、公司提案管理制度55五、日常纪律管理制度58第三节行政人事管理表格62一、员工考勤登记表62二、年度考勤汇总表62三、员工请假申请单62四、员工加班申请表63五、员工出差申请表63六、差旅费报销清单64七、公司会议记录表64八、提案管理记录表66九、员工提案评定表66十、员工奖惩记录表66十一、员工违纪处理表67第五章安全管理68第一节安全管理岗位职责68一、安全主管岗位职责68二、安全专员岗位职责69第二节安全管理制度70一、公司值班管理制度70二、员工出入管理制度72三、车物出入管理制度75四、安全保卫管理制度79五、消防安全管理制度83六、公司保密管理制度86第三节安全管理表格92一、值班登记日志表92二、保安执勤日志表92三、外出员工登记表93四、来宾出入登记表93五、安全状况检查表93六、防火设施检查表94七、突发事故报告表95八、事故统计汇总表95第六章车辆管理97第一节车辆管理岗位职责97一、车辆主管岗位职责97二、司机岗位职责98第二节车辆管理制度99一、公司车辆管理制度99二、车辆安全管理制度103三、公司司机管理制度105第三节车辆管理表格109一、车辆登记表109二、车辆检查表110三、车辆请修表111四、保养记录表111五、车辆加油表112六、用车申请表113七、派车记录单114八、车辆事故单114九、用车记录表116十、车辆费用表118第七章总务后勤管理120第一节总务后勤岗位职责120一、总务后勤主管岗位职责120二、宿舍管理专员岗位职责120三、食堂管理专员岗位职责121四、保洁专员岗位职责122五、绿化专员岗位职责123第二节总务后勤管理制度124一、员工食堂管理制度124二、员工宿舍管理制度127三、清洁卫生管理制度130四、环境绿化管理制度133第三节总务后勤管理表格138一、食堂卫生检查表138二、住宿人员管理表139三、清洁卫生管理表141第八章公关事务管理143第一节公关事务管理岗位职责143一、公关事务主管岗位职责143二、公关事务专员岗位职责143第二节公关事务管理制度144一、公关管理办法144二、参观管理规定146三、公务接待制度147四、对外宣传制度150第三节公关事务管理表格152一、商务接待安排表152二、公司参观申请表153三、公关接待审批表153四、公关活动策划表154第一章行政部组织结构与责权第一节行政部职能与组织结构一、行政部职能行政部是公司的综合办事部门。其核心职能主要包括以下四个方面。1参谋职能。行政部不仅应在日常事务方面做好上级领导的“参谋”和“助手”，更应在经营理念、管理策略、企业精神、企业文化及用人政策等重大问题上有自己的见解，从而真正成为上级领导不可或缺的“高参”与“臂膀”。2沟通职能。行政部应清晰传达上级领导指令，沟通、协调各部门之间的工作，保证高效地完成任务。3管理职能。行政部担负着文件归档、办公自动化、人员接待、车辆调度、总务后勤、安全保卫等工作。4服务职能。行政部应积极为各职能部门提供后勤保障。第二节行政部责权一、行政部职责行政部负责管理公司的日常行政事务，做好上传下达、沟通联系和综合协调工作，确保公司各项工作正常运行。其具体职责如图12所示。职责1制定公司各项行政规章制度，保证各项工作规范化进行负责公司行政工作计划、工作总结及行政公文等文件的起草工作负责接待来访人员及对外联系工作负责管理公司办公设施，做好办公用品采购、发放、使用登记、保管和维护管理工作负责员工考勤、出勤统计、报表制作及分析等人事管理工作负责公司日常安全保卫及消防管理工作负责全公司资料、信息的管理以及宣传报道等日常行政事务管理工作负责公司会议组织、记录及归档工作职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8负责公司公务车辆的管理调度工作负责公司总务后勤管理工作职责9职责10图12行政部职责督促检查各职能部门对公司有关决议、计划及各项行政管理制度的执行情况做好公司内部的联络沟通工作，及时向上反映情况，向下反馈信息职责11职责12协调各部门间的工作，督办检查各项工作和计划安排各种文体活动职责13职责14二、行政部权力为了保证公司各项规章制度的良好运行及行政管理工作的高效展开，行政部拥有6项工作权限力，如图13所示。权力1根据公司总体战略规划，对公司经营计划有建议权依照制度，对行政检查中发现的问题有处理权依照制度，按规定程序，对其他部门有处罚建议权依照制度，对公司员工违反行政制度有处罚建议权有权要求公司内部其他相关部门配合行政部的工作对部门内部员工的聘任、解聘有建议权权力2权力3权力4权力5权力6图13行政部权力第三节行政部管理岗位职责一、行政总监岗位职责行政总监负责对公司行政人事日常工作进行监督、管理。其具体职责如图14所示。职责1组织制定、完善并监督执行公司的行政管理制度做好行政、人事部门的总体预算管理工作负责公司行政方面重要会议和重大活动的组织筹备工作定期组织办公职能检查，发现问题及时解决，同时督促采取纠正和预防措施管理公司的后勤服务工作，创造和保持良好的工作环境负责统筹、协调行政部门与公司其他部门的工作，确保部门之间的良好协作负责公司固定资产及低值易耗品的统筹管理工作（包括管理员工宿舍、员工食堂和公务车辆等）接待公司重要来访客人，处理行政方面的重要函件职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8代表公司与外界有关部门和机构联络，并保持良好的合作关系负责宣传企业文化，提升公司内外部形象职责9职责10做好行政管理的统筹安排，负责指导、管理部门内部及公司各部门人力资源和行政工作掌握公司行政管理工作的运行情况，适时向总经理汇报职责11职责12图14行政总监岗位职责二、行政部经理岗位职责行政部经理负责全面规划、指导，协调公司内相关行政支持服务。其主要职责如图15所示。职责1组织制定及执行公司行政制度、流程和工作计划组织、协调公司的各种会议及大型活动做好公司重要文件包括月度、季度、半年、年度工作计划和总结报告后起草工作审核、修改以公司名义签发的有关文件，做好文书归档和用印管理工作负责监督、指导各种行政费用的审核和控制工作，拟订行政费用的预算并监督预算的执行合理调度公务用车，安排车辆的维修与保养定期召集员工建议审议委员会成员对合理化建议进行评审负责公司内部、外部公共关系管理工作职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8做好员工、各部门及上级之间的沟通工作根据工作计划和目标，定期检查落实情况，及时向公司领导和其他部门反馈信息职责9职责10负责指导、管理、监督本部门人员的业务工作，改善工作质量和服务态度职责11图15行政部经理岗位职责第二章前台接待管理第一节前台接待岗位职责一、接待主管岗位职责接待主管在行政部经理的领导下，全面监督前台接待、文件处理等各项工作，及时解决前台工作中出现的问题，保证公司上下信息畅通，提高公司的运行效率，确保实现公司的整体目标。其具体岗位职责如图21所示。职责1协助行政部经理制定前台接待处的岗位职责、操作规程等制度和文件，并监督执行做好公司重要客人的接待工作，跟踪户留言的落实情况检查前台接待专员的仪容仪表、劳动纪律、礼仪及工作效率协助行政部经理做好公司内部的联系与协调以及公司外部公共关系的处理等工作培训、考核前台接待专员，不断提高前台接待专员的业务水平和服务质量检查前台办公区域的安全、清洁和消防工作妥善处理前台接待中出现的各种突发事件职责2职责3职责4职责5职责6职责7图21接待主管岗位职责二、接待专员岗位职责接待专员在接待主管的领导下，全面做好前台的日常接待、电话函件的接转、员工考勤的监督及汇总、报刊杂志的收发等具体工作。其具体岗位职责如图22所示。职责1负责来宾的登记接待工作负责接收转发电话、邮件和信函，并做好记录、整理和建档等工作配合接待主管完成备忘录、通讯录、出差凭证等文件的制作、打印和复印工作负责前台办公用品及办公设备的清洁保养工作帮肋出差员工预订机票、火车票和客房等，登记出差人员行程负责分发公司文件、通知，并做好分发记录执行公司考勤制度，负责员工的考勤记录汇总和外出登记工作职责2职责3职责4职责5职责6职责8接受、反馈并协助接待主管处理客户及公众投诉，维护公司形象职责9职责7保持前台区域内的环境卫生图22接待专员岗位职责第三节前台接待管理表格一、客人来访登记表1客人来访登记表（范本一）年月日被访人时间序号姓名所在单位来访人数是否预约姓名部门事由到达离开备注123编制审核2客人来访登记表（范本二）来访人姓名来访人单位来访时间接待人接待内容简况处理意见处理结果编制审核二、函件收发登记表1信函与快件寄送登记表日期寄送部门编号数量密级送达单位接收人寄送人（签字）编制审核2信函与快件签收登记表日期来件单位编号数量密级接受部门签收人（签字）编制审核三、前台接待日志表1接待工作日记表日期记录人姓名签到时间姓名签到时间考勤记录收发记录接待记录电话记录备注编制审核2来电备忘录日期年月日序号来电单位/人联系方式来电事由被访人处理结果备注123编制审核第三章办公事务管理第一节办公事务岗位职责一、办公事务主管岗位职责办公事务主管负责对日常行政事务进行计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制及检查总结等方面的工作。通过对办公事务进行有效管理，可以提高办公人员的工作效率，进而提升公司的综合竞争力。其主要职责如图31所示。职责1组织制定公司办公用品、固定资产、资料和档案管理等制度，报上级领导审批后严格执行拟订办公事务季度、月度发展计划，送交部门经理审核后，组织实施并监督计划的执行组织做好办公用品的登记、采购、发放以及控制成本费用等工作负责公司的各种公章证照、文书档案资料的登记、管理工作负责做好本部门的安全、卫生和消防等各项工作负责向行政部经部经理提请对办公事务人员绩效考核的建议组织做好公司往来信件、传真和邮件等相关资料的处理工作职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8按照公司经费预算，严格监督和控制办公费用支出，并确认费用分摊范围图31办公事务主管岗位职责二、办公事务专员岗位职责办公事务专员作为办公事务主管的主要助手，是公司日常办公事务的主要执行者，负责办公用品、办公设备和档案管理等工作。其主要职责如图32所示。职责1协助领导草似各项办公事务管理制度，并监督、检查各项制度的执行情况统一协调、购买公司办公物资，并对其进行登记、造册、盘点、维护和保养协助办公事务主管严格控制办公费用支出，并确认费用分摊范围协助办公事务主管做好公司重要会议筹备、重要来宾接待等工作负责管理公司计算机信息资料，确保信息资料准确无误提出办公事务方面的合理化建议，不断改进工作负责登记、归档和管理公司图书、合同等资料监督检查其他部门的办公事务性工作，对不符合办公事务管理规定的行为提出修改建议职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8图32办公事务专员岗位职责第二节办公事务管理制度一、办公设备管理制度以下是某公司办公设备管理制度，供读者参考。编号制度名称办公设备管理制度执行部门第1章总则第1条目的为了保证公司电话、电脑、打印机、复印机和传真机等办公设备的正常运转，提高办公设备的工作效率和使用效率，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于对公司内部所有办公设备的使用管理。第2章办公设备购买第3条各部门在年初部门计划中统一将购买办公设备的费用列入预算，经公司领导审批后由办公事务部门统一购买。第4条对于临时需要的办公设备，要经总经理审批通过后方可购买。第3章电脑使用管理第5条专人专管1每台电脑指定专门人员负责日常操作，非操作人员不得随意上机。2电脑使用人员要设置开机密码，密码属公司机密，未经批准不得向任何人泄露。第6条操作规定1严禁在公司电脑上从事与本职工作无关的事项。2不得使用未经病毒检查的软盘、光盘，防止公司电脑“感染”病毒。3严禁私自拷贝、泄露涉及公司机密的文件资料。第7条病毒防护1尚未联网的计算机，由电脑室负责安装软件。2任何电脑安装软件前，须由相关专业负责人提出书面报告，经部门主管同意后，由专业人员安装。3所有电脑不得安装游戏软件。4数据的备份由相关专业负责人管理，备用的软盘由专业负责人提供。5在使用软件前，必须进行杀毒，确保软件无病毒后方可打开。6任何人未经同意，不得使用他人的电脑。第8条硬件保护1除负责硬件维护的人员外，任何人不得随意拆卸电脑设备。2硬件维护人员在拆卸电脑时，必须采取必要的防静电措施。3硬件维护人员在作业完成后或准备离去时，必须将所拆卸的设备复原。4各部门负责人必须认真落实所辖电脑及配套设备的使用和保养责任。5各部门负责人必须采取必要措施，确保电脑及外设始终处于整洁和良好的状态。6对于关键的电脑设备应配备必要的断电、继电设施以保护电源。第9条电脑保养1严禁在电脑前吸烟、吃东西，严禁用手或尖锐物体触摸屏幕。使用人在离开前应退出系统并关闭电脑，盖上防尘罩。2定期（每月末）对电脑内的资料进行整理，做好备份并删除不必要的文件资料，保证电脑有足够的的运行空间。备份的磁盘由电脑管理员保管。3定期（每月一次）由指定的专业电脑维护公司对电脑进行维护和保养。第4章电话使用管理第10条电话由行政部统一管理，各部门主管负责监督与控制使用情况。第11条各种外线电话须配置“长途电话记录表”，逐次录使用人、受话人、起止时间、联络事项及交涉结果。该表每月转办公事务主管审阅。第12条长途电话限主管以上人员使用，其他人员使用长途电话时需先经主管批准。第13条禁止因私事拨打长途电话。第5章打印机、复印机使用管理第14条打印机、复印机由专人负责管理，其他人员未经批准不得擅自使用。第15条打印、复印文件资料要办理审批手续，详细填写打印及复印的时间、标题、份数和密级，经主管批准签字后方可进行。第16条凡需打印的文件、表格等，字迹要清晰，语句要通顺。打印的文件由拟稿部门负责校对。第6章传真机使用管理第17条传真机由专人负责保管，其他人员不得自行使用。第18条不得使用传真机传送个人材料，机密文件需经公司领导批准后方可传真。第19条建立传真登记、签收制度，并立档备案。第20条每天下班后，将传真机设置为自动接收状态，以防止遗漏重要文件。第7章其他办公设备使用管理第21条公司所有办公设备都要指定专人管理，其他人员必须经设备主管人员批准后方可使用。第22条办公设备要定期养护，以免因老化而影响使用。第23条办公设备使用人员要保证设备的安全，如果因使用人员过失造成办公设备丢失或损坏，要追究相关人员的责任。第8章办公设备使用监管第24条公司办公事务部门负责对办公设备的使用情况进行不定期检查。第25条公司办公事务部门对违规使用办公设备的人员有提请处罚的权力。第9章附则第26条行政部对本制度拥有解释权。第27条本制度自公布之日起实行。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期二、办公用品管理制度以下是某公司办公用品管理制度，供读者参考。编号制度名称办公用品管理制度执行部门第1章总则第1条目的为规范办公用品的发放流程，让员工按照节约的原则领取、使用办公用品，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于公司所有办公用品的发放和管理工作。第2章办公用品的申请第3条对于日常易耗品的申请，直接由申请部门填写“申请单”（如下表所示），经主管领导签字确认后，到行政部登记领取。公司易耗品申请单部门领用人领用时间序号物品名称规格数量单位用途单价总价领用人（签字）主管领导（签字）年月日年月日第4条各部门如需申购办公用品，还必须另填一份“订购审批单”（如下表所示），经办公事务部门确认审核后，由办公事务部门统一购买。公司办公用品订购审批单部门使用人填表时间序号物品名称规格数量单位特殊要求需求时间订购原因部门主管审批意见签字年月日行政部审批意见签字年月日如果金额超过审批权限须请行政总监签批意见签字年月日第5条“申请书”中要写明所需物品、数量、质量和规格。第3章办公用品的购买第6条办公事务部门统一购买办公用品，如有特殊情况，允许各部门在提出“办公用品订购审批单”的前提下就近采购，由办公事务部审核，并且把审核结果连同“审批单”一起交付监督检查部门保存，作为日后办公用品使用情况报告书的审核与检查依据。第7条根据办公用品的库存情况以及消耗水平，确定订购数量。第8条办公事务部门在购买办公用品时，要货比三家，选择其中价格、质量最优者。第9条办公事务部门必须依据“订购单”，填写“订购进度控制卡”（如下表所示），卡中应写明订购日期、订购数量、单价以及物品来源等。订购进度控制卡项目物品名称订购日期订购数量单价物品来源到货日期办公事务人员（签字）主管领导确认（签字）第10条收到办公用品后，办公事务部门要按“送货单”验收，核对品种、规格、数量与质量，确定无误后，在“送货单”上加盖印章，然后在“订购进度控制卡”上登记，写明到货日期、数量等。第11条收到办公用品后，办公事务部门要对照“订货单”与“订购进度控制卡”，开具支付传票，经主管签字、盖章，做好登记，转交出纳室支付或结算。第4章办公用品的核发第12条办公事务部门依据申请部门的“申请单”，在所需物品全部到库后，填写“办公用品分发通知单”。办公用品分发通知单需求部门需求人到货时间物品名称规格数量单位用途单价合计今物品已于_年_月_日到达本部门，请于_年_月_日之前领取接收人员（签字）主管领导确认（签字）第13条办公事务专员核对后，把全部用品备齐，分发给各部门。第14条办公用品分发后办公事务专员需做好登记，写明分发日期、品名与数量等。将一份“申请单”连同“办公用品分发通知单”转交办公用品管理室记账存档；另一份作为办公用品分发通知，连同分发物品一起返回各部门。第5章办公用品的保管第15条办公事务部门必须对所有入库办公用品一一填写台账（如下表所示）。项目物品名称编号数量单价入库时间备注第16条办公事务务专员必须掌握办公用品的库存情况，并经常整理与清扫，必要时要做好防虫等保护工作。第17条办公用品仓库一年盘点两次。盘点工作由办公事务主管负责。盘点要求做到账物相符，如果不相符必须查找原因，然后调整台账，保证两者一致。第18条印刷制品与各种用纸的管理以盘存的台账为基准，随时记录领用数量并进行加减，计算余量。一旦用完一批消耗品，应立即写报告递交办公事务主管。第19条非易耗类办公用品如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿。第20条非工作原因严禁将办公用品带出公司。第6章办公用品的报废处理第21条对于各部门提交的“报废物品清单”（如下表所示），办公事务专员要认真审核，确认其不能再次利用后，经办公事务主管签字方可作报废处理。报废物品清单物品编号物品名称数量单价出厂时间使用时间报废类型报废原因以上物品本部门申请报废处理部门主管（签字）办公事务专员同意报废处理不同意报废处理办公事务专员（签字）办公事务主管同意报废处理不同意报废处理办公事务主管（签字）第22条对于决定报废的办公用品，办公事务专员要做好登记，在“报废处理册”上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。第23条不得随意丢弃报废品，应集中存放、集中处理。第7章办公用品使用的监督第24条办公事务部门应定期核对“办公用品申请单”与办公用品的实际使用情况。第25条办公事务部门要不定期核对办公用品领用传票与办公用品台账。第26条办公事务部门要对各部门办公用品的使用情况进行不定期检查，杜绝浪费办公用品的行为。第8章附则第27条本制度自发布之日起实行。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期三、办公文书管理制度以下是某公司办公文书管理制度，供读者参考。编号制度名称办公文书管理制度执行部门第1章总则第1条目的为确保公司文书事务能够正常进行，提高公文处理的效率和公文的质量，特制定本制度。第2条管理原则准确、快速。第3条适用范围本制度适用于对公司内部所有公文文书的管理。第2章文书的种类第4条文书的范围本公司文书包含公司业务工作中的往来公文、报告、会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、各种账簿和图标参考书等一切业务用书与公文。第5条文书保密等级划分1绝密，指极为重要且不得向无关人员透露内容的文书。2秘密，指次重要且不能向无关人员透露内容的文书。3机密，指不宜向公司以外人员透露内容的文书。4普通，指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要资料，则另当别论。第3章文书制作规范第6条文书的制作要领1文书内容必须简明扼要，一事一议，语言、措辞力求准确规范。2起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程，必要时另附相关材料与文件。3必须明确起草文书人的责任，并正确署名。4修改请示提案文书时，修改者必须认真审阅文书原件，修改后必须署名。第7条文书的起草必须征得主管同意，并在主管做出明确决定后进行。重要文件还应经过公证，并在正式文书形成前，附上有价值的证明文件。第8条文书的署名1公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名；如果是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文书，只需部门署名；如果是重要文书，按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名，或者署有关部门的主管姓名和职务。2对外文书，如合同书、责任状、政府许可申请书、回执和公告等重要文书，一律署总裁职务与姓名。如果是总裁委托事项可由指定责任者署名。除上述规定以外的文书，也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。第9条文书的盖章1在文书正本上必须加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门印章。2如果文书署名者不在，可加盖代理者印章，并加盖具体执行者印章，但在文书存档前必须加盖署名者印章。3以部门或公司名义起草的文书，须在旁边加盖有关责任者的印章。第4章文书的收发第10条文书主管部门负责接收文书，并按下列要点处置。1如果一般文书，予以启封，分送各部门。2将私人信件直接送交收信人。3分送各部门的文书若有差错，必须立即追回。第11条各部门的邮寄文书，必须于发送前在“发信登记本”与“邮资明细账”上登记。第12条需要邮寄或专人递交的文书，必须写清发送或接受单位、地址、收件人姓名等内容，必要时还需交文秘室回复或回执。如是公司内部文书，原则上不需封缄。第5章文书的处理第13条普通文书处理1部门经理以上级别的主管人员，负责对文书进行审批、答复、批办以及做出其他必要的处理，或者指定下属对文书进行具体处理。2处理中如遇重大问题或异常现象，需及时向上级汇报，并按领导指示办理。第14条机密文书处理1机密文书原则上由责任人或当事人自行处理。2亲启文书原则上由信封上所指明的人开启，其他人不得擅自开启。如果主管领导在职务上有权替代指明者，可不受本条规定约束。第15条与多个部门有关的文书，在处理意见上如存在分歧，则由文书的主管部门出面协商；如果协商无法达成一致，则应请示上级领导，由上级领导裁决。第6章文书的整理与保存第16条文书的整理与保存1全部完结的文书，应在结办后三日内，交行政主管归存，按“完整、有序”的原则对文件进行整理、检查，按类别、年代立卷，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。2个人不得保存公司文书，凡参加会议带回的文件，应及时交行政部登记保管，离职员工应将文件和记录本清理移交。3分公司或分支机构的文书分为两类一类是特别重要的文书，由主管保存；另一类是一般的文书，由各部门保管。第17条文书的保存年限1永久保存的文书包括章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册文书；股权关系文书、重要的诉讼关系文书；重要的政府许可证件；有关公司历史的文书；决算书和其他重要的文书。2保存10年的文书包括请求审批提案文书；人事任命文书；奖金工资与津贴的有关文书；财务会计账簿、传票与会计分析报表以及永久保存以外的重要文书。3保存5年的文书，指不需要保存10年的次重要文书。4保存一年的文书，指无关紧要或临时性的文书。如果是调查报告则由所在部门主管确定保存年限。第18条注意事项1对于重要的机密文件，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。2对于保存期满及没必要继续保存的文书，经主管决定，写清销毁的理由和日期之后，予以销毁。一律以焚烧的方式销毁机要文件。任何个人不准擅自销毁文件或出售。不需立卷的文件材料应逐件登记，报公司领导批准后销毁。3销毁秘密级以上文件前要进行登记，由专人监督，保证不丢失、不遗漏。4如果职务或部门划分发生变更或者做出调整，必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由，以及变更与调整后的结果。5必须做好重要文书的借阅登记工作，并注明归还日期。借阅前必须出示借阅证。第7章附则第19条行政部对本制度拥有解释权。第20条本制度自公布之日起实行。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期七、图书资料管理制度以下是某公司图书资料管理制度，供读者参考。编号制度名称图书资料管理制度执行部门第1章总则第1条目的为规范对公司图书的管理，提高员工的素质，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于公司图书的购进、保管、整理、外借与归还等管理业务。第3条概念限定图书资料是指由公司行政部统一购进、管理的图书、期刊和报纸。第2章图书选购第4条行政部根据公司学习计划以及各部门的申请要求购买图书，并由行政部经理控制与检查购买图书的各个环节。第5条行政部必须逐月、逐年制订图书购买计划，图书采购人员需按计划实施采购。第6条如果属于购进图书，则在接收图书时支付现金，结清书款，要注意控制预算，不得超支。如果属于捐赠图书，则在接收图书时开具凭证。第7条对本公司员工或外部机构捐赠的图书应表示感谢，感谢信的格式由企业统一规定。第3章图书整理与借阅第8条所有图书都必须按图书管理卡（如下表所示）的要求登记，卡片应分类放入各索引柜内，以便检索。图书管理卡图书类别分类号图书名称图书编号作者购入时间出版社名称出版年月备注编制填写人（签字）第9条公司每年均应按照“图书管理卡”对公司全部图书进行一次清点与核对。在清点与核对期间，应停止图书外借，并要求外借图书全部归还以便于清点与核对。还要把已经不存在或清理掉的“图书管理卡”清理出来，单独保存。第10条公司所有图书均应在封面、目录、首页以及图书中间的两三处加盖公司印章。行政部将图书目录及借阅情况按日更新后在内部网上公布，公司员工可通过内部网查询图书的使用情况。第11条公司员工借阅、使用图书时要爱惜，不得污损图书。行政部的图书管理人员在收回图书时要认真检查，一旦发现污损要追究当事人的责任。第12条图书的借阅期限一般为一个月，对于不按时归还者，行政部的图书管理人员要及时催还。每人每次限借杂志一本、图书两本，期限已到仍未归还者，应承担一定的责任。第13条公司员工不得将图书转借他人，员工如丢失图书，需照价赔偿。第4章附则第14条行政部对本制度拥有解释权。第15条本制度自公布之日起实行。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期第三节办公事务管理表格一、办公设备登记表年月日设备名称编号厂名或品牌出厂时间购买时间使用年限规格颜色附属设备价格存放地点环境要求主要用途简介管理部门负责人使用部门责任人二、办公用品领用表年月日部门领用人核发序号物品名称规格数量单位用途单价总价领用人主管保管员三、办公文书会签单1文件会签单发文单位发文文号发文日期年月日时限普通件急件特急件密级普通秘密机密绝密标题单位收文时间发文时间会签人（签字）1月日时月日时2月日时月日时会签顺序3月日时月日时备注注会签文件附在“会签单”后。2对外行文单编号日期拟稿人职务、姓名行文字号行文标题内容简介经济审核人法律审核人行政部经理总经理备注3发文目录表文件号文件标题领导签发拟稿部门密级发放范围份数登记日期发出日期封号明细账页备注四、档案借阅审批表编号文书档案名称密级起草人起草部门起草日期归档日期借阅原因借阅人（签字）年月日行政部意见主管（签字）年月日批准人意见批准人（签字）年月日五、信件领取登记表信件类型领取部门领取时间领取人签字快递挂号取款包裹单快递挂号取款包裹单快递挂号取款包裹单快递挂号取款包裹单快递挂号取款包裹单六、印章使用登记表1印章使用审批表编号用章部门盖章时间公章类别盖章次数文件发文号文件名称备注用章人（签章）批准人（签章）注请在备注栏中简要说明盖章用途。2印章使用登记表盖章时间文件名称发文号公章类别盖章次数使用人批准人备注七、图书资料借阅表1图书借阅登记表编号图书名称作者借出日期借阅人归还日期备注2资料借阅登记表编号资料名称密级借出日期借阅人批准人归还日期备注第四章行政人事管理第一节行政人事岗位职责一、行政人事主管岗位职责行政人事主管负责根据公司发展战略和年度经营计划，组织制订公司年度行政人事工作计划，为公司正常有序的经营提供良好的后勤保障服务。其具体职责如图41所示。职责1组织制定与修改公司人事行政管理规定安排公司日常办公会议，协调各部门之间的工作，并协助组织公司重大活动协助主管领导与外部单位搞好关系，并代表本公司出席相关会议组织实施人员的招聘、录用和晋升等事务制定公司的考核指标体系及相应的激励机制，并组织实施职责2职责3职责4职责5职责6组织、协调、安排公司的后勤保障工作，确保公司整体工作正常有序进行按照公司经费预算，严格监督和控制行政费用支出，并确认费用分摊范围职责8职责9制订公司员工培训计划，并组织实施负责公司对外的形象宣传和企业文化建设职责10职责7负责公司员工日常的薪酬福利管理工作图41行政人事主管岗位职责二、行政人事专员岗位职责行政人事专员负责协助行政人事主管完成公司的日常行政人事工作。其具体职责如图42所示。职责1监督、协调公司各部门对各项制度的执行和管理情况负责公司来访人员的接待工作负责公司办公用品的购买、管理和发放等工作负责做好行政性资产的登记、造册、盘点、维修和保养等工作协助上级领导与公司内部进行联络、沟通与协调，做好上传下达工作负责公司相关档案及文件的归档和管理协助完成公司人力资源管理与开发工作，包括人员的招聘、培训、员工关系和绩效管理等收集、汇总员工对公司行政管理和人力资源管理工作的意见和建议，并向相关部门反馈职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8图42行政人事专员岗位职责第二节行政人事管理制度一、员工考勤管理制度以下是某公司员工考勤管理制度，供读者参考。编号制度名称员工考勤管理制度执行部门第1章总则第1条目的为了使员工明确工作和休息时间，严肃纪律，保证工作效率，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于公司部门经理级以下员工。第2章员工作息时间第3条公司实行每天8小时工作制，周一至周五为正常工作日，周六、周日休息。若有特殊情况，可另行安排作息时间。第4条上班时间为每天900至1700，中午1200至1300为午餐时间。第3章员工考勤规定第5条打卡地点公司行政部。第6条打卡时间830至900及1700至1800，每天打卡两次。第7条员工上下班必须打卡，因故不能打卡者，须在当天向上一级领导陈述原因（出差者除外），并由部门领导签字报人力资源部备案，否则按旷工论处。第8条所有员工上下班须亲自打卡，任何人不得代替他人打卡或由他人代替打卡，违反规定者，一经发现，打卡者与持卡者每次各扣元。第9条公司每天安排人员监督员工上下班打卡，监督人员负责将员工出勤情况报告值班领导，由值班领导报至行政部，行政部据此核发全勤奖金及填报“员工考核表”。第10条如考勤卡损毁或丢失，须及时向公司办公室备案。第11条各部门负责人为本部门考勤的第一责任人，考勤员由部门负责人确定。第12条各部门（或实体）于每月是日前根据考勤原始记载和打卡记录情况，对本部门上月的出勤情况进行如实汇总，经部门主要负责人审定、签字后报办公室汇总。第13条全体员工的年度考勤情况，由公司办公室在次年的元月10日前做出公示。第4章出勤管理办法第14条员工出勤管理办法如下表所示。员工出勤管理办法类别说明执行措施分钟以内每次罚款元，达到三次者，罚款元分钟以上分钟以内每次罚款元迟到分钟以上按旷工一天处理，罚款元分钟以内每次罚款元，达到三次者，罚款元分钟以上分钟以内每次罚款元早退分钟以上按旷工一天处理，罚款元旷工未经请假，私自不来上班者按旷工处理每旷工一次罚款元，一月内累计三次将予以辞退病假员工请病假须提前通知部门主管，并出具医院诊断证明按员工日工资的计发事假1员工请事假须提前一天以书面形式向上级领导申请，经批准后方可执行，未经批准，擅自离岗者，按旷工处理2超期请假须经公司总经理批准，方可离岗。超期离岗者，按旷工处理。超期天以上者，视为自动离职事假期间扣除当天工资外出1员工外出办理与工作相关事宜前，须向部门主管请示，获得批准后方可外出，并应在办完事情后立即返回2不得利用外出时间办理与工作无关事宜1因工作需要外出且获得部门主管的批准，按正常工资核发2未经批准私自外出按旷工处理第5章休假第15条节假日1一般公休日周六、周日。2法定节假日元旦一天、春节三天、清明节一天、劳动节一天、端午节一天、中秋节一天、国庆节三天。上述休假时间为一般执行标准，因公司工作需要，总经理可以调整和决定具体的放假时间及长短。第16条事假1员工遇事必须在工作时间亲自办理时，应事先填写“员工请假表”（如下表所示），注明请假类别，经部门经理同意并把工作交待清楚后方可休假。员工请假表姓名所属部门请假日期假期类型事假年休假婚假病假丧假产假其他开始时间年月日时结束时间年月日时请假时间申请假期时间天时批准假期时间天时请假事由直接主管签字部门经理签字人力资源部意见填表说明1请病假超过一天，需附公司指定医院的证明；2请假员工按请假原因在请假栏内划“”即可；3请假期间及准假权限按人力资源相关规定办理；4假期核定后，经本部门登记转送人力资源部备查。2无法事先请假的，可以通过电话、传真的方式请假。3每月请假不得超过天，全年请假累计不得超过天，逾期者按旷工处理。4事假不满一日者以实际请假时间计算。5事假必须事前请准，不得事后补请。如因特别事项需要补请须申述充足理由，获准后方可补假。6一般员工请假天内由直接主管领导批准；天至天应由隔级领导批准；天以上事假必须报总经理批准。7中层以上管理人员请假需经总经理批准，报人力资源部备案。8员工请事假期间不享受正常工资和津贴。第17条病假1因病或非因公受伤，凭公司指定的医院病休证明，予以休病假。2员工病假期间的工资按其日工资标准的核发（累计病假在半年以内）。病假累计超过半年的，员工工龄为年及以上的，按其日工资标准的核发，员工工龄为年及以下的，按其日工资标准的核发。第18条婚假1符合法定适婚年龄的员工可享受婚假3天；符合法定晚婚年龄的员工可增加至婚假10天。2休婚假的员工需持结婚证办理休假手续，否则按事假处理。3婚假期间享受岗位工资和津贴，但不享受绩效工资。第19条产假符合国家计划生育政策规定的女员工，正常分娩者给予产假90天，难产者增加15天，多胞胎生育者每多育一个婴儿，增加产假15天。第20条其他假期其他假期，按国家相关规定执行。第6章加班管理第21条加班类别及实施程序1工作日加班，即指员工在正常工作时间8小时以外进行工作。员工加班，须在加班前一日填写“员工加班申请单”，一般员工经直接主管批准，主管级员工经部门经理批准。2公休日加班，即指员工在周六、周日加班。员工在公休日加班须在周五下班前将填好的“员工加班申请单”交相关领导审批。3节假日加班，即指员工在法定假日加班。员工节假日加班须在加班前的最后个工作日内将“员工加班申请单”交相关领导审批。第22条加班待遇规定1员工因加班而事后安排补休的，不予计发加班工资。2员工因加班而事后未安排补休的，按照国家规定的加班工资计算标准计发工资。3加班费连同员工工资于每月日发放。第23条以下人员不得报销加班费1出差已支领差旅费者。2销售人员在任何时间从事工作，均不得支领加班费。3门房、交通车司机、厨师等因工作内容有别，其薪资已包括工作时间因素在内，故不得支领加班费。第7章考勤管理第24条员工必须按时上下班，坚守工作岗位，听从指挥，服从分配，努力做好本职工作，保质保量地完成各项工作任务。第25条各部门考勤由行政部、部门主管监督执行，各部门主管于次月日前将员工考勤统计汇总，上报公司行政部。第26条员工请事假、病假、休息和离岗前必须填写“工作交接单”，离岗人员与继任人员做好工作交接，以保证工作的连续性。未填写工作交接单者，处以元/次的罚。第27条员工外出前必须填写“员工外出登记表”，未填写者按旷工处理。员工外出登记表姓名岗位所属部门外出时间预计返回时间外出事由部门经理意见第28条员工全年的考勤结果将作为年度考核评定等级的依据之一，并与一次性年终奖金挂钩。全年累计迟到、早退次以上者，年度考核不得评为优秀。其中，全年累计迟到、早退次者，扣发的一次性年终奖金。第29条公司将对考勤情况进行不定期抽查，检查结果作为各部门年度考核内容之一。第30条对严重违反考勤制度，经教育不改者，除按上述规定予以处罚外，还将视情节轻重给予警告、记过直至辞退处理。第31条如各部门考勤统计严重失实，被查实后，考勤员、部门负责人将负连带责任，与当事人受到同等处罚。第8章附则第32条行政部对本制度拥有解释权。第33条本制度自公布之日起实行。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期二、员工出差管理制度以下是某公司员工出差管理制度，供读者参考。编号制度名称员工出差管理制度执行部门第1章总则第1条目的为规范出差管理流程，加强出差预算管理，特制定本制度。第2条适用范围公司员工因公务需要在国内外出差（包括迁调）均依照本制度办理。第2章出差程序与审核权限第3条员工出差前应填写“员工出差申请表”。出差期限由派遣负责人视情况需要而定。员工出差申请表姓名部门岗位职务预计出差时间年月日年月日共计天出差事由费用预算预借费用部门经理审核财务部审核总经理审核1员工将填写好的“工出差申请表”送人力资源部留存、记录考勤。2员工在出差途中或生病、或遇意外、或因工作需要延长差旅时间时，应打电话向公司请示；不得因私事或无故延长出差时间，否则其差旅费不予报销。第4条出差的审核决定权限1当日出差出差当日可以往返，一般由部门经理核准。2远途国内出差日内由部门经理核准，日以上由主管副总核准，部门经理以上人员出差一律由总经理核准。3国外出差一律由总经理核准。第3章出差费用报销第5条出差费包括的内容1交通费。2出差补贴。3住宿费。4伙食费。5通信费。6正当业务支用。7其他。第6条出差人员凭核准的“员工出差申请表”向财务部暂支相当数额的差旅费，返回后日内填具“差旅费报告单”，并结清暂支款。第7条当日出差1员工当日出差每延误正餐时间一小时以上，按延误餐次支给误餐费每餐元。但对外勤已支津贴人员，概不支给误餐费。2当日出差的交通费及其他必要的开支凭相关证明实数支给。费用报销凭证丢失者，应说明丢失原因；使用公司提供的交通工具者，公司不支付交通费。3当日出差员工必须于当日赶回，不得在外住宿。因实际需要不能于当日返回者，须事先通知部门主管，其发生的必要费用待返回公司后如数予以报销。第8条国内远途出差1出差旅费分为交通费、住宿费、伙食费、业务支出及其他杂费等。2随同高层人员出行的一般工作人员，其差旅费用可按高层人员的差旅费用支付。第9条国外出差1赴国外出差人员需凭核准的“工出差申请表”编制出差费用概算，于出国前向财务部预借差旅费。2出国人员如夜间恰在旅途中，不得报销当日住宿费。3出国人员回国后日内提交工作报告。第10条费用报销标准费用报销标准一览表单位元职别费用标准总经理副总经理部门经理及主管一般员工交通费实报实报软卧实报或者报销飞机票价的硬卧或软卧实报每日住宿费实报实报1经济特区元以内2一般地区元以内3境外地区元以内1经济特区元以内2一般地区元以内3境外地区元以内早餐实报实报1经济特区元以内2一般地区元以内3境外地区元以内1经济特区元以内2一般地区元以内3境外地区元以内每日餐费午餐、晚餐实报实报1经济特区元以内2一般地区元以内3境外地区元以内1经济特区元以内2一般地区元以内3境外地区元以内每日杂费实报实报元以内元以内必要的业务开支实报实报实报实报注超出报销标准的费用必须提交书面说明，写明理由，经副总经理签字后方予报销，否则超出部分由报销人自己承担。第4章附则第11条行政部对本制度拥有解释权。第12条本制度自公布之日起实行。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期三、公司会议管理制度以下是某公司公司会议管理制度，供读者参考。编号制度名称公司会议管理制度执行部门第1章总则第1条目的为了使公司的会议管理工作规范化、有序化，减少不必要的会议，缩短会议时间，提高公司会议决策的效率，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于公司内部会议管理。第2章会议组织第3条公司级会议，指公司员工大会、全公司技术人员大会及各种代表大会，应经总经理批准，由各相关部门组织召开，公司领导参加。第4条专业会议，指公司性的技术、业务综合会，由分管公司领导批准，主管业务部门负责组织。第5条各车间、部门、支部召开的工作会由各车间、部门、支部领导决定并负责组织。第6条班组（小组）会由各班组长决定并主持召开。第7条上级或外单位在公司召开的会议（如现场会、报告会、办公会等）或公司之间的业务会（如联营洽谈会、用户座谈会等）一律由公司组织安排，相关部门协助做好会务工作。第3章会议管理第8条会议准备1明确参会人员。2选择开会地点。会场环境要干净、整洁、安静、通风、照明效果好、室温适中等。3会议日程安排。要将会议的举办时间事先告知与会人员，保证与会人员能准时参加会议。会议日程安排表会议日期时间地点内容备注4会场布置一般情况下，会场布置应包括会标（横幅）设置、主席台设置、座位放置、台卡摆放、音响安置、鲜花摆设等。会场布置和服务如有特殊要求的按特殊要求准备。5会议通知会议通知应包括参加人员名单、会期、报到时间、地点、需要准备的事项及要求等内容。会议通知单召开会议部